論檔案管理全面化對于高校的重要性

穆慧

在教學(xué)改革發(fā)展的過程中學(xué)校要完善檔案管理建設(shè)，這樣能夠促進學(xué)校管理效率的提升。多數(shù)高校采取有效措施，加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案工 作進行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，如成立校級檔案工作委員會等。多數(shù)學(xué)校將檔案工作納入學(xué)校的中期規(guī)劃和年度工作計劃之中，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境 。

一、學(xué)校檔案管理全面化建設(shè)存在的問題

沒有明確檔案管理全面化建設(shè)，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用也存在片面性特點，不能夠充分的利用現(xiàn)代科技提升學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的水平。因此當(dāng)前學(xué)校檔案管理只是在表面上應(yīng)用信息技術(shù)，在實質(zhì)上學(xué)校檔案管理方式?jīng)]有發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，沒有全面的進行改革只是片面的對檔案的規(guī)整進行規(guī)劃。管理人員對學(xué)校檔案管理全面化建設(shè)認識程度不深，沒有明確全面化建設(shè)對學(xué)校檔案管理工作重要影響。學(xué)校檔案管理存儲技術(shù)還不能夠適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校的管理要求，無法促進學(xué)校檔案管理全面化建設(shè)步伐的提升。在載體性能上沒有實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對較差，信息化技術(shù)對存儲設(shè)備的影響相對較差。全面化管理能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展。在學(xué)校檔案管理中一些檔案并沒有經(jīng)過相應(yīng)的系統(tǒng)性處理，開展全面化建設(shè)難度相對較大。設(shè)備無法滿足全面化檔案建設(shè)。信息技術(shù)人員對檔案管理工作缺乏一定的了解，不能夠很好的掌握信息技術(shù)無法實現(xiàn)對檔案管理工作的有效開展。人員潛能沒有經(jīng)過詳細的激發(fā)，無法形成有效的利用，設(shè)備與人員的作用形成不了優(yōu)勢互補。

一些學(xué)校的檔案管理軟件不能夠適應(yīng)學(xué)校檔案管理全面化發(fā)展要求，檔案管理軟件品種較多，一般性功能較為全面，專業(yè)化水平較高，這在選擇檔案管理軟件的時候不能夠適應(yīng)學(xué)校檔案管理的要求。沒有重視專業(yè)人才的培養(yǎng)，檔案管理專業(yè)人才能夠更好的提升學(xué)校檔案管理工作效率，但是學(xué)校管理過程中對檔案管理并沒有相應(yīng)的重視，大多數(shù)派遣非檔案專業(yè)人員從事檔案管理工作，非檔案專業(yè)人員無法認清檔案管理工作重點內(nèi)容，在管理過程中現(xiàn)代化技術(shù)水平的應(yīng)用較差，嚴(yán)重的阻礙了學(xué)校檔案管理工作效率的提升。

二、學(xué)校檔案管理全面化建設(shè)發(fā)展的措施

為了能夠促進學(xué)校檔案管理全面化建設(shè)的全面發(fā)展，檔案管理工作人員要不斷對思想意識進行完善，強化資金投入建設(shè)，制度的完善將為學(xué)校檔案管理全面化建設(shè)提供重要的發(fā)展基礎(chǔ)。要充分的認識到學(xué)校檔案管理全面化建設(shè)的重要性，提升組織影響作用。在思想創(chuàng)新發(fā)展前提下提升理念認識樹立創(chuàng)新觀念，這樣才能夠有效的指導(dǎo)全面化建設(shè)。監(jiān)督管理部門要完善制度管理，強化資金投入建設(shè)，針對基礎(chǔ)設(shè)施進行監(jiān)督管理，這樣為學(xué)校檔案管理全面化建設(shè)提供必要的基礎(chǔ)保障。專業(yè)人才能夠促進學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的步伐，提升綜合素質(zhì)建設(shè)，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)組成調(diào)整在學(xué)校檔案管理全面化建設(shè)中的作用。

針對管理人員要開展積極有效的培訓(xùn)工作，這樣才能夠不斷的完善管理人員的專業(yè)知識，這樣利用專業(yè)知識對管理工作進行影響。在管理人員不斷進行知識結(jié)構(gòu)重建的基礎(chǔ)上，更好的促進檔案管理工作全面化建設(shè)的全面提升。在學(xué)校檔案管理全面化建設(shè)的過程中要不斷強化安全保障體系建設(shè)，在利用網(wǎng)絡(luò)對檔案管理進行影響的時候更加要注意信息安全提升保密程度，這是網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)提升的關(guān)鍵措施。檔案資源管理的保密工作要充分地進行利用，不斷提升檔案信息安全意識的培養(yǎng)，制定有效的措施進行管理完善與技術(shù)發(fā)展工作，實現(xiàn)內(nèi)部控制與外部影響的多元化發(fā)展。針對一些較為私密的信息，學(xué)校應(yīng)該采取慎重考慮進行公布。完善身份認證系統(tǒng)和密鑰管理系統(tǒng)，監(jiān)控措施的創(chuàng)新將是檔案管理技術(shù)發(fā)展的重要方面。監(jiān)督管理工作在檔案管理全面化建設(shè)過程中發(fā)揮著重要的作用，實現(xiàn)學(xué)校檔案全面化建設(shè)是學(xué)校管理工作提升的關(guān)鍵。對管理工作的發(fā)展有著積極促進作用。因此檔案全面化建設(shè)要充分利用領(lǐng)導(dǎo)管理體制，，明確成員之間的工作任務(wù)，對檔案管理工作要進行及時的掌握。

三、高校檔案管理全面化建設(shè)重要的意義

強化各部門之間的聯(lián)合，實現(xiàn)資源共享。完整的校園信息資源系統(tǒng)能夠充分的發(fā)揮學(xué)校檔案管理全面化建設(shè)的作用，實現(xiàn)資源的整合，強化統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)管理工作。整體系統(tǒng)的建立能夠?qū)崿F(xiàn)資源的優(yōu)勢互補，在發(fā)展的過程中避免資源浪費現(xiàn)象的存在，促進各部門之間進行有效的溝通，實現(xiàn)資源的合理利用。檔案管理人員要創(chuàng)新發(fā)展意識，對學(xué)校檔案管理進行全面化發(fā)展建設(shè)，完善組織管理。在傳統(tǒng)管理模式基礎(chǔ)上充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)資源對管理模式進行創(chuàng)新，網(wǎng)絡(luò)資源的利用能夠?qū)崿F(xiàn)管理模式的優(yōu)化發(fā)展，實現(xiàn)資源共享。要根據(jù)檔案管理工作特點對工作內(nèi)容進行合理整合，競爭機制的建立也是完善學(xué)校檔案管理全面化發(fā)展，實現(xiàn)管理人員知識水平與專業(yè)技能提升的關(guān)鍵措施。創(chuàng)新實踐活動的開展能夠使學(xué)校檔案管理工作在競爭機制中發(fā)揮的作用越來越重要。提供全面的服務(wù)是學(xué)校檔案管理未來發(fā)展的主要趨勢，實現(xiàn)對資源的優(yōu)化配置，強化人才儲備因此要提升信息管理意識。在傳統(tǒng)服務(wù)基礎(chǔ)上提升信息咨詢功能，強化學(xué)校檔案管理人員的信息意識，在管理思想中要強化以人為本管理體制的創(chuàng)新將逐步實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)框架的完善。在現(xiàn)代化信息發(fā)展的情況下，檔案管理全面化核心功能的強化是檔案管理長遠發(fā)展的關(guān)鍵，重視人才建設(shè)，強化投入這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源信息化發(fā)展。培養(yǎng)具有專業(yè)素質(zhì)的信息化人才。

學(xué)校檔案管理全面化發(fā)展是學(xué)校管理現(xiàn)代化的重要表現(xiàn)。因此學(xué)校要根據(jù)自身的實際情況完善檔案管理系統(tǒng)。對檔案管理存在的問題進行詳細的分析，并且采用及時有效的措施進行解決。有效的利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)促進學(xué)校檔案管理信息化發(fā)展步伐，這是時代發(fā)展的需求。