加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性研究

劉利娟

摘 要： 當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息化高速發(fā)展，檔案管理工作也更加重要，檔案管理信息化已經(jīng)成為一種發(fā)展趨勢，因此加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)工作，實(shí)現(xiàn)檔案的高效、便捷管理至關(guān)重要，為此本文主要研究了加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性以及相關(guān)策略，以達(dá)到加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量的目的。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 基礎(chǔ)工作 重要性

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）07-0068-01

前言

檔案記錄了每一個(gè)群眾的相關(guān)信息數(shù)據(jù)，具有重要的作用，關(guān)系到學(xué)生的學(xué)業(yè)成績，職工的職位評定，以及居民的養(yǎng)老、醫(yī)療，由此可見，加強(qiáng)檔案管理工作至關(guān)重要，但目前，檔案管理工作存在一些不足，檔案編號未統(tǒng)一，檔案標(biāo)題不科學(xué)，缺乏規(guī)范性等問題大大增加了檔案查閱難度，降低了檔案的重要作用，因此研究檔案管理基礎(chǔ)工作的策略，具有重要意義，有助于使檔案管理能夠發(fā)揮出更大的作用，更好的為民眾服務(wù)。

一、加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性

檔案管理基礎(chǔ)工作的有效實(shí)施能夠提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化，因此加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作十分重要，其重要性主要表現(xiàn)為三點(diǎn)，一有利于保證檢索的查準(zhǔn)率，加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化，降低檔案查閱的難度，使檔案檢索的查準(zhǔn)率更高。二有利于提高檔案的利用率，發(fā)揮出檔案的價(jià)值，檔案管理的目的就是儲存檔案信息，充分利用檔案資源，更好的為民眾服務(wù)，加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作能夠較好的實(shí)現(xiàn)此目的，通過題名的科學(xué)化，采用統(tǒng)一分類等方式增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化，提高檔案的利用率[1]。三有利于規(guī)范檔案管理的著錄工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，保證檔案管理的高效，便捷的實(shí)施，從而提高檔案管理的質(zhì)量。由此可見，加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作至關(guān)重要，具有重要的研究價(jià)值。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作的現(xiàn)狀

檔案管理基礎(chǔ)工作的現(xiàn)狀不容樂觀，存在的一些問題嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量，降低了檔案管理人員的工作效率，其問題主要表現(xiàn)在三點(diǎn)，一部分檔案沒有統(tǒng)一的編碼，檔案缺乏統(tǒng)一的編碼會存在較多的問題，例如檔案管理過程中易出現(xiàn)疏漏，致使檔案管理的科學(xué)性降低；易導(dǎo)致檔案查閱困難，降低工作人員的工作效率；因此，檔案缺乏統(tǒng)一編號是檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的主要問題之一。二檔案的編號不科學(xué)，在部分存在編號的檔案中往往會出現(xiàn)一個(gè)檔案多個(gè)編號的情況，致使檢索困難，檢索準(zhǔn)率較低[2]。三檔案的標(biāo)題不科學(xué)，部分檔案存在標(biāo)題與卷宗不相符的情況，易導(dǎo)致工作人員在檢索過程中檢索困難，增加了查閱的難度，并降低了檔案資源的利用率。由此可見，檔案管理基礎(chǔ)工作的現(xiàn)狀不容樂觀，需要研究加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的策略，實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理。

三、加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的策略分析

加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作能夠充分利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，避免疏漏，提高檔案數(shù)據(jù)的科學(xué)性，因此研究加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的策略具有重要意義，本文主要從以下三點(diǎn)實(shí)施研究，一統(tǒng)一分類號，二全面普查檔案案宗，三規(guī)范檔案題名，通過此三條策略的研究增強(qiáng)檔案管理水平，提高檔案管理質(zhì)量，下面進(jìn)行詳細(xì)的闡述。

1.統(tǒng)一分類號

統(tǒng)一分類號的目的是提高檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性，從而提高檔案管理的質(zhì)量，研究表明，統(tǒng)一分類號的注意事項(xiàng)主要有三個(gè)，一根據(jù)《中國檔案分類法》的相關(guān)章則進(jìn)行分類，做到有章可循，有法可依，增強(qiáng)檔案分類的科學(xué)性，二需要增強(qiáng)校審力度，減少分類人員的失誤，由于檔案資源較多，統(tǒng)一分類編號較困難，出現(xiàn)失誤在所難免，因此增強(qiáng)校審力度至關(guān)重要，能夠有效提高檔案資源的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)檔案資源的準(zhǔn)確化，科學(xué)化，與規(guī)范化，從而提高檔案資源的檢準(zhǔn)率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效管理。三組織工作人員認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，做到前后一致，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化管理，避免出現(xiàn)歧義等問題，以免影響檔案資源的有效管理，增加查閱難度。由此可見，統(tǒng)一分類號具有重要的作用，能夠有效提高檔案管理的水平。

2.全面普查檔案案卷

全面普查檔案案卷的重要作用是保證檔案資源的有效性，減少工作人員不必要的工作，降低工作人員的工作難度，全面普查檔案案卷具體步驟如下，首先對數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的分析與整理，其次剔除無效的，失去價(jià)值的以及重復(fù)的檔案資源，取其精華，去其糟粕，最后進(jìn)行全面的檢查校審，減少疏漏，保證全面普查檔案案卷的有效性。通過以上的步驟，能夠較好的實(shí)施檔案案卷的全面普查，減少無效檔案數(shù)據(jù)以及重復(fù)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量，從而減少工作人員的工作量，降低工作人員的工作難度。

3.規(guī)范檔案題名

規(guī)范檔案題名也是提高檔案資源科學(xué)性，保證檔案資源標(biāo)準(zhǔn)化的有效手段之一，對檔案資源管理具有重要的影響，規(guī)范檔案題名的重點(diǎn)在于細(xì)節(jié)的處理[3]。因此在規(guī)范檔案題名過程中具有較多的注意事項(xiàng)，一按照國家的相關(guān)條例，進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)范的題名，提高檢索的準(zhǔn)確率，二對檔案中涉及的機(jī)構(gòu)簡稱進(jìn)行規(guī)范，避免產(chǎn)生含糊不清，存在歧義等情況，三對檔案中不完整的責(zé)任者、事由進(jìn)行補(bǔ)充規(guī)范，保證檔案資源的完整性，提高檔案資源的科學(xué)性。三對檔案資源中沒有完整名稱的題名，需要進(jìn)行補(bǔ)充規(guī)范，補(bǔ)充的原則是按照當(dāng)前的實(shí)際情況進(jìn)行規(guī)范，四對于復(fù)雜的冗長的題名進(jìn)行精簡，根據(jù)實(shí)際內(nèi)容概括恰當(dāng)?shù)念}名，使題名規(guī)范化。五對文件的實(shí)質(zhì)作用進(jìn)行區(qū)分，對含義不清的文種進(jìn)行規(guī)范化，以請示報(bào)告為例，報(bào)告與請示是兩種不同的文種，請示需要批復(fù)，而報(bào)告作為陳述性的告知性的文種不需要批復(fù)，在檔案管理中同時(shí)出現(xiàn)請示報(bào)告時(shí)就出現(xiàn)了歧義，使文種的含義不清，檢索時(shí)易出現(xiàn)困難，因此需要對文種進(jìn)行規(guī)范化，保證檢索的準(zhǔn)確率。由此可知規(guī)范題名具有重要的作用，能夠提高檔案管理的質(zhì)量。

結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作十分重要，有助于提高檔案管理工作人員的工作效率，降低檔案檢索的難度，保證檔案檢索的準(zhǔn)確率，從而提高檔案管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用，因此研究加強(qiáng)檔案資源管理基礎(chǔ)工作的重要性以及策略至關(guān)重要，研究表明，通過全面普查檔案案卷，統(tǒng)一分類編號，規(guī)范檔案題名等手段能夠有效增強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效利用，具有重要的研究價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]楊冬葳.現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)工作的對策探析[J]. 黑龍江檔案. 2015（04）

[2]張紅文.新時(shí)期檔案管理工作淺談[J]. 長江師范學(xué)院學(xué)報(bào). 2016（02）

[3]段士鴻.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].黑龍江史志. 2014（11）