高校獨(dú)立學(xué)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究

劉愷蓉

【摘 要】隨著社會(huì)信息化程度的不斷提高和數(shù)字化校園建設(shè)的不斷加快，高校檔案管理數(shù)字化已成必然，傳統(tǒng)的檔案管理方法的弊端日益顯現(xiàn)，這也對(duì)檔案管理數(shù)字化提出了新要求。獨(dú)立學(xué)院檔案事業(yè)起步晚，數(shù)字化管理檔案意義重大。本文對(duì)高校獨(dú)立學(xué)院檔案管理數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)行研究。

【關(guān)鍵詞】高校獨(dú)立學(xué)院 檔案管理 數(shù)字化建設(shè)

一、前言

信息時(shí)代的發(fā)展改變了生活的方方面面，同時(shí)也推動(dòng)了包括檔案管理數(shù)字化建設(shè)在內(nèi)的高校數(shù)字化建設(shè)。檔案作為一種原生信息資源，對(duì)獨(dú)立學(xué)院的運(yùn)營(yíng)有著重要作用。

二、獨(dú)立學(xué)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)意義

（一）以個(gè)體帶動(dòng)整體，推動(dòng)高校數(shù)字化校園的建設(shè)

獨(dú)立學(xué)院是我國(guó)高等教育辦學(xué)模式的一種創(chuàng)新，它更新了教學(xué)運(yùn)行機(jī)制，推動(dòng)了我國(guó)高等教育的可持續(xù)發(fā)展。在獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)規(guī)模逐步擴(kuò)大的背景下，檔案管理工作也更顯重要，加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)刻不容緩。建立獨(dú)立學(xué)院檔案管理數(shù)字化，不僅為獨(dú)立學(xué)院檔案管理過程中遇到的問題提供了有效的解決方法，還為高校數(shù)字化校園建設(shè)提供了可借鑒的先例和經(jīng)驗(yàn)。

（二）貫徹以學(xué)生為本的管理理念

學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生而言是非常重要的材料性文件，是記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)生活的文件。獨(dú)立學(xué)院作為高校的獨(dú)立分支，檔案資料多，在尚未完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的前提下，管理檔案有一定的難度。開展學(xué)生檔案數(shù)字化管理后，能大大緩解管理困難的局面，簡(jiǎn)化管理流程和削減檔案管理人員，貫徹以學(xué)生為本的管理理念，更好地服務(wù)于學(xué)生，也能讓學(xué)生們對(duì)校園檔案管理更放心。

（三）搭建現(xiàn)代化辦公平臺(tái)

數(shù)字化管理學(xué)生檔案有利于學(xué)生掌握自己的檔案資料，同時(shí)，學(xué)生在校時(shí)的各種檔案也能及時(shí)有效地被收集起來。在將學(xué)生檔案由紙質(zhì)版轉(zhuǎn)換為電子版后，利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搭建現(xiàn)代化辦公平臺(tái)，使檔案的收集、查詢、共享一體化，方便了學(xué)生及用人單位自動(dòng)查詢信息。

三、獨(dú)立學(xué)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)不足之處

（一）缺乏數(shù)字化管理意識(shí)

在信息化時(shí)代，高校檔案管理工作對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的依賴日益加深，學(xué)生檔案管理工作必須要有效利用計(jì)算機(jī)。但是許多獨(dú)立學(xué)院管理學(xué)生檔案依然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式，沒有意識(shí)到數(shù)字化管理的巨大優(yōu)勢(shì)和重要意義，數(shù)字化管理意識(shí)薄弱，阻礙了獨(dú)立學(xué)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

（二）缺乏數(shù)字化管理人才力量

獨(dú)立學(xué)院學(xué)生數(shù)量多，各種檔案資料多，檔案管理工作復(fù)雜，任務(wù)重，很少有人愿意從事學(xué)生檔案管理的工作。獨(dú)立學(xué)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要很多優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)人才和檔案專業(yè)管理人才，而這些都是獨(dú)立學(xué)院所缺少的人才。

（三）缺乏數(shù)字化管理物質(zhì)力量

獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理數(shù)字化是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工程，除了需要優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)人才和檔案管理人才外，還需要檔案管理設(shè)備和應(yīng)用軟件。但是許多獨(dú)立學(xué)院不肯或不能在學(xué)生檔案管理上投入資金購(gòu)買設(shè)備或聘請(qǐng)專業(yè)檔案管理人才，影響了學(xué)生檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。

四、獨(dú)立學(xué)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)提升的措施

（一）培養(yǎng)并積蓄人才

學(xué)生檔案管理的前提是需要管理者。為推動(dòng)學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)，獨(dú)立學(xué)院首先應(yīng)大力培養(yǎng)專業(yè)的、經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人才。如果沒有這樣的人才，可以先從現(xiàn)有人才抓起。提升本院原有人才的業(yè)務(wù)技能，對(duì)他們進(jìn)行集中的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的安全保密意識(shí)，對(duì)檔案管理人員的信息登記入冊(cè)，加強(qiáng)管理，對(duì)他們進(jìn)行定期的國(guó)家相關(guān)管理規(guī)定政策的培訓(xùn)，儲(chǔ)備本院學(xué)生檔案數(shù)字化的管理人才。

（二）大力投入物質(zhì)力量

獨(dú)立學(xué)院若真想推動(dòng)學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，就必須在培養(yǎng)、積蓄人才的基礎(chǔ)上，加大投入，購(gòu)買專業(yè)檔案管理設(shè)備，更新學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的辦公設(shè)備，購(gòu)置豐富的影音視頻資料和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)覆蓋，提升網(wǎng)絡(luò)速度，滿足管理需要。

（三）貫徹以學(xué)生為本的理念，增強(qiáng)數(shù)字化管理意識(shí)

增強(qiáng)學(xué)生檔案管理數(shù)字化意識(shí)對(duì)于提升獨(dú)立學(xué)院檔案管理水平具有重要意義。獨(dú)立學(xué)院管理人員應(yīng)及早摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)版的管理模式，積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。學(xué)院應(yīng)建立完備的電子政務(wù)系統(tǒng)和智能化的檔案管理系統(tǒng)，強(qiáng)化學(xué)院管理者的數(shù)字化檔案管理意識(shí)。同時(shí)，貫徹以學(xué)生為本的理念，檔案管理員應(yīng)強(qiáng)化為學(xué)生服務(wù)的意識(shí)，簡(jiǎn)化學(xué)生查詢、打印檔案資料的流程，注重解決學(xué)生檔案管理的實(shí)際問題。

五、結(jié)束語(yǔ)

在社會(huì)信息化程度不斷提高和數(shù)字化校園建設(shè)不斷加快的今天，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端日益顯現(xiàn)出來，高校檔案管理數(shù)字化已成歷史必然。獨(dú)立學(xué)院檔案管理事業(yè)起步晚，因此更要加快建設(shè)的速度。實(shí)現(xiàn)獨(dú)立學(xué)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)，不僅可以為獨(dú)立學(xué)院本身的發(fā)展服務(wù)，還可為高校數(shù)字化校園建設(shè)提供借鑒。

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