淺談如何提高國(guó)有企業(yè)會(huì)議效率

劉博

【摘要】隨著中央《八項(xiàng)規(guī)定》的出臺(tái)，各級(jí)黨委政府、事企業(yè)單位都對(duì)進(jìn)一步規(guī)范會(huì)議管理、精簡(jiǎn)會(huì)議，改進(jìn)會(huì)風(fēng)提出了新的要求。本文以此為背景，從提高國(guó)有企業(yè)會(huì)議效率的角度出發(fā)，明確做好會(huì)議管理應(yīng)把握的兩個(gè)重要問(wèn)題，并從會(huì)議全過(guò)程進(jìn)行分析，從三個(gè)方面提出如何改進(jìn)國(guó)有企業(yè)會(huì)議效率的意見和建議。

【關(guān)鍵詞】國(guó)有企業(yè)；提高；會(huì)議效率

黨的十八大召開后，中央政治局頒布改進(jìn)作風(fēng)“八項(xiàng)規(guī)定”，明確要求“要精簡(jiǎn)會(huì)議活動(dòng)，切實(shí)改進(jìn)會(huì)風(fēng)，提高會(huì)議實(shí)效，開短會(huì)、講短話，力戒空話、套話?！眹?guó)有企業(yè)作為黨領(lǐng)導(dǎo)下的企業(yè)，無(wú)論是從政治角度還是企業(yè)改革發(fā)展自身的角度，都應(yīng)把改進(jìn)會(huì)風(fēng)作為落實(shí)十八大精神和“八項(xiàng)規(guī)定”的具體行動(dòng)，在履行政治責(zé)任的同時(shí)，進(jìn)一步提高企業(yè)管理效率。

一、提高會(huì)議效率應(yīng)把握的重要問(wèn)題

會(huì)議的作用根據(jù)其組織形式和內(nèi)容的不同，也體現(xiàn)在多方面，如可以是安排部署重大工作、溝通解決問(wèn)題、表彰鼓勵(lì)先進(jìn)等等，但會(huì)議的本質(zhì)是促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的正常開展，及時(shí)解決過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，從而確保既定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，會(huì)議作為企業(yè)管理中的一個(gè)環(huán)節(jié)，雖然看似簡(jiǎn)單，但涉及公司上下各個(gè)層面、各個(gè)環(huán)節(jié)，因此，如何提高會(huì)議效率，也是推進(jìn)企業(yè)改革發(fā)展向前推進(jìn)的重要保障。

1、計(jì)算會(huì)議成本。企業(yè)的效益可以通過(guò)產(chǎn)出與投入的差值來(lái)體現(xiàn)，在產(chǎn)出一定的情況下，如何控制投入、減少內(nèi)耗就成為提高企業(yè)效益的方法之一。而投入成本除了原材料、設(shè)備等硬件條件外，人力成本的投入占絕大部分。從實(shí)際參會(huì)人員看，基本為企業(yè)各部門的負(fù)責(zé)人，除非會(huì)議能夠取得實(shí)際效果，否則，由于會(huì)議本身所產(chǎn)生的人力成本在實(shí)際中是完全浪費(fèi)掉的。以年薪20萬(wàn)的中層管理者為例，年工作日為273天，每天8小時(shí)，則每小時(shí)產(chǎn)生的費(fèi)用為91元，如參會(huì)人數(shù)為30人，則每小時(shí)發(fā)生的費(fèi)用為2730元。這只是最基本的算法，事實(shí)上，由于部分會(huì)議會(huì)有高層管理人員參加，虛擬費(fèi)用會(huì)更高。從科學(xué)角度講，計(jì)算會(huì)議成本還需要考慮各方面因素，但問(wèn)題的關(guān)鍵是，通過(guò)成本計(jì)算，在于提醒企業(yè)管理者，組織會(huì)議也是需要付出成本的。

2、明確會(huì)議時(shí)間。國(guó)有企業(yè)在會(huì)議管理上，存在的一個(gè)共性問(wèn)題就是會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，這里面的原因包括多方面，但最終結(jié)果就是參會(huì)人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容的選擇性記憶，如只關(guān)注自己感興趣的（而并非是最重要的）內(nèi)容，對(duì)會(huì)議內(nèi)容掌握以及會(huì)議精神傳達(dá)的效果可想而知。因此，對(duì)會(huì)議時(shí)間的把控，特別是管理例會(huì)（即各部門負(fù)責(zé)人參加并發(fā)言的會(huì)議），要有一個(gè)明確的時(shí)間分配，對(duì)發(fā)言時(shí)間做出規(guī)定，結(jié)合“計(jì)算會(huì)議成本”方面的內(nèi)容，控制會(huì)議時(shí)間，也就控制住了會(huì)議成本，同時(shí)可以讓管理者有更多的時(shí)間用來(lái)解決實(shí)際工作。在谷歌，會(huì)議主持人會(huì)在墻上設(shè)置一個(gè)4英尺高的記時(shí)器，確保所有與會(huì)人員都會(huì)看見，以此來(lái)強(qiáng)調(diào)會(huì)議應(yīng)該準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束。

二、提高會(huì)議效率應(yīng)做好的幾點(diǎn)工作

一般認(rèn)為，提高會(huì)議效率可以從會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中事務(wù)、會(huì)后工作等幾方面去進(jìn)行改進(jìn)和提高，本文以會(huì)議全流程為主線，將會(huì)議全過(guò)程融合起來(lái)觀察與思考，提出提高會(huì)議效率的三方面建議：

1、確定會(huì)議必要性

有些會(huì)議的必要性需要進(jìn)一步商榷，事實(shí)上，僅僅是因?yàn)楣芾碚哒J(rèn)為面對(duì)面的溝通非常重要，因此才組織會(huì)議。圣母大學(xué)的管理學(xué)教授J.S.奧柔克指出，決定一個(gè)會(huì)議是否召開的最簡(jiǎn)單的方法就是問(wèn)問(wèn)自己，會(huì)議信息的傳遞是否是單向渠道，如果是，電子郵件或電話通常就足夠了。如果一旦確定開會(huì)的必要性，就只邀請(qǐng)那些可以在會(huì)議上有貢獻(xiàn)、或者有收獲的人參加：參與項(xiàng)目的工作人員；部門領(lǐng)導(dǎo)，擁有把會(huì)議要求落實(shí)的權(quán)利的人；專家，他們可以分享自己的想法，幫助大家解決一個(gè)問(wèn)題。如果需要一個(gè)人來(lái)參會(huì)，但又不需要他的反饋意見，或者他對(duì)會(huì)議形成的結(jié)果沒(méi)有顛覆性的意見，那么他們有權(quán)決定如何更加合理的分配工作時(shí)間。

2、定義會(huì)議目標(biāo)過(guò)程

生產(chǎn)力專家戴維·阿蘭建議，每個(gè)會(huì)議都要以“最大的成功聲明”開始，一個(gè)清楚的對(duì)會(huì)議可能得到的最佳結(jié)果的定義。申明理想的結(jié)果常常激勵(lì)與會(huì)者并讓會(huì)議更加有產(chǎn)出性。至少，它給出了一個(gè)每個(gè)會(huì)議都需要的專題：目標(biāo)。

在會(huì)議開始前，就要安排一個(gè)讓所有人能夠明白會(huì)議目標(biāo)的日程，不僅僅要注明開始時(shí)間，還要明確結(jié)束時(shí)間；為了更好的安排工作，要提前一周就安排好下周的會(huì)議內(nèi)容；開會(huì)只講干貨，如萬(wàn)達(dá)集團(tuán)要求，每個(gè)部門的PPT匯報(bào)材料不超過(guò)10張；對(duì)不同的發(fā)言內(nèi)容，限制規(guī)定的發(fā)言時(shí)間；對(duì)長(zhǎng)時(shí)間的專業(yè)會(huì)議，如果會(huì)議內(nèi)容與某些人沒(méi)有關(guān)系，他們可以回到自己的工作中去，而不用一直等在那里聽完全不相關(guān)的內(nèi)容。

3、以行動(dòng)計(jì)劃結(jié)束會(huì)議

會(huì)議的目的是通過(guò)交流，形成共識(shí)，成為指導(dǎo)下步工作的思路，因此，通過(guò)會(huì)議召開，讓每個(gè)參會(huì)人員在離開會(huì)場(chǎng)之后，知道下一步應(yīng)該做什么，什么時(shí)候完成，以及什么時(shí)候匯報(bào)完成情況。離開會(huì)議室后，大部分人回到工作崗位上，都會(huì)很容易忘記會(huì)議中形成的想法和決議，因此，常用的方法是通過(guò)會(huì)議紀(jì)要的形式來(lái)保證會(huì)議內(nèi)容的傳達(dá)，除此以外，還要有一個(gè)對(duì)會(huì)議形成的決定以及相關(guān)部門同意承擔(dān)的任務(wù)管理系統(tǒng)，從而隨時(shí)了解與掌握工作進(jìn)展情況。

在國(guó)有企業(yè)中，通常采用催辦督辦的方法對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤，需要特別說(shuō)明的是，對(duì)形成決議事項(xiàng)，而又未按時(shí)間節(jié)點(diǎn)如期完成的工作內(nèi)容，要對(duì)責(zé)任人給與嚴(yán)肅考核。

三、結(jié)論

在國(guó)有企業(yè)中，如何控制精簡(jiǎn)會(huì)議、轉(zhuǎn)變會(huì)風(fēng)已經(jīng)成為企業(yè)管理改革的重要工作內(nèi)容之一，本文從會(huì)議成本和會(huì)議時(shí)間的角度進(jìn)行分析，提出了三方面的改進(jìn)意見。需要指出的是，會(huì)議管理雖然只是企業(yè)工作中的一個(gè)小環(huán)節(jié)，但也是企業(yè)管理的一個(gè)縮影，因此，提高會(huì)議效率固然是為了工作開展，同時(shí)，也是企業(yè)管理理念在實(shí)際工作中的應(yīng)用和升華。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 任韻蓁. 淺談改革企業(yè)會(huì)議管理的措施[J]. 企業(yè)技術(shù)開發(fā)， 2014（2）.