淺述人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及前景

徐萍

摘要：人事檔案是人才信息的重要載體，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，市場(chǎng)人才流動(dòng)的數(shù)最與質(zhì)量的逐步增強(qiáng)，未來的人事檔案管理模式將更加重要。認(rèn)識(shí)新時(shí)期人事檔案管理的特點(diǎn)和作用，分析存在的問題和不足，切實(shí)做好人事檔案管理工作，對(duì)于調(diào)動(dòng)各類人員的工作積極性，全面完成單位和個(gè)人的各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)步具有一定的積極意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理模式；改革

一、人事檔案的管理模式

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人事檔案管理出現(xiàn)了新的模式，主要有內(nèi)向型封閉式和社會(huì)化開放式兩種。

二、人事檔案的收集方法

根據(jù)人事檔案形成、補(bǔ)充的特點(diǎn)和來源渠道，主要應(yīng)當(dāng)采取以下幾種收集方法：

1、定向收集。就是向形成人事檔案或與形成人事檔案有關(guān)的單位和部門收集。因?yàn)閭€(gè)人工作的現(xiàn)單位、原單位、上級(jí)主管部門（含職稱評(píng)定和科技成果評(píng)定、獎(jiǎng)勵(lì)部門）可能形成有關(guān)人員的人事材料。為了做到不致遺漏，可根據(jù)有關(guān)人員的經(jīng)歷和社會(huì)活動(dòng)變化情況，列出有關(guān)單位和部門的名單，逐一進(jìn)行收集。

2、按時(shí)收集。由于人事檔案的形成具有持續(xù)性的特點(diǎn)，其收集工作必須堅(jiān)持經(jīng)?；?。所謂按時(shí)收集，包括隨時(shí)收集、定期收集和不定期收集三種情況。隨時(shí)收集，是根據(jù)形成人事檔案的時(shí)間特點(diǎn)和掌握的信息，及時(shí)向有關(guān)部門進(jìn)行收集。定期收集，是根據(jù)本單位工作的實(shí)際情況，確定每個(gè)季度或每半年與有關(guān)部門聯(lián)系，收集在一定階段內(nèi)形成的人事材料。不定期收集，就是從人事檔案管理和利用的實(shí)際需要出發(fā)，不確定收集的具體時(shí)間。這三種收集方法相互配合、相互補(bǔ)充，在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)靈活掌握，使收集工作能夠持續(xù)有效地開展。

3、追蹤收集。這種方法是根據(jù)人事檔案內(nèi)容的需要，沿著人事檔案在清理、核對(duì)中發(fā)現(xiàn)的問題和線索進(jìn)行的收集，它是幫助拾遺補(bǔ)闕的一種重要措施。以上是人事檔案收集的主要方法，在具體工作中也可根據(jù)不同情況采取其他一些方法，比如，對(duì)于人事檔案管理基礎(chǔ)差、存在問題較多的單位，就需要集中一定的時(shí)間，集中人力，廣泛動(dòng)員，突擊進(jìn)行收集工作；對(duì)于人事檔案管理較好，制度健全、內(nèi)部分工責(zé)任明確的單位，有關(guān)部門和人員能主動(dòng)、及時(shí)地向人事檔案機(jī)構(gòu)移交歸檔，就簡(jiǎn)化了收集的方法和形式。總之，人事檔案收集工作應(yīng)當(dāng)立足單位實(shí)際，尊重其形成規(guī)律，以收集齊全、完整，能夠適應(yīng)人事管理工作的需要為原則，積極主動(dòng)地為人事管理工作服務(wù)。

三、人事檔案管理存在的問題

1、時(shí)代的變遷，利用目的的轉(zhuǎn)移，人事檔案利用率下降。 在那個(gè)偏激的年代里，人事檔案可主宰一個(gè)人的政治前途，人事檔案讓人望而生畏。隨著中國(guó)社會(huì)主義建設(shè)的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟(jì)建設(shè)上，人們關(guān)心政治的少了，人事檔案在人們生活中的意義與以前相比不大了，更嚴(yán)重的是在選拔任用干部、聘用人上，某些領(lǐng)導(dǎo)不看該同志的人事檔案，而是憑主觀感覺好壞下結(jié)論。在人員流動(dòng)上，有些單位特別是個(gè)體、外資企業(yè)錄用人員只需一個(gè)學(xué)歷證明，本人填一份個(gè)人履歷表即可確定是否錄用，把人事檔案看成是可有可無之物。

2、人事檔案材料內(nèi)容中存在片面、不真實(shí)等問題。政治歷史材料多，業(yè)績(jī)、專業(yè)特點(diǎn)材料少，鑒定考核材料中成績(jī)多是千篇一律贊揚(yáng)術(shù)語，缺點(diǎn)是千人一面的希望之詞。為了某一時(shí)期的個(gè)人需要，人事檔案中的出生年月、參加工作時(shí)間、文化程度及學(xué)歷記載前后不一，不尊重事實(shí)的情況，某些領(lǐng)導(dǎo)干部檔案也存在此類現(xiàn)象，流動(dòng)人員檔案中這類情況更為嚴(yán)重。

3、人事檔案信息開發(fā)利用程度低，未發(fā)揮應(yīng)有作用。現(xiàn)單位人事檔案利用工作大多是被動(dòng)服務(wù)，只是等待領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員來查閱，缺乏主動(dòng)精神，而且利用材料主要是黨團(tuán)材料，落實(shí)政策和工資調(diào)資方面的。真正用于人才選拔，培養(yǎng)開發(fā)及預(yù)算等方面的較少，沒有發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。

4、人事檔案管理落后、管理水平低。目前，不少單位的人事檔案掛靠勞動(dòng)人事部門管理，大都沒有專職人員分管人事檔案工作，人事檔案長(zhǎng)期無專人整理，沒有經(jīng)過嚴(yán)格鑒定，材料是否真實(shí)無人監(jiān)督，造成人事檔案中“假貨”泛濫成災(zāi)。根本做不到“歸檔齊全完整、鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求，嚴(yán)重存在零亂無序和丟失部分檔案內(nèi)容的問題。

四、人事檔案管理的改革前景

改革人事檔案管理，首先應(yīng)該創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，提高管理人員的基本素質(zhì)，改進(jìn)檔案提供利用的方式，提高檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量。打破傳統(tǒng)的被動(dòng)收集為主動(dòng)參與、主動(dòng)服務(wù)，由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管者轉(zhuǎn)變?yōu)槿瞬判畔⒐芾碚?，?chuàng)造性地開展工作。樹立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的浪潮中，人事檔案管理將逐步減弱原有的政治化和神秘化的程度，隨著信息技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理將應(yīng)用于人事檔案的管理和服務(wù)。

綜上所述，兩種模式在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)作中各有利弊，雖然服務(wù)的主體不同，但服務(wù)的準(zhǔn)則與目的相同。開放式的人事檔案管理作為傳統(tǒng)人事檔案管理的補(bǔ)充，在一定時(shí)期內(nèi)。兩種模式將并存發(fā)展，共同為人力資源提供擴(kuò)展的空間。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，市場(chǎng)人才流動(dòng)的數(shù)最與質(zhì)量的逐步增強(qiáng)，未來的人事檔案管理模式將更加完善。