干部人事檔案數(shù)字化管理的幾點思考

榮佰丹

【摘要】干部檔案是組織部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料，并按有關規(guī)定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。干部人事檔案是對干部工作的評價、思想道德的鑒定等資料的集合，是進行干部選拔的重要參考依據(jù)。目前，越來越多的組織人事等部門開始采用數(shù)字化管理，這樣不僅能夠提高工作效率，節(jié)省空間，而且可以較好地保護原件檔案。但是，在管理過程中還存在以下問題：一是管理的方式存在缺陷、管理設備不夠先進；二是管理人員的素質(zhì)不高；三是干部人事檔案的利用深度不夠。本文對這三個數(shù)字化管理干部人事檔案問題展開了討論。

【關鍵詞】干部人事檔案；管理；問題

隨著科學技術的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)進入了信息化社會，在這樣的時代背景之下各行各業(yè)的管理進行不斷的改革，包括數(shù)字化管理干部人事檔案。所謂的干部人事檔案是指干部在工作期間的表現(xiàn)，領導對其為人的評價的一個參考等方面的集合整理，對干部的選拔有重要的參考價值。近年來，我國對干部人事檔案管理還是使用紙張為保存載體，這樣不僅占用空間，而且查閱起來也不太方便，同時，干部人事檔案是會隨著干部的調(diào)離而調(diào)離，對其檔案紙張有一定的損害，總而言之就是不利于保存。

一、干部人事檔案數(shù)字化管理的作用

1.提高工作效果。只要有相應的權限，數(shù)字化干部人事檔案管理員可以很快地查閱檔案資料和進行歸檔，把原先復雜的工作簡單化，解放勞動力，同時也提高了其工作的效率。

2.減少管理成本。傳統(tǒng)的紙張檔案管理，需要較多的工作人員和占據(jù)較大的空間，因而需要花費較大的管理成本。而數(shù)字化管理利用的是網(wǎng)絡空間，輸入相應的數(shù)值就可以查找需要人的檔案信息，同時進行這種查閱操作的工作人員不需要很多，從而減少了管理成本。

3.保護檔案原件。紙張檔案有易腐蝕、容易損害的特點，如果翻閱頻繁，則會增加對檔案的損害率，而數(shù)字化管理則是將人事檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，使其保存得更為完整，查閱起來也比較方便，同時也消除了檔案篡改的情況。

二、干部人事檔案數(shù)字化管理存在的問題

1.干部人事檔案的利用深度不夠。在進行人事檔案數(shù)字化的開發(fā)過程中，總是會存在利用率低的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢時，工作人員會有煩瑣、枯燥之感，從而形成一個比較被動的局面，不是主動地去服務。雖然數(shù)字化干部人事檔案管理能夠快速、精確的找出所需要的干部人事檔案信息，但是，目前其有些資源還沒完全的開發(fā)出來，還有利用空間值得挖掘，這在一定程度上對人事檔案的開發(fā)利用帶來了阻礙。所以，在保證信息的安全下，需要加強對干部人事檔案的開發(fā)力度和深度，最大程度上利用數(shù)字化管理，將干部人事檔案管理的數(shù)字化功能發(fā)揮到極限大。當然，這不是一蹴而就能夠完成的，需要工作人員不斷地去進行深度探討和挖掘。

2.管理的方式存在缺陷、管理設備不夠先進。我國進行干部人事檔案數(shù)字化管理的時間不長，而且有很多方面還是沿用傳統(tǒng)的管理體制，大部分使用的還是手工操作的管理方式。同時，干部人事檔案管理的地方使用的管理軟件通常是自主研發(fā)的，其軟件設備還是存在一定的缺陷，無法實現(xiàn)計算機管理的環(huán)環(huán)配合，而且進行數(shù)字化管理的硬件配置相對而言也比較低，無法滿足實現(xiàn)數(shù)字化管理軟件操作的硬件要求。并且，在實際的管理過程中，存在檔案信息錄入的不準確、更新的不及時等情況，導致檔案信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)的質(zhì)量不高，從而減少了對數(shù)字化干部人事檔案的使用。而以上的種種問題，都與數(shù)字化干部人事檔案的要求不符，同時沒有實現(xiàn)真正的人事檔案數(shù)字化管理，還是需要翻閱紙質(zhì)的檔案，使用傳統(tǒng)的查檔、調(diào)檔方式，這樣不僅不會提高工作效率，反而會給檔案查閱的工作人員帶來一定的不便，對服務的效率帶來一定程度上的影響。

3.保持干部人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發(fā)展和干部工作對干部人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的干部人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現(xiàn)管理的規(guī)范化。要實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化，干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進檔材料的質(zhì)量，對收集到的檔案材料，需從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓；還要改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。

4.管理人員的素質(zhì)不高。因為干部人事檔案工作的數(shù)字化管理需要復合型人才，工作人員既需要了解檔案管理的流程以及辦理，又需要具備熟練操作計算機的技能，因此，給進行實際的數(shù)字化管理過程中帶來一定的阻礙。目前，進行檔案管理的工作人員通常沒有接受過系統(tǒng)的計算機知識的培訓，其計算機水平相對較低，這給人事檔案的數(shù)據(jù)開發(fā)和利用帶來較大的影響。目前，干部人事檔案管理的工作人員需要有一個數(shù)字化技術、網(wǎng)絡技術的提升，來提高其素質(zhì)，但是由于種種原因，要想普遍提高工作人員的素質(zhì)，需要一個較長的過程。

三、總結(jié)

干部人事檔案對干部的升職具有重要作用，但傳統(tǒng)的管理方式容易出現(xiàn)種種問題或是增加查閱的時間，因此，需要對干部人事檔案管理方式進行轉(zhuǎn)變，而數(shù)字化管理就是目前所探究出的有效管理方式。