告訴Office您想要做什么

聶靜 張娜娜

引言

Office的高效快捷已吸引了超過(guò)12億的用戶。對(duì)于這個(gè)隱藏著許多復(fù)雜功能的“巨無(wú)霸”來(lái)說(shuō)，您肯定有過(guò)因找不到所需功能而苦惱的經(jīng)歷，也肯定希望它能如人機(jī)對(duì)話那樣，快速反應(yīng)出所需功能的位置。Office 2016的誕生，實(shí)現(xiàn)了大家的這一愿望，在其選項(xiàng)卡的最后一項(xiàng)顯示“告訴我您要做什么”，它就是大家所期待的功能。這也是Office家族的首次創(chuàng)新，只要在搜索欄的“告訴我您要做什么”處輸入您所需功能的關(guān)鍵詞，便能快速找到該功能的標(biāo)題。下面筆者將結(jié)合教學(xué)中的案例，感受“告訴我您要做什么”這個(gè)新功能帶來(lái)的便捷的樂(lè)趣。

快速將文本轉(zhuǎn)換為表格

實(shí)驗(yàn)中學(xué)教務(wù)處要求教師的教案要統(tǒng)一格式，特別是英語(yǔ)教案中英文對(duì)照必須以表格形式顯示。提交教案時(shí)，八年級(jí)英語(yǔ)教師張老師發(fā)現(xiàn)他所有的中英文都是文本格式，于是，他從第一節(jié)中的顏色部分著手進(jìn)行轉(zhuǎn)換，摘取一段文本（如圖1），文本標(biāo)題為“中英文對(duì)照”，共有三行四列內(nèi)容，教務(wù)處要求標(biāo)題在表格上邊，標(biāo)題和表格的對(duì)齊方式選擇居中，文本內(nèi)容放在三行四列的表格中。根據(jù)要求，表格應(yīng)設(shè)計(jì)為三行四列，標(biāo)題為“中英文對(duì)照”，位于表格上方，且標(biāo)題和表格內(nèi)容居中對(duì)齊。

1.傳統(tǒng)轉(zhuǎn)換

打開(kāi)教案，在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下選擇“查找”功能，在查找導(dǎo)航搜索欄中輸入“中英文對(duì)照”，搜索到需要轉(zhuǎn)換的文本內(nèi)容，在所要轉(zhuǎn)換的文本中插入文字分隔符（如空格、逗號(hào)等），選中文本，執(zhí)行“插入→表格→文本轉(zhuǎn)換成表格”，在“文本轉(zhuǎn)換成表格”對(duì)話框中，修改“表格尺寸”欄目中的“列數(shù)”為4，對(duì)于“自動(dòng)調(diào)整”操作，欄目默認(rèn)“固定列寬”為自動(dòng)，文字分隔位置選擇“空格”（教案中文本的分隔符為空格），設(shè)置好后單擊“確定”，選擇“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，選中“標(biāo)題”和“表格”，在“段落”工具中單擊“居中”對(duì)齊。可是，張老師對(duì)Office功能選項(xiàng)卡不熟悉，他想用這個(gè)功能，但找不到功能選項(xiàng)卡，這個(gè)時(shí)候，他突然想到可以找“告訴我您想要做什么”尋求幫助。

2.快速轉(zhuǎn)換

（1）快速找到文本

打開(kāi)教案，在“告訴我您想要做什么”中輸入“查找”，單擊“查找”功能選項(xiàng)，在彈出的查找導(dǎo)航搜索欄中輸入“中英文對(duì)照”，找到需要轉(zhuǎn)換的文本內(nèi)容。

（2）快速找到“文本轉(zhuǎn)換成表格”

選中文本（如果沒(méi)有分隔符，先插入分隔符），在“告訴我您想要做什么”中輸入關(guān)鍵詞“表格”“文本表格”或者“文本轉(zhuǎn)換成表格”等，凡是和表格相關(guān)的關(guān)鍵詞，都可以彈出“添加表”功能。特別需要說(shuō)明的是，如果文本沒(méi)有分隔符，一定要插入分隔符，否則會(huì)出現(xiàn)行、列不在預(yù)期表格內(nèi)，或者行數(shù)、列數(shù)增加和減少，達(dá)不到預(yù)期的中英文對(duì)照的目的。

（3）快速設(shè)置“文本轉(zhuǎn)換成表格”

單擊“添加表”，選擇“文本轉(zhuǎn)換成表格”（特別說(shuō)明，在執(zhí)行“表格”命令前一定要選中需要轉(zhuǎn)換的文本，如果不選中需要轉(zhuǎn)換的文本，則“文本轉(zhuǎn)換成表格”選項(xiàng)會(huì)處于灰色不可用狀態(tài)），執(zhí)行命令后得到對(duì)話框“將文字轉(zhuǎn)換成表格”。

（4）快速設(shè)置選項(xiàng)值

在“將文字轉(zhuǎn)換成表格”對(duì)話框中，設(shè)置“表格尺寸”的“列數(shù)”為4。若看到的不是預(yù)期的列數(shù)，核對(duì)選中的文本是不是缺少分隔符；若和預(yù)期的列數(shù)相符，則對(duì)于“自動(dòng)調(diào)整”操作，項(xiàng)目默認(rèn)“固定列寬”為自動(dòng)，文字分隔位置選擇“空格”（教案中文本的分隔符為空格），設(shè)置好后單擊“確定”。

（5）快速格式化標(biāo)題和表格

此時(shí)，我們已經(jīng)把文本轉(zhuǎn)換為表格了，接下來(lái)就可以對(duì)標(biāo)題和表格進(jìn)行格式化，選中標(biāo)題和表格，在“告訴我您想要做什么”中輸入居中，點(diǎn)擊確定，即可得到符合要求且美觀的表（如表1）。

怎么樣？以前想用卻找不到的功能，是不是在“告訴我您想要做什么”的幫助下，顯得如此簡(jiǎn)單？尤其是大篇幅的教案，有這樣強(qiáng)大而實(shí)用的功能確實(shí)方便快捷。特別是Office 2016，對(duì)初學(xué)者也不在話下，他們?cè)僖膊挥脼檎也坏剿璧墓δ芏鵁?。不過(guò)，大家在享用新功能的同時(shí)，千萬(wàn)不要忽略細(xì)節(jié)性的操作，如插入分隔符、選中文本等。

快速解決Excel中創(chuàng)建簇狀柱形圖出錯(cuò)

李老師是實(shí)驗(yàn)中學(xué)教務(wù)處的一名教師，兼管七年級(jí)的學(xué)生成績(jī)，由于學(xué)校條件有限，學(xué)生成績(jī)主要通過(guò)Excel進(jìn)行管理。學(xué)期末，李老師對(duì)各班成績(jī)進(jìn)行整理和分析，可是在建立簇狀柱形圖時(shí)，出現(xiàn)了無(wú)法解決的難題，現(xiàn)以部分學(xué)生和科目為例（如表2），梳理一下數(shù)據(jù)分析的整個(gè)過(guò)程。

1.排序

打開(kāi)七年級(jí)成績(jī)單（含1～3班），選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，在“告訴我您想要做什么”中輸入排序關(guān)鍵詞，選擇升序排列，注意在排序提醒中，要選擇“擴(kuò)展選定區(qū)域”（如果不選擇此項(xiàng)，將會(huì)出現(xiàn)只對(duì)班級(jí)進(jìn)行排序，排序后與學(xué)號(hào)、姓名等其他信息不對(duì)應(yīng)），單擊排序，實(shí)現(xiàn)對(duì)班級(jí)的升序排列。

2.分類匯總

選中特定空白單元格（這里選擇D20），在“告訴我您想要做什么”中輸入分類匯總關(guān)鍵詞，彈出分類匯總對(duì)話框，在“分類字段”組中選擇“班級(jí)”命令，在“匯總方式”組中選擇“平均值”，在“選定匯總項(xiàng)”組勾選“語(yǔ)文”“數(shù)學(xué)”“英語(yǔ)”等科目，求出每個(gè)班各科平均成績(jī)。

3.插入簇狀柱形圖

利用分類匯總的結(jié)果，選中每個(gè)班各科平均成績(jī)所在的單元格，在“告訴我您想要做什么”中輸入“圖表”，快速插入簇狀柱形圖。選擇該圖，在“告訴我您想要做什么”中輸入“選擇數(shù)據(jù)”，彈出“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，分別選擇圖例項(xiàng)中編輯“1班、2班、3班”和水平軸標(biāo)簽編輯“語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)”，修改標(biāo)題為“柱狀分析圖”，得到下頁(yè)圖2左的柱狀圖，為什么會(huì)出現(xiàn)科目擠在一起的情況呢？原來(lái)在水平軸標(biāo)簽編輯的時(shí)候出現(xiàn)了問(wèn)題，筆者建議大家在單擊水平軸標(biāo)簽編輯后，直接在“學(xué)生成績(jī)單”中選擇所有科目，得到圖2右的柱狀圖。

快速整合主題不同的演示文稿

實(shí)驗(yàn)中學(xué)八年級(jí)一班的物理老師要求兩人一組做物理課件，前兩節(jié)內(nèi)容存放在文檔“第1-2節(jié).pptx”，使用積分主題，主題顏色設(shè)置為綠色，后三節(jié)內(nèi)容存放在文檔“第3-5節(jié).pptx”，使用離子主題，主題顏色設(shè)置為藍(lán)色。最后把“第3-5節(jié).pptx”整合到“第1-2節(jié).pptx”（保留各自的主題），重新命名為物理課件，學(xué)生首先想到的是分工做好兩個(gè)文檔，然后把文檔第1-2節(jié)拷貝到第3-5節(jié)，可是第3-5節(jié)的主題就會(huì)變成第1-2節(jié)主題。這怎么辦呢？Office來(lái)告訴您。

1.制作文檔

打開(kāi)PPT，新建空白演示文稿，在“告訴我您想要做什么”中輸入“主題”，選擇“積分”主題，然后再輸入“主題顏色”，選擇“綠色”，編輯前兩節(jié)內(nèi)容，保存文檔為“第1-2節(jié).pptx”，保存路徑選擇桌面。同樣方法制作“第3-5節(jié).pptx”文檔。

2.快速整合

打開(kāi)“第1-2節(jié).pptx”，在“告訴我”中輸入“重用”，在功能選項(xiàng)卡“新建幻燈片”下選擇“重用幻燈片”。在“重用幻燈片”對(duì)話框中找到“從以下源插入幻燈片”，然后選擇“瀏覽”，在“瀏覽文件”中選擇桌面路徑，找到“第3-5節(jié).pptx”。在“重用幻燈片”對(duì)話框任意選擇一張幻燈片，右鍵選擇“插入所有幻燈片”，可以快速實(shí)現(xiàn)兩個(gè)文檔的整合。

3.特別注意

此時(shí)，您會(huì)發(fā)現(xiàn)所插入的幻燈片主題全部變成“第1-2節(jié).pptx”的主題，這是因?yàn)闆](méi)有在“重用幻燈片”對(duì)話框的左下角勾選“保留源格式”（如圖3），勾選之后，“第3-5節(jié).pptx”會(huì)保留原格式，最后另存為“物理課件”，制作完畢。

結(jié)束語(yǔ)

熟悉Office 2016新增的“告訴我您想要做什么”功能之后，您是否能想到Office之前的那個(gè)看上去比較萌的助手？它是Clippy。其實(shí)二者的作用是相似的，它們都能解決操作中的困惑。隨著用戶對(duì)信息獲取途徑和效率的高要求，需要升級(jí)軟件才能使之更為智能?！案嬖V我您想要做什么”就像Office內(nèi)部的搜索引擎，當(dāng)用戶遇到困難需要幫助時(shí)盡管求助它。因?yàn)楦鶕?jù)它的提示用戶便能很快地找到解決的途徑。希望通過(guò)以上舉例，大家能體會(huì)到它不僅可以快速定位所需的功能對(duì)話框，而且能給我們的操作帶來(lái)極大的便利。