全面質(zhì)量管理體系內(nèi)部整合與探討

羅霞

如今在調(diào)結(jié)構(gòu)、穩(wěn)增長的經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，很多的企業(yè)都為了提高自身的競爭力以及有效的規(guī)避風(fēng)險來執(zhí)行兩種管理體系，即內(nèi)部控制制度與ISO9000質(zhì)量管理體系.但是，問題在于企業(yè)使用的這兩種管理體系很難形成一種合力，所以就會使得企業(yè)面臨很多難以解決的問題。這篇文章主要圍繞內(nèi)部控制制度與ISO9000質(zhì)量管理體系這兩種管理體系來展開討論，內(nèi)容涉及到了兩種體系并存的問題，同時還分析了兩種體系整合的必要性，并為整合提出了具體的方法。

整合的必要性

兩種體系的主管機(jī)構(gòu)各自為政。質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制兩個體系之間互相獨立，無論是體系的設(shè)計執(zhí)行還是體系的監(jiān)督控制等都沒有將兩個體系很好的聯(lián)系在一起，整合性不夠，這是因為質(zhì)量管理體系是由質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)的，但是內(nèi)審部門以及財務(wù)部負(fù)責(zé)內(nèi)部控制部門的管理，這樣就使得兩者之間缺乏交流，所以獨立性很強(qiáng)。在對制度進(jìn)行編寫的時候，這兩個體系的管理人員都會按照自己的專業(yè)基礎(chǔ)進(jìn)行管理，所以導(dǎo)致兩個體系之間存在著很多的問題，內(nèi)容重復(fù)而且矛盾也很多；在制度執(zhí)行的時候，負(fù)責(zé)兩個管理體系的兩個部門之間交流較少，各自進(jìn)行各自的工作，所以經(jīng)常會出現(xiàn)管理上的交叉于重復(fù)，最終導(dǎo)致管理效率低下，還會造成資源浪費等；當(dāng)制度體系更新時，又會出現(xiàn)兩個管理體系同步不及時的問題；若是管理出現(xiàn)任何問題，機(jī)構(gòu)與部門之間互相推脫責(zé)任，導(dǎo)致問題難以解決。

文件內(nèi)容相似。ISO9000體系的三級文件分別是質(zhì)量手冊、程序文件以及作業(yè)指導(dǎo)書。而內(nèi)部控制體系則形成內(nèi)部控制手冊。盡管兩個體系之間是有不同的，但是主要內(nèi)容還是講企業(yè)的業(yè)務(wù)流程作為最基礎(chǔ)的，然后尋找關(guān)鍵點對其加以控制。這樣造成了兩類文件管理同一工作流程等問題，所以就會出現(xiàn)不同的兩套記錄文件，也就出現(xiàn)資源浪費的現(xiàn)象。

職責(zé)權(quán)限不一致。因為不同的管理制度對于職責(zé)范圍以及手續(xù)要求都是不一樣的，所以，這就很容易出現(xiàn)職責(zé)交叉的現(xiàn)象，對管理工作造成影響。若是在控制的時候沒有做好分權(quán)平衡的工作，那么就會導(dǎo)致企業(yè)管理和監(jiān)督、權(quán)利的泛濫，還會出現(xiàn)舞弊等問題，使得企業(yè)的控制效率低下。

監(jiān)督與審核程序繁瑣。兩種管理體系分別有不同的監(jiān)督審核體系。其中，質(zhì)量管理體系的審核包括內(nèi)部審核和外部審核；內(nèi)部控制的審核則有內(nèi)部評價和外部審計。因為現(xiàn)在使用的這兩種制度并存，所以就會導(dǎo)致企業(yè)不停地進(jìn)行監(jiān)督評審等，這樣一來對員工來說就是增加了壓力，使得他們的工作量加大了。所以，為了解決這些問題，就很有必要對兩種制度進(jìn)行整合。一些多頭重復(fù)管理的問題可以通過部門整合的方法來進(jìn)行解決；為了減少文件資源的浪費，使員工明確崗位職責(zé)與業(yè)務(wù)流程，可以編制一套制度文件；內(nèi)部審核的整合可以很好地降低監(jiān)督檢查的次數(shù)，從而減輕工作的壓力以及復(fù)旦。綜上所述，對兩種制度進(jìn)行整合的作用是非常大的，整合之后可以減少企業(yè)之間的矛盾與沖突，對工作效率的提高也是有幫助的，還可以從很大的程度上降低企業(yè)的成本，整體來說，可以提高企業(yè)的核心競爭力。

整合的方法

機(jī)構(gòu)整合。機(jī)構(gòu)整合之后需要由企業(yè)的高層管理人員進(jìn)行管理企業(yè)機(jī)構(gòu)，對整合后的體系以及制度等工作都需要進(jìn)行統(tǒng)一管理。比如說，分析企業(yè)的工作流程以及準(zhǔn)確識別企業(yè)工作中的風(fēng)險等，并對風(fēng)險進(jìn)行有力的控制，除了這些工作之外還包括編寫整合后的文件等，或者是對審核之后的審核控制等工作。其實，有兩種方法可以對機(jī)構(gòu)進(jìn)行整合，第一是增設(shè)新的部門，由最初的負(fù)責(zé)內(nèi)部控制以及管理工作的工作人員負(fù)責(zé)新的部門工作。第二是改造現(xiàn)在的質(zhì)量管理部門以及審計部門，改變原來的單一的工作內(nèi)容，使得工作范圍更加廣闊，既可以參與質(zhì)量管理的工作，又可以負(fù)責(zé)內(nèi)部控制工作。

文件整合。因為質(zhì)量管理體系對于文件有著很嚴(yán)格的要求，對于文件的一些標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)定等都可以運用于兩者文件的整合之中，所以，質(zhì)量管理體系文件的規(guī)定等就成為了文件整合的標(biāo)準(zhǔn)，同時，在質(zhì)量管理體系的文件中還包含了內(nèi)部控制的管理手冊中一些具體的內(nèi)容要點，這樣一來，編制出來的文件就是既包含了內(nèi)部管理體制的內(nèi)容，同時又有質(zhì)量管理體系的內(nèi)容，最終可以編制出非常全面具體的文件。

（1）全面管理控制手冊整合。全面管理控制手冊不僅包括企業(yè)質(zhì)量管理，同時還包含著內(nèi)部控制要求，是一部的綱領(lǐng)性的文件，以ISO9000質(zhì)量手冊為基礎(chǔ)，其中有內(nèi)部控制手冊中“總則”以及“公司層面”部分內(nèi)容。

通過對比質(zhì)量管理體系和內(nèi)部控制在管理控制手冊范圍，可以看出這兩種體系之間內(nèi)容有很大的相似之處，所以，對于一些相同的內(nèi)容，我們可以對其加以整合，至于一些存在差異的內(nèi)容，我們可以取其相同的地方進(jìn)行合并，然后，對于不同的地方分別予以保留。這樣，進(jìn)行整合完畢之后，就可以形成一套非常具體的全面的管理控制手冊。還有特別需要注意的是，應(yīng)該把人力資源和測量分析等內(nèi)容進(jìn)行整合然后放在程序文件當(dāng)中，這是因為這些內(nèi)容關(guān)系到具體的業(yè)務(wù)流程。

（2）程序文件整合。整合后的程序文件是企業(yè)全面質(zhì)量控制手冊的第二級文件，它可以滿足質(zhì)量管理與內(nèi)部控制要求，同時，整合后的程序文件還規(guī)定各職能部門之間相關(guān)職能和完成活動所需的途徑。

企業(yè)在實際的工作中是可以及時的尋找工作中存在的業(yè)務(wù)流程以及與其對應(yīng)的一些風(fēng)險問題，并且將發(fā)現(xiàn)的這些問題等分別與現(xiàn)有的質(zhì)量管理體系程序文件進(jìn)行對比，這樣，就可以發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題以及風(fēng)險，按照質(zhì)量管理體系文件的要求及時的解決這些問題。

（3）作業(yè)指導(dǎo)書的整合。作業(yè)指導(dǎo)書是對程序文件的細(xì)化補(bǔ)充文件，它作為企業(yè)全面質(zhì)量控制手冊中的第三級文件，主要是仔細(xì)的描述具體的作業(yè)活動的標(biāo)準(zhǔn)操作流程與方式等，這主要的目的是為了有效的控制作業(yè)流程。所以，需要依據(jù)程序的文件來對作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行統(tǒng)一的整合，首先準(zhǔn)確的識別業(yè)務(wù)流程中的作業(yè)指導(dǎo)文件等，然后將程序相同的指導(dǎo)文件進(jìn)行整理歸納等，最終可以形成一套與程序文件一一對應(yīng)的作業(yè)指導(dǎo)書。

內(nèi)部審核整合。盡管已經(jīng)對文件制度進(jìn)行了有效的整合，但是，內(nèi)部審核與管理評價的內(nèi)容都是不一致的，所以每項工作的要求還是不同的，所以，對于這種情況，企業(yè)是可以讓整合機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)審核與評價管理的工作，同時，還可以對工作人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)以及指導(dǎo)，使其充分了解ISO9000質(zhì)量管理的內(nèi)容，不僅包含審核工作的任務(wù)還包含評價的工作內(nèi)容，這樣可以減少檢查的頻率，還可以減輕工作的復(fù)旦，從而提高工作的效率等。

企業(yè)在質(zhì)量管理體系框架內(nèi)整合內(nèi)部控制時，形成企業(yè)全面管理體系是非常有必要的。企業(yè)除了要做好內(nèi)部控制與質(zhì)量管理的工作，還需要重視內(nèi)部控制與ISO9000質(zhì)量管理體系的整合工作，因為這樣可以形成一體化的全面管理體系，從而形成一套統(tǒng)一的管理體系與制度，對工作效率的提高也是有很大的幫助的，還可以在很大的程度上降低管理的成本，最終的目的是提高企業(yè)的競爭力。

（作者單位：河南省商丘市民權(quán)縣質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督檢驗測試中心）