河南省市縣區(qū)疾病預防控制機構室藏檔案利用情況

李鋒 李鳳勤

【摘 要】 如何優(yōu)化疾控檔案管理，有效提高疾控檔案利用程度和利用效果，是當前疾控檔案管理工作人員需要思考的課題。本文采用調(diào)查問卷的形式，運用歸納統(tǒng)計方法，對河南省市縣區(qū)疾病預防控制機構的檔案進行統(tǒng)計與分析，提出了當前疾病預防控制機構室藏檔案利用存在的問題，并在此基礎上，進一步提出提高疾病預防控制機構室藏檔案利用效果的措施。

【關鍵詞】 疾病預防控制 檔案利用 措施

疾病預防控制機構是一個承擔傳染病、慢性非傳染病預防與控制等關注民生健康的職能機構，其在開展各項工作的過程中，會形成一系列的數(shù)據(jù)和信息，經(jīng)整理后形成了有重要利用價值的疾控檔案。疾控機構要結合自身疾控檔案特點，采取有效措施提高疾控機構室藏檔案的利用程度和利用效果，更好地發(fā)揮疾控檔案的利用價值。筆者對近年來河南省市縣區(qū)疾病控制機構的檔案情況和檔案利用情況進行了統(tǒng)計分析，并對進一步提高疾控機構的疾控檔案利用效果提出了些許建議。

1 河南省市縣區(qū)疾病預防控制機構室藏檔案統(tǒng)計與分析

1.1 檔案管理人員情況統(tǒng)計

經(jīng)調(diào)查統(tǒng)計，我省市縣區(qū)疾病預防控制機構檔案管理人員多為女性，占總?cè)藬?shù)60%；參加工作時間10年以上的占52%；從事檔案管理工作年限在5年以上的占67.56%；45%的檔案管理人員的最高學歷在本科及以上；檔案管理全職人員占檔案管理人員總數(shù)的20%，具有中級以上職稱者不足10%，絕大多數(shù)為兼職人員，其中，全職檔案管理人員中所學專業(yè)為檔案管理及相關專業(yè)的不足8%，大部分為醫(yī)療相關專業(yè)或其他專業(yè)。

1.2 檔案類別

從各市縣區(qū)疾病預防控制機構檔案室儲藏的檔案類別來看，主要有文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案、音像檔案、儀器設備檔案、照片檔案以及榮譽檔案、績效考核檔案、實物檔案等，總體而言，河南省市縣區(qū)疾病預防控制機構室藏檔案類別比較齊全，涵蓋了工作中的各個類別檔案資料。近年來，文書檔案、科技檔案、檢驗報告檔案呈平穩(wěn)上升趨勢，但科技檔案、儀器設備檔案歸檔情況不理想。從調(diào)查問卷統(tǒng)計情況來看，文書檔案、業(yè)務檔案數(shù)量較多，保存數(shù)量最少的為科技檔案和儀器設備檔案以及實物檔案，從檔案年份來看，還未出現(xiàn)檔案室檔案年度斷檔現(xiàn)象，總體保持完整。

1.3 檔案管理設施

根據(jù)調(diào)查問卷統(tǒng)計，全省各市縣區(qū)70%以上疾病預防控制機構均對單位檔案實行了集中統(tǒng)一管理，并建立檔案室及檔案管理制度，制定了嚴格的檔案管理人員職責。大多數(shù)疾病預防機構建有綜合檔案室，做到了辦公場所、借閱和庫房三分開。檔案室面積在50-100平米的占19.5%，大多數(shù)單位的檔案室面積在50平米以下。近86%檔案室都配備有人工滅火器、電腦、空調(diào)、打印機、裝訂機、鐵柜等，少數(shù)檔案室還配備了自動滅火器、自動噴淋、照相機、復印機、縫紉機、、消毒滅菌機和密集架、木柜等。大多數(shù)檔案庫房采用的是空調(diào)溫度調(diào)控，有些檔案庫房還配有去濕機?？傮w而言，檔案管理設施較為齊全。

1.4 檔案利用情況

從近年來疾病預防控制機構室藏檔案利用情況來看，總體利用率不高，年平均利用率前三的是疾控業(yè)務檔案、文書檔案和會計檔案；利用件（卷）次數(shù)前三的分別是疾病預防控制、會計憑證和黨政管理類。檔案利用的價值在于為本單位的業(yè)務開展、活動開展提供憑證查考作用。但對近年來檔案利用數(shù)據(jù)情況的分析，外單位利用疾病預防控制機構室藏檔案次數(shù)極少，除本單位內(nèi)部及衛(wèi)生系統(tǒng)外，各市縣區(qū)其他部門單位極少利用單位所在地的基本預防控制機構的室藏檔案。

2 當前疾病預防控制機構室藏檔案利用存在的問題

2.1 檔案管理人員的檔案意識不強

當前，河南省各市縣區(qū)疾病預防控制機構的檔案管理模式是“中心——科室”二級管理模式，即在中心檔案領導小組的領導下，檔案業(yè)務科室對檔案實施分類管理。通常檔案室會配備一名全職檔案管理員，1-2名單位工作人員兼職檔案管理業(yè)務，這種模式存在諸多問題：一是檔案管理人員對檔案業(yè)務工作不熟悉，缺少專業(yè)的檔案管理知識和經(jīng)驗；二是無法對檔案資料的重要性進行辨別，會造成檔案利用價值不高或浪費檔案資源。

2.2 檔案管理投入有限

近年來，隨著檔案管理信息化建設發(fā)展，檔案管理載體已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)為數(shù)字化照片、影像資料等多載體管理，比如建立檢驗報告檔案數(shù)據(jù)庫，多載體管理方式使得紙質(zhì)不再是唯一一種管理方式，但由于許多縣區(qū)疾病預防控制中心經(jīng)費有限，對檔案管理投入不夠，使得檔案管理設施跟不上檔案管理信息化發(fā)展需求。

2.3 檔案管理制度不完善

疾病預防控制機構工作人員大多是醫(yī)學背景專業(yè)，對檔案管理知識較為欠缺，但由于單位編制數(shù)限制，許多檔案管理人員都是由其他工作人員兼職管理，使得檔案管理和利用效果不佳。同時，檔案管理制度不完善，大多數(shù)檔案管理制度針對的是紙質(zhì)檔案，對電子檔案的管理和利用沒有補充完善，從而使得檔案利用不便。

2.4 檔案利用率不高

檔案管理工作通常為單位工作所不重視，長期以來，疾控預防控制機構的檔案服務對象是本單位或衛(wèi)生部門系統(tǒng)，外單位或群眾個人利用較少。主要原因在于疾控檔案編研專業(yè)性強，很難為群眾所理解，同時紙質(zhì)檔案查閱方式不便，費時，加之檔案利用宣傳力度不夠，從而導致疾控室藏檔案利用率不高。

3 提高疾病預防控制機構室藏檔案利用效果的措施

3.1 加強檔案管理人才隊伍建設

疾控檔案管理具有很強的專業(yè)性、綜合性，管理人員需要熟悉檔案管理業(yè)務知識，醫(yī)學病理知識、計算機操作知識等，需要具備在復雜的疾控檔案資料中篩別出價值較高的檔案資料，從而保障檔案質(zhì)量，提高檔案利用程度。同時，要注重培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，不斷提高檔案管理人員的檔案知識、信息化管理知識，更好地實現(xiàn)疾控檔案的利用效果。

3.2 改善檔案室設施，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化

做好疾控檔案管理工作，離不開資金、設施投入，各市縣區(qū)疾控機構要根據(jù)自身的實際情況，加大對檔案室的投入力度，確保檔案管理和利用的高效。同時，要實現(xiàn)疾控檔案管理和利用的數(shù)字化，對于所用紙質(zhì)檔案同時都以數(shù)字化形式存放，并形成數(shù)字化目錄，這樣就便于疾控檔案資料的查找，從而有效提高疾控檔案的利用效果。

3.3 做好疾控檔案利用反饋工作

做好疾控檔案利用的反饋工作，可以發(fā)現(xiàn)疾控檔案利用過程中存在的問題，從而完善疾控檔案利用程序提高疾控檔案的利用效果。首先，做好檔案使用者信息的登記工作，根據(jù)使用者信息和使用效果編寫應用成果資料，將資料發(fā)放給各個部門，部門根據(jù)該資料完善部門工作，推動今后疾控檔案的最大程度的利用。其次，征求檔案利用者的意見，完善疾控檔案管理工作，為檔案利用提供高效優(yōu)質(zhì)服務，提高疾控檔案利用率。

3.4 拓寬疾控檔案的利用渠道

疾控檔案如實反映了疾病預防控制的成效以及疾控預防控制的水平，因此，疾控檔案的利用價值非常重要，因此，要進一步完善疾控檔案的利用渠道，更好地發(fā)揮疾控檔案的價值功能。比如，衛(wèi)生系統(tǒng)可以利用疾控檔案制定疾控預防控制措施，地方政府可以利用疾控檔案作為處理突發(fā)傳染病衛(wèi)生事件的重要依據(jù)等。

參考文獻

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