社會保險檔案及其管理措施

朱亞楠

【摘要】我國政治經(jīng)濟(jì)在最近的幾年中已經(jīng)取得了很大的發(fā)展，社會保險已經(jīng)越來越受到人民大眾的高度重視，保險在很大程度上推動了社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，并且對我們生活的穩(wěn)定有很大的幫助作用，由此社會保險檔案大大增加，對其的保護(hù)與管理更應(yīng)該得到重視與加強。本文對其問題與管理措施進(jìn)行了進(jìn)一步的闡述。

【關(guān)鍵詞】社會保險檔案；問題；管理措施

1、 前言

社會保險檔案其實質(zhì)是一種對于歷史的記載，具有比較大的保存與利用的價值，它一般會通過不同的載體進(jìn)行記載，它是企業(yè)與個人參加社會保險的一種證明文件，它具有四個特點分別是：變動、規(guī)范、廣泛、權(quán)益性。我們對社保檔案管理是為了進(jìn)一步的保護(hù)我們參加社會保險人士的權(quán)益，維持社會的穩(wěn)定，但是在這管理過程中存在一些問題，由此我們對這些問題提出來一些切實可行的管理措施。

2、 社會保險檔案管理問題

社會保險檔案的管理對于我國社會保險制度是否能夠更好地施行具有很大的決定性作用，對于保護(hù)投保人的合法權(quán)益也具有很大的影響作用，這也會影響到我國的國計民生社會的穩(wěn)定性。但是我國的社保檔案管理存在一定的問題。

2.1 與其相關(guān)的規(guī)章法律法文缺乏

對于社保檔案的管理在一定程度上沒有很好的規(guī)章機制對其進(jìn)行很好的劃分與約束，管理方面不規(guī)范不健全存在很大的漏洞，例如：對于一些檔案的歸整不明確，對于其如何進(jìn)行歸整也不清晰；對于無需進(jìn)行規(guī)章的檔案沒有很好的規(guī)定，對于需要銷毀的檔案沒有明確的規(guī)定如何對其進(jìn)行銷毀；對于社保檔案的保管時間沒有明確的規(guī)定，對于它的長、中、短期保管時間不清晰等。

2.2 社保檔案管理雜亂無章

調(diào)查顯示在我們的社保檔案現(xiàn)實管理中，只有很少的企業(yè)會進(jìn)行比較規(guī)范的管理，大部分的企業(yè)對于社保檔案的管理不夠重視，并且他們會根據(jù)自己企業(yè)的需要或者為了方便他們工作的需要而采取零散的管理形式，這樣就會對檔案的管理形成一定的負(fù)面影響，這樣零三的管理形式使每個人會形成一定的懶散、不負(fù)責(zé)任的想法，“你的檔案你管理不關(guān)我的事”，檔案的交接存在一定的問題，保管人員辭職后沒有進(jìn)行很好的工作交接導(dǎo)致檔案管理工作雜亂無章。

2.3 社保檔案管理人員責(zé)任感缺失

一方面是由于，社保檔案管理的上級沒有將其規(guī)范管理真正納入其日常工作當(dāng)中，對其檔案管理不夠重視，缺乏責(zé)任感。另一方面是由于，檔案保管責(zé)任人對于檔案管理的重視程度不夠，會將檔案管理的整理工作放在最后或者根本不進(jìn)行檔案的歸整，認(rèn)為檔案管理是微不足道的小事，在工作當(dāng)中懶散沒有創(chuàng)新的概念，這樣就會阻礙我們社會保險制度前進(jìn)的步伐。

2.4 缺乏專業(yè)管理社保檔案的人員

很多企業(yè)對于社保檔案的管理其重視程度不夠，沒有配備相關(guān)的專業(yè)人員對檔案進(jìn)行專業(yè)的管理，對其相關(guān)人員沒有進(jìn)行很好的技術(shù)培訓(xùn)教育，對檔案管理人員缺乏足夠的重視，由此并沒有聘用相關(guān)專業(yè)人士對其資料進(jìn)行專業(yè)的保管，在企業(yè)中存在很多的兼職現(xiàn)象，這樣就會造成工作人員精力不足的問題，有此工作中注意力不集中，缺乏責(zé)任感，很大的影響其工作的質(zhì)量，這樣就對社保檔案管理工作形成不利的影響。

3、 社保檔案管理措施

社保檔案管理中存在如此多的問題，為了更好的促進(jìn)社會保險的發(fā)展，推動我國經(jīng)濟(jì)、社會的穩(wěn)步發(fā)展，必須重視這些問題，對于這些問題我提出了如下幾項措施：

3.1 建立健全檔案管理規(guī)章及其法律法文

根據(jù)《社會保險法》的相關(guān)規(guī)定，建立健全企業(yè)自己的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理的過程，對于檔案的接收與歸整進(jìn)行明確清晰的制度規(guī)定，使檔案管理有據(jù)可依，對于檔案的查看、出借、復(fù)印以及銷毀等進(jìn)行明確、有序的規(guī)定，使檔案的管理有法可依，有法必依，對檔案管理足夠重視，完善檔案管理工作。

3.2 合理有序、統(tǒng)一管理檔案

壽命企業(yè)要建立統(tǒng)一的檔案管理模板，使其標(biāo)準(zhǔn)化、合理化、嚴(yán)格化。企業(yè)可以建立完整的電子檔案，有便于相關(guān)人員對其進(jìn)行查看，也便于專業(yè)人士對檔案進(jìn)行有序的保管，有利于企業(yè)制度的進(jìn)一步規(guī)范。為了更好的進(jìn)行檔案管理工作，企業(yè)要建立專門的檔案管理室，并且完善室內(nèi)的相關(guān)設(shè)備，建立健全參加社保人員的基本信息，以便于其企業(yè)進(jìn)行更好的檔案管理。

3.3 重視專業(yè)人士培訓(xùn)工作，增強其責(zé)任感

增強上級領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員的管理責(zé)任意識，上級領(lǐng)導(dǎo)要足夠重視社保檔案管理工作，將此工作放在與其他工作同等重要的位置上，將其納入正式工作的范疇；加強對檔案管理專業(yè)人士的培訓(xùn)，積極組織相關(guān)的宣講工作，定期開展檔案管理大講堂使相關(guān)人士參與其中充分調(diào)動其積極性激發(fā)其創(chuàng)新潛質(zhì)，推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，同時很好地增強其工作責(zé)任感。

3.4 打造專業(yè)檔案管理團(tuán)隊

外切實各級社會保險組織要開展相關(guān)宣傳活動，對其相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)與考試，從而增強專業(yè)人士的真正管理能力。為了更好的進(jìn)行管理工作，需要管理人員掌握一定的電腦操作能力，為進(jìn)行檔案的電子保管做好基礎(chǔ)工作，嚴(yán)禁檔案保管人員一人多職，對相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的考核，由此打造一個專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊，為檔案管理工作保駕護(hù)航，推動我國社會保障制度的進(jìn)一步發(fā)展。

4 、總結(jié)

綜上所述，加強社會保險檔案管理勢在必行，雖然我國的社會保險檔案管理存在一定的問題，但是我國社會保障制度的發(fā)展不容忽視，檔案管理工作為了適應(yīng)其發(fā)展要更加完善建立健全相關(guān)規(guī)章，進(jìn)行統(tǒng)一合理的檔案保管，重視對相關(guān)人士的培訓(xùn)，加強其工作中的操作技能，提高創(chuàng)新能力，打造專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊，推動社會保險檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

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