淺談企業(yè)《管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》編審工作的幾點(diǎn)體會

畢建偉

2012年12月17日，國家檔案局以10號令的形式頒布了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表規(guī)定》（以下簡稱“10號令”）。2014—2015年，河北省檔案局組織各企業(yè)編報(bào)《企業(yè)管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（以下簡稱《保管期限表》）。筆者結(jié)合本企業(yè)有關(guān)工作的開展情況，談?wù)劇侗９芷谙薇怼肪帉徆ぷ髦械膸c(diǎn)體會，供大家在工作中參考。

一、周密組織，明確職責(zé)

《保管期限表》是開展檔案工作的重要基礎(chǔ)，對于提高檔案資源質(zhì)量具有重要意義。要順利完成《保管期限表》編審工作，應(yīng)首先在工作部署和組織方面下功夫。

（一）要建立編審工作機(jī)構(gòu)。為做好《保管期限表》的編制工作，企業(yè)應(yīng)成立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組或委員會，以保證工作的推進(jìn)和落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)小組或委員會應(yīng)由分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長、檔案部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，成員應(yīng)包括企業(yè)各部門負(fù)責(zé)人，這樣有利于編審工作過程中遇到問題的協(xié)調(diào)和溝通。領(lǐng)導(dǎo)小組還應(yīng)設(shè)立辦公室，吸納各部門兼職檔案人員參加，具體負(fù)責(zé)《保管期限表》的編制、宣貫等工作。

（二）要制定詳細(xì)的工作計(jì)劃。編制《保管期限表》是一項(xiàng)系統(tǒng)性強(qiáng)、周期性長、標(biāo)準(zhǔn)要求高的工作，不可能一蹴而就，應(yīng)該制定科學(xué)合理的工作計(jì)劃。計(jì)劃中應(yīng)包括各部門責(zé)任分工、工作時(shí)限、質(zhì)量要求等，并以企業(yè)紅頭文件形式印發(fā)。

二、細(xì)化要求，加強(qiáng)指導(dǎo)

10號令只提供了《保管期限表》的編制依據(jù)，對編制工作進(jìn)行了原則性規(guī)定，在實(shí)際工作中，需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化要求，加強(qiáng)指導(dǎo)。

（一）要加強(qiáng)職能分析和調(diào)研?！侗９芷谙薇怼纷鳛橐惶滓?guī)范企業(yè)重要活動記錄保存的文件，編制工作開始前，應(yīng)以企業(yè)經(jīng)營活動為依據(jù)，進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)研研究，摸清本企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營和管理等方面的職能，進(jìn)行一次系統(tǒng)梳理，科學(xué)分析，爭取不漏掉任何環(huán)節(jié)，盡可能做到齊全完整。同時(shí)，應(yīng)注意各部門職能的界定，盡量避免職能重復(fù)，以更利于今后文件材料的收集、整理。

（二）要加強(qiáng)培訓(xùn)和指導(dǎo)?！侗９芷谙薇怼肪幹乒ぷ餍枰谡莆?0號令有關(guān)要求和科學(xué)的編制方法、步驟基礎(chǔ)上展開，這就需要在編制工作展開前，通過集中組織專題培訓(xùn)會、研討會等形式，對10號令各項(xiàng)條款及編制工作的方法、步驟和編制過程中容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行權(quán)威地、詳細(xì)地講解和指導(dǎo)，并統(tǒng)一配發(fā)有關(guān)指導(dǎo)書籍和材料，供大家學(xué)習(xí)、參考。另外，還可以利用現(xiàn)代化信息手段，建立專門的QQ交流群、微信交流群，便于專兼職檔案員對實(shí)際操作過程中遇到的問題進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通、交流。

（三）要提出統(tǒng)一明確要求。在編制過程中，要明確如下要求：要充分結(jié)合本企業(yè)檔案分類方案，突出企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營管理方式和特色，將10號令與貫徹《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）相結(jié)合。對在各項(xiàng)職能工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件、材料，進(jìn)行細(xì)致的梳理鑒定，內(nèi)容上輻射本企業(yè)各級各部門，范圍上按照產(chǎn)權(quán)歸屬的要求做到橫向到底、縱向到邊，不遺漏一個(gè)部門、一個(gè)基層單位，正確界定歸檔范圍和所屬門類，做到應(yīng)歸盡歸；要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，盡可能對《保管期限表》進(jìn)行細(xì)化，提高操作性；要依據(jù)相關(guān)規(guī)定，同步編制企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)業(yè)務(wù)、科研開發(fā)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計(jì)、干部與職工人事等門類材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

三、示范帶動，有序推進(jìn)

對于一個(gè)企業(yè)，《保管期限表》應(yīng)統(tǒng)一樣式，在編制過程中，可先從一個(gè)部門入手，進(jìn)行認(rèn)真分析、編制、審核，建立模板，然后充分發(fā)揮示范帶動作用，以點(diǎn)帶面，全面鋪開。這樣，不僅解決了各部門無從下手的難題，也統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn)和模式，為下一步審核工作順利進(jìn)行奠定了基礎(chǔ)。具體可按照如下步驟進(jìn)行：

第一步縷清各部門職責(zé)和所產(chǎn)生的文件材料類型。企業(yè)的每個(gè)部門都承載著企業(yè)經(jīng)營活動的相應(yīng)職能，每項(xiàng)職能下都會產(chǎn)生一系列文件材料。因此，要結(jié)合各部門職責(zé)認(rèn)真分析所產(chǎn)生的文件材料類型。另外，還要注意統(tǒng)籌考慮常設(shè)機(jī)構(gòu)與臨時(shí)機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的文件材料。這一步是編制《保管期限表》的基礎(chǔ)性工作，

第二步由綜合檔案員結(jié)合縷清的各部門職責(zé)，將10號令附件中的《企業(yè)管理類檔案保管期限表》逐項(xiàng)分解到各部門，確保不缺項(xiàng)、不漏項(xiàng)，并形成各部門初步的《保管期限表》（以下簡稱“初表”）。應(yīng)注意的是，當(dāng)遇到部門職能有交叉時(shí)，要做好溝通協(xié)調(diào)，以保證有關(guān)文件材料的有序銜接。

第三步從辦公室（或行政部）入手，編制部門《保管期限表》。為便于各部門參考，可在表中增加備注列，用于標(biāo)注“通用項(xiàng)”和“非通用項(xiàng)”字樣，其中，“通用項(xiàng)”是各部門都涉及的，應(yīng)盡量參考保留，“非通用項(xiàng)”是各部門特有的，需要結(jié)合各自職責(zé)，替換成本部門的文件材料；增加10號令對應(yīng)的序號列，這有利于核對最終合并在一起的《保管期限表》所列項(xiàng)目是否全面。

第四步將辦公室（或行政部）編制好的《保管期限表》作為模板，分發(fā)給各部門，各兼職檔案員結(jié)合本部門職責(zé)和初表，基于模板編制本部門的《保管期限表》，充分征求本部門其他人員意見并修改，由部門主要負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門。期間，綜合檔案員要及時(shí)做好指導(dǎo)和綜合協(xié)調(diào)。

第五步檔案管理部門將各部門的《保管期限表》匯總、統(tǒng)一，并與10號令逐項(xiàng)進(jìn)行對照、修改，形成整個(gè)企業(yè)的《保管期限表》。期間，綜合檔案員需要與兼職檔案員進(jìn)行反復(fù)溝通和協(xié)商，防止出現(xiàn)重復(fù)和漏項(xiàng)。

第六步逐級履行報(bào)批程序。按照10號令有關(guān)規(guī)定，中央管理的企業(yè)總部的《保管期限表》需要報(bào)國家檔案局同意后執(zhí)行，地方國有企業(yè)總部的《保管期限表》需要報(bào)同級檔案行政管理部門同意后執(zhí)行。

四、注重宣貫，動態(tài)管理

經(jīng)檔案行政管理部門或上級企業(yè)審查通過的《保管期限表》，應(yīng)以紅頭文件形式下發(fā)到各部門或下屬單位實(shí)施，同時(shí)要注意做好宣貫和動態(tài)管理。

（一）加強(qiáng)培訓(xùn)和宣貫。為了保證《保管期限表》落到實(shí)處，企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過召開會議、培訓(xùn)或座談會等形式，就有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)宣講，提高大家尤其是兼職檔案員的重視和認(rèn)知程度。

（二）制定實(shí)施細(xì)則。對《保管期限表》范圍內(nèi)的文件材料歸檔工作進(jìn)行細(xì)化，形成實(shí)施細(xì)則，將責(zé)任具體分解到每個(gè)部門、每個(gè)崗位，以提高文件材料的歸檔率。

（三）適時(shí)進(jìn)行修訂。10號令第十七條規(guī)定“企業(yè)資本結(jié)構(gòu)或主營業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)修訂和完善文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”。因?yàn)槠髽I(yè)股權(quán)結(jié)構(gòu)、經(jīng)營管理活動、機(jī)構(gòu)設(shè)置等變化，勢必導(dǎo)致文件材料發(fā)生變化。因此，當(dāng)企業(yè)資本結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)規(guī)?；蛑鳡I業(yè)務(wù)范圍發(fā)生重大變化時(shí)，都應(yīng)及時(shí)組織對《保管期限表》進(jìn)行修訂。這種修訂可以是局部的，但應(yīng)重新履行報(bào)批程序。

總之，《保管期限表》的編制、宣貫、修訂工作將貫穿企業(yè)發(fā)展、改革、變遷的各個(gè)重要時(shí)期，需要廣大檔案工作者不懈堅(jiān)持、始終如一地做好相關(guān)工作，才能為檔案鑒定和檔案管理提供充分可靠的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，對國家檔案的積累和檔案事業(yè)發(fā)展發(fā)揮重要的作用。

（作者單位：河北交通投資集團(tuán)公司）