新時(shí)期查檔工作人員所應(yīng)具備的基本素質(zhì)

馬慶華

自2008年到青龍滿族自治縣檔案館以來(lái)，一直負(fù)責(zé)查檔接待工作，無(wú)論是按天接待，還是按年接待，查檔人數(shù)都呈現(xiàn)出逐年走高之勢(shì)，查檔的內(nèi)容和用途也呈現(xiàn)多樣化，檔案在各個(gè)領(lǐng)域和部門(mén)所體現(xiàn)的價(jià)值也越來(lái)越高，這就無(wú)形之中給查檔工作和工作人員提了更高的要求，如何做好新形勢(shì)下查檔工作，需要每一位查檔工作者進(jìn)一步提高自身綜合素質(zhì)，增強(qiáng)為民服務(wù)的本領(lǐng)和技能。

一、虛心學(xué)習(xí)，熟悉館藏

在工作中，利用一切機(jī)會(huì)虛心學(xué)習(xí)，多方位吸取營(yíng)養(yǎng)，熟悉館庫(kù)所藏檔案內(nèi)容，以積極應(yīng)對(duì)查檔者需求，熟悉館藏是查檔工作的基本要求。首先，熟悉館內(nèi)全宗情況。就青龍館而言，館內(nèi)全宗共199個(gè)，作為查檔工作人員必須對(duì)每一個(gè)全宗單位的基本情況有所了解，如職能范圍、審批事項(xiàng)、成立時(shí)間等等，這樣對(duì)查檔對(duì)象所查內(nèi)容就能夠準(zhǔn)確定位，在最短的時(shí)間內(nèi)，滿足服務(wù)對(duì)象的需求。其次，了解館內(nèi)全宗單位的目錄內(nèi)容。單獨(dú)抽出時(shí)間來(lái)熟悉每一個(gè)全宗的目錄內(nèi)容，有些困難，所謂的了解目錄內(nèi)容，簡(jiǎn)單一些就是利用為查檔對(duì)象服務(wù)的過(guò)程進(jìn)行了解，有些查檔對(duì)象所查的內(nèi)容要涉及好幾個(gè)全宗，涉及好幾個(gè)年度，這樣在翻閱各單位各年度目錄的同時(shí)，就能發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，知道哪些檔案在哪個(gè)年度在哪個(gè)單位有所留存，哪些沒(méi)有，以減少今后查檔工作中不必要的麻煩。再次，熟悉內(nèi)容要有側(cè)重。在工作中，對(duì)那些查閱頻率較高，利用的次數(shù)較多的檔案進(jìn)行重點(diǎn)熟悉，就青龍館而言，所查檔案利用頻率較高的檔案之一如婚姻登記檔案，青龍館平均每天要接待5人次的婚姻檔案查閱。館藏婚姻檔案年度跨越超過(guò)40年，最早為1965年，最晚為2010年，涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)為51個(gè)。其中，1986年-2010年由縣民政局統(tǒng)一移交入館，這部分檔案相對(duì)較全面完整；而1965-1985年則為各鄉(xiāng)鎮(zhèn)移交入館，檔案參差不齊，質(zhì)量很低。由于婚姻檔案利用率較高，為了節(jié)省查檔時(shí)間，我館工作人員對(duì)51個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的婚姻登記檔案詳細(xì)進(jìn)行了摸排，制定表格裝訂成冊(cè)，仔細(xì)記載某個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)某個(gè)年度存在婚姻登記檔案，這樣在查檔過(guò)程中就能一目了然，節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率，冊(cè)上有檔案的就給予查閱，冊(cè)上沒(méi)有明確告知，也沒(méi)必要再進(jìn)行查閱。其次，為查閱年齡、戶口問(wèn)題的檔案，查檔機(jī)率也很高，年齡問(wèn)題有的人會(huì)相差二十幾歲，有的人根本沒(méi)有戶口，無(wú)法到公安機(jī)關(guān)辦理身份證件，這部分群體主要集中在年齡較大、行動(dòng)不便的人身上，在青龍館內(nèi)有兩個(gè)線索可供查閱，一個(gè)是人口普查檔案，全國(guó)第二次人口普查發(fā)生在1964年，一個(gè)是選民登記檔案，全縣選民登記檔案發(fā)生在1980年。這部分群體的檔案我們采取了階梯式的查檔方式，如果在1964年人口普查檔案中沒(méi)有查到，我們會(huì)根據(jù)年齡推算，1980年是否已滿18周歲，然后在選民登記中給予查閱。階梯式的查閱給廣大查檔者帶來(lái)了很多便捷，通過(guò)查閱，年齡可以恢復(fù)，身份可以得到證明，一切應(yīng)享受的權(quán)利可以享受。

二、態(tài)度端正，將真心實(shí)意融入到工作當(dāng)中

查檔工作是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，需要良好的態(tài)度，查檔工作也是一份具有挑戰(zhàn)性的工作，需要迎難而上的勇氣。說(shuō)句實(shí)在話，不是一般的人才能干好的工作，工作態(tài)度好壞，決定著查檔對(duì)象對(duì)黨和政府評(píng)價(jià)的好壞，態(tài)度端正是查檔工作能否順利開(kāi)展的必要條件，勇于接受挑戰(zhàn)，迎難而上，是查檔工作能否有效進(jìn)行的有力保障。

如何將真心實(shí)意融入到工作當(dāng)中這就需要我們：第一，有良好的態(tài)度。態(tài)度和藹可親，讓群眾與我們沒(méi)有距離感。第二，懂得換位思考。在工作中，要將心比心，把群眾的事記在心上，站在群眾的角度想問(wèn)題、看問(wèn)題、辦事情。第三，要寬容大度。在工作中即使我們做到了最好，如果群眾所需檔案沒(méi)有找到，查檔對(duì)象還是會(huì)很失望，或者有情緒上的表露，作為查檔人員，我們?cè)趯捜荽蠖鹊耐瑫r(shí)，要耐心解釋，平穩(wěn)情緒，避免矛盾升級(jí)。第四，低調(diào)積極工作，平衡心態(tài)。有人說(shuō)查檔工作是一個(gè)簡(jiǎn)單的動(dòng)作和話語(yǔ)每天都重復(fù)很多次的工作，每天重復(fù)的話說(shuō)很多次，每天入庫(kù)房很多次，每天翻閱案卷很多次，是一個(gè)怎么干都不出成績(jī)的工作，重復(fù)的工作，每天都在做，雖然工作干了很多，但卻是無(wú)論多有成績(jī)都講不出來(lái)的工作；是一個(gè)永遠(yuǎn)由不得自己作主的工作，查檔對(duì)象隨時(shí)來(lái)館，隨時(shí)都要給予查閱，有時(shí)節(jié)假日也會(huì)加班給予查閱。雖然每個(gè)人的分工不同，所承受的壓力自然不同，但就館內(nèi)工作而言，作為一名查檔工作人員只要在這個(gè)工作崗位，我認(rèn)為就已經(jīng)是一個(gè)勇者。

一個(gè)具有良好素質(zhì)的查檔者，必須具有一個(gè)良好的性格。我認(rèn)為磨練成好的性格最少需要從事查檔工作5年時(shí)間，5年里，會(huì)遇到很多人，很多事，青龍館每年接待查檔2000多人，5年1萬(wàn)人，數(shù)量大，壓力大，對(duì)我們自身的性格是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)，特別是面對(duì)人員多，查檔線索不易發(fā)現(xiàn)，情況復(fù)雜的時(shí)候，需要查檔工作人員耐心在認(rèn)真查找的同時(shí)，耐心對(duì)查檔對(duì)象進(jìn)行疏導(dǎo)，按秩序，按程序查檔。拿我本人來(lái)說(shuō)從事接待查檔工作的時(shí)間悄然已邁入8年了，掐指算來(lái)，接待過(guò)的人已超過(guò)幾萬(wàn)人，8年來(lái)使我成長(zhǎng)了，可以說(shuō)使我的性格發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變，由開(kāi)始的慌亂、煩燥，變成了現(xiàn)在不管查檔人怎么多，內(nèi)容多么難查，都能夠有序接待，態(tài)度溫和，工作認(rèn)真仔細(xì)。其次，一名優(yōu)秀的查檔接待工作人員要有迎難而上的勇氣。在查檔接待過(guò)程中，一些內(nèi)容不是在幾分鐘，一個(gè)小時(shí)，甚至一天就能查到的，有的需要從各個(gè)方面集中線索，可能一查要查好幾天時(shí)間，有時(shí)頭暈眼花，但仍要盡自己最大努力進(jìn)行查找，給查檔者最大的希望。

三、廉潔自律，杜絕各種勸說(shuō)和誘惑

在檔案查閱過(guò)程中，有些檔案在館內(nèi)查不到，查檔者會(huì)找熟人，會(huì)拉關(guān)系，想方設(shè)法地讓我們蓋章，但作為一名工作人員應(yīng)做到的，第一點(diǎn)是嚴(yán)詞拒絕，明確告訴查檔者這是違法的，檔案是歷史真實(shí)的體現(xiàn)，有就是有，沒(méi)有就是沒(méi)有，絕不會(huì)弄虛作假，不會(huì)拿法律開(kāi)玩笑，這樣對(duì)你對(duì)我都好；第二點(diǎn)講明道理，讓查檔者清楚，不是我們推托不給查閱，是經(jīng)過(guò)我們認(rèn)真查閱之后，沒(méi)有發(fā)現(xiàn)他所要查找的內(nèi)容。第三點(diǎn)平等待人，在查檔過(guò)程中，有些查檔者會(huì)認(rèn)為，沒(méi)有熟人，沒(méi)有關(guān)系，是不是到了檔案館不好好接待，不好好給查，有些時(shí)候他們會(huì)暗示給我們，說(shuō)認(rèn)識(shí)某人，希望能仔細(xì)查閱，作為查檔工作人員告訴他誰(shuí)來(lái)我們都一樣給查，不會(huì)搞特殊化，都一視同仁。

（作者單位：青龍滿族自治縣檔案館）