淺談傳統(tǒng)檔案與電子檔案的優(yōu)勢與劣勢

黃敬

檔案是國家、機構、社會組織和個人在社會活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖像、聲像及其他形式的原始記錄，具有其它資料不可替代的功能和作用。伴隨著計算機通信和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，信息時代已悄然而至，出現(xiàn)了大量的電子文檔，形成了電子檔案與以紙質檔案為主體的傳統(tǒng)檔案并存的局面。但是，無論是電子檔案還是傳統(tǒng)檔案，其價值都是便于利用，因此，我們必須了解傳統(tǒng)檔案和電子檔案的優(yōu)勢和劣勢，盡全力發(fā)揮、伸展二者的優(yōu)勢，揚長避短、相互補充，才能進一步提高檔案工作的質量和效率。

一、傳統(tǒng)檔案和電子檔案的形成過程

1954年11月8日，第一屆全國人民代表大會常務委員會第二次會議上，根據(jù)周恩來總理的提議，成立國家檔案局的建議獲得批準，主要收集、搶救明清時期和民國政府的檔案和逐步管理各級機關、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案工作，逐漸形成了大量的歷史檔案，1987年9月5日，第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過了《中華人民共和國檔案法》，我國的檔案管理逐步走上了法制化軌道。隨著我國人口的激增、經(jīng)濟的發(fā)展、社會的進步，檔案的種類越來越多，檔案的數(shù)據(jù)越來越復雜，傳統(tǒng)的人工記錄、手工檢索、人工調卷，已經(jīng)不能滿足為經(jīng)濟建設服務，適應不了時代發(fā)展的要求。我國檔案部門應用電子計算機最早可追溯到70年代，但真正有計劃的建立自己的系統(tǒng)是1985年，“九五”規(guī)劃中的“金信工程”為全面實現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化奠定了堅實的基礎。到上世紀90年代，借用現(xiàn)代化的管理技術和手段，運用計算機和檔案信息自動化系統(tǒng)，以計算機盤片、磁盤等化學磁性材料為載體形成的電子檔案材料，逐漸成為了傳統(tǒng)檔案的一個有益補充。

二、傳統(tǒng)檔案與電子檔案的共同點

傳統(tǒng)檔案與電子檔案存在共性，具有檔案的一般特征和性能。第一，二者都是實體檔案，都是文件存在的一種方式，是信息與載體的統(tǒng)一體，都有可參考利用的價值。第二，二者都具有原生性，都記錄的是真實活動和真實發(fā)生的歷史，它或是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，或是人類社會活動中直接形成的文件轉化而來的，或是特定的形成者在當時當?shù)刂苯邮褂玫脑嘉募霓D化物，不是事后編寫或隨意收集的材料。第三，二者具有相同的價值形態(tài)，都具有知識價值、憑證價值、史料價值和法律性。第四，二者的利用和變化規(guī)律相同，都隨著時間的推移，由檔案知識價值向史料價值轉變，由立檔單位利用向社會各方面利用擴展，且其利用價值具有潛在性，其保密性遞減。

三、傳統(tǒng)檔案的優(yōu)劣勢

傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢大于劣勢，其優(yōu)勢主要包括五個方面，一是具有原始性。是能夠清晰的看見、真實的觸摸的物質，具有物理實態(tài)的特征，是最原始的記錄。二是具有文物性。是歷史的見證，有些傳統(tǒng)檔案不僅具有檔案價值，而且在史學研究、工作參考、文物考證、藝術鑒賞等方面都具有不可估量的價值。比如，我國的第一歷史檔案館中，就有明清歷史檔案約1000余萬冊，還有其他民族文字和英、法、俄等外國文字的檔案。三是具有包容性。傳統(tǒng)檔案不僅包括紙質檔案，而且包括照片、圖片、勛章、字畫、商標、郵票、鈔票等多個領域的內容。中國第二歷史檔案館名人檔案館中，就有蔣介石、馮玉祥等個人檔案47個全宗6000余卷，很多檔案藏品鮮為人知。四是具有不可復制性。其中紙質檔案由紙張、字跡材料、字跡三者相結合，在形式上保留了歷史的真跡，可信度高，不容易篡改。比如：明清皇帝的昭告，孫中山親筆批示和簽發(fā)的文件等等。五是具有耐久性。只要我們按照檔案管理程序進行操作，并注意排除其發(fā)生化學作用的必要條件，就可以將傳統(tǒng)檔案延長到上百年甚至更長時間。六是具有保密性。管理方面的法律、制度、經(jīng)驗豐富，尤其隨著科技的進步，監(jiān)控、報警、防盜設施的配套，不易泄露的能力特別突出。但是隨著科學技術的不斷進步，傳統(tǒng)檔案的不足之處也逐步顯現(xiàn)出來。包括：一是傳統(tǒng)檔案在接收、征集、整理、保管的過程中，特別是紙質檔案在歸檔、立卷、裝盒的過程中投入人力多，工作量大，且效率低下。二是傳統(tǒng)檔案占用的庫房空間大，要求的溫度、濕度、防火、防盜等條件高，且不利于查找，給管理工作帶來不便。三是在同一時間地點傳統(tǒng)檔案的利用受到局限，特別是紙質檔案往往只能一人使用，不能進行信息資源共享。

四、電子檔案的優(yōu)劣勢

相對于傳統(tǒng)檔案而言，電子檔案具有傳統(tǒng)檔案不可比擬的鮮明特征。一是具有便捷性。電子檔案不僅為歸檔提供了便捷的手段，而且提供了信息利用的快速通道，免去了立卷、歸檔、查找的困難，減少了管理人員，減輕了工作人員的勞動強度，有利于節(jié)省大量人力物力，大大提高了檔案管理的工作效率。二是具有共享性。打破了紙質文件“有形”的觀念，打破了紙質檔案“固定場所”的限制，打破了“利用時間”的限制，使同一份文件可以通過復制、下載、網(wǎng)絡傳遞、利用移動硬盤等方法，在同一時間，不同地點，被不同利用者共享。三是具有多樣性。利用者可以結合自身所需，利用計算機可以更方便快速的對文件、信息進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復制等，可以進行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文件信息的利用效率。四是具有經(jīng)濟環(huán)保性。利用電子文件可以節(jié)省紙張，節(jié)省保存文件的空間。電子文件可以無消耗被重復利用，當一份電子文件需被傳遞給多個利用者時，電子文件可以通過郵件、網(wǎng)絡傳輸、文件傳遞等方法，而不必通過傳統(tǒng)的紙質文件遞送到利用者手中。五是具有保護原件性。紙質載體上的信息會隨著利用次數(shù)的的增加越來越被損耗，如：字跡越來越老化、淡化、模糊，檔案原件紙質變得脆碎、破損等等。但電子檔案卻與紙質檔案不同，不論電子檔案被復制、打印，檔案的文件內容都不會受到損傷，不會對電子檔案的壽命產(chǎn)生任何影響。同樣，電子檔案也存在一定的劣勢，包括，一是存在更大的風險性。如果沒有積極有效防范風險的措施，很容易造成信息泄露和數(shù)據(jù)被盜。同時，由于一些不法分子利用非法技術侵襲保存檔案的計算機，計算機中的檔案很容易就會被竊取，從而導致國家珍貴檔案泄漏出去。也由于電子檔案極易被拷貝、復制等特點，電子檔案也很容易被不法分子盜用。二是存在不穩(wěn)定性。電子檔案在利用過程中，如遇到計算機中毒及設備故障，存儲庫房溫濕度的變化，保存電子檔案的U盤、光盤、磁盤等受到外界強磁干擾等原因，其信息內容很容易被修改和破壞，導致檔案內容丟失和損壞。三是存在對設備的依賴性。電子檔案的閱讀必須借助一定的計算機或相似的設備才能進行，而紙質檔案適合在較廣泛的環(huán)境以自由的方式閱讀，無需借助任何特殊設備。

（作者單位：承德市科技局生產(chǎn)力促進中心）