試析檔案管理在殯儀館骨灰寄存方面的作用

田小權(quán)

摘 要：在現(xiàn)代化的社會(huì)生活中，人們的生活水平不斷發(fā)展與進(jìn)步，在對(duì)喪事處理的問題上也愈發(fā)關(guān)注了起來。殯葬業(yè)服務(wù)水平的提升是當(dāng)前工作中一個(gè)十分嚴(yán)峻的問題，很多人對(duì)這方面的工作并不了解，但事實(shí)上，隨著我國(guó)進(jìn)入世貿(mào)組織后，我國(guó)的殯葬市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，各種外資或者合資的企業(yè)注入殯葬服務(wù)市場(chǎng)，他們因?yàn)閾碛懈觾?yōu)質(zhì)的殯葬服務(wù)質(zhì)量而在市場(chǎng)中具有一定的競(jìng)爭(zhēng)力。但是我國(guó)的國(guó)有殯葬服務(wù)產(chǎn)業(yè)卻長(zhǎng)期停滯不前，造成這一問題的原因在于在殯葬設(shè)施、服務(wù)理念以及人員素質(zhì)等各個(gè)方面都存在一定的差異，因此造成了管理水平始終沒有得到進(jìn)一步的提升。在這種情況下，我國(guó)的殯葬事業(yè)急于得到改革。

關(guān)鍵詞：檔案管理；殯儀館；骨灰寄存；作用

在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的過程中，我國(guó)殯葬行業(yè)的發(fā)展始終沒有得到明顯的改善，這一問題出現(xiàn)的主要原因是在管理過程中存在的不足造成的。因?yàn)樵跉浽釂挝恢?，人員素質(zhì)、服務(wù)質(zhì)量、設(shè)施以及環(huán)境等都會(huì)在一定程度上造成管理水平的落后，一定程度上影響到殯葬服務(wù)質(zhì)量的進(jìn)一步提升。因此，從當(dāng)前的實(shí)際情況出發(fā)，采用科學(xué)化的手段對(duì)殯葬事業(yè)進(jìn)行有效的管理，并且重視人性化的服務(wù)，可以在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)穩(wěn)定的位置，并且將生存能力獲得進(jìn)一步的提升。

1 檔案管理在骨灰寄存方面的重要性

加強(qiáng)殯葬服務(wù)質(zhì)量的提升，其中的一項(xiàng)重要工作任務(wù)就是要將管理服務(wù)的水平加以有效的控制。目前國(guó)有的殯葬館在對(duì)骨灰進(jìn)行寄存的過程中，普遍采用了檔案管理的方式。這種方法不但將辦事效率得到了進(jìn)一步的提升，在信息化檔案管理方面也開創(chuàng)了先河。運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，真正的實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化管理的目標(biāo)。這有助于我國(guó)的殯葬服務(wù)事業(yè)開拓出更加廣闊的市場(chǎng)空間，因此在當(dāng)前的管理工作中，運(yùn)用檔案管理的方式對(duì)骨灰寄存進(jìn)行管理，是具有重要意義的。下面筆者就將從這方面出發(fā)，進(jìn)行詳細(xì)的闡述。

2 實(shí)施檔案賬冊(cè)的管理

殯葬單位在對(duì)骨灰寄存進(jìn)行管理的過程中發(fā)現(xiàn)，寄存數(shù)量大，但是卻有眾多的一部分面臨無人認(rèn)領(lǐng)的情況，這種情況占據(jù)總量數(shù)額的？之多，在過去的骨灰寄存管理中，主要是憑借《寄存證》進(jìn)行祭掃，這種方式在管理中相當(dāng)混亂，并且無法為架位編排提供一個(gè)有效的依據(jù)，當(dāng)需要進(jìn)行陳盒查詢或者骨灰保存時(shí)，就會(huì)造成諸多的不便。因此在骨灰寄存中建立起檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的發(fā)展。將過去的賬冊(cè)以及加架位進(jìn)行重新核對(duì)，并且完善死者的個(gè)人信息，如姓名、住址、聯(lián)系方式中以及存費(fèi)年限等問題，這樣就可以便于查找，為管理也提供了便利。另外，加強(qiáng)進(jìn)行檔案的管理對(duì)于喪主而言也更加便捷了。在無主骨灰的處理上，經(jīng)過詳細(xì)的登記后，專門建立了相關(guān)的目錄，這樣可以達(dá)到相互說明并且互補(bǔ)的關(guān)系。某殯葬中心在開展對(duì)古骨灰寄存的檔案管理以來，集中清理了長(zhǎng)期以來存在的諸多問題，其中登記賬冊(cè)有72本，共設(shè)置了36個(gè)單盒寄存室以及5個(gè)合葬盒寄存室，解決了長(zhǎng)期以來寄存過程中存在的問題。同時(shí)對(duì)于業(yè)務(wù)管理以及賬架管理也起到了重要的作用。

3 運(yùn)用管理軟件提升工作效率

隨著現(xiàn)代化發(fā)展腳步的加快，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)都呈現(xiàn)出異軍突起的趨勢(shì)，這一發(fā)展實(shí)際上可以為工作效率的提升提供重要的幫助。尤其是在殯葬骨灰的管理過程中尤其顯著。在采用信息化檔案管理一來，殯葬館有關(guān)骨灰管理的工作效率得到了進(jìn)一步提升，為工作進(jìn)一步的落實(shí)提供了重要的契機(jī)。某殯葬館在進(jìn)行架位重構(gòu)的過程中，積極開展了骨灰寄存的信息化管理，這一管理軟件中主要涉及了寄存時(shí)間、寄存樓層以寄存年限等諸多的內(nèi)容，可以便于更加規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)。在最初應(yīng)用這一管理軟件時(shí)，必然會(huì)出現(xiàn)諸多的問題，但是隨著對(duì)問題的不斷完善，軟件也得到了進(jìn)一步的優(yōu)化發(fā)展，現(xiàn)在基本已經(jīng)呈現(xiàn)出成熟的趨勢(shì)。這樣一來，過去經(jīng)常存在的人工查詢就可以退出歷史舞臺(tái)了。降低了大量的人力資源，工作效率也得到了進(jìn)一步的提升。例如，檢索功能提供了寄存時(shí)間檢索、死者姓名檢索、寄存架號(hào)檢索等多種方式，極大方便了喪主查詢、查找親人骨灰寄存位置的要求，同時(shí)也規(guī)范了寄存架號(hào)的發(fā)放。由于實(shí)現(xiàn)寄存架號(hào)的信息化管理，空置的寄存架號(hào)會(huì)在有寄存需要的同時(shí)自動(dòng)編排，樓層、寄存室、寄存號(hào)甚至是具體位置情況都能一目了然，過去喪主反映強(qiáng)烈的選號(hào)不公開的問題也解決了，選號(hào)的制度透明了、公開了，喪主的滿意度也就提高了，使殯葬行業(yè)的社會(huì)形象大大提升，得到了社會(huì)各界的認(rèn)可；收費(fèi)提示功能便于加強(qiáng)骨灰寄存管理，促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)效益的提升。

4 規(guī)范檔案管理，促進(jìn)業(yè)務(wù)提升

隨著骨灰寄存檔案信息化管理工作的開展，骨灰寄存的業(yè)務(wù)管理也實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化。例如，制定了月核對(duì)制度，每月業(yè)務(wù)組長(zhǎng)將各樓層、寄存室的寄存規(guī)范信息打印成冊(cè)，發(fā)放到基層管理員手中，由管理員負(fù)責(zé)逐個(gè)樓層、寄存室、架位核對(duì)在架信息，由于實(shí)現(xiàn)了微機(jī)化操作，一次核對(duì)基本半日即可完成，減少了管理員的工作強(qiáng)度，也從根本上杜絕了寄存的差錯(cuò)率。尤其是過去喪主家屬擺放錯(cuò)位、不滿意架位隨意擺放的現(xiàn)象消失了，錯(cuò)位骨灰得到了及時(shí)糾正，避免了喪主的服務(wù)投訴；制定了嚴(yán)格的憑證祭掃和補(bǔ)辦《寄存證》手續(xù)制度，要求喪主提供原登記在冊(cè)的聯(lián)系人身份證復(fù)印件，杜絕了喪主利用制度缺陷辦理多個(gè)《寄存證》的現(xiàn)象和骨灰盒惡意丟失的事件發(fā)生。

5 提升服務(wù)水平，方便喪主祭奠

清明節(jié)是我國(guó)祭奠故人的傳統(tǒng)節(jié)日，每年此時(shí)都是喪主祭掃的高峰期，前后長(zhǎng)達(dá)一個(gè)月之久。殯儀館在此期間要接待百萬人之多，直接祭掃親屬就有幾十萬人次，每年要從各部門抽調(diào)精干人員投入到清明祭掃接待工作之中。每當(dāng)清明節(jié)到來之前，寄存部的寄存檔案、寄存架位核對(duì)工作就成了接待前期準(zhǔn)備工作的重中之重，以便為清明節(jié)接待工作提供方便。例如，在核對(duì)應(yīng)該繳費(fèi)的寄存證后，我們給予系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)警示，并提前統(tǒng)計(jì)出預(yù)交款、喪主數(shù)量和接待容量，對(duì)于架位有問題、骨灰寄存欠費(fèi)的喪主，我們依據(jù)聯(lián)系電話進(jìn)行提示，這些措施在收到良好社會(huì)效果的同時(shí)，也由于有效的監(jiān)控極大地提高了經(jīng)濟(jì)效益，節(jié)日里接待、收費(fèi)兩旺，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益同步提升。殯葬行業(yè)要發(fā)展，殯葬服務(wù)要提高競(jìng)爭(zhēng)力，是需要不懈努力和點(diǎn)滴積累的。

結(jié)束語

雖然檔案管理在殯儀館骨灰寄存方面的應(yīng)用，帶動(dòng)了寄存業(yè)務(wù)水平的整體提升，促進(jìn)了殯葬服務(wù)形象的大改觀，但這只是其中的一個(gè)方面，其他諸如硬件建設(shè)、人員培養(yǎng)、技術(shù)應(yīng)用等也要發(fā)展提高，只有這樣，才能推動(dòng)我國(guó)殯葬事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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