信息化背景下的技工院校教學(xué)檔案管理

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化在人們生活當(dāng)中所占的比重越來越大，而作為培養(yǎng)新一代技術(shù)人員的技工院校，只有走在前沿才能夠滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要，才能跟上時(shí)代的步伐，也才能夠滿足學(xué)生的第一任職需要。但是，從目前的情況來看，而這方面恰恰是這些學(xué)校所欠缺的。特別是在教學(xué)檔案的信息化建設(shè)方面，更是落后，而且在教學(xué)檔案的信息化管理方面還存在著這樣或是那樣的問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)給予重視。

關(guān)鍵詞：技工院校；教學(xué)檔案；管理信息化

信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展已經(jīng)是這個(gè)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，只有順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，技工學(xué)校才可能緊跟時(shí)代的步伐，培養(yǎng)出社會(huì)所需要的各種各樣的掌握各種實(shí)用技術(shù)的專業(yè)人才，為社會(huì)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。但是，現(xiàn)實(shí)當(dāng)中，一些技工院校的信息化建設(shè)落后，網(wǎng)絡(luò)化程度不高，嚴(yán)重阻礙了學(xué)校教學(xué)工作的發(fā)展，也落后于時(shí)代的要求，特別是教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，一定要跟上時(shí)代的步伐，將信息化建設(shè)作為學(xué)校的頭等大事來抓，確保不為社會(huì)所淘汰。

1 充分認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案信息化管理工作的重要意義

（一）可以大大提高教師的各項(xiàng)工作的效率。實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息化后，老師可以非常方便地從電子檔案中直接掌握學(xué)生的一些基本情況及其教學(xué)過程中所需要的一些教材和相關(guān)的教學(xué)素材，而且可以參考其他老師的教學(xué)資料來充分自己的講課內(nèi)容，減少了很多的麻煩。這樣可以有效提升老師的工作效率。

（二）可以克服紙質(zhì)檔案管理的各種缺點(diǎn)。作為電子教學(xué)檔案，其方便耐用，便于查閱，而且隨時(shí)隨地將電子檔案下載以作研究更是遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的局限性。電子檔案可以永久保存，不易損毀，更是紙質(zhì)檔案所無法比擬的。

（三）更加利于用人單位對(duì)學(xué)生進(jìn)行全面的了解。電子教學(xué)檔案是一個(gè)開放的窗口，用人單位通過它，就可以很方便地了解學(xué)生的所有情況，包括其在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)，實(shí)習(xí)表現(xiàn)及老師的各種評(píng)價(jià)等等，便于用人單位根據(jù)自己所需，來確定相應(yīng)的人選，以提升學(xué)員的就業(yè)率和用人單位選人用人的準(zhǔn)確率，為院校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和良好的信譽(yù)打下良好的基礎(chǔ)。

2 當(dāng)前技工院校在教學(xué)檔案信息化管理過程中存在的一些問題

（一）教學(xué)檔案信息化管理意識(shí)不強(qiáng)。從當(dāng)前的技工院校的現(xiàn)實(shí)情況來看，仍然存在著教學(xué)檔案信息化管理制度不健全，技術(shù)和設(shè)備還嚴(yán)重滯后，而且大家特別是學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)還不夠強(qiáng)，沒有把這項(xiàng)工作真正納入到學(xué)校的一項(xiàng)重要工作來抓，凡事還是按過去的傳統(tǒng)做法，致使在教學(xué)檔案管理方面出現(xiàn)漏洞。

（二）缺乏相關(guān)的高素質(zhì)的管理人才。一些技工院校在信息化建設(shè)方面比較落后，制度也不健全，這就造成了對(duì)應(yīng)的管理人員的管理水平也達(dá)不到更高的要求，因此，即使實(shí)現(xiàn)了高質(zhì)量的信息化管理，因人員的素質(zhì)問題，不能較好地處理工作中遇到的各種疑難問題，因此，也會(huì)使學(xué)校的教學(xué)檔案信息化管理工作停滯不前，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3 強(qiáng)化技工院校教學(xué)檔案信息化管理的有效路徑

技工院校是為社會(huì)上培養(yǎng)實(shí)用型人才的專業(yè)機(jī)構(gòu)，與一些本科院校相比，本身存在著許多的差異，也比許多本科院校落后，這是情有可原的。但是，在教學(xué)檔案的管理信息化管理方面，卻是不可以有著太大的差距，因?yàn)樯鐣?huì)的快速發(fā)展，需要我們緊跟時(shí)代的步伐，信息化管理必須更上一層樓。而根據(jù)目前技工院校的現(xiàn)狀，必須在以下幾個(gè)方面進(jìn)行加強(qiáng)。

（一）規(guī)范好教學(xué)檔案的分類。教學(xué)檔案是教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究和教學(xué)管理過程中創(chuàng)造和使用的一系列原始資料，種類多、信息量大、涉及面廣，必須加強(qiáng)規(guī)范，明確分類，才能夠在實(shí)際工作中發(fā)揮最大的作用。教學(xué)檔案主要分為三種，一是綜合類。主要有上級(jí)主管部門文件；本院校規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作會(huì)記錄、簡(jiǎn)報(bào)等材料；技工院校教學(xué)方面的制度和與教學(xué)工作相關(guān)的資料文件；教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告；教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料、每學(xué)期評(píng)教評(píng)學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)等等。二是教學(xué)管理類。主要有教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評(píng)估有關(guān)材料；教師教學(xué)任務(wù)安排及開課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)等等。三是教學(xué)業(yè)務(wù)類。主要涉及課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)；教師培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)資料；教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄；教師制作的CAI課件等資料；優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本； 教學(xué)實(shí)習(xí)有關(guān)材料；各種考試試卷及試卷分析材料；教師業(yè)務(wù)檔案；教學(xué)儀器設(shè)備材料等。

（二）健全檔案管理的相關(guān)制度。檔案管理特別是教學(xué)檔案管理，關(guān)系著學(xué)校許多人的前途和命運(yùn)，必須予以高度重視，要注重它的信息資源的有效開發(fā)和利用，更要注重它的管理和維護(hù)。首先要明確管理人員輸入的權(quán)限，在輸入數(shù)據(jù)后，也要保管好紙質(zhì)文件的存檔，這樣可以有效防止數(shù)據(jù)采集出現(xiàn)錯(cuò)誤和疏漏，以確保教學(xué)信息資料填寫的真實(shí)可靠。其次是要嚴(yán)格數(shù)據(jù)填報(bào)工作程序，保證數(shù)據(jù)來源真實(shí)可靠。學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作必須固定專人保管，其它人員包括院校的領(lǐng)導(dǎo)都不能隨意對(duì)管理人員進(jìn)行干擾，任意修改需要錄入的真實(shí)數(shù)據(jù)，同時(shí)，要使用錄入的專用軟件，保證錄入工作的順暢，確保數(shù)據(jù)填報(bào)工作的制度化、科學(xué)化和規(guī)范化。同時(shí)，要加強(qiáng)檢查監(jiān)督，對(duì)容易出現(xiàn)問題的地方加強(qiáng)檢查，防止出現(xiàn)失誤，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)處理，對(duì)存在的問題要及時(shí)進(jìn)行整改，確保工作完成的更加準(zhǔn)確可靠。再次是要注意教學(xué)檔案的信息資源有效的開發(fā)和利用。通過對(duì)這些檔案的管理，來為院校教職員工提供詳實(shí)可靠的資料，供大家使用，以提升教學(xué)質(zhì)量和院校的管理質(zhì)量，最終提高院校的工作效率。

（三）不斷提升管理人員的素質(zhì)水平。一是政治思想素質(zhì)。教學(xué)檔案管理看起來崗位不起眼，但作用卻是非常之大，特別是對(duì)一些教師晉升職稱、學(xué)生真實(shí)評(píng)價(jià)等等，決定著一個(gè)人的成長(zhǎng)與進(jìn)步，如果責(zé)任心不強(qiáng)，政治素質(zhì)不高，很容易造成各種不良后果，對(duì)院校的聲譽(yù)造成不良影響。因此，必須著眼提升他們的政治素質(zhì)，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，使他們能夠真正的提升政治素質(zhì)，甘于奉獻(xiàn)、愛崗敬業(yè)、將檔案管理作為自己最大的事業(yè)來對(duì)待，切實(shí)提升服務(wù)的質(zhì)量和態(tài)度。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)。在快速發(fā)展的社會(huì)當(dāng)中，科技變化日新月異，特別是在信息的開發(fā)和利用當(dāng)中，對(duì)檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，需要他們能夠跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)相關(guān)的科學(xué)知識(shí)有著更為廣泛的涉獵，不斷提升自己的服務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平。而要達(dá)到這一目的，除了檔案管理員自身的努力加強(qiáng)學(xué)習(xí)不斷強(qiáng)化自身水平外，院校也要定期安排他們到專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)或是相關(guān)院校就此專業(yè)進(jìn)行一定時(shí)間的進(jìn)修，不斷提升他們的業(yè)務(wù)水平，更好地為大家服務(wù)。

總之，教學(xué)檔案管理工作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作，不是一蹴而就的，需要院校管理者思想上高度重視，工作中給予資金和政策上的保障，確保這項(xiàng)工作能夠順利而又健康的發(fā)展，為院校的提升打好基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介

張明敏（1977-），女，江西，深圳第二高級(jí)技工學(xué)校，檔案管理館員，檔案信息資源開發(fā)與利用。