談醫(yī)院檔案管理效能的提高路徑

陳子愷

摘 要：隨著科技的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經不適合醫(yī)院檔案開發(fā)與利用。因此，醫(yī)院檔案管理人員應當借助信息時代的潮流，抓住這一發(fā)展機遇，學習和應用新的預測工具和方法，積極應對社會發(fā)展的變化和需求，將醫(yī)院檔案承載的時代使命植入“信息化”、“數(shù)字化”屬性，深入研究收集醫(yī)療信息、管理信息和利用信息的新方法、新模式，進而充分開發(fā)醫(yī)院檔案資料的價值，促進醫(yī)院檔案管理建設科學化發(fā)展，以更好地發(fā)揮醫(yī)療檔案信息的實質功能和作用。本文將圍繞提高醫(yī)院檔案管理效能的具體措施展開論述，以期為醫(yī)院檔案管理革新發(fā)展提供有益參考。

關鍵詞：醫(yī)療檔案；數(shù)字資源；信息化；檔案管理

隨著我國醫(yī)療改革日益深化，醫(yī)療檔案現(xiàn)代化建設已成為當前醫(yī)療衛(wèi)生管理環(huán)節(jié)中的關鍵部分。加強醫(yī)院檔案管理工作不僅是實現(xiàn)醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展目標的重要手段，同時也是醫(yī)院內部控制與管理完善的重要力量。從工作內容看，檔案管理行業(yè)的具體工作范圍涵蓋了對檔案文件的歸檔、整理、保管、建立全宗以及檢索服務等；從工作性質看，檔案管理工作強度較大、任務較為繁雜。隨著信息技術時代的到來，當前檔案管理工作將迎來全新的挑戰(zhàn)與發(fā)展機遇。下文將就這一具體路徑展開探討。

1 基于根本，充分發(fā)揮思想意識對檔案管理的能動作用

在充分認識檔案管理對于加強醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的重要意義的前提下，必須加大對于檔案管理的工作力度，具體地說，首先加大醫(yī)院檔案工作的宣傳力度，廣泛利用各種宣傳渠道、充分發(fā)揮思想意識對于檔案工作積極性的能動作用，使更多的人意識到檔案管理對醫(yī)院管理與發(fā)展的推力。要注意的是，對于思想意識和重要性認知程度的提升，不應僅局限在醫(yī)院檔案管理人員身上，而要面向醫(yī)院上下及社會大眾，爭取管理層對檔案管理工作的重視與支持，從而獲得其工作過程中所需的軟硬件設施、檔案存放以及信息化建設所需的場地支持。其次加大資金投入力度和檔案管理隊伍的建立力度，充分解決傳統(tǒng)管理模式下所存在的庫房緊張、資金短缺、設備老化等問題，為完善檔案管理工作創(chuàng)造更多有利的環(huán)境與條件，以自覺性、科技化以及縝密性的思維來從事檔案管理工作。

2 健全制度，全面規(guī)范醫(yī)院檔案管理各步驟與各項細節(jié)

醫(yī)院檔案管理工作本身是一項極其繁瑣的過程，為了使其能夠以更加縝密、全面和深入的服務于醫(yī)院工作，使其在每一個環(huán)節(jié)當中都能發(fā)揮其應有的作用，就必須全面規(guī)范檔案管理的各個步驟的各項細節(jié)，建立全面而系統(tǒng)的檔案管理制度，使醫(yī)院全體職工的每一個工作細節(jié)都有據(jù)可依、有步可循。同時，能夠充分秉承我國現(xiàn)行檔案管理和信息保密類法律的政策內容，將醫(yī)院檔案涉及到的信息資料從內容分類、保管期限上作出明確的劃分，并設定有針對性的管理要求，形成一定的綱領性文件，從而保障醫(yī)院工作人員在檔案管理過程中，有章可循、有制可依。同時要將醫(yī)院檔案業(yè)務的相關流程包括檔案收集、錄入、編號入庫，后期的調檔、移交和分寸方面的內容進行程序化設定；并定期對醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和盤點，并形成文字匯報內容，及時反映檔案分類、轉移和封存等情況，嚴格遵循醫(yī)院檔案管理制度，以保持醫(yī)院各部門之間的消息流通和業(yè)務關聯(lián)，避免造成檔案信息的冗余和浪費。

3 技術開發(fā)，拓寬檔案服務領域實現(xiàn)多面應用管理資源

在衛(wèi)生事業(yè)大發(fā)展的背景下，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院的無形資產之一，于現(xiàn)實中的利用價值越來越高?？梢哉f，醫(yī)院工作的方方面面都與檔案信息源密不可分。而推動檔案管理技術開發(fā)，成為醫(yī)院提高檔案管理效能最為有效的方式之一。對檔案信息資料進行電子化，有助于醫(yī)院檔案信息資源的快速傳輸、快速交流及共享，對改善醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀大有裨益。而隨著檔案載體的發(fā)展，檔案信息存儲實現(xiàn)了多媒體化，尤其是開發(fā)利用了聲像技術、圖文顯示技術后，檔案信息儲存朝著容量大、密度高、電子化方向前進?，F(xiàn)代信息技術兼具信息化、數(shù)字化、網絡化、集成化優(yōu)勢，以大存儲量、快速的檢索速度、便捷的使用查找、圖文并茂的人機界面等功能，正逐漸取代傳統(tǒng)檔案管理模式與載體。以多媒體檢索功能為例，與普通檢索不同的是其檢索點和檢索要求有所增加，用戶可以按照自身實際需求向系統(tǒng)發(fā)出圖像、圖形、聲音等的檢索命令，檔案信息可以準確、便捷的被獲取和利用。由此使得醫(yī)院檔案檢索功能向智能化方向發(fā)展，在提高查全率和查準率的同時，也使檔案檢索過程更為直觀、簡便。

4 重視人才，完善培訓制度以構建立體化人才結構隊伍

檔案管理工作歸根到底是由人負責展開和進行的，因此要想確保檔案管理規(guī)范與制度得以切實執(zhí)行，就必須加強對于現(xiàn)有檔案管理工作人員的業(yè)務培訓，提升其綜合素質，同時注意對高技術和管理人才的引入，充分構建起以高端人才為先導、以工作業(yè)務培訓為輔助的立體化、復合式的人才結構隊伍。具體來說，首先，要著重培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理人員的工作熱情，端正其工作態(tài)度，只有以飽滿的工作精神投入到檔案管理工作當中，才可能將工作做好、完善，反之，消極怠工必然有礙于工作的順利展開；其次，加強對醫(yī)院檔案管理人員在服務理念、信息化建設、網絡技術運營以及法律政策方面的培訓。隨著社會的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理不再是單一性的工作內容，其與醫(yī)院其他部門、甚至社會其他行業(yè)之間均有不同程度的關聯(lián)，也正是這種聯(lián)系性的存在，促使檔案管理人員必須不斷充實、豐富，全面提升個人綜合素質，才能解決醫(yī)院檔案管理過程中可能面的各類問題，提升工作效率和服務質量；再者，加強醫(yī)院檔案管理人員的團隊建設，以團隊的氛圍來提升每一人員的工作意識與狀態(tài)，通過先進思想、作風的建設，及各類政策方針的傳輸，以穩(wěn)定醫(yī)院檔案管理隊伍，保障檔案管理各項工作有條不紊、持續(xù)連貫的開展。

5 總結與建議

綜上所述，醫(yī)院檔案不僅為臨床、科研提供了依據(jù)支撐，同時促使醫(yī)院全局管理趨向更為多元化、精益化。然而，從當前醫(yī)院檔案用戶對檔案使用的實際訴求來看，單純的數(shù)據(jù)查詢抑或是文件借閱已經不能滿足其對檔案的借閱和利用需求，而是更希望藉由對相關數(shù)據(jù)的查閱，同時能夠查閱更多文本背后的特定信息。有鑒于此，醫(yī)院檔案管理工作應在注重提供傳統(tǒng)查找、借閱、利用等服務的同時，逐步實現(xiàn)向知識發(fā)掘層面的轉型。同時，立足于不斷發(fā)展的社會新形勢下，醫(yī)院檔案管理部門要不斷吸取以往各項經驗，及時做好檔案管理工作的信息收集、反饋和評價，深入挖掘服務受眾的真實需求，通過不斷的反思實現(xiàn)進一步的創(chuàng)新，切實推動醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設進程，提高醫(yī)院工作效率的同時充分發(fā)揮醫(yī)療檔案的社會價值。

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