試論如何提升辦公室檔案文書管理工作

王雪玲

摘 要：新時期下，我國致力于構(gòu)建服務(wù)型政府，為社會公眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。行政服務(wù)中心作為基礎(chǔ)部門，是連接公眾與政府之間的重要橋梁，其服務(wù)水平、形象等都代表著政府對于公眾的態(tài)度。不同于傳統(tǒng)時代，服務(wù)中心需要處理的工作越來越多，直接增加了檔案文書管理工作量及工作難度，但是在具體工作中，辦公室仍然堅持以往工作模式，在很大程度上降低了管理水平，如何更為有效地提高檔案文書管理水平成為我們亟待思考的主要問題。本文立足于辦公室檔案文書管理特點，分析并梳理影響管理水平提升的主要原因，最后在此基礎(chǔ)上提出規(guī)范和提高管理水平相關(guān)建議及措施。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案文書；管理工作；提升對策

近年來，社會主義社會建設(shè)及發(fā)展趨勢下，我國行政事業(yè)發(fā)生了根本性改變，行政部門逐漸由原來的組織形式轉(zhuǎn)變?yōu)樾姓?wù)中心，將信息與咨詢、審批及收費等各項獨立的工作整合到一起，以此來為公眾提供高質(zhì)量服務(wù)。而新時期下，檔案文書作為一項基礎(chǔ)性工作，貫穿于問題發(fā)生、解決全過程，在辦公室工作中占據(jù)十分重要的位置，受到社會發(fā)展新形勢的影響，得到了長足發(fā)展，但同時也面臨著更大的挑戰(zhàn)，最為突出的一點就是檔案文書管理水平偏低，影響了服務(wù)型政府的建設(shè)及發(fā)展。因此加強(qiáng)對提高辦公室檔案文書管理水平的研究具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、檔案文書管理特點分析

就筆者以往工作經(jīng)驗，針對行政服務(wù)中心來說，辦公室是其中一部分，在整個服務(wù)中心中，主要負(fù)責(zé)各種文件、政策的上傳下達(dá)、事件處理等工作，同時具有協(xié)調(diào)、溝通等職能?？梢?，檔案文書管理工作的重要性。在實踐中，筆者發(fā)現(xiàn)對于辦公室的檔案文書管理具有多元特點：第一，主要進(jìn)行資料收集和保管；第二，形成于辦公室工作，并用于辦公室管理工作；第三，文書種類較多，且內(nèi)容具有復(fù)雜性特點。其中收集與保管作為基本性工作，能夠?qū)Ψ?wù)中心的歷史資料和信息進(jìn)行記錄，并在保存真實的數(shù)據(jù)信息后，幫助人們總結(jié)經(jīng)驗，為后續(xù)工作提供更多借鑒和支持，具有較強(qiáng)的完整性，針對發(fā)生的人事、事件全過程都有記錄。一般來說，傳統(tǒng)檔案文書管理模式，主要采取紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，然后進(jìn)行分類、存儲，管理過程主要涉及收集、編策及借閱等。信息時代下，可以對檔案文書進(jìn)行信息化管理。

另外，檔案文書形成建立在文件搜集、分類及存儲等基礎(chǔ)之上，管理人員通過文書檔案的形成，進(jìn)行檔案收集、整理等。由于在辦公室工作過程中，檔案形成于文書，并應(yīng)用于文書，所以文書檔案將直接影響檔案的質(zhì)量，二者相輔相成。最后，檔案文書種類較多，特別是在行政服務(wù)中心建立后，很多工作都集中到一處，直接增加了檔案文書的工作量，如上級的紅頭文件、協(xié)議書、責(zé)任書等。因此要想全面、系統(tǒng)地記錄工作，需要對科技檔案、行政管理等多個環(huán)節(jié)進(jìn)行高效管理，才能夠真正意義上實現(xiàn)檔案文書規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)。

二、檔案文書管理存在的問題

根據(jù)筆者對檔案文書管理工作的觀察和調(diào)查來看，目前影響管理水平提升的主要原因在于以下幾個方面：

（一）人員素質(zhì)偏低

信息時代背景下，信息在辦公室各項工作中占據(jù)十分重要的位置。但是文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低，僅掌握一些基礎(chǔ)的理論知識，且知識更新日新月異，管理人員知識結(jié)構(gòu)陳舊，缺少豐富的管理經(jīng)驗，難以勝任檔案的立卷、分類等工作，直接影響了檔案文書管理質(zhì)量，嚴(yán)重情況下，還會造成檔案文書丟失問題[4]。究其根本是管理人員主觀意識認(rèn)識不到檔案文書管理的重要性，且并不愿意參與培訓(xùn)，認(rèn)為參與培訓(xùn)是浪費時間，長此以往，人員素質(zhì)始終處于較低的水平，從而實現(xiàn)對檔案文書的高效管理。

（二）人員配置不足

現(xiàn)實工作中，對于檔案文書管理人員較少，無法滿足管理需求，加之缺少專業(yè)的文書人員，直接影響了管理水平的提升。另外，管理人員是由文員、秘書兼職，身兼數(shù)職，沒有足夠的精力和時間對檔案文書收集、整理，使得很多重要的信息都被忽視，影響了檔案文書的管理有效性，且降低了檔案文書的使用價值。

（三）無法有效銜接

就本質(zhì)來看，檔案文書管理工作是由文書與檔案兩個獨立的工作共同構(gòu)成的，雖然二者之間聯(lián)系十分密切，但是存在一定差別。目前，服務(wù)中心的檔案文書管理工作區(qū)別對待二者，促使文書與檔案工作相分離，其中文書管理人員檔案工作意識較為薄弱，忽視了檔案收集范圍，沒有及時開展收集工作。具體表現(xiàn)在沒有按照制度規(guī)范對文書進(jìn)行裝訂、且紙張與規(guī)范不符等，直接影響了文書管理水平，基于文書是檔案的基礎(chǔ)，前者水平低，后者的質(zhì)量也會大打折扣，進(jìn)而影響檔案各項工作的順利開展，基于此，將二者有機(jī)整合到一起已經(jīng)成為一項非常必要的工作。

（四）安全意識薄弱

信息技術(shù)在社會各領(lǐng)域中得到了廣泛推廣和應(yīng)用，辦公室檔案文書管理工作也不例外，行政服務(wù)中心已經(jīng)逐步實現(xiàn)了數(shù)字化管理目標(biāo)。但是針對檔案文書安全性管理卻不盡人意，電子文書檔案過于依賴軟件、硬件，一旦受到外界病毒、黑客等因素的影響，檔案文書極易被篡改、盜取，甚至丟失。目前，檔案文書管理人員的安全意識十分薄弱，缺乏對檔案文書的安全管理，存在一定的安全隱患。綜上來看，影響檔案文書管理水平的因素更多的集中在人為因素方面，因此對于管理水平的提升我們應(yīng)努力從自身入手。

三、提高管理水平的措施

上文中我們已經(jīng)對當(dāng)前檔案文書管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行了系統(tǒng)的梳理，明確了影響管理水平提升的主要原因，因此結(jié)合行政服務(wù)中心工作特點，筆者認(rèn)為可以采取以下幾項措施。

（一）重視人員培訓(xùn)

針對行政服務(wù)中心檔案文書管理工作來說，管理人員在其中占據(jù)不可替代的位置。人員專業(yè)水平及對該項工作的認(rèn)識直接影響管理水平。因此相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)結(jié)合服務(wù)中心工作實際情況及工作需求，制定科學(xué)、合理的培訓(xùn)體系，側(cè)重對人員檔案管理方面知識的培訓(xùn)，優(yōu)化管理人員知識結(jié)構(gòu)，并引導(dǎo)人員樹立現(xiàn)代化管理理念，明確認(rèn)識到檔案文書管理的重要性。同時針對人員數(shù)量較少這一問題，可以通過外聘的形式吸引人才，并在招聘時，注重人才的實踐經(jīng)驗考核，促使人才能夠在短時間內(nèi)勝任工作，并帶動其他人員參與其中，形成各盡其能、各司其職的良好格局。國家應(yīng)鼓勵高校設(shè)置檔案管理專業(yè)，培養(yǎng)更多專業(yè)人才，與行政服務(wù)中心建立合作關(guān)系，為人才實習(xí)提供機(jī)會，提高人才檔案管理實踐能力，為檔案管理事業(yè)的順利開展輸送更多人才，提供智力支持。

（二）確保二者銜接

眾所周知，文書質(zhì)量決定檔案質(zhì)量，要想從根本上提高檔案質(zhì)量，應(yīng)加大對文件的高質(zhì)量處理。因此針對辦公室檔案文件工作，應(yīng)制定具體的規(guī)章制度，為管理人員立卷歸檔、科學(xué)分類等工作提供制度依據(jù)，將文書與檔案有機(jī)整合到一起，避免滯后性等問題的產(chǎn)生。同時關(guān)注細(xì)節(jié)問題，如文書紙張材質(zhì)、大小等，為了避免字跡消失，應(yīng)盡量避免使用圓珠筆、鉛筆等，及時收集和整理信息資料，從源頭上保障檔案文書的完整性。

（三）加強(qiáng)安全管理

信息時代下，計算機(jī)在提高檔案文書管理質(zhì)量及效率、實現(xiàn)數(shù)字化管理等方面發(fā)揮著積極作用，但與此同時出現(xiàn)的病毒、黑客也對管理工作提出了更大的挑戰(zhàn)。為了能夠外部環(huán)境對信息資料產(chǎn)生的消極影響，我們應(yīng)加強(qiáng)安全保障體系建設(shè)，制定具體的檔案信息安全制度，針對常見的危險因素制定應(yīng)急預(yù)案等，為檔案文書構(gòu)建一道更加安全的屏障。具體來說：第一，安裝防火墻，主要防范黑客的攻擊，能夠有效防止外部因素侵入竊取重要信息，減少黑客威脅，特別是在內(nèi)部網(wǎng)中的應(yīng)用，能夠有效保護(hù)各個模塊的安全，建立訪問限制，提高內(nèi)網(wǎng)安全穩(wěn)定性；第二，設(shè)置訪問控制，在入網(wǎng)環(huán)節(jié)設(shè)置利用該項技術(shù)，對進(jìn)入者時間、內(nèi)容等進(jìn)行限制，及時攔截不符合訪問權(quán)限的用戶；第三，病毒查殺，360木馬查殺軟件，對計算機(jī)進(jìn)行定期病毒查殺，提高計算機(jī)自身免疫力，能夠有效避免病毒入侵，保障計算機(jī)內(nèi)部信息安全。單純依靠技術(shù)防范外界侵?jǐn)_遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，更為關(guān)鍵的是要管理人員樹立安全意識，及時發(fā)現(xiàn)問題，并將風(fēng)險扼殺在最初狀態(tài)。

（四）創(chuàng)新管理模式

一些管理人員傳統(tǒng)觀念根深蒂固，與時代相脫軌，由于傳統(tǒng)檔案收集工作處于被動狀態(tài)，管理人員在工作中只是等待、整理，而一些部門無法及時將資料送到辦公室，在很大程度上使得資源流失。新時期，創(chuàng)新管理模式，由原來的被動轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃绞绞直匾?，主動收集檔案資料，并在領(lǐng)導(dǎo)的引導(dǎo)下，與其他部門保持聯(lián)系，定期對檔案資料進(jìn)行歸納和整理，及時了解和掌握資料的連續(xù)性、歷史性，從根本上規(guī)避資源收集不完整、失真等問題的產(chǎn)生。另外，檔案文書管理工作是一項發(fā)展性工作，會隨之事件的發(fā)展而發(fā)生變化。所以為了能夠避免人為因素造成的疏漏，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)適當(dāng)增加資金、人力投入，構(gòu)建符合服務(wù)中心工作特點的管理系統(tǒng)，降低人為失誤，從而確保檔案資源價值的有效發(fā)揮，為服務(wù)中心各項業(yè)務(wù)的有序開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

（五）制定規(guī)范制度

目前，實踐工作中，檔案與文書之間的管理處于分離狀態(tài)，并未形成統(tǒng)一管理格局，產(chǎn)生了很多矛盾和問題，究其根本是缺少完善的規(guī)章制度，導(dǎo)致在具體工作中，管理人員無從下手，缺乏制度的規(guī)范，使得該項工作始終處于混亂狀態(tài)當(dāng)中。因此制定規(guī)范制度迫在眉睫。首要任務(wù)是將文書管理納入到檔案管理工作中，實現(xiàn)對二者的統(tǒng)一管理，且能夠方便使用者查閱。另外針對管理程序來說，要進(jìn)一步細(xì)化流程，增強(qiáng)制度內(nèi)容的可行性。制度的制定并不意味著管理水平的提升，我們還應(yīng)制定配套制度，促使制度能夠有效落實到實處，如獎懲制度，給予嚴(yán)格遵守檔案文書管理制度的職工一定的物質(zhì)獎勵和表彰，反之，則給予適度的批評，逐漸引導(dǎo)職工能夠正視檔案文書工作，規(guī)避濫發(fā)文件、無效文件的產(chǎn)生。

根據(jù)上文所述，檔案文書管理作為辦公室的基本職責(zé)，其是服務(wù)中心各項業(yè)務(wù)有序運行的基礎(chǔ)，也是我國行政能力的具體表現(xiàn)，提高該項工作管理水平具有非凡的意義。然而，社會發(fā)展新階段，檔案文書管理工作面臨的挑戰(zhàn)越來越大，提高管理水平成為一項復(fù)雜性、系統(tǒng)化工作。因此在工作中，服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，樹立正確的觀念，給其他職工樹立榜樣，并將檔案文書工作納入到日常管理體系中，突出其重要性。結(jié)合工作實際情況，制定針對性規(guī)章制度，加強(qiáng)對管理人員檔案收集、分類等專業(yè)知識的培訓(xùn)，不斷提高檔案文書管理有效性，從而促進(jìn)辦公室在服務(wù)中心的積極作用得到最大限度發(fā)揮，為各項工作的順利開展提供科學(xué)依據(jù)，提高公眾服務(wù)質(zhì)量。

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