電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)及其功能實(shí)現(xiàn)研究

何海鋒

[摘 要]電子檔案管理工作，不管是對政府部門還是企業(yè)而言，都具有非常重大的意義。高效、科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)有助于日常工作的順利開展。電子檔案管理工作的主要內(nèi)容包括檔案的收集與整理。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集方式，電子檔案的收集有一定差異，其存儲(chǔ)與管理均依賴于相關(guān)信息技術(shù)與軟件的應(yīng)用。因此，建設(shè)并不斷完善電子檔案管理系統(tǒng)，有助于提升電子檔案的收集與管理工作質(zhì)量。本文從電子檔案管理的基本要求出發(fā)，分析電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及其功能實(shí)現(xiàn)，以期促進(jìn)電子檔案管理工作質(zhì)量的提升。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；管理；系統(tǒng)設(shè)計(jì)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.130

[中圖分類號(hào)]G276 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）08-0-02

1 電子檔案管理的基本要求

電子檔案的形成與存儲(chǔ)均與計(jì)算機(jī)技術(shù)及管理系統(tǒng)相關(guān)，其管理內(nèi)容主要涵蓋電子檔案收集、歸檔與存儲(chǔ)，同紙質(zhì)檔案管理具有較大的差異。分析電子檔案管理的特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在幾下幾點(diǎn)。第一，電子檔案的收集方式具有多樣性，這一特點(diǎn)的形成，雖為電子檔案的收集提供了多種途徑，但同時(shí)也增加了難度，所以在收集電子檔案時(shí)，應(yīng)強(qiáng)調(diào)電子檔案的系統(tǒng)性；第二，電子檔案的交接工作非常繁瑣，因此，在電子檔案交接過程中，應(yīng)系統(tǒng)地檢查與記錄，預(yù)防信息缺漏與重復(fù)；第三，在電子檔案管理時(shí)應(yīng)注意對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加密保護(hù)，因?yàn)殡娮訖n案的存儲(chǔ)全依靠電子檔案管理系統(tǒng)，一旦系統(tǒng)崩潰、被入侵或中毒，則可能導(dǎo)致所有的數(shù)據(jù)全部遺失，因此，應(yīng)及時(shí)備份，做好各項(xiàng)防護(hù)措施，以防造成無法挽回的損失。

2 電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則

2.1 統(tǒng)籌原則

電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，必須在整體把握電子檔案管理的情況下進(jìn)行。首先，應(yīng)進(jìn)行全局規(guī)劃，再用科學(xué)的方法對各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分工與處理，以確保電子檔案管理工作更科學(xué)化。在分工過程中，還應(yīng)整合各個(gè)子模塊，以確保系統(tǒng)設(shè)計(jì)嚴(yán)謹(jǐn)。

2.2 層析原則

電子檔案管理系統(tǒng)具有非常鮮明的層次感，尤其是大型管理系統(tǒng)，更應(yīng)該注意層次分類，同時(shí)定義好各層次所要實(shí)現(xiàn)的功能。

2.3 開放性原則

用戶的需求不斷在發(fā)生變化，這就要求電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)也應(yīng)該符合不同時(shí)期不同用戶的不同需求，因此，在設(shè)計(jì)時(shí)要遵循開放性原則，確保系統(tǒng)在使用過程中能夠不斷升級(jí)，以滿足客戶的各種需求。

3 電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)及其功能實(shí)現(xiàn)

3.1 角色與權(quán)限設(shè)置

電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)內(nèi)容應(yīng)該以角色與權(quán)限定義為重點(diǎn)，這是體現(xiàn)設(shè)計(jì)者人性化的重要舉措。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的實(shí)際工作中，角色與權(quán)限的定義并不難，分析原因，與系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)所顯示的前臺(tái)頁面有較大關(guān)系，用戶只能看到前臺(tái)頁面，而無法知道后臺(tái)數(shù)據(jù)庫是如何來實(shí)現(xiàn)這一功能的。在用戶向電子檔案管理系統(tǒng)提交數(shù)據(jù)時(shí)，就等于已經(jīng)在享受角色與權(quán)限的功能了，此時(shí)，系統(tǒng)管理員就可以根據(jù)用戶資料對其進(jìn)行角色與權(quán)限設(shè)置，并將用戶資料歸類到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中。管理員在設(shè)置用戶角色與權(quán)限前，還應(yīng)定義好角色的稱呼、代碼、具體權(quán)限等。明確角色與權(quán)限后，用戶便能獲得一個(gè)唯一的用戶名與密碼，當(dāng)用戶輸入用戶名與密碼登錄系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)快速識(shí)別用戶的角色與權(quán)限，進(jìn)而為用戶提供所需的、權(quán)限范圍內(nèi)的功能。

3.2 靈活的數(shù)據(jù)庫管理

電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備著錄管理功能，該功能可參考《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行設(shè)計(jì)。實(shí)際應(yīng)用過程中，用戶在建立全宗前必須先和參數(shù)維護(hù)員商定著錄項(xiàng)，讓參數(shù)維護(hù)員設(shè)定好著錄項(xiàng)，設(shè)定好后用戶就能夠進(jìn)行全宗數(shù)據(jù)的錄入。需注意的是，全宗的著錄項(xiàng)必須是一樣的，這樣才能保證全宗瀏覽功能的實(shí)現(xiàn)。案卷著錄項(xiàng)的錄入與全宗著錄項(xiàng)的錄入操作步驟基本相同，均是按照用戶的實(shí)際需求執(zhí)行，先設(shè)置著錄項(xiàng)，再建立一個(gè)新表，然后輸入數(shù)據(jù)，同樣應(yīng)確保其著錄項(xiàng)的一致性。

另外，因?yàn)殡娮訖n案管理機(jī)構(gòu)所接收到的電子檔案類型基本固定，因此，從電子檔案的分類方面分析，電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)者應(yīng)設(shè)置對應(yīng)分類的著錄管理功能，并視檔案管理的實(shí)際狀況將所接收的檔案進(jìn)行分類歸檔。此功能還可以通過在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)添加一個(gè)檔案類型管理功能，用來管理不同類型的檔案群。著錄管理直接對應(yīng)的模塊是檔案管理模塊，二者之間的關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)，因此，進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)可增加檔案群管理模塊，以確保系統(tǒng)的檔案管理模塊功能獲得充分實(shí)現(xiàn)。在電子檔案管理中，可將全宗、案卷以及文件級(jí)檔案進(jìn)行分類管理，以形成多層次檔案管理模式。此設(shè)計(jì)方法在電子檔案管理工作的檢索方面上具有較大的應(yīng)用價(jià)值。

3.3 多組合檢索模式

在電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程中，應(yīng)涉及多條件檢索功能，即應(yīng)提供多種檢索模式與檢索組合模式，讓用戶根據(jù)不同的操作需求實(shí)現(xiàn)精確檢索。此功能的設(shè)計(jì)應(yīng)以滿足用戶的不同需求為主，讓用戶可以根據(jù)不同的檢索條件選擇不同的檢索模式或檢索組合模式，這不但能加強(qiáng)數(shù)據(jù)的提取效率，在提升數(shù)據(jù)利用率方面也能起到一定作用。當(dāng)用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索時(shí)，所選檢索組合模式不同，其檢索結(jié)果也應(yīng)不同；當(dāng)用戶關(guān)閉檢索功能，其檢索模式與檢索結(jié)果也應(yīng)隨即關(guān)閉。對于數(shù)據(jù)量較大且數(shù)據(jù)更新較快的數(shù)據(jù)庫，應(yīng)盡量確保每次檢索所產(chǎn)生的結(jié)果都不同。

3.4 實(shí)時(shí)進(jìn)行信息管理

信息管理模塊是電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作中最重要的環(huán)節(jié)，也是確保電子檔案信息安全性的核心模塊。信息管理模塊的功能應(yīng)該涵蓋信息備份、恢復(fù)、輸入與輸出等。電子檔案管理系統(tǒng)中信息的準(zhǔn)確性一直是檔案管理工作的重中之重，電子檔案管理系統(tǒng)是電子檔案儲(chǔ)存的核心平臺(tái)，其穩(wěn)定性與安全性能夠在一定程度上提升電子檔案的準(zhǔn)確性。所以，在進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)對信息管理模塊進(jìn)行多次的重復(fù)測試，以防電子檔案信息失真。

4 結(jié) 語

基于電子檔案管理的基本要求，進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)從多方面進(jìn)行綜合分析，不斷開發(fā)與完善其功能，從而確保電子檔案管理系統(tǒng)能夠滿足科學(xué)化、規(guī)范化管理的需求，這對提升電子檔案管理質(zhì)量、推動(dòng)檔案管理工作向科學(xué)化方向發(fā)展有重大意義。

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