開放檔案管理及其編研工作分析

紀(jì)如剛

[摘要]在檔案管理過程中，如何對(duì)開放檔案進(jìn)行更好地管理，使其服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和干部的任用選拔具有極其重要的意義?；诖?，本文分析研究了開放檔案管理的意義，開放檔案的要求和措施，以及開放檔案管理的編研工作內(nèi)容分析。

[關(guān)鍵詞]開放檔案管理 檔案管理 開放檔案 編研

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2016）06-0115-01

所謂開放檔案就是將可以公開的和已經(jīng)滿保密期限的檔案進(jìn)行解密，使檔案解除“緊閉”，向社會(huì)開放。利用者只要辦理一般的手續(xù)之后，就可以利用這個(gè)檔案了。從目前我國(guó)的具體情況來看，各級(jí)各類國(guó)家檔案館保管的檔案自從形成之日起滿三十年的檔案，除未解密或者需要控制使用的以外，均可以面向社會(huì)進(jìn)行開放。我國(guó)公民凡是持有合法的證明，經(jīng)過檔案館的同意并簽訂相關(guān)的借閱手續(xù)之后，就可以使用開放的檔案；外籍人口使用我國(guó)開放的檔案，必須要有我國(guó)相關(guān)部門的介紹信或者是證明，并經(jīng)過省級(jí)以上檔案事業(yè)管理部門同意后方可使用。檔案館應(yīng)當(dāng)積極匯編檔案史料，系統(tǒng)地面向社會(huì)公布檔案信息。

一、開放檔案管理的意義分析

開放檔案管理在檔案管理中具有重大意義，對(duì)于使用者而言，開放檔案能夠給予其更好的機(jī)會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行分析和利用。其意義表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

第一，開放檔案管理是我國(guó)檔案管理戰(zhàn)線上檔案管理制度改革的一個(gè)新成果。它不僅簡(jiǎn)化了使用檔案的手續(xù)，縮小了保密范圍，并且還為各單位使用檔案提供了方便。

第二，開放檔案的使用有利于我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和現(xiàn)代化建設(shè)，是繁榮科學(xué)和文化事業(yè)的一項(xiàng)新政策，對(duì)發(fā)展我國(guó)社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明的建設(shè)，也產(chǎn)生重大而深遠(yuǎn)的影響。

第三，開放檔案將推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的健康發(fā)展，使檔案管理工作能夠上一個(gè)新臺(tái)階。檔案館理工作將由注重基礎(chǔ)性工作，逐步轉(zhuǎn)移到檔案使用的工作來；由被動(dòng)零散的檔案管理工作，逐步過渡到大量地、系統(tǒng)地提供檔案，主動(dòng)、積極地為社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)上。

第四，開放檔案與系統(tǒng)公布和出版檔案史料一起，將為歷史科學(xué)的研究，保存、整理祖國(guó)的珍貴文化遺產(chǎn)，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌做出重大的貢獻(xiàn)。

二、開放檔案管理的要求和措施分析

開放檔案管理是新時(shí)期一項(xiàng)重大又十分艱巨的歷史任務(wù)，它向檔案工作者提出了新的更高的要求。

第一，要繼續(xù)解放思想，正確地處理開放與保密二者之間的關(guān)系。這就是要消除過去過分強(qiáng)調(diào)檔案管理是階級(jí)斗爭(zhēng)的工具，過分強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的機(jī)要性而不敢公開檔案“左”的影響，充分發(fā)揮檔案管理歷史活動(dòng)真實(shí)記錄的重要性。其實(shí)在我國(guó)三十年以前的檔案管理，絕大部分不會(huì)涉及到黨和國(guó)家的機(jī)密，需要控制的只有其中一小部分。但是開放檔案管理還是要有限制性的，只可開放有利于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展，無損國(guó)家、民族、軍事、外交和科技等利益的檔案。

第二，必須制訂出切實(shí)可行的開放方法和必要的制度，研究和確定具體的開放控制范圍，審查和調(diào)整部分檔案的密級(jí)，編制出合理的開放檔案目錄。

第三，必須把開放檔案和各項(xiàng)社會(huì)建設(shè)密切聯(lián)系起來，以開放檔案為帶動(dòng)和促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)的健康發(fā)展的動(dòng)力，從而為檔案管理創(chuàng)造出更好的條件。

第四，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理的編研工作，搞好各種類型的檔案匯編，以及檔案的公布和出版案，以此作為開放檔案的一個(gè)重要前提。

三、開放檔案管理的編研工作內(nèi)容分析

開放檔案管理的編研工作就是以檔案館和檔案室檔案為主要對(duì)象，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫檔案參考資料，編撰檔案史料，參加歷史研究和編史修志，撰寫專門的檔案著述。編研工作以滿足社會(huì)各界使用檔案的需要為目的。編研檔案管理工作的具體內(nèi)容包括編輯和研究，具體來講可分為以下三個(gè)方面：

第一，熟悉與研究檔案的具體內(nèi)容，編寫參考資料。檔案的參考資料則是根據(jù)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行加工融合而形成的一種資料。有了參考資料，使用者就不需翻閱大量或大批的檔案文獻(xiàn)即可以滿足需求。

第二，編寫現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案文集和編撰檔案史料需要按照一定的作者、題目、時(shí)間和文種等相應(yīng)的特征進(jìn)行檔案管理選編成冊(cè)，這樣一來，就可以在一定的范圍內(nèi)使用或者公開出版，比如說重要的文件匯編或者各種專題檔案史料匯編等。

第三，參加歷史研究和編史修志，撰寫專門的檔案著述。檔案管理工作者從事歷史檔案研究，是我國(guó)檔案管理工作的歷史傳統(tǒng)。古代的檔案管理工作者，往往也是歷史學(xué)者，許多歷史名著都是出于檔案管理工作者之手。現(xiàn)在檔案管理工作和史學(xué)工作雖然有嚴(yán)格的分工，但是為了永久保護(hù)檔案史料基地的檔案館，仍然需要一定的歷史研究，通過研究成果，有效地發(fā)揮對(duì)檔案的保護(hù)作用。這一項(xiàng)工作的內(nèi)容主要包括：1.研究檔案史料，考評(píng)史料；2.編寫史料歷史論著，參加或者承擔(dān)一部分編史修志等。

總而言之，開放檔案管理的檔案館和檔案室編研工作，對(duì)整個(gè)檔案管理工作具有重大意義。在具體檔案的管理工作中，編研工作是檔案館和檔案室主動(dòng)、系統(tǒng)、廣泛地提供使用檔案的一種極其有效的方式。可以肯定地說，開展檔案編輯和研究工作，是檔案管理工作的整理和使用的一種更高級(jí)的形式，也是開放歷史檔案的一項(xiàng)重要舉措。因此，開展編研工作是提高檔案館和檔案室工作水平的一個(gè)重要途徑。

責(zé)任編輯：楊柳