試析檔案行政管理部門網(wǎng)絡(luò)化辦公的必要性

張杰威

摘 要 隨著社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)覆蓋了我們的生活和工作，網(wǎng)絡(luò)化辦公已經(jīng)成了現(xiàn)在辦公的主流趨勢(shì)。檔案行政管理部門也是如此，相比之前的辦公方式來(lái)說，在很大程度上提高了工作效率和工作質(zhì)量，對(duì)單位的發(fā)展和進(jìn)步以及社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步都有十分重要的作用。所以，本文通過對(duì)檔案行政管理部門工作的目標(biāo)和特點(diǎn)進(jìn)行了分析與研究，主要闡釋了檔案行政管理部門網(wǎng)絡(luò)化辦公的必要性。

關(guān)鍵詞 檔案行政管理部門 網(wǎng)絡(luò)化辦公 目標(biāo) 特點(diǎn) 必要性 策略

一、檔案行政管理的目標(biāo)

檔案行政管理工作是國(guó)家行政管理體系中一項(xiàng)基本的工作，它主要是對(duì)全國(guó)以及地方的檔案進(jìn)行整理和監(jiān)督指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)地方和國(guó)家檔案的整齊化和規(guī)范化。就我國(guó)目前的體制和制度來(lái)看，我國(guó)檔案行政管理工作主要是以國(guó)家的各項(xiàng)建設(shè)需要為主要目標(biāo)的，按照現(xiàn)行的體制，我國(guó)檔案行政管理的目標(biāo)主要分為最終目標(biāo)、職能目標(biāo)和直接目標(biāo)三種。

簡(jiǎn)單地說，最終目標(biāo)就是根據(jù)國(guó)家相關(guān)制度和法規(guī)的規(guī)定，以為人民服務(wù)為原則和基礎(chǔ)，不斷地提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)，從宏觀和微觀以及內(nèi)部和外部實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)家和地方檔案的管理工作。在這個(gè)過程中要不斷提高相關(guān)工作人員的工作質(zhì)量和工作效率，嚴(yán)格地按照相關(guān)的規(guī)定對(duì)國(guó)家和地方的人員、資金以及一些重要物品的檔案進(jìn)行管理。這樣一來(lái)能夠?yàn)槠渌南嚓P(guān)工作奠定良好的基礎(chǔ)，保障其他工作的順利進(jìn)行。

職能目標(biāo)是屬于最終目標(biāo)的，即職能目標(biāo)的相關(guān)工作必須依照最終目標(biāo)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，而且職能目標(biāo)只是最終目標(biāo)的一部分，它是服務(wù)于最終目標(biāo)的，是為了讓最終目標(biāo)能夠更快更好地實(shí)現(xiàn)。職能目標(biāo)是按照相關(guān)政府和地方的規(guī)定與戰(zhàn)略目標(biāo)對(duì)最終目標(biāo)進(jìn)行的劃分，屬于各個(gè)相關(guān)部門的目標(biāo)。所以，各個(gè)部門一定要在做好自己職能目標(biāo)的基礎(chǔ)上相互合作，共同促進(jìn)最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和發(fā)展。

直接目標(biāo)就是檔案行政管理部門的相關(guān)工作人員根據(jù)社會(huì)的發(fā)展和需求擬定的階段性目標(biāo)，同樣也是為最終目標(biāo)而服務(wù)的，主要是為了定期的完成任務(wù)，監(jiān)督與管理日常的檔案，將合法的檔案按照相關(guān)的規(guī)定得到應(yīng)有的保護(hù)，而使不合法的檔案受法律的制裁。維護(hù)檔案管理環(huán)境，促進(jìn)檔案工作的順利進(jìn)行，為最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)打下良好的基礎(chǔ)。

二、檔案行政管理的特點(diǎn)

通過對(duì)檔案行政管理的特點(diǎn)的研究，就可以發(fā)現(xiàn)在現(xiàn)代快節(jié)奏、復(fù)雜化的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)檔案行政管理部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公是十分有必要的。就目前的發(fā)展情況來(lái)看，行政管理部門的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

（一）層級(jí)存在差異性

相比其他的行政管理工作來(lái)說，檔案行政管理工作遵循了其他行政管理工作的特點(diǎn)，但也保持了自身的特點(diǎn)。其他行政管理工作可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理，而檔案行政管理工作必須依照我國(guó)的國(guó)情實(shí)現(xiàn)分層的管理，及國(guó)家政府的檔案行政管理部門負(fù)責(zé)國(guó)家的檔案事業(yè)，做好統(tǒng)一有序的管理和監(jiān)管工作，而縣級(jí)以上的檔案管理部門負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)氐臋n案管理工作，二者共同發(fā)展和進(jìn)步。從這個(gè)方面來(lái)看，為了促進(jìn)二者的合作與聯(lián)系，取得共同的發(fā)展、進(jìn)步，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化辦公是很有必要的。

（二）具有事務(wù)性

檔案行政管理部門的工作，在國(guó)家行政機(jī)關(guān)以及地方政府和一切社會(huì)組織與團(tuán)體中屬于內(nèi)部行政管理事務(wù)。從這個(gè)方面來(lái)說，檔案行政管理部門的工作具有事務(wù)性，也就要求相關(guān)的工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要進(jìn)行具體事務(wù)管理，從之前的指導(dǎo)工作變?yōu)橛H力親為，使工作更加細(xì)致，也就增加了公共壓力和工作量。所以，施行網(wǎng)絡(luò)化辦公能夠在一定程度上提高工作效率。

三、檔案行政管理部門網(wǎng)絡(luò)化辦公的必要性

（一）提高了工作效率

在社會(huì)制度不斷改革和完善的今天，行政體制也得到了完善和發(fā)展，而提高行政工作的效率是其的主要目標(biāo)。那么，網(wǎng)絡(luò)化辦公是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化辦公后各個(gè)部門在進(jìn)行信息傳遞時(shí)，可以通過網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行，不再像之前一樣用紙張進(jìn)行傳遞和交流，而且上級(jí)與下級(jí)等各個(gè)部門之間的交流和信息傳遞更加方便快捷，對(duì)于不懂不會(huì)的問題也可以登錄相關(guān)的網(wǎng)站進(jìn)行學(xué)習(xí)，改善了之前人工講解的模式。這樣一來(lái)，在很大程度上提高了檔案行政管理部門的工作效率。

（二）強(qiáng)化了監(jiān)督的力度

實(shí)現(xiàn)檔案行政管理部門的網(wǎng)絡(luò)化辦公，能夠在很大程度上強(qiáng)化監(jiān)管部門對(duì)其的監(jiān)督工作。相比之前的監(jiān)管部門通過電話回訪或者定期的視察檔案行政管理部門的工作方式來(lái)說，網(wǎng)絡(luò)化辦公可以時(shí)時(shí)刻刻、隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)監(jiān)督管理工作。這樣一來(lái)，在提高了監(jiān)督力度的同時(shí)，也減少了由于人為因素或者其他客觀因素造成的不必要的風(fēng)險(xiǎn)和失誤，促進(jìn)了檔案管理工作的高效開展和運(yùn)作。

（三）降低了行政管理的成本

行政管理部門在進(jìn)行工作和信息交流時(shí)需要傳遞大量的文件，相比之前的紙張傳遞來(lái)說，能夠減少紙張的使用量，同時(shí)也減少了油墨費(fèi)、設(shè)備維護(hù)費(fèi)以及郵寄費(fèi)等相關(guān)的費(fèi)用。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看，這些成本的節(jié)省能夠?yàn)闄n案行政管理部門提高經(jīng)濟(jì)效益。從工作人員的角度來(lái)看，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公能夠從根本上提高工作的效率，所以也就能夠減少雇員，這樣就能節(jié)省很多的工資費(fèi)、水電費(fèi)以及其他人為耗損的費(fèi)用，在降低檔案行政管理部門的成本的同時(shí)也在一定程度上降低了不正之風(fēng)的現(xiàn)象，提高了檔案行政管理部門的核心競(jìng)爭(zhēng)力。據(jù)相關(guān)的資料顯示，我國(guó)山東濟(jì)南鐵路局檔案行政管理部門在實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公后雇員減少了50%，節(jié)省的成本費(fèi)用達(dá)到數(shù)百萬(wàn)元。

（四）深化了管理能力

檔案行政管理部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公后，能夠在提高相關(guān)工作人員的效率和質(zhì)量的同時(shí)，降低相關(guān)工作人員的工作壓力，減輕工作人員的工作量。這樣就能夠有充足的時(shí)間供相關(guān)的工作人員去學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識(shí)和其他文化知識(shí)，從根本上提高自身的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，在為檔案行政管理部門營(yíng)造一個(gè)廉潔、高效的工作氛圍的同時(shí)，還能進(jìn)一步深化檔案行政管理部門的管理能力，促進(jìn)其更好更快的發(fā)展和進(jìn)步。

（五）強(qiáng)化了服務(wù)功能

檔案行政管理部門工作的最終目標(biāo)，就是為政府及廣大人民提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。而網(wǎng)絡(luò)化辦公能夠幫助檔案行政管理部門實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，網(wǎng)絡(luò)化的辦公能夠在很大程度上縮短管理部門與公眾之間的距離，通過相關(guān)的網(wǎng)站能夠更及時(shí)地解決公眾的一些問題和困難，能夠隨時(shí)隨地地和公眾進(jìn)行交流，使相關(guān)的服務(wù)工作更加細(xì)致化和親民化。在為公眾提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)加大公眾對(duì)管理部門的支持力度，促進(jìn)了檔案行政管理部門社會(huì)效益的實(shí)現(xiàn)。

（六）促進(jìn)了其他相關(guān)行業(yè)的發(fā)展

檔案行政管理部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，能夠使其他的相關(guān)工作者更便于查閱自己所需要的資料，進(jìn)一步提高工作效率。還能將資源實(shí)現(xiàn)二次利用，在實(shí)現(xiàn)資源價(jià)值的同時(shí)還能夠促進(jìn)其他事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。例如，科技工作者通過充分利用資源能夠更快更好的研究出新的產(chǎn)品和項(xiàng)目，在很大程度上促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案行政管理部門的工作與國(guó)家其他的高精尖工作有著密切的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)其網(wǎng)絡(luò)化工作在提高了自身的工作效率和工作質(zhì)量的同時(shí)，還能夠促進(jìn)其他工作的高速開展和運(yùn)作，對(duì)于國(guó)家的發(fā)展和進(jìn)步有著十分關(guān)鍵的作用。所以，在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，檔案行政管理部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公是很有必要的。因此，根據(jù)自己的戰(zhàn)略目標(biāo)，充分地利用網(wǎng)絡(luò)化辦公給檔案行政管理部門帶來(lái)的方便和快捷，克服其存在的風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)檔案管理部門和社會(huì)的共同發(fā)展與進(jìn)步。

（作者單位為北京城市排水集團(tuán)有限責(zé)任公司中水分公司）

參考文獻(xiàn)

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