信息化在運(yùn)輸檔案管理中的使用方法

李宣良

摘 要：經(jīng)濟(jì)增長離不開交通發(fā)展，檔案管理在運(yùn)輸中非常重要，現(xiàn)今數(shù)據(jù)量爆發(fā)式增加對檔案管理提出了更高的要求。目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，為運(yùn)輸檔案信息化管理提供了可能。信息化處理各種數(shù)據(jù)具有很高的時(shí)效性，運(yùn)用到運(yùn)輸檔案管理中將極大的增加檔案管理的科學(xué)性，使檔案管理系統(tǒng)更加完善，提高了檔案的管理水平。同時(shí)信息化管理可較少人力的投入，檔案信息更新時(shí)效性提高，減少了錯(cuò)誤率。信息化技術(shù)的應(yīng)用，充分的發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢。文中就信息化技術(shù)在現(xiàn)代交通中如何利用提出了幾種高效使用方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)據(jù)量；時(shí)效性；信息化

城軌交通的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)信息呈J型趨勢增長，先前單位的檔案管理模式已無法滿足日益增加的數(shù)據(jù)量，大部分單位都在探索新時(shí)代下檔案管理辦法。單位人事檔案管理直接影響到單位的企業(yè)形象和單位的發(fā)展方向。單位領(lǐng)導(dǎo)們也開始注重各部門的檔案管理辦法基礎(chǔ)作用，[1]加強(qiáng)人事檔案管理人員的培訓(xùn)和職業(yè)操守。檔案管理中基層的材料收集工作十分重要，如要做好必須要有扎實(shí)的基本功。為了快速解決目前所面臨的問題，文中設(shè)計(jì)了幾種信息化時(shí)代該如何快速實(shí)現(xiàn)檔案管理的辦法。[2]

1 信息化檔案管理的作用

1.1 人事檔案包含的內(nèi)容

人事檔案就是一個(gè)工作人員的身份證，它是面試的敲門磚，檔案將伴隨我們整個(gè)職業(yè)旅程。所以單位的檔案管理十分重要，但檔案管理采集工作涉及的問題非常多，關(guān)乎到各個(gè)方面的內(nèi)容，包括收集、整理、校對、調(diào)研、抽查和歸檔等內(nèi)容。上述這些步驟將直接關(guān)乎到檔案的真實(shí)性和可靠性，這些基礎(chǔ)工作的內(nèi)容必須要交給專門的人事負(fù)責(zé)人員，由工作人員統(tǒng)一整理，同時(shí)事情責(zé)任必須要落實(shí)到個(gè)人。

1.2 人事檔案的作用

關(guān)于檔案其實(shí)許多人都不太注意這類問題，導(dǎo)致現(xiàn)在許多單位都不太注重這內(nèi)問題，使得許多部門出現(xiàn)人事檔案管理亂象?，F(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的快速增長，人事變動(dòng)也快速增加，這對人事檔案管理提出了新的要求。現(xiàn)在許多工作人員經(jīng)常想著換工作，但單位的人事檔案沒有及時(shí)更新，這將會(huì)嚴(yán)重的影響到人事工作變動(dòng)，同時(shí)也阻礙了個(gè)人事業(yè)的發(fā)展。檔案是求職者邁進(jìn)新工作大門的基石，無論個(gè)人多優(yōu)秀，也必須要有一份優(yōu)秀的檔案。無論去那個(gè)單位都離不開人事檔案推薦。

2 職工檔案管理所存在問題

目前運(yùn)輸企業(yè)，主要資產(chǎn)就是機(jī)動(dòng)車和駕駛員。并且是高風(fēng)險(xiǎn)的工種，如果職工切身利益得不到保障，可能隨時(shí)形成安全隱患。目前企業(yè)的人事存在以下問題：

（1）管理意識(shí)淡薄。運(yùn)輸企業(yè)正式編排在冊員工在減少，所以員工大多是臨時(shí)雇傭工。這也人員對人事檔案沒有了解，認(rèn)為是今天高興在干活，不高興就離職。企業(yè)也認(rèn)為企業(yè)和駕駛員是雇傭關(guān)系，隨時(shí)可以解雇。所以沒必要投入資金對駕駛員的檔案進(jìn)行管理，從而企業(yè)中沒有形成檔案管理。

（2）管理體制不健全。國家從2019年起，社保的合并，使得運(yùn)輸企業(yè)進(jìn)行人員招聘的零時(shí)工，非正式職工。也需要繳納進(jìn)行社保等。這需要職工詳細(xì)的檔案情況，但是在以前臨時(shí)招聘的職工并沒有人事檔案，使得工作始終處于被動(dòng)狀態(tài)。

（3）管理人員業(yè)務(wù)能力不足。檔案管理人員應(yīng)該具有專業(yè)的能力和素質(zhì)，而目前的情況是檔案管理人員大多是一個(gè)單位沒有太高技術(shù)含量的工作，更是一些職工認(rèn)為養(yǎng)老的崗位，根本沒有鉆研其相關(guān)業(yè)務(wù)。干什么都敷衍了事，檔案隨便亂填，在職工工作變動(dòng)等需要檔案情況下，顯得非常混亂。

（4）檔案管理不規(guī)范。單位人事檔案管理工作人員對工作沒有足夠的重視，使得企業(yè)人事管理跟不上時(shí)代的發(fā)展步伐。很少單位有健全的工作體制用來完善檔案管理制度。

3 信息化管理辦法

3.1 重視檔案管理

人事部門領(lǐng)導(dǎo)必須做好對下屬工作人員檢察力度，不定期組織部門員工進(jìn)行培訓(xùn)，從思想上端正工作人員的態(tài)度。只有這樣才能從根本上解決人事管理工作懈怠、滯后等亂象，才能讓員工工作更加認(rèn)真。信息化檔案管理辦法可以有效地簡化人事檔案的收集和處理工作，在很大程度上節(jié)約了時(shí)間，提高工作效率。檔案管理者必須研究單位人事年齡結(jié)構(gòu)，優(yōu)化人事管理辦法，找到適合單位發(fā)展人事管理制度。

3.2 嚴(yán)格監(jiān)察制度

檔案管理辦法改革需要一段時(shí)間，首先需做好前期的收集和整理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)必須要作出嚴(yán)格的檔案審批制度，做好分層、分批次審批。堅(jiān)決制止人事工作人員懈怠工作。收集工作必須具體到個(gè)人、各片區(qū)，收集的材料及時(shí)整理分析，盡快交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門審批，工作人員不能越級(jí)上報(bào)。整理數(shù)據(jù)時(shí)必須對檔案全面普查，對于未編寫標(biāo)題、頁碼、類別號(hào)、案卷號(hào)或者標(biāo)題不明的檔案，進(jìn)行重新的整理，必須在短時(shí)間內(nèi)把內(nèi)容補(bǔ)充完整。

4 結(jié)論

信息化檔案管理辦法的實(shí)行，在今后一段時(shí)間內(nèi)交通信息化將臨著非常大的發(fā)展機(jī)遇，發(fā)展信息化人事管理辦法將是交通信息化建設(shè)的重要方向。檔案管理是非常基礎(chǔ)的工作，也是評(píng)判一個(gè)單位的標(biāo)準(zhǔn)之一。為了使單位各部門井然有序的發(fā)展，需加快信息化進(jìn)程。信息快速增長的社會(huì)中做好此項(xiàng)工作十分必要。通過信息化建設(shè)改革，目前單位的人事檔案管理亂象基本消除，同時(shí)也逐漸形成了一種完善的制度，促進(jìn)單位的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐建.淺析現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用[J].科技風(fēng)，2016（16）：147.

[2]鄭艷燕.文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用研究[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2018（34）：87-88.