高校檔案管理中有效運(yùn)用信息技術(shù)的措施探討

【摘要】 社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，在很大程度上推動了現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展。隨著現(xiàn)代技術(shù)水平的不斷提高，信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用在高校檔案管理工作中，在管理工作中發(fā)揮著十分重要的作用，對高校的評估結(jié)果具有重要的影響。在高校檔案管理工作中有效運(yùn)用信息技術(shù)，能夠有力推動檔案管理工作的信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型，提高管理工作的水平和質(zhì)量，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。本文就對高校檔案管理中有效運(yùn)用信息技術(shù)的措施進(jìn)行分析和探討。

【關(guān)鍵詞】 高校 檔案管理 信息技術(shù) 運(yùn)用措施

對于高校檔案管理而言，其涉及到學(xué)生檔案管理、高校建設(shè)與管理信息以及高校自身的發(fā)展，管理的容量和類型相對繁多復(fù)雜。在傳統(tǒng)的管理模式中，管理效率低下，難以及時保存、更新和使用檔案信息，無法適應(yīng)現(xiàn)代化和信息化社會的發(fā)展需求[1]。而信息技術(shù)在高校檔案管理中的有效運(yùn)用，能夠提供重要的管理手段與管理平臺，確保檔案管理的安全性、高效性與完整性，提高管理的水平，推動高校的信息化發(fā)展。

一、高校檔案管理中有效運(yùn)用信息技術(shù)的重要性

將信息技術(shù)有效運(yùn)用于高校檔案管理，其重要性可從以下幾方面進(jìn)行考慮：一是提高管理效率。在高校檔案管理中采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與管理方法，能夠在相關(guān)環(huán)節(jié)中快速準(zhǔn)確配置相應(yīng)地檔案資料，便于管理者對各種檔案資料的管理與運(yùn)用，確保各項(xiàng)工作的順利實(shí)施。同時在實(shí)際檔案管理過程中運(yùn)用信息技術(shù)，能夠?qū)π枰罅咳肆硗瓿傻墓ぷ骷右院喕?，降低人力資源成本，便于人員對資料的翻閱與查找，提高工作的質(zhì)量與效率。二是保證資源的共享。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于管理工相對沉重與繁冗，檔案資料的修改與復(fù)制成本較高，無法實(shí)現(xiàn)資源的共享[2]。而信息技術(shù)在高校檔案管理中的有效運(yùn)用，能夠打破時空限制，使不同用戶在不同的時間及地點(diǎn)進(jìn)行信息的交流與傳遞，有效查閱所需的資料，便于信息資源的共享，避免重要信息資料的丟失，提高檔案的安全性、保密性和利用率。三是實(shí)現(xiàn)高校的長遠(yuǎn)發(fā)展。隨著信息時代的帶來，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在社會生活的方方面面，尤其是教育行業(yè)的應(yīng)用。如信息技術(shù)在教育教學(xué)活動中的應(yīng)用，能夠促進(jìn)電化教學(xué)、辦公自動化和多媒體教學(xué)的發(fā)展，推動檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理工作作為學(xué)校整體工作中的重要內(nèi)容，學(xué)校管理層只有在檔案管理中科學(xué)應(yīng)用信息技術(shù)，緊跟時代發(fā)展潮流，提高檔案管理的信息化水平，才能適當(dāng)社會的發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展。

二、高校檔案管理中有效運(yùn)用信息技術(shù)的措施

（一）積極轉(zhuǎn)變管理理念

部分高校領(lǐng)導(dǎo)沒有正確認(rèn)知檔案管理工作的重要性，認(rèn)為其不存在業(yè)績競爭，因此在對薪資發(fā)放制度與檔案管理工作加以制定時，沒有科學(xué)引入競爭理念，導(dǎo)致檔案管理人員出現(xiàn)懈怠等情況，影響管理水平和質(zhì)量的提高。因此高校在檔案管理工作中，需要積極轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)與管理人員的理念，將信息技術(shù)科學(xué)運(yùn)用在管理工作中，組織開展責(zé)任意識教育活動，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識，推動高校檔案管理的信息化建設(shè)。此外，高?？芍贫茖W(xué)的制度，對管理人員的工作行為加以規(guī)范，積極深入到基層人員中，詳細(xì)了解與解決檔案管理中存在的問題，促進(jìn)檔案管理工作的順利實(shí)施。

（二）有機(jī)結(jié)合軟件設(shè)施與硬件設(shè)施，加強(qiáng)數(shù)字化管理

要想將信息技術(shù)在高校檔案管理中的作用加以充分發(fā)揮，高校需要加強(qiáng)高科技設(shè)備的資金投入，如掃描儀、復(fù)印機(jī)以及計(jì)算機(jī)等設(shè)備的購買，有機(jī)結(jié)合軟件設(shè)施與硬件設(shè)施，并積極引進(jìn)高科技人才，從而保證管理的科學(xué)性與規(guī)劃性。高校在運(yùn)用信息技術(shù)時，需要加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，結(jié)合管理中存在的問題來構(gòu)建科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保管理工作各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化與科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)[3]。此外，高校要想將信息技術(shù)有效運(yùn)用在檔案管理中，不僅需要管理人員將存儲空間和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等優(yōu)勢加以充分發(fā)揮，強(qiáng)化檔案信息化管理的水平，還需要構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)加快實(shí)現(xiàn)檔案信息下載與查詢等功能，保證不同高校的合作與交流。只有這樣，才能將信息技術(shù)的作用與優(yōu)勢加以充分發(fā)揮，從根本上促進(jìn)信息化檔案管理效率的提高，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化建設(shè)，推動學(xué)校檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（三）構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制

由于高校檔案信息化管理是一個循序漸進(jìn)的過程，其工作具有長期性和復(fù)雜性，需要構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，以此確保其規(guī)范化與科學(xué)化發(fā)展，有效保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。首先高校要統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)的檔案管理往往無法統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理工作困難重重，因此高校需要建立科學(xué)而完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理水平的提高。其次高校需要制定與明確相關(guān)制度，使檔案的管理和使用流程更加明確，從而為高校的檔案管理和使用提供便利條件。

（四）提高管理人員的素質(zhì)

隨著信息時代的發(fā)展，高校檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的專業(yè)知識和管理技能，能夠掌握相關(guān)的軟件操作，不斷強(qiáng)化自身的檔案信息安全防范意識。但是檔案部分高校的管理人員缺乏較高的綜合素質(zhì)，在能力結(jié)構(gòu)、人才結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)等方面較為欠缺，無法滿足檔案管理信息化工作的實(shí)際需求，不利于高校檔案管理工作的有序進(jìn)行[4]。因此高校需要開設(shè)培訓(xùn)班來培養(yǎng)精通檔案業(yè)務(wù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，制定科學(xué)的考核機(jī)制，考核人員的安全意識、理論知識、職業(yè)操守和業(yè)務(wù)技能，使管理人員具備較高的文化程度和綜合素質(zhì)。

結(jié)束語

綜上所述，高校將信息技術(shù)有效運(yùn)用在檔案管理中，需要積極轉(zhuǎn)變管理理念，有機(jī)結(jié)合軟件設(shè)施與硬件設(shè)施，加強(qiáng)數(shù)字化管理，構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，提高管理人員的素質(zhì)。這樣才能提高檔案管理的水平和效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化，便于各項(xiàng)管理工作的更好開展，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 徐曉華. 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用研究[J]. 科技傳播，2015，17：80+85.

[2] 賴麗麗. 進(jìn)一步加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中應(yīng)用的對策思路[J]. 太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，06：158-159.

[3] 梁萬全. 運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)有效促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理[J]. 無線互聯(lián)科技，2014，01：182-183.

[4] 史蘭亭. 信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用[J]. 中國教育技術(shù)裝備，2014，10：56-57.