芻議精細(xì)化管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用

[摘 要] 在民辦院校管理中，辦公室管理非常重要，其在一定程度上反映了一個(gè)民辦院校的管理能力。民辦院校辦公室接待工作中，應(yīng)該完善精細(xì)化的管理方式，使精細(xì)化理念深入人心，注重細(xì)節(jié)化的管理。

[關(guān) 鍵 詞] 辦公室；接待工作；精細(xì)化管理

[中圖分類號] C931.4 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）36-0188-01

辦公室接待工作在辦公室管理工作中居于重要的地位，可以提升民辦院校的整體形象，提高辦公室工作人員的素養(yǎng)。所以，有必要在辦公室接待工作中采用精細(xì)化管理。

一、當(dāng)前辦公室接待工作中存在的問題

（一）管理制度不完善，工作流程不細(xì)致

在接待工作中，由于管理制度存在不完善的地方，就易導(dǎo)致在辦公室接待工作中存在崗位職責(zé)不明確的問題，例如會發(fā)生部分崗位的工作內(nèi)容出現(xiàn)重疊現(xiàn)象，有的崗位則又會出現(xiàn)人員的空缺等。在整個(gè)辦公室接待工作中，若存在分工不明確的問題，易直接導(dǎo)致接待工作的效率低下。因此，應(yīng)該完善每個(gè)辦公室工作人員的崗位職責(zé)，確保工作人員充分發(fā)揮自身的作用，在每個(gè)工作細(xì)節(jié)上都能完善。只有使辦公室工作人員的崗位職責(zé)明確，才能在繁瑣的工作中提高工作效率。在各項(xiàng)工作開展中，由于很多工作不能明確地落實(shí)，導(dǎo)致工作不夠細(xì)致。

（二）服務(wù)意識淡化，工作缺乏主動(dòng)性

有些工作人員在接待過程中，工作流程比較粗放，主動(dòng)性非常差，也不能充分發(fā)揮出自身的創(chuàng)造性。在辦公室接待工作中，服務(wù)意識非常重要，對一名接待人員的評價(jià)也是從他的服務(wù)意識開始。但是，很多辦公室接待人員存在工作熱情不高的問題，導(dǎo)致在日常工作中容易發(fā)生各種沖突。

（三）職業(yè)素養(yǎng)不夠全面，應(yīng)變能力有待提高

由于接待人員本身的素質(zhì)有待提高，他們在工作之余也沒有廣泛地學(xué)習(xí)接待的技巧，接待禮儀上比較單一，這就導(dǎo)致了辦公室接待人員在工作過程中不能隨機(jī)應(yīng)變，在處理問題的過程中較為生硬。

二、精細(xì)化管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用

（一）強(qiáng)化精細(xì)化管理理念

在辦公室接待工作中，要完善工作人員的責(zé)任意識，辦公室接待工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，所以每個(gè)工作人員都應(yīng)該樹立起責(zé)任意識，盡職盡責(zé)，不能逃避責(zé)任。工作人員要完善自身的服務(wù)意識，運(yùn)用好各項(xiàng)接待的禮儀，從而可以維護(hù)民辦院校的形象。工作人員在平時(shí)的工作中應(yīng)該善于創(chuàng)新，防止在工作中各項(xiàng)操作僵硬化，防止公式化工作模式的產(chǎn)生。同時(shí)，在平時(shí)的接待過程完成后，要注意工作的總結(jié)和反思，為以后的工作做好各項(xiàng)積累。

（二）完善精細(xì)化管理的制度

在接待工作的精細(xì)化管理中，應(yīng)該完善相關(guān)制度的建設(shè)，將崗位上的工作內(nèi)容用制度的形式確定、量化。實(shí)現(xiàn)崗位職責(zé)的具體化，通過制定各類規(guī)章制度，確保各項(xiàng)工作可以有序地進(jìn)行，防止在民辦院校運(yùn)作的過程中產(chǎn)生差錯(cuò)。接待部門與其他部門應(yīng)該強(qiáng)化溝通機(jī)制，規(guī)范各項(xiàng)工作，在工作中可采用獎(jiǎng)罰制度，進(jìn)行科學(xué)的考核。

（三）做好接待前的工作預(yù)案，確保細(xì)致完美

工作人員在接待前應(yīng)該做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作，對來訪者的情況進(jìn)行充分把握。在來訪者來電話后，應(yīng)該立刻向上級匯報(bào)，然后主動(dòng)與來訪者取得聯(lián)系，對來訪者的信息進(jìn)行準(zhǔn)確的分析，做好前期的準(zhǔn)備工作。然后制訂一個(gè)精細(xì)化的接待方案，應(yīng)該對來訪的每一位都細(xì)致地考慮，確定好每項(xiàng)工作任務(wù)，確保分工的明確性，將責(zé)任落實(shí)好。在執(zhí)行各方面操作的過程中，應(yīng)該將材料準(zhǔn)備好，并且做好迎接工作，帶領(lǐng)來訪者進(jìn)行參觀。做好完善的組織和協(xié)調(diào)工作，在接待方案制訂完成后，應(yīng)該交給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查，及時(shí)地通知工作人員。接待工作應(yīng)該做好充足的準(zhǔn)備，才能在工作中防止各類意外發(fā)生，以不變應(yīng)萬變。

（四）在接待過程中要保持熱情、細(xì)致

在接待工作中，應(yīng)該積極地迎接領(lǐng)導(dǎo)，積極地介紹本單位的情況，對每一位來訪者都要做到友好、細(xì)致，充分為來訪者考慮，熱情地進(jìn)行服務(wù)。在迎接來訪者的過程中，應(yīng)該根據(jù)客人的身份等，安排不同的人員迎接，而且應(yīng)該提前到達(dá)與客人約定的地點(diǎn)，在打招呼時(shí)一定注重禮貌。在接到客人后應(yīng)該主動(dòng)與客人攀談，簡單介紹有關(guān)情況等。在會議接待的過程中，一定要全盤考慮，要根據(jù)人數(shù)確定好地點(diǎn)，而且地點(diǎn)要安排合適，為客人營造良好的環(huán)境，防止環(huán)境過于空曠或者過于擁擠?？梢栽跁h室擺放一些花草等調(diào)節(jié)會議氣氛。在會議開始之前，應(yīng)該倒好茶水，通過對不同季節(jié)的分析，要定時(shí)添水，合理地調(diào)節(jié)空調(diào)的溫度。

在辦公室接待工作中，精細(xì)化管理非常重要，可以提升辦公室接待的針對性和工作水平，也能促進(jìn)接待工作模式和管理模式的完善。只有完善精細(xì)化管理的制度，才能將管理的理念落實(shí)到每一個(gè)員工身上，在管理中才能把握細(xì)節(jié)問題，樹立精益求精的態(tài)度，防止在工作中出現(xiàn)各類失誤。

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