人事制度改革下企業(yè)的人事檔案管理研究

[摘 要] 隨著人事制度的不斷改革，傳統(tǒng)的人事檔案管理已無法適應(yīng)新形勢下的人事管理制度，同時(shí)為企業(yè)人事檔案管理提供了很好的發(fā)展契機(jī)。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，人事檔案是企業(yè)員工的“有效身份證明”，企業(yè)掌握著員工的檔案就能夠制約員工的不良行為。隨著機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位人事制度的不斷改革，人事檔案的作用也逐漸得到削弱，并且滯后的人事檔案管理并不能適應(yīng)新形勢下人事制度的改革，在改革中面臨的諸多問題需要得到解決。

[關(guān) 鍵 詞] 人事制度改革；人事檔案；改革措施

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2016）21-0175-01

人事檔案是個(gè)人參加社會(huì)實(shí)際活動(dòng)的歷史記錄，是企業(yè)職工個(gè)人經(jīng)歷、技術(shù)水平、政治思想及工作調(diào)動(dòng)等情況的文件記錄，伴隨著個(gè)人參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的始終，是企業(yè)評(píng)價(jià)員工，發(fā)現(xiàn)人才、使用并管理人才的重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，成為當(dāng)代企業(yè)亟待解決的問題。

一、傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)體制下企業(yè)人事檔案管理的介紹

在傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)體制下，人事檔案是企業(yè)員工的“身份證”，關(guān)系每個(gè)員工的切身利益。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，無論政府部門還是企事業(yè)單位，人事檔案是根據(jù)企業(yè)人事管理建立起來的，將人事檔案分為干部和工人兩部分。一般的農(nóng)民和城鎮(zhèn)無業(yè)人員，即使擁有一部分人事檔案材料（比如學(xué)生檔案），如果沒有取得干部或者工人身份也不能稱之為擁有人事檔案。人事檔案伴隨員工始終，招工、錄用、工作調(diào)動(dòng)、享受公費(fèi)醫(yī)保、職工福利及離退休等相關(guān)事宜均需要提供人事檔案作為證明。同時(shí)，人事檔案也成為單位控制員工的有效手段。人事檔案由單位建立，由單位保管和利用，在實(shí)行“人檔合一，檔隨人走”的檔案管理制度下，人員的調(diào)動(dòng)的前提必須先實(shí)現(xiàn)檔案的轉(zhuǎn)移，而人事檔案由單位控制，所以很容易控制人員流動(dòng)，員工也會(huì)因此約束而依附于單位，不能隨便調(diào)離。

二、隨著人事制度改革的推進(jìn)，人事檔案管理面臨的問題

人事檔案管理對企業(yè)實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置產(chǎn)生重大影響，隨著企業(yè)人事制度的不斷改革，以前的人事檔案管理方法已無法適應(yīng)新形勢下的發(fā)展而出現(xiàn)問題，具體如下：

（一）企業(yè)人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高，缺乏實(shí)用性和真實(shí)性

由于當(dāng)前企業(yè)的人事檔案材料大多反映企業(yè)員工的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、政治思想，反映個(gè)人業(yè)務(wù)能力、成長經(jīng)歷、技術(shù)專長等的實(shí)用性材料較少，并且反映個(gè)人過去情況不及當(dāng)前情況多，或者只講優(yōu)點(diǎn)忽略缺點(diǎn)，使企業(yè)人事檔案信息缺乏實(shí)用性。由于企業(yè)檔案管理負(fù)責(zé)人責(zé)任心不強(qiáng)，審查、監(jiān)察力度不夠，以致現(xiàn)在人事檔案造假現(xiàn)象越來越多，影響檔案材料的真實(shí)性。

（二）“棄檔”現(xiàn)象普遍增多

“棄檔”現(xiàn)象的增多能夠說明隨著人事制度的不斷改革，人事檔案的作用日益弱化，改變了原來沒有檔案員工將無法生存的狀態(tài)。有單位有檔案并不一定生活就幸福，而沒有檔案，員工照樣能夠找到其他工作繼續(xù)生活。因此人事檔案在人們心中的地位逐漸下降，傳統(tǒng)的功能和價(jià)值開始弱化。大量人才“棄檔而逃”造成人才流動(dòng)秩序混亂，員工不辦理與原單位的解除勞動(dòng)事宜，甚至與原單位產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛也一逃了之，將原單位商業(yè)秘密透露到新單位，使原單位利益受到嚴(yán)重?fù)p失，嚴(yán)重?cái)_亂了人才市場的秩序。

（三）傳統(tǒng)的人事檔案管理體制不適應(yīng)新形勢的發(fā)展

隨著人事制度的不斷改革，人員流動(dòng)性普遍增強(qiáng)，使人員的隸屬關(guān)系不斷發(fā)生變化。因此會(huì)出現(xiàn)管理主體不清現(xiàn)象，造成多頭管理，出現(xiàn)復(fù)雜、混亂的關(guān)系，并且容易導(dǎo)致人檔出現(xiàn)脫節(jié)，人員流動(dòng)太快，加上人事檔案管理制度的限制，加劇了人檔分離的狀況，棄檔、無檔現(xiàn)象增加，不利于人員管理。同時(shí)人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施差，保管條件落后，檔案目錄不清晰，裝訂不整齊，管理人員數(shù)量不足，素質(zhì)不高等不良現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，無法適應(yīng)新形勢下人事制度的改革要求。

三、人事檔案管理工作的改進(jìn)策略

（一）嚴(yán)格控制歸檔環(huán)節(jié)，保證人事檔案信息的真實(shí)完整

要嚴(yán)格把控檔案材料中的個(gè)人出生年月、學(xué)歷證明、工作時(shí)間等基礎(chǔ)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，要認(rèn)真核實(shí)以免出錯(cuò)。并做到即時(shí)修改，力求內(nèi)容的完整。同時(shí)強(qiáng)化員工檔案專業(yè)技術(shù)水平、個(gè)人工作經(jīng)歷、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等反映員工當(dāng)前狀況的材料。在歸檔過程中根據(jù)檔案材料形成的規(guī)律，加強(qiáng)縱向、橫向聯(lián)系與協(xié)調(diào)，使人事檔案能夠客觀、連續(xù)地反映一個(gè)人的歷史和當(dāng)前狀況，提高人事檔案內(nèi)容的質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

應(yīng)從思想道德方面、組織建設(shè)方面、專業(yè)知識(shí)方面、管理制度等諸多方面入手。在選擇人事檔案管理專業(yè)人員時(shí)，注重專業(yè)技術(shù)水平高、責(zé)任心強(qiáng)、做事踏實(shí)認(rèn)真并且熱愛檔案管理工作的人員，這樣才能使檔案管理隊(duì)伍在工作中有很高的工作熱情。加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高人事檔案管理工作者的理論水平和業(yè)務(wù)能力。進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理行為，做到有針對性、抓重點(diǎn)地處理當(dāng)前人事檔案管理方面出現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)，建立一整套較為系統(tǒng)的人事檔案收集、整理、保管制度，使人事檔案歸檔齊全、保管安全、利用方便，讓各項(xiàng)工作的開展有章可循。

（三）實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化

傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已無法適應(yīng)新形勢下檔案信息管理的要求，企業(yè)必須與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。加強(qiáng)人事檔案管理軟件的運(yùn)用，將檔案中基本人事信息通過軟件進(jìn)行存儲(chǔ)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，為檔案信息的分析運(yùn)用帶來便利。充分利用網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)人事信息資源跨地區(qū)共享，但是網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)保證人事信息的安全性和保密性，通過設(shè)置權(quán)限使有權(quán)限的部門能夠查詢異地人事信息，而沒有權(quán)限的則不能自行調(diào)閱，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案的現(xiàn)代化管理。

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