構(gòu)建“五位一體”工作體系做好辦公室材料撰寫和信息工作

摘要：材料撰寫和信息工作同屬文字工作范疇，既是辦公室工作體系的重要組成部分，同時(shí)也是整個(gè)企業(yè)管理系統(tǒng)中必不可少的兩個(gè)環(huán)節(jié)。做好這兩方面工作，要構(gòu)建“五位一體”的工作體系，即充分認(rèn)識(shí)工作的重要性，堅(jiān)持端正的工作態(tài)度，掌握正確的工作方法，保持積極的工作狀態(tài)、處理好四個(gè)方面的重要關(guān)系。

關(guān)鍵詞：材料撰寫； 信息； “五位一體”

材料撰寫和信息工作既是辦公室工作體系的重要組成部分，同時(shí)也是整個(gè)企業(yè)管理系統(tǒng)中必不可少的兩個(gè)環(huán)節(jié)。這兩項(xiàng)工作雖然在工作內(nèi)容和工作方法上有所不同，但均屬于文字工作的范疇，具有類似的特點(diǎn)，也都具有“以文輔政”的作用。做好這兩項(xiàng)工作，需要多方面的能力和素養(yǎng)，筆者認(rèn)為至少包括提高認(rèn)識(shí)、端正態(tài)度、掌握方法、提升工作狀態(tài)、處理好重要關(guān)系五個(gè)方面，簡(jiǎn)要概括為“五位一體”工作體系。

一、充分認(rèn)識(shí)材料撰寫和信息工作的重要性

辦公室要發(fā)揮“橋梁、樞紐、參謀、助手、窗口”的獨(dú)特作用，材料撰寫和信息工作是重要途徑。企業(yè)許多重要決策、重大部署都需要通過(guò)講話、報(bào)告的形式進(jìn)行宣貫，在此過(guò)程中材料撰寫工作者扮演著不可替代的角色。一份高質(zhì)量的講話或報(bào)告，是領(lǐng)導(dǎo)決策意圖和秘書精心謀劃的結(jié)晶，既要高屋建瓴、從大處著眼，又要言之有物、契合工作實(shí)際。這些講話和報(bào)告的形成，小到指導(dǎo)一項(xiàng)具體工作的開展，大到確定整個(gè)企業(yè)的發(fā)展走向。材料撰寫工作者的價(jià)值就隨著這些講話和報(bào)告的出爐而得到了有力彰顯。

信息工作的作用也非常重要，它是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解情況、把握工作動(dòng)態(tài)的重要途徑，是科學(xué)決策的重要依據(jù)，是行業(yè)交流的重要平臺(tái)，也是上下聯(lián)通的重要紐帶。根據(jù)管理學(xué)理論，信息不對(duì)稱是導(dǎo)致錯(cuò)誤決策、增加交易成本、誘發(fā)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要因素。在這樣一個(gè)網(wǎng)狀世界里，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面獲取信息的重要性怎么強(qiáng)調(diào)都不為過(guò)。廣大的信息報(bào)送工作者就是撐起這樣一張大網(wǎng)的中堅(jiān)力量。沒(méi)有他們的努力工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)變得耳目閉塞，企業(yè)的日常工作就難以高效有序開展。

二、堅(jiān)持端正的工作態(tài)度

態(tài)度導(dǎo)致好惡各異、取舍不同，于是自然決定成敗，做好材料撰寫、信息工作也是如此。一要靜得下心。從事文字工作常常需要我們?nèi)フJ(rèn)真思考、梳理一些問(wèn)題，比如起草講話、報(bào)告時(shí)如何謀篇布局，提煉觀點(diǎn)，編寫信息時(shí)如何去粗取精、詳略得當(dāng)，都需要在一份寧?kù)o的思緒中醞釀，“一顆躁動(dòng)的心”是無(wú)論如何都搞不好文字工作的。二要吃得下苦。從事文字工作的人都有深刻體會(huì)，有時(shí)候要寫好一篇講話，常常需要長(zhǎng)時(shí)間伏案工作，熬夜加班是常態(tài)。吃不下這份苦，就干不好這項(xiàng)工作。但“寶劍鋒從磨礪出，梅花香自苦寒來(lái)”。當(dāng)起草的講話、報(bào)告得到領(lǐng)導(dǎo)肯定時(shí)，當(dāng)報(bào)送的政策建議得到上級(jí)部門采納時(shí)，工作成就感也一定會(huì)油然而生。三要抓得住綱。所謂“綱舉目張”，材料撰寫、信息工作只有圍繞中心、抓住重點(diǎn)，才能保持正確方向，取得實(shí)際成效。具體來(lái)講，就是在起草講話、報(bào)告時(shí)要把握國(guó)家宏觀大勢(shì)、緊扣企業(yè)發(fā)展主題、唱響主旋律、彈好協(xié)奏曲；在信息報(bào)送時(shí)，要圍繞上級(jí)部門關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題、企業(yè)改革發(fā)展的重點(diǎn)方面進(jìn)行挖掘、精心選編，不能眉毛胡子一把抓，不負(fù)責(zé)任、不加選擇地有什么報(bào)什么。

三、掌握正確的工作方法

干好材料撰寫、信息工作也要掌握得當(dāng)?shù)墓ぷ鞣椒ā８爬ㄆ饋?lái)，可以稱為“三博”、“三勤”。

“三博”是指：一要博覽群書?！白x書破萬(wàn)卷，下筆如有神”。從事文字工作，必須要養(yǎng)成常讀書、多讀書的好習(xí)慣。通過(guò)讀書，提升自己的理論水平，豐富企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的知識(shí)，開闊看待問(wèn)題的視野，把握時(shí)代前進(jìn)的脈絡(luò)，這樣才能在動(dòng)筆時(shí)做到言之有理、言之有物。二要博聞強(qiáng)記。搞文字寫作不博聞強(qiáng)記是不行的，不僅要記企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重要數(shù)據(jù)、信息、經(jīng)驗(yàn)、事件等，還要注意積累一些名人名言、經(jīng)典論斷、歷史掌故和報(bào)刊雜志上的精彩言論等內(nèi)容。只有通過(guò)占有豐富的信息量，才能在寫作過(guò)程中做到游刃有余。三要博采眾長(zhǎng)。任何個(gè)人的能力和智慧都是有限的，所以，材料撰寫寫作和信息編報(bào)工作者在工作中必須認(rèn)真聽取各方面的意見(jiàn)，善于吸收別人的智慧來(lái)豐富自己的觀點(diǎn)，糾正可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤。在文稿起草和信息編寫過(guò)程中，要積極征求相關(guān)部門和單位的意見(jiàn)，盡量從多角度獲取資料，從多方位看待問(wèn)題，這樣形成的表述才更加準(zhǔn)確、得出的結(jié)論才更加經(jīng)得起推敲、總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)才更加具有普遍性，從而真正發(fā)揮“以文輔政”的作用。

“三勤”是指：一要勤學(xué)習(xí)。要有海綿吸水的精神，要有鍥而不舍的毅力，不僅要學(xué)習(xí)書本上的知識(shí)，還要注重學(xué)習(xí)好的工作習(xí)慣、工作方法。年輕同志要向老同志請(qǐng)教傳統(tǒng)的好經(jīng)驗(yàn)，老同志也要重視吸收年輕同志的新思想，形成互學(xué)共進(jìn)的良好氛圍。二要勤思考。光學(xué)不思，就如同囫圇吞棗，容易食而不化。要將所學(xué)的內(nèi)容與企業(yè)發(fā)展的實(shí)際相結(jié)合，通過(guò)思考將其融會(huì)貫通。比如在起草重要文件或編寫一些綜合類信息時(shí)，首先必須要對(duì)企業(yè)的總體運(yùn)行概況及相關(guān)工作的具體情況有清晰的了解，有哪些經(jīng)驗(yàn)，存在哪些問(wèn)題和教訓(xùn)，包括哪些典型，都要做到心中有數(shù)，在此基礎(chǔ)上認(rèn)真分析研究，從中發(fā)現(xiàn)本質(zhì)性和規(guī)律性的東西，這樣經(jīng)過(guò)深入思考得出的成果才是真正有價(jià)值的。三要勤實(shí)踐。實(shí)踐出真知，實(shí)踐也出真功。平時(shí)要注重練筆，將生活和工作中的一些所思所得以文字的形式加以梳理。通過(guò)這樣經(jīng)常性的寫作鍛煉，一方面可以錘煉思維，提高寫作效率，另一方面也可以不斷積累、提煉對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的一些觀點(diǎn)，在撰寫相關(guān)文字材料時(shí)適當(dāng)加以應(yīng)用。

四、強(qiáng)化三種意識(shí)

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，認(rèn)識(shí)是實(shí)踐的指南，要想做好材料撰寫、信息工作，就必須要先從觀念上、認(rèn)識(shí)上切實(shí)有所轉(zhuǎn)變和提升，保持積極向上的工作狀態(tài)。為此，要著力強(qiáng)化以下三種意識(shí)。第一，要強(qiáng)化一流意識(shí)。干事創(chuàng)業(yè)，精神是第一位的。沒(méi)有想干事、干成事的信念和信心，任何工作都難以成功。所以，材料撰寫、信息工作者在工作過(guò)程中，要激發(fā)內(nèi)心對(duì)于創(chuàng)一流的責(zé)任感和使命感，做到勇創(chuàng)一流、善創(chuàng)一流、慣創(chuàng)一流。要通過(guò)全方位的深入學(xué)習(xí)，不斷提升工作能力，沿著一流的方向持續(xù)精進(jìn)，讓一流深深銘刻心間，讓價(jià)值創(chuàng)造成為一種工作習(xí)慣。第二，要強(qiáng)化大局意識(shí)。材料撰寫和信息工作的特點(diǎn)，要求從事相關(guān)工作的人員必須要有大局觀。這種大局觀體現(xiàn)在對(duì)公司總體發(fā)展態(tài)勢(shì)的深刻理解、把握和洞悉，體現(xiàn)在對(duì)企業(yè)外部發(fā)展環(huán)境的了解、認(rèn)知，這是前提。不論是起草領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、講話，或是編寫上報(bào)信息，必須把握住公司的發(fā)展大勢(shì)。從材料撰寫、信息工作者自身定位來(lái)講，是領(lǐng)導(dǎo)的眼睛、耳朵和大腦的延伸和拓展，發(fā)揮著參謀助手的作用。如何才能真正體現(xiàn)這種定位？具備戰(zhàn)略思維和宏觀視野必不可少。要努力做到想全、想細(xì)、想深、想遠(yuǎn)，這樣，寫出的報(bào)告和講話才更加契合領(lǐng)導(dǎo)思路和企業(yè)實(shí)際需要，編報(bào)的信息才更具建設(shè)性和前瞻性。第三，要強(qiáng)化崗位意識(shí)。材料撰寫、信息工作者要時(shí)刻牢記自身的崗位職責(zé)，始終保持強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，始終保持奮發(fā)有為的精神狀態(tài)，愛(ài)崗敬業(yè)，恪盡職守。敬業(yè)是干事創(chuàng)業(yè)的基礎(chǔ)，沒(méi)有對(duì)于本職工作的敬畏之心，沒(méi)有對(duì)崗位和平臺(tái)的由衷熱愛(ài)，就不可能干一行、愛(ài)一行，更不可能去主動(dòng)鉆研、自覺(jué)提升。

五、處理好四個(gè)關(guān)系

文字工作看似簡(jiǎn)單，做好卻不容易。尤其是材料撰寫和信息工作，具有以文輔政的作用，不僅需要相關(guān)工作人員具備深厚的文字功底和語(yǔ)言運(yùn)用能力，而且還要具備較強(qiáng)的綜合分析、溝通協(xié)調(diào)等方面能力。為此，要處理好以下四個(gè)方面的關(guān)系：

一是處理好規(guī)矩與創(chuàng)造的關(guān)系。辦公室文字工作不同于文學(xué)創(chuàng)作，不可以隨著寫作者個(gè)人的想象和思路自由發(fā)揮。無(wú)論是材料撰寫還是信息編報(bào)，都有既定的規(guī)矩、規(guī)范。比如要寫一份本單位年度工作會(huì)議報(bào)告，從形式上講，工作報(bào)告有其自身相對(duì)固定的格式；從內(nèi)容上講，一份報(bào)告的形成必然要充分體現(xiàn)報(bào)告人的意圖，符合其思路和表達(dá)意愿，因此，報(bào)告內(nèi)容就需要盡可能往這一方向上靠近。信息編報(bào)也同樣具有特定格式和內(nèi)容等方面的要求。這對(duì)寫作者而言，是必須要認(rèn)真把握的一個(gè)問(wèn)題。把握不好，所形成的文稿就缺乏針對(duì)性，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。但僅僅把握這一點(diǎn)還不夠，文有定式，但無(wú)定法，要想形成一篇高質(zhì)量的文稿，還需要寫作者發(fā)揮自身的創(chuàng)造性，以更加獨(dú)特的視角、更加新穎的表現(xiàn)手法、更加深入的提煉分析，以及對(duì)所占有材料的合理取舍，使文稿的表現(xiàn)力和穿透力更強(qiáng)。對(duì)限制性的把握，僅僅是對(duì)寫作者的基本要求，而創(chuàng)造性的發(fā)揮則真正體現(xiàn)寫作者的水平。

二是處理好本位與換位的關(guān)系。從事辦公室文字工作的人遇到的一個(gè)經(jīng)常性問(wèn)題就是定位，這也是做好文字工作一項(xiàng)十分重要的能力。所謂“定位”的問(wèn)題，是由文字工作者的實(shí)際工作崗位和進(jìn)行材料撰寫寫作與信息編報(bào)時(shí)的站位不同所產(chǎn)生的。從材料撰寫來(lái)看，寫作者所起草的報(bào)告、講話等，主要是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，因此，盡管其職務(wù)層級(jí)可能不高，但寫作時(shí)的站位必須要高，要從被服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的角度和高度去思考問(wèn)題。而編報(bào)一篇信息過(guò)程中，也必須要站在信息接收方和信息消費(fèi)者的角度換位思考，將自己想報(bào)的內(nèi)容與對(duì)方想知道的內(nèi)容統(tǒng)一起來(lái)，以提升所報(bào)信息的價(jià)值和接受度。但換位說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單，真正實(shí)現(xiàn)起來(lái)并不容易。任何一“位”，所體現(xiàn)的不僅僅是一個(gè)崗位和層級(jí)，還體現(xiàn)著在這個(gè)位置上的人的立場(chǎng)、視野、學(xué)識(shí)、閱歷及其個(gè)人的特點(diǎn)。要想使一份工作報(bào)告或者領(lǐng)導(dǎo)講話“適銷對(duì)路”，必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在知識(shí)儲(chǔ)備和視野上盡量向被服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)靠近，同時(shí)還要在平時(shí)注意收集領(lǐng)導(dǎo)在各種場(chǎng)合表達(dá)的觀點(diǎn)和傳遞的信息，及時(shí)把握領(lǐng)導(dǎo)的思路。信息編報(bào)工作開展過(guò)程中，也要積極關(guān)注行業(yè)內(nèi)的政策變化，與上級(jí)單位主管信息部門加強(qiáng)溝通交流，了解信息報(bào)送需求，這樣所選報(bào)的信息才更有針對(duì)性，也更易于被采用。只有扎扎實(shí)實(shí)做好平時(shí)的這些本位工作，才能真正在起草文件和編報(bào)信息時(shí)做到換位思考。

三是處理好“頂天”與“立地”的關(guān)系?！绊斕臁迸c“立地”是一種形象說(shuō)法，主要有兩層意思。第一層意思，“頂天”是指要把握當(dāng)前宏觀形勢(shì)和政策要求，從高處著眼，旨在筑勢(shì)，“立地”是指要充分體現(xiàn)本單位工作的實(shí)際情況，于實(shí)處落地，意在固基。這樣形成的報(bào)告、講話和信息，才具有立體感和厚重感。這就要求寫作者在起筆之前，必須收集和消化大量相關(guān)資料，分析研究后進(jìn)行融會(huì)貫通，在此基礎(chǔ)上在進(jìn)行謀篇布局。第二層意思，主要是在撰寫工作報(bào)告或領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)需要注意，即既要關(guān)注報(bào)告人或講話人的主觀意愿，體現(xiàn)其所要表達(dá)的核心內(nèi)容，又要考慮聽眾的感受和關(guān)切，不同的聽眾需要采取不同的表達(dá)方式，裁剪不同的重點(diǎn)內(nèi)容，這樣才可能達(dá)到良好的效果。

四是處理好寫與改的關(guān)系。在平時(shí)工作當(dāng)中，一定要正視文稿的起草與修改之間的關(guān)系。常言道“文章不厭百回改”，當(dāng)你在初稿結(jié)尾處如釋重負(fù)地打上最后一個(gè)句號(hào)時(shí)，千萬(wàn)不要以為大功告成，因?yàn)槟遣⒎墙Y(jié)束，而只是追求完美的開始。無(wú)論是報(bào)告、講話還是信息，幾乎沒(méi)有哪篇好的文稿能夠一氣呵成，都需要經(jīng)過(guò)耐心細(xì)致的修改、推敲、打磨。要寫出高質(zhì)量的文稿，就得不怕“折騰”、經(jīng)得起“折騰”，直到“折騰”到自己滿意、領(lǐng)導(dǎo)也滿意為止，才算劃上一個(gè)圓滿的句號(hào)。每一次成功的修改，其實(shí)就是一次思維和能力的再提升。

構(gòu)建“五位一體”的工作體系，對(duì)于做好材料撰寫和信息工作至關(guān)重要，但歸根結(jié)底，這兩項(xiàng)工作的高效開展，還需要從事相關(guān)工作的人的長(zhǎng)期學(xué)習(xí)積累和持續(xù)的能力提升，綿綿發(fā)力，久久為功。

參考文獻(xiàn)：

[1]《材料撰寫寫作思維的限制性與創(chuàng)造性》，張玉敏，《理論界雜志》，2005

[2]《大手筆是怎樣煉成的》，謝亦森，長(zhǎng)江文藝出版社，2013