淺談當前事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化

檔案管理在事業(yè)單位管理系統(tǒng)中占有重要地位，它的工作性質比較復雜，在處理相關工作時要有較大的耐心。從當前情況看，我國檔案管理工作作為單位管理中的一個重要部分，其存在的一系列問題也紛紛呈現(xiàn)出來，需要我們改進和優(yōu)化。本文針對于事業(yè)單位檔案管理的重要性進行論述，并研究了事業(yè)單位檔案管理工作的基本原則及事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化對策。

一、概述

事業(yè)單位檔案管理通過對人員相關文獻資料及人事檔案等檔案的管理，能發(fā)現(xiàn)人才，對事業(yè)單位的工作正常運轉也有重要意義。但是，事業(yè)單位的工作量大，有一部分工作不透明，這也給檔案管理工作帶來了很多阻礙。所以，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作已刻不容緩。

二、事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位工作具有復雜性和特殊性，需要存檔記錄的工作較多，由此致使事業(yè)單位需要儲存大量的資料，這也給檔案管理工作帶來了難度。由于事業(yè)單位內部有一部分工作是隱蔽的，而非透明的，所以要對檢查并監(jiān)督事業(yè)單位日常工作就只有通過檢查檔案資料來實現(xiàn)，由此可見檔案管理工作是一個重要的工作環(huán)節(jié)。從現(xiàn)代管理理念來看，檔案管理的質量水平從側面反應出事業(yè)單位的管理水平。所以，事業(yè)單位要建立完善的檔案資料管理制度，使檔案管理部門對檔案管理重要性有一個全新的認識，并能夠在工作中認真負責，能將檔案管理過程中存在的問題還給群眾一個印象，這樣顯示出了事業(yè)單位檔案管理是不容忽視的，其重要程度可見一般。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的基本原則

1、嚴格遵守靈活統(tǒng)一的原則

從事業(yè)單位檔案管理工作中可知，相關的檔案管理人員在處理檔案信息時都是以靈活統(tǒng)一為原則，并將其制定于事業(yè)單位管理體系中。一方面所要顧及的是檔案信息所規(guī)定的基本要求，以該條件為基礎促使事業(yè)單位檔案管理工作能走向規(guī)范。因此，在制定事業(yè)單位檔案管理工作體系時，檔案管理工作人員要遵循著統(tǒng)一靈活的基本原則，通過事業(yè)單位當前的運行情形及工作性質來發(fā)現(xiàn)它自己的工作性質及特征，并盡好各自職責。管理過程中如果發(fā)現(xiàn)自己的不足之處，就要及時改進。

2、權益與責任統(tǒng)一的原則

事業(yè)單位檔案管理的日常工作中，要求參與檔案工作的人士為檔案管理工作的負責人，所以他們的工作熱情就會給該單位的檔案管理活動帶來一些后果。而該作用運用到管理工作人員的工作熱情中的原因主要有兩個：一是該事業(yè)單位檔案管理人員的權益不清晰，沒能得到應有的工作補貼；二是沒有清晰的認識到檔案管理工作的責任，認為自己的某些權益沒被上級重視。所以，在事業(yè)單位的檔案管理過程中，對檔案管理工作人員權益與責任的劃分是十分重要的，并且在工作剛開展時就要有個明確的劃分，以便確立責任人。此外，事業(yè)單位還要構建有趣的溝通途徑，從而吸取更多工作人員提出自己的寶貴意見，知曉他們對工作中的不滿之處，提高他們對工作的滿意度。根據他們的處事步調調整檔案管理工作的工作制度。

3、遵守制定和執(zhí)行的原則

為了促進檔案管理工作能走向體系化，就要在事業(yè)單位檔案管理工作中制定出一個科學合理的檔案管理體系。但是如果只是關注體系建設，卻忽視落實計劃的情況，那么就會使檔案管理體系變成一個無用的擺設。由此可見，在事業(yè)單位檔案管理過程中，執(zhí)行管理體系是重中之重。此外，事業(yè)單位的負責人及檔案管理工作人員必須要時刻遵守檔案管理體系，并對該項工作體系的要求要嚴格執(zhí)行，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，讓他們能夠對工作保持忠誠。同時，還要根據檔案管理體系開展相關的管理活動，不斷優(yōu)化管理體系，從根本上促進檔案管理體系的科學性。

四、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化對策

1、重視對檔案管理工作的宣傳

目前，檔案管理工作出現(xiàn)的多種問題都與工作人員對其不重視有直接關系，所以，要完善內部管理制度，通過對種渠道宣傳檔案管理工作的重要性。如：利用報紙、電視、網絡等普及檔案管理在事業(yè)單位的重要性，使人民群眾能真正認可檔案資料的重要。與此同時，事業(yè)單位還要在檔案管理上加大資金投入，建立起獨立的檔案管理部門工作室、檔案存儲室等。

2、規(guī)范事業(yè)單位檔案管理機制

事業(yè)單位檔案管理的關鍵就是要完善檔案管理機制，并遵循規(guī)章制度，建立起科學的管理體系。目前，我國事業(yè)單位檔案管理水平有了整體的提高，管理手段也有了改進和更新，由此也要求我們建立與之相適應的管理體系，明確職能，便于統(tǒng)一管理，促使檔案管理工作與事業(yè)單位的考核同步發(fā)展。

3、加強檔案管理人員的培訓，提高管理人員素質

由于檔案管理人員的專業(yè)知識水平和素質決定著檔案管理的水平和程度，所以作為檔案管理人員要必須要掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術和現(xiàn)代化的信息化管理技術。我們應建立起一支專業(yè)水平較高檔案管理人員隊伍，提升他們的專業(yè)水平。同時，事業(yè)單位還要在人員上崗前進行統(tǒng)一培訓，提高他們的綜合素質。通過培訓可以使員工掌握更先進的管理方法，有利于事業(yè)單位檔案管理工作的完善。

4、檔案管理手段更新

信息化日漸普及，已經應用到越來越多的領域中。檔案管理中對信息化的應用也是必然趨勢，工作人員利用計算機、掃描儀等設備將圖片、文字等多項信息轉化成數據信息，對其進行信息化管理。在信息管理中還要引進先進的軟件，這樣不僅免去了手動管理的繁瑣，也使檔案材料的利用率提高了。

五、結束語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作是事業(yè)單位工作正常開展的保障，是不可忽視的一項內容。隨著事業(yè)單位管理制度的完善及推進，促使事業(yè)單位的檔案管理工作更具規(guī)范性。檔案管理部門要加強人才隊伍建設，培養(yǎng)一批高素質、高水平的檔案人才，從而推動事業(yè)單位的發(fā)展。

（作者單位：吉林省洮南市環(huán)境衛(wèi)生管理處）