事業(yè)單位檔案管理信息資源建設及共享模式分析

科技的高速發(fā)展，人類的每一個領域都被互聯網占據著。檔案作為重要的信息資源，承載人類活動的大量信息。由于社會信息基礎結構的根本性變化，導致從根本上改變了事業(yè)單位所處的信息環(huán)境，實現了信息資源共享，社會得到不斷發(fā)展。文章從事業(yè)單位檔案信息資源建設及構建事業(yè)單位檔案管理信息資源共享模式兩個方面進行了詳細的論述。

一、概述

檔案在所有信息資源中始終是占重要地位的，它具有保密性、社會性及歷史性。在信息技術大發(fā)展的趨勢下，人們對檔案信息資源也有了更多的需求，基于這種情況，就應該建立起一個完善的檔案信息資源共享模式。目前，我國事業(yè)單位也在企業(yè)改革的深入下面臨了全新的挑戰(zhàn)，檔案管理作為單位管理中的一個重要組成部分，其存在的問題也在逐漸顯示出來。

二、事業(yè)單位檔案信息資源建設

檔案能將人類各種實踐活動記錄下來，并進行有價值的記錄，其中也涉及了多方面內容。在整個文獻信息家族當中，檔案占據著重要位置。檔案信息既可以依附于傳統(tǒng)的載體，也能依附于其他載體。但是，只有實現檔案信息資源共享才能在信息時代得到有效的開發(fā)和利用。實現檔案信息資源共享主要是以網絡為依托，利用互聯網來向公眾提供信息化服務。高科技的利用可以有效的整合檔案信息，并建立起網絡檔案信息管理中心，加強管理檔案信息?？偟膩碚f，可以將檔案資源共享的特點歸納為以下四點：一是原始記錄性，檔案的出現體現出了一種人類生產生活方式，而不是通過加工、搜集信息。所以，檔案因其較強的原始性這一特征而有別于其他信息；二是歷史性，檔案信息記錄事實的歷史事件，反映社會活動，有較強的回溯性。正是因為檔案信息具有時效性，所以要及時采集、加工信息，將對人類有價值的信息提取出來；三是分散性，這里所說的檔案分散性是指檔案種類多，層次高低不同，記錄風格各異，有的檔案記錄不全。但是，隨著檔案數量不斷增多，必然會有價值較小的檔案信息融入其中，由此便增加了檔案資源的分散性；四是社會性，檔案是用來記錄人類生產生活的，具有社會性。此外，檔案對多個領域的研究都具有歷史價值和參考價值，也能產生一定的社會效益。總的來說，事業(yè)單位檔案管理信息資源建設可以從以下兩方面著手：（1）實現檔案的電子化和網絡化。計算機網絡系統(tǒng)精確度高、運算速度快，實現檔案網絡化管理，便可提高事業(yè)單位檔案管理水平，實現資源共享。（2）注重培養(yǎng)檔案管理人才。一是研發(fā)管理軟件，實現信息在不同單位、部門的有效傳遞。此外，不能忽視加密技術，對其有效利用能夠在查看資料時防止資料泄露。二是重視培養(yǎng)專業(yè)人才，高校應多鼓勵學生將理論與實踐結合起來，完善檔案管理發(fā)展模式。

三、構建事業(yè)單位檔案管理信息資源共享模式

1、事業(yè)單位檔案信息資源共享網絡平臺的構建及完善

所謂的檔案信息資源共享網絡平臺實現信息共享主要是依托于當前的外在網站形式，因檔案信息數據在內部的后臺，所以對檔案信息的瀏覽和查閱可以利用檢索的方式。一般來說，可以從兩個方面加強檔案信息網絡平臺建設：一方面是將檔案館用數據專線連接起來，形成統(tǒng)一的集成數據內網，便于上傳、整理檔案信息。同時，對網站上的內容可以隨時查閱，不僅方便也安全。此外，我們還可以利用互聯網，將各個檔案館的信息都連接起來實現信息共享。為了訪問檔案內容的核心部分，還要設置一個特定的IP終端，也可以建立起密碼或口令的訪問形式。盡管這種形式所需的運行成本相對較低，但是也有一定風險存在；另一方面就是通過網站與數據庫的連接建立起事業(yè)單位檔案信息資源共享網站，并在其中加入通信、檢索、留言等相應模板。

2、建立一套完備的事業(yè)單位檔案信息資源共享區(qū)域總模式

在事業(yè)單位檔案管理過程中，將其檔案信息資源共享區(qū)域總模式定義為由單位的決策者來制定整合檔案信息資源，同時將整合的資源項目逐一分配給單位的各個職能部門，數據信息被整合后再由各職能部門開設檔案管理網站，使用者可以查詢到相關信息。在整個過程中，數據資源的查找主要是通過事業(yè)單位的檔案內網進行，對于審核通過的檔案資源可以將其放置在網絡平臺中，公眾在有需要時能及時的查閱。調查事業(yè)單位檔案信息資源時，要充分調查各個檔案館，在此基礎上才能夠對館藏資源有整體了解和把握，同時也對當前檔案信息的利用情況有了全面的了解，這時再向上級部門匯報。除此之外，通過檔案的使用需求可以明確事業(yè)單位檔案信息資源共享的一系列相關事項，從而共享策略就由此建立起來。按照相關的檔案館資源利用情況及數據格式，建立統(tǒng)一集成的檔案信息資源共享策略和數據庫，方便網上信息檢索，使得檔案館的資源信息都能被有效利用。

3、事業(yè)單位有必要建立起檔案信息資源共享區(qū)域分模塊

從我國事業(yè)單位發(fā)展變化來看，單位內部的檔案館已經都建立起了自己的檔案信息資源數據庫，并能利用相關的數據檢索軟件進行檔案信息資源的檢索工作。針對于這種情況，應在單位的內網中建立能查閱檔案信息的專業(yè)網站，提供查詢服務，并完善網絡信息共享平臺。盡管這種模式比較簡單，但是能從根本上有效的避免數據整合步驟，更便利。

四、結語

綜上所述，通過上文的分析可知要實現檔案信息資源共享已經成為了當前學術界的一個焦點話題。只有最大限度的開發(fā)利用檔案資源信息，才能推動檔案信息資源的共享，才能為人類提供更多有價值的信息。

（作者單位：吉林省洮南市環(huán)境衛(wèi)生管理處）