人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題與對策探究

人事檔案信息數(shù)字化管理是隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展而發(fā)展起來的一種人事檔案信息管理方式。本文在對人事檔案信息數(shù)字化管理過程中存在的突出問題分析的基礎(chǔ)上，提出了具體的對策。

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，該技術(shù)已經(jīng)進入到了各個領(lǐng)域之中。其中，人事檔案管理近年來也一改傳統(tǒng)人事檔案管理的模式，逐漸進入信息數(shù)字化管理時代，以有效提高人事檔案管理的效率與質(zhì)量。然而，在人事檔案信息數(shù)字化管理之中，卻存在著諸多突出問題，這些問題嚴重影響了人事檔案信息數(shù)字化進程。本研究基于人事檔案信息數(shù)字化管理的問題的分析，提出具體的解決措施，旨在為人事檔案信息數(shù)字化管理提供科學(xué)依據(jù)與參考。

1 人事檔案信息數(shù)字化管理存在的問題分析

1.1 人事檔案信息保管環(huán)境比較嚴格

在人事檔案信息常規(guī)保管之中，以紙質(zhì)材料保管的形式為主，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進步，紙質(zhì)檔案保管技術(shù)也發(fā)展得十分成熟，其保管環(huán)境已經(jīng)取得根本性的轉(zhuǎn)變。然而，隨著無紙化辦公的提出，人事檔案信息管理也開始朝這個方向發(fā)展，從而使得人事檔案信息管理更加環(huán)保、節(jié)能、資源化。然而，由于數(shù)字化人事檔案信息主要以0、1的二進制方式保存在特定的數(shù)據(jù)載體上面，如U盤或者光盤等，而人事檔案信息保存的時間也受到儲存載體壽命的決定。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展與進步，人事檔案信息數(shù)字化管理的載體發(fā)展速度也隨之發(fā)展，那么同時也導(dǎo)致人事檔案信息的使用以及保管存在不穩(wěn)定性。此外，人事檔案信息數(shù)字化保管中所使用的U盤或者光盤，其保存條件更為嚴格，保存環(huán)境要求更高，極易受到外界因素的影響，如外來磁場或者重力擠壓變形等，從而在很大程度上引起光盤或者U盤儲存信息的丟失。

1.2 檔案信息數(shù)字化管理人員素質(zhì)普遍較低

由于人事檔案信息長期使用紙質(zhì)化的形式進行管理，因此，這些管理工作人員并未完全摒棄紙質(zhì)保管形式，而對數(shù)字化管理形式了解不夠透徹、深入，筆者分為，這可能與管理人員的計算機專業(yè)素質(zhì)存在很大的關(guān)系。新時期，人事檔案信息管理工作的專業(yè)性以及知識性要求越來越高，但是總體上來說，人事檔案信息管理人員的素質(zhì)發(fā)展速度遠遠不及數(shù)字化的發(fā)展速度，那么這就導(dǎo)致人事檔案信息數(shù)字化管理僅僅流于形式，而未真正地全面實現(xiàn)數(shù)字化管理。

1.3 人事檔案信息的安全性遭遇較大威脅

信息技術(shù)雖然為人事檔案信息管理帶來極大的便捷，也大大提高了人事檔案信息管理的效率與質(zhì)量，然而信息的安全性也一度遭遇嚴重的威脅。在信息技術(shù)條件下，人事檔案信息的安全性以及保密性等均受到了較為嚴重的影響。究其原因，筆者認為主要是由如下兩個方面的原因所造成的：（1）前面已述，當前人事檔案信息管理人員自身素養(yǎng)較低，其安全意識以及保密意識比較薄弱，尤其是對于某些向公眾進行發(fā)布的信息缺少非常嚴格的審查以及管理，那么這就會使得人事檔案信息管理工作人員操作程序不當，數(shù)據(jù)備份不及時，從而引起人事檔案信息管理存在較大的安全隱患。（2）在信息網(wǎng)絡(luò)之中，電腦病毒無處不在，還有一些計算機黑客編制惡意程序攻擊人事檔案信息管理系統(tǒng)，從而導(dǎo)致人事檔案信息管理的安全性無法得到最大程度地保障，使得現(xiàn)代人事檔案信息管理存在著諸多突出性的問題，嚴重阻礙了人事檔案信息化數(shù)字化管理進程。

2 人事檔案信息數(shù)字化管理的具體對策

基于上述關(guān)于人事檔案信息數(shù)字化管理中存在的問題的分析，現(xiàn)提出如下幾點關(guān)于人事檔案信息數(shù)字化管理的具體對策：

2.1 構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范的人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)

操作系統(tǒng)作為現(xiàn)代人事檔案信息數(shù)字化管理的軟件基礎(chǔ)，需要和硬件相互匹配。針對軟件技術(shù)和操作系統(tǒng)的這個特征，在對人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進行選擇的時候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)主要包括兩個方面的內(nèi)容，即：硬件與軟件設(shè)施，二者匹配程度高才能夠使得人事檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)的完整性更佳。所以說，在對認識檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)進行篩選時，需要對各個方面的影響因素進行全面地考慮，具體而言，包括如下幾個方面的內(nèi)容：（1）在對此操作系統(tǒng)進行篩選時，計算機中原來儲存的數(shù)據(jù)以及信息是否被刪除掉。計算機操作系統(tǒng)存在的差異性很可能會對人事檔案信息的儲存格式進行改動，那么這就會導(dǎo)致信息的部分缺失或者無法準確讀出。為了預(yù)防此種情況的發(fā)生，應(yīng)該注意充分考慮數(shù)據(jù)是否被丟失。（2）該信息操作系統(tǒng)是否有惡意插件或者帶有病毒等影響人事檔案信息安全的因素。

2.2 提高人事檔案信息數(shù)字化管理人員的基本素質(zhì)

由前所述，目前，人事檔案信息數(shù)字化管理工作人員尚未完全摒棄傳統(tǒng)人事檔案信息管理的思路與方法，而且大部分工作人員計算機知識嚴重缺乏，其素質(zhì)提高速度遠遠不及于計算機信息技術(shù)發(fā)展速度。那么這就導(dǎo)致人事檔案信息數(shù)字化管理進程變緩。對此，應(yīng)該注意加強對人事檔案信息數(shù)字化管理工作人員進行定期培訓(xùn)，從檔案管理專業(yè)知識、計算機應(yīng)用技能等方面進行培訓(xùn)，其中培訓(xùn)的重點內(nèi)容就是計算機應(yīng)用技能的培訓(xùn)，要求管理工作人員應(yīng)該注意扎實掌握計算機基礎(chǔ)知識，從而有效提高人事檔案信息數(shù)字化管理的效率與質(zhì)量。

3 結(jié)論

綜上所述，人事檔案信息數(shù)字化管理能夠有效減少人事檔案管理工作的時間，提高檔案管理的質(zhì)量，必須予以重視，選取適當?shù)娜耸聶n案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)并通過培訓(xùn)提高管理人員的綜合素質(zhì)，為人事檔案信息數(shù)字化管理提供優(yōu)秀的人才隊伍，促進人事檔案管理工作的發(fā)展。

（作者單位：威海市崮山水庫管理處）