淺析企業(yè)檔案管理存在問題及對應措施

摘 要：企業(yè)要建立現(xiàn)代企業(yè)制度，對檔案工作是一種挑戰(zhàn)，也是一種機遇。企業(yè)檔案工作者都要抓住機遇，勇敢地面對挑戰(zhàn)，積極尋找為企業(yè)服務的新途徑、新方法，不斷發(fā)展企業(yè)檔案管理工作，為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展發(fā)揮應有的作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理；創(chuàng)新；作用

一、要深刻認識加強企業(yè)檔案管理的意義與現(xiàn)狀

企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財富，它的重要性主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是維護企業(yè)經(jīng)濟利益和合法權(quán)益。因檔案真實記錄著企業(yè)各項活動，在處理是非和各種糾紛中，檔案是最有說服力的證據(jù)。二是維護企業(yè)歷史真實面貌。檔案是在企業(yè)發(fā)展中積累和形成的，是企業(yè)歷史的真實記錄，它見證了企業(yè)的昨天和今天，是后人了解過去的最重要途徑。三是提高企業(yè)管理水平。企業(yè)領(lǐng)導在作出某項決策前，都要查閱大量的資料，從中找出決策的依據(jù)；企業(yè)總結(jié)工作、制訂計劃；處理問題時，也需要了解情況和熟悉政策；正確指揮生產(chǎn)經(jīng)營，更要靠有關(guān)的經(jīng)濟法規(guī)、統(tǒng)計數(shù)字和市場信息。而這些文件和資料很多都保存在檔案里。它是企業(yè)各級管理干部加強企業(yè)管理的重要參謀。

當前企業(yè)檔案管理存在著不少不盡如人意的地方。首先是企業(yè)領(lǐng)導不重視，檔案管理投入不足，如檔案室往往是企業(yè)里辦公環(huán)境最差的位置；專（兼）職檔案管理干部由于人員流動頻繁，業(yè)務不熟悉；檔案管理手段和工具跟不上時代需要，檔案的開發(fā)利用尚待大力發(fā)掘；檔案管理制度執(zhí)行力度差等問題。這與企業(yè)發(fā)展的需要和檔案管理的現(xiàn)代化總體要求形成較大差距。

二、加強企業(yè)檔案管理的措施，不斷促進檔案管理升級

（一）加強檔案室硬件建設。從長遠目標考慮，宜建立具有一定承壓能力的專業(yè)化檔案室，配備專業(yè)性強、自動化程度高的檔案柜組。應將現(xiàn)有檔案室里的檔案和文印分墻隔開，清除非檔案物品，做到檔案室專用；購買必要的書柜書架，專存圖書，實行檔案、圖書一體化管理；購買一批檔案柜、照片檔案盒、卷皮、全引目錄皮表、案卷目錄皮表、案卷題名皮表，為整理檔案提供方便；還要購買必要的防暑、防濕、防鼠、防盜設備，確保檔案安全。

（二）明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護檔案的義務，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開發(fā)、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內(nèi)歸檔。會計核算類文件由財會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學習、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。

（三）不斷豐富檔案內(nèi)容。在規(guī)范行政檔案、人事檔案、財務檔案的基礎(chǔ)上，要不斷豐富新的檔案內(nèi)容，逐步建立起經(jīng)營客戶檔案、科研技術(shù)檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案等涉及企業(yè)生存和發(fā)展的核心信息資源，使檔案工作范圍不斷拓寬。

（四）增強檔案的利用功能。檔案的目的在于利用。要充分利用檔案的資源優(yōu)勢，及時為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、技改、研發(fā)以及改革、對外交往提供直接參考服務；要因地制宜利用資料編輯一些資料冊、圖片展，宣傳企業(yè)文化，方便業(yè)務操作。

（五）穩(wěn)定檔案工作隊伍。檔案管理是一門專業(yè)性強的業(yè)務，是一門科學，做好檔案管理，主要在于檔案專業(yè)人才。要從企業(yè)長遠發(fā)展出發(fā)，有意識地培養(yǎng)一批檔案專兼職人才，逐步提高檔案專業(yè)人才的待遇，使專業(yè)人才能長期扎根，為企業(yè)服務。要教育和引導檔案人才熱愛檔案工作，為檔案工作獻青春。

三、積極探索企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新方法和理念

（一）管理的創(chuàng)新。信息化時代，計算機設備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災害等各種因素，都會造成計算機系統(tǒng)的破壞，導致存儲數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。

1.信息管理。在信息時代，文件信息管理除文件內(nèi)容之外，更多的是梳理、提煉出機構(gòu)文件處理流程，將文件處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容，納入工作流程，并對產(chǎn)生的文件信息實施統(tǒng)一管理。

2.信息工作人員管理。信息時代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息。因此，加強對信息工作人員的管理，是非常現(xiàn)實和必要的。具體做法主要有：建立并提供管理政策，明確職責，各盡其責；策劃并提供應急措施、保護方案，定期進行信息安全檢查，提高人員對安全事故的應急反應；經(jīng)常對相關(guān)人員進行安全教育和宣傳；經(jīng)常開展業(yè)務培訓，提高人員綜合素質(zhì)，盡量避免誤操作等安全隱患；建立嚴格的權(quán)限管理機制；規(guī)范信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移、加工程序，提出數(shù)據(jù)校驗模型，加強人員的管理。

（二）制度的創(chuàng)新。如何保證信息系統(tǒng)在應用過程中，能適應不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮其最大效能；如何規(guī)范地應用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設與辦公業(yè)務管理、信息化管理是密不可分的。從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個層面，組織信息部門、業(yè)務部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標準規(guī)范體系。

（三）服務的創(chuàng)新。信息化時代，檔案工作的服務方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。創(chuàng)新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。

在信息服務方式上，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；還可以先進技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導和業(yè)務部門提供信息服務。

企業(yè)的檔案管理是企業(yè)管理的一個重要組成部分，是企業(yè)管理必不可少的基礎(chǔ)管理下作。要科學管理就必須以企業(yè)的各種檔案材料為基礎(chǔ)，制訂出適應本企業(yè)發(fā)展需要的管理制度、工作標準。因此，重視加強和創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)成為衡量企業(yè)管理水平的重要一環(huán)和必然趨勢。

四、搞好檔案管理工作還應注重以下問題

（一）領(lǐng)導重視和支持是做好檔案管理工作的關(guān)鍵

每個單位的每一項工作，領(lǐng)導的關(guān)注和支持是關(guān)鍵，只有得到領(lǐng)導重視和支持，才能確保這項工作的順利開展。而檔案工作如何能得到領(lǐng)導的重視和支持，檔案管理人員主要應具備以下幾個方面：一是愛崗敬業(yè)，認真做好本職工作。檔案人員要熱愛檔案工作，努力學習和鉆研業(yè)務知識，不斷提高管理水平，要做檔案工作的行家里手，干一行愛一行、鉆一行，以出色的工作業(yè)績，給領(lǐng)導和同志們留下良好的印象。二是勤請示匯報，增強領(lǐng)導檔案意識。有些單位的領(lǐng)導對檔案工作還不夠重視、還缺乏檔案意識，與其他業(yè)務工作相比，認為檔案工作無關(guān)緊要，可有可無。由此看來，經(jīng)常向領(lǐng)導請示和匯報檔案工作，以引起領(lǐng)導的關(guān)注和支持，是檔案管理人員應努力做好的一項工作。三是樹立大局意識，主動服務中心工作。檔案管理人員要樹立大局意識和服務意識，緊緊圍繞中心工作，做好服務工作，只有及時、準確地為領(lǐng)導和相關(guān)科室、部門提供檔案信息資源，檔案工作的知名度和影響力才能隨之得到提升。

（二）提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提

隨著經(jīng)濟社會不斷地發(fā)展，各類文檔數(shù)量不斷增多，也給檔案管理工作提出了新的要求。因此，為了應對和解決檔案工作出現(xiàn)的新問題，要從以下幾個方面入手：一是配備責任心強、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強，要求檔案人員既要有高度的責任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運用現(xiàn)代科技手段管理檔案。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期檔案管理工作。二是掌握科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關(guān)，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現(xiàn)代科技手段和先進管理技術(shù)，以適應現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。三是檔案管理工作要運用信息網(wǎng)絡技術(shù)。檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

（三）提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)是做好檔案管理工作的條件

隨著計算機和信息網(wǎng)絡技術(shù)在檔案工作中的應用和發(fā)展，對于檔案管理人員的業(yè)務知識、科學知識以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原有傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新時期、新形勢的需要。因此，加強檔案管理人員繼續(xù)教育顯得尤為重要，要盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才。

1.建立健全繼續(xù)教育管理制度和激勵機制。檔案工作管理水平需要不斷地改善和提升，檔案管理人員素質(zhì)也需要不斷地提高，要通過檔案專業(yè)知識繼續(xù)教育，促使檔案管理人員不斷地更新業(yè)務知識，提高業(yè)務能力和管理水平。

2.要因材施教、多渠道地進行人才培訓。要從實際出發(fā)，按照不同的崗位、不同的層次、多渠道、多形式的對檔案管理人員進行培訓。堅持“學用結(jié)合、按需施教、重視實效”的方針，為檔案專業(yè)人員提供全面、系統(tǒng)的學習機會，使檔案管理人員缺啥補啥，取長補短。

3.加強對檔案人員的管理和教育。要通過各種形式對檔案管理人員進行《檔案法》、《保密法》以及國家有關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳教育，使之充分認識做好檔案工作的重要意義。同時，要切實加強對檔案工作的領(lǐng)導、檢查和考核，特別是對于涉及到保密的檔案管理人員，要加強教育和管理，不斷增強保密意識和責任感，確保檔案管理安全可靠，無失（泄）密現(xiàn)象發(fā)生。

五、充分發(fā)揮檔案館（室）的價值作用

（一）建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。

（二）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

（三）電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

（四）開展在線服務。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。

（五）開展現(xiàn)行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應新形勢發(fā)展要求，進一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護廣大人民群眾的根本利益。

（六）注重“反饋”，深層次開發(fā)檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學性、合理性、系統(tǒng)性。例如，產(chǎn)品經(jīng)過用戶使用之后，能否適應需要、哪些需要改進等，這是檢驗企業(yè)為適應市場需求而采取的改革措施是否成功的關(guān)鍵，也是對產(chǎn)品質(zhì)量作出的評價。通過對產(chǎn)品質(zhì)量的反饋材料進行分析研究，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)進行自我調(diào)節(jié)，評判自身，檢查企業(yè)產(chǎn)品改進的目標是否已達到、已經(jīng)做了些什么、還應做些什么等。

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