高校行政工作精細(xì)化管理初探

高校行政工作精細(xì)化管理，是對(duì)高校行政常規(guī)管理基礎(chǔ)上的進(jìn)一步深化。高校行政工作精細(xì)化管理的內(nèi)容主要包括辦文、辦會(huì)、辦事。對(duì)于高校行政工作的精細(xì)化管理應(yīng)在明確具體要求的前提下，提高行政人員精細(xì)化管理意識(shí)，明確崗位權(quán)責(zé)，完善各項(xiàng)工作制度，優(yōu)化管理工作流程，落實(shí)科學(xué)精細(xì)化管理。

精細(xì)化管理是源于發(fā)達(dá)國(guó)家的一種管理理念，1911年，泰勒發(fā)表了《科學(xué)管理原理》一書(shū)，這是世界上第一本精細(xì)化管理著作。精細(xì)化管理是是社會(huì)分工的精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，它是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的關(guān)鍵一步。

廣州城建職業(yè)學(xué)院作為一所新興的民辦高職院校，由于辦學(xué)水平的迅速提高和學(xué)生規(guī)模的擴(kuò)張，目前在校生已經(jīng)超過(guò)16000人，2015年1月份，在全校管理干部研討會(huì)中，校長(zhǎng)首次提出精細(xì)化管理思路，要求全院上下在管理過(guò)程中實(shí)施精細(xì)化管理，配以相關(guān)管理制度，打造規(guī)范化、精細(xì)化、個(gè)性化城建管理模式。本文以此為背景對(duì)高校行政工作精細(xì)化管理進(jìn)行初步探索。

一、高校行政工作精細(xì)化管理的要求

作為學(xué)校，實(shí)行精細(xì)化管理，首先必須使全體師生在思想上得到轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)實(shí)施精細(xì)化管理的必要性和重要性，作為個(gè)人，要認(rèn)識(shí)到自己所肩負(fù)的重?fù)?dān)。在辦事過(guò)程中注重提高效率，急事急辦，大事嚴(yán)肅辦，小事認(rèn)真辦，分內(nèi)事盡責(zé)辦，分外事盡量辦，可辦可不辦的事熱情辦。

實(shí)施精細(xì)化管理對(duì)行政人員提出了較高的要求，不僅考察行政人員的文字功底，更多的是對(duì)行政人員綜合素質(zhì)的檢驗(yàn)。作為辦公室行政人員應(yīng)該時(shí)時(shí)注意；一要提高參謀咨詢的能力，當(dāng)好調(diào)研員、信息員和情報(bào)員；二要鍛煉綜合協(xié)調(diào)能力，既做好內(nèi)部協(xié)調(diào)，也做好外部協(xié)調(diào)；三要養(yǎng)成精細(xì)辦事的良好習(xí)慣，認(rèn)真辦事能把事辦對(duì)，用心辦事能把事辦好；四要馬上就辦，及時(shí)反饋，做到清醒、準(zhǔn)確、滿意。盡心竭力追求辦文零毛病，辦會(huì)零差錯(cuò)，辦事零失誤。

二、高校行政工作精細(xì)化管理的主要內(nèi)容

1.辦文

文字工作是高校行政工作的重要內(nèi)容，上、下級(jí)文件的收發(fā)與傳達(dá)，內(nèi)部文件的起草，各類(lèi)方案的擬定，周、月、學(xué)期計(jì)劃總結(jié)，新聞宣傳稿件的撰寫(xiě)審核都屬于辦文內(nèi)容。

2.辦會(huì)

會(huì)務(wù)組織是考驗(yàn)行政人員是否稱職的基本要素，對(duì)精細(xì)化提出了較高的要求，會(huì)前“如坐針氈”，會(huì)中“如履薄冰”，會(huì)后“如釋重負(fù)”是筆者每次辦會(huì)的深刻體會(huì)。會(huì)務(wù)組織包括：會(huì)前準(zhǔn)備（參會(huì)人員、會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間協(xié)調(diào)、主持人、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議議程、會(huì)前宣傳等），會(huì)中準(zhǔn)備（參會(huì)人員是否及時(shí)到位、是否需要準(zhǔn)備茶水、攝影、會(huì)議記錄、會(huì)議時(shí)間控制等），會(huì)后檢查（安排參會(huì)人員離場(chǎng)、收拾會(huì)場(chǎng)、新聞宣傳等），每個(gè)細(xì)節(jié)都需要精心準(zhǔn)備，只要一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)遺漏或差錯(cuò)，整個(gè)會(huì)議都會(huì)受到影響。

3.辦事

辦事更多的是對(duì)行政人員綜合素質(zhì)的檢驗(yàn)，學(xué)院辦公室作為學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞系統(tǒng)，每天都在接觸、協(xié)調(diào)形形色色的人和事，面對(duì)不同的人該如何對(duì)話，面對(duì)不同的事該如何處理，需要時(shí)刻有清醒的頭腦，需要有精細(xì)化的流程和制度做保障。

三、推進(jìn)高校行政工作精細(xì)化管理初探

1.提高行政人員精細(xì)化管理意識(shí)

提高行政人員在精細(xì)化工作方面的意識(shí)和素質(zhì)是推行精細(xì)化管理，提高辦事效能的有效手段。要從主觀上引導(dǎo)和開(kāi)發(fā)行政人員工作精細(xì)化的覺(jué)悟，組織開(kāi)展精細(xì)化管理相關(guān)培訓(xùn)，邀請(qǐng)精細(xì)化管理方面的專家開(kāi)辦講座，讓精細(xì)化管理觀念深入人心，主動(dòng)提升工作能力和工作水平。同時(shí)在工作中要善于總結(jié)，及時(shí)反思管理工作中存在的問(wèn)題和漏洞，做到事前精心準(zhǔn)備，過(guò)程清晰可控，結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)滿意。

2.明確崗位權(quán)責(zé)

造成部門(mén)之間相互推諉，沒(méi)有承擔(dān)責(zé)任的擔(dān)當(dāng)。醫(yī)院行政管理工作量大，工作內(nèi)容復(fù)雜，如果不能將各個(gè)部門(mén)職責(zé)進(jìn)行合理明確的劃分，就會(huì)出現(xiàn)部門(mén)間職責(zé)界限模糊，職責(zé)交叉重疊，或者出現(xiàn)職責(zé)真空現(xiàn)象，導(dǎo)致工作效率低下，各部門(mén)之間的工作不協(xié)調(diào)等后果。因此，應(yīng)根據(jù)醫(yī)院自身?xiàng)l件，結(jié)合醫(yī)院自身特點(diǎn)，精細(xì)明確地劃分各部門(mén)應(yīng)承擔(dān)的相應(yīng)職責(zé)，實(shí)現(xiàn)職責(zé)安排系統(tǒng)化，職責(zé)劃分精確化，職責(zé)描述明確化。運(yùn)用先進(jìn)的管理理念，靈活的管理手段，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)醫(yī)院各部門(mén)間的責(zé)任承擔(dān)和工作分工。

3.完善各項(xiàng)工作制度，執(zhí)行規(guī)范精細(xì)化管理

制度建設(shè)是實(shí)施精細(xì)化管理的保障，制度確保管理有序，制度設(shè)計(jì)的是否合情合理是對(duì)精細(xì)化管理實(shí)施效果的檢驗(yàn)，因此在制定制度是應(yīng)注意；第一制度既要符合領(lǐng)導(dǎo)要求，又不能違背大眾需要，需要很巧妙的兩者結(jié)合。第二制度不能設(shè)計(jì)的太復(fù)雜，要簡(jiǎn)單易懂，容易操作，一個(gè)制度洋洋灑灑數(shù)十頁(yè)相信大部分都沒(méi)心思去詳細(xì)了解的，更不可能都記下來(lái)。第三制度制定前要廣泛征集意見(jiàn)，初稿擬定后要認(rèn)真研討，制度制定后要加大制度的宣傳和引導(dǎo)，公布后要嚴(yán)格執(zhí)行。

需要注意的是，制度是有時(shí)效性的，隨著領(lǐng)導(dǎo)的更換和學(xué)校的發(fā)展，執(zhí)行一段時(shí)間后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整以適應(yīng)目前發(fā)展形勢(shì)。如我?？记谥贫仍?guī)定教師每學(xué)期開(kāi)學(xué)預(yù)備周和期末最后一周要求打卡坐班，在執(zhí)行中很多教師提出較大意見(jiàn)，開(kāi)學(xué)預(yù)備周和期末最后一周教師最主要的工作是備課和批改試卷、錄入成績(jī)，這些工作不一定要在辦公室完成，在家里或宿舍同樣可以完成。2015年底修訂為教師不再統(tǒng)一要求打卡坐班，由各二級(jí)學(xué)院自定。我院的做法是，每學(xué)期開(kāi)學(xué)第一天上午要求教師到學(xué)院辦公室簽到，目的是為了準(zhǔn)確掌握教師到校情況，及時(shí)做好師資調(diào)整，這一做法得到了全體教師的認(rèn)可，一致認(rèn)為是非常人性化的體現(xiàn)。

4.優(yōu)化管理工作流程，落實(shí)科學(xué)精細(xì)化管理

清晰簡(jiǎn)明、設(shè)計(jì)合理的工作流程，是推進(jìn)高校行政精細(xì)化管理的前提。隨著高校的發(fā)展，辦公室面臨著紛繁復(fù)雜的辦會(huì)、辦文、活動(dòng)安排等事務(wù)。優(yōu)良的工作流程應(yīng)該是按照專業(yè)化分工的模式來(lái)提高工作效率。辦事流程是檢驗(yàn)工作效率的最高標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單、容易操作的辦事流程可以使工作順暢無(wú)阻礙，繁瑣的辦事流程是滋生腐敗的溫床。

很多時(shí)候流程制定者往往“拍腦袋”決定流程怎么安排，不考慮請(qǐng)示人執(zhí)行的難度，流程制定后也沒(méi)有對(duì)運(yùn)行過(guò)程進(jìn)行檢驗(yàn)就直接公布，這即使管理者的不負(fù)責(zé)任，也是對(duì)學(xué)校辦學(xué)聲譽(yù)的損害。如我校在2013年前大部分辦事流程都使用紙質(zhì)流程，請(qǐng)示人打印后先找部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字，再找職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字，需要涉及其他部門(mén)的還要找相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，再找主管副校長(zhǎng)簽字，重大事項(xiàng)校長(zhǎng)還要簽字，涉及財(cái)務(wù)的期間財(cái)務(wù)處長(zhǎng)也要簽字。請(qǐng)示人好不容易找到一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)簽字后再找下一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)不一定在辦公室，一個(gè)流程往往跑三五次還不一定辦的完，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。2014年后學(xué)校大部分流程已經(jīng)啟用網(wǎng)上流程，請(qǐng)示人只需在網(wǎng)上提交請(qǐng)示內(nèi)容，選擇后續(xù)批復(fù)領(lǐng)導(dǎo)后系統(tǒng)直接發(fā)送短信提醒相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批復(fù)，節(jié)省了很多辦事時(shí)間，大大提高了辦事效率。

總之，高校行政工作涉及學(xué)校管理的每一方面、每個(gè)細(xì)節(jié)，各項(xiàng)規(guī)章制度、崗位職責(zé)和工作流程要做到精細(xì)化。高校行政工作精細(xì)化管理要求人人對(duì)工作負(fù)責(zé)，對(duì)崗位負(fù)責(zé)，于小處見(jiàn)大，從細(xì)節(jié)看成績(jī)。要求行政工作人員在日常工作中每一個(gè)步驟都要精心，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要精細(xì)，每一項(xiàng)工作都是精品，精心是態(tài)度，精細(xì)是過(guò)程，精品是成績(jī)。目的就是把大家平時(shí)看似簡(jiǎn)單、很容易的事情用心、精心地做好。

（作者單位：廣州城建職業(yè)學(xué)院）