交通集團(tuán)檔案管理規(guī)范化的探索與實(shí)踐

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步，我國交通行業(yè)日益趨向規(guī)模化、系統(tǒng)化，相關(guān)交通行業(yè)如春筍般涌現(xiàn)。但是由于我國現(xiàn)代交通事業(yè)的發(fā)展歷史較短，相關(guān)的制度建設(shè)、管理規(guī)范等尚不完全，成為制約我國交通事業(yè)發(fā)展和進(jìn)步的瓶頸。交通運(yùn)輸事業(yè)的發(fā)展，離不開對(duì)于交通集團(tuán)運(yùn)行系統(tǒng)的科學(xué)化管理；交通集團(tuán)要想壯大，也必須實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理規(guī)范化。這是企業(yè)立足的根本，也是影響企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。因此，筆者對(duì)交通集團(tuán)檔案管理規(guī)范化的進(jìn)行探索與實(shí)踐。

一、交通集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀

1.檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)：

隨著集團(tuán)規(guī)模的不斷加大，集團(tuán)業(yè)務(wù)的繁多，人工登記、人力查詢等檔案管理方式已經(jīng)難以滿足集團(tuán)管理的需求，檔案管理系統(tǒng)的的出現(xiàn)解決了這些管理難題。檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)在如下方面：

（1）科學(xué)化：以計(jì)算機(jī)技術(shù)為系統(tǒng)管理工具，在專業(yè)人員的操作下完成工作。

（2）系統(tǒng)化：以交通集團(tuán)的檔案管理系統(tǒng)為例，包括了車輛信息、往來單位、車輛使用、集團(tuán)歷史等諸多信息，信息兼具內(nèi)容的深度和涉及的廣度。

（3）規(guī)范化：檔案收集、檔案管理、檔案使用為一體，內(nèi)容規(guī)范、流程統(tǒng)一。

2.交通集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀

交通集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)存在著巨大的優(yōu)勢，仍有一些令人擔(dān)憂的現(xiàn)狀存在。集團(tuán)管理層對(duì)于檔案規(guī)劃、檔案收集作用的不重視，管理過程不規(guī)范，容易出現(xiàn)檔案丟失、惡意修改、信息泄露的現(xiàn)象。管理系統(tǒng)老化，數(shù)據(jù)庫功能不全面，內(nèi)容繁多無用，檔案清理工作不到位，在檔案使用時(shí)無法滿足使用者的需要。管理人員技術(shù)水平低，操作不專業(yè)，檔案管理不科學(xué)，檔案存放混亂，分類不科學(xué)，造成檔案丟失、使用無效等現(xiàn)象出現(xiàn)。

二、推進(jìn)交通集團(tuán)檔案管理規(guī)范化的重要意義

1.完善相關(guān)信息，保障集團(tuán)權(quán)利

集團(tuán)檔案是指在集團(tuán)運(yùn)營管理過程中形成的有保存價(jià)值的各種形式的材料。檔案材料既有文字、圖像等內(nèi)容，可以以數(shù)據(jù)的形式存在。既包括了集團(tuán)往來的相關(guān)文件、重大會(huì)議記錄，又記載著集團(tuán)的發(fā)展歷史，同時(shí)還包括集團(tuán)經(jīng)營業(yè)務(wù)中的資產(chǎn)信息。規(guī)范集團(tuán)檔案管理，可以使集團(tuán)的有關(guān)信息更加全面，覆蓋面更廣范，內(nèi)容更加精煉。對(duì)于新入職的陌生員工、新晉的合作伙伴，可以讓他們了解集團(tuán)的發(fā)展歷史和文化底蘊(yùn)，為集團(tuán)樹立良好的形象；同時(shí)集團(tuán)檔案中還包括了外部往來的相關(guān)法律文件和具體材料，對(duì)于檔案的有效保管，可以減少不必要的交易風(fēng)險(xiǎn)，減少經(jīng)濟(jì)糾紛，保障集團(tuán)的權(quán)利，明確集團(tuán)的責(zé)任。

2.健全檔案系統(tǒng)，促進(jìn)行業(yè)發(fā)展

健全檔案管理系統(tǒng)，雖然只是集團(tuán)管理的一小部分，但是對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用，可以逐漸普及到全集團(tuán)、全行業(yè)，有利于整個(gè)行業(yè)管理水平的的提高。在交通集團(tuán)的檔案管理中，包括以往的大事記，如集團(tuán)成立之處遭遇困難時(shí)的緩解措施、融資手段，業(yè)務(wù)車輛、工具的采購原則、對(duì)于不同采購環(huán)境的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，交通事故的應(yīng)急處理方式、善后手段、公關(guān)處理方式，在之后遇到相似的情況時(shí)，這些檔案材料都是很好的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和教訓(xùn)記錄，對(duì)事故的處理帶去很好的借鑒、指導(dǎo)作用。這有利于提高集團(tuán)的服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)集團(tuán)的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于明確集團(tuán)的發(fā)展方向、軌跡指導(dǎo)都具有積極作用。

三、推進(jìn)交通集團(tuán)檔案管理規(guī)范化的具體措施

1.加強(qiáng)工作重視，規(guī)范檔案管理

一些集團(tuán)的檔案管理意識(shí)淡薄，對(duì)檔案收集、和管理的重視程度不夠，使檔案損壞嚴(yán)重，喪失了檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作，深化檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。只有領(lǐng)導(dǎo)擺正態(tài)度，加強(qiáng)重視，才能激勵(lì)員工的認(rèn)真工作態(tài)度。檔案管理工作應(yīng)該貫穿到交通集團(tuán)的每一部門、每一崗位，把檔案管理理念貫徹到工作的每一環(huán)節(jié)。成立專門的檔案管理部門，建立一套完整的檔案信息管理制度，確定完整的檔案管理流程與體系，分工明確，責(zé)任到位，認(rèn)真詳細(xì)記錄每一輛汽車、每一件工具的領(lǐng)用、維修、報(bào)廢等各個(gè)步驟，實(shí)時(shí)追蹤，防止資產(chǎn)的蓄意浪費(fèi)和無故丟失，提高工具的利用效率。

2.管理系統(tǒng)升級(jí)，增強(qiáng)系統(tǒng)實(shí)用性

交通集團(tuán)的檔案管理系統(tǒng)，一般是從專業(yè)的系統(tǒng)開發(fā)集團(tuán)購買，專人指導(dǎo)安裝使用，專業(yè)性、科學(xué)性較強(qiáng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新，檔案管理手段的不斷升級(jí)，舊的管理系統(tǒng)已經(jīng)難以充分發(fā)揮應(yīng)有的功能。這就需要企業(yè)的資金投入，根據(jù)技術(shù)環(huán)境的變化，對(duì)集團(tuán)的檔案管理系統(tǒng)定期檢修、維護(hù)、更新。同時(shí)結(jié)合交通集團(tuán)的管理實(shí)際，形成一套符合集團(tuán)運(yùn)營、車輛檔案記錄實(shí)際的車輛檔案管理模式。對(duì)于檔案的管理還要保證檔案系統(tǒng)的實(shí)用性，實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢、借閱的方便快捷。

3.專業(yè)人員管理，提高利用效率

作為一項(xiàng)技術(shù)型較強(qiáng)的信息系統(tǒng)，集團(tuán)應(yīng)該采用專人管理的手段，保障檔案收集的全面性、保管的安全性、使用的規(guī)范性。管理人員應(yīng)該利用專業(yè)技術(shù)知識(shí)，充分發(fā)揮專業(yè)人員的技術(shù)優(yōu)勢，在檔案收集環(huán)節(jié)，多渠道、多層次、多手段的收集信息，保障檔案的全面性和真實(shí)性。在檔案管理時(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、區(qū)別，對(duì)錯(cuò)誤信息進(jìn)行篩選、剔除，對(duì)于頻繁使用、意義重大的檔案歸類、整理，實(shí)現(xiàn)高效利用。系統(tǒng)的分類手段有助于保證使用者明確檔案的尋找范圍，提高利用效率。

以鄭州市公共交通總集團(tuán)的檔案管理系統(tǒng)為例，該集團(tuán)的經(jīng)營范圍包括營運(yùn)業(yè)務(wù)、租賃業(yè)務(wù)、運(yùn)輸業(yè)務(wù)、汽車修理、公交卡充值業(yè)務(wù)等，營運(yùn)業(yè)余又包括出租車業(yè)務(wù)和公交車營運(yùn)業(yè)務(wù)，公交車營運(yùn)業(yè)務(wù)還可以分為城市公交和郊區(qū)公交。集團(tuán)購買了專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，并制定了規(guī)范的檔案信息管理制度，以經(jīng)營業(yè)務(wù)為分類標(biāo)準(zhǔn)，具體的檔案信息內(nèi)容還包括車輛牌號(hào)、購買時(shí)間、維修次數(shù)、事故發(fā)生、報(bào)廢原因、車主信息等詳細(xì)內(nèi)容。同時(shí)，隨著車主變更、業(yè)務(wù)擴(kuò)展，工作人員要隨時(shí)收集信息，完善檔案。

（作者單位：交通（集團(tuán)）有限集團(tuán)）