高職院校中檔案管理工作的問題及其應(yīng)對(duì)策略

檔案管理是高職院校管理的重要組成部分之一，它可以帶來學(xué)?？蒲兴降奶岣?、校園文化的形成與學(xué)校管理的科學(xué)化。良好的檔案管理，可以為師生提供優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)，還能夠督促檔案管理朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化與秩序化挺進(jìn)。因此，學(xué)校的管理建設(shè)務(wù)必注重檔案管理工作，以此提高學(xué)校的整體教育水平與管理質(zhì)量。

近些年，各高職院校都開始重視檔案管理工作，都看到了檔案管理對(duì)整個(gè)學(xué)校建設(shè)的帶動(dòng)性。但我們不能忽視的事實(shí)就是目前檔案管理制度并不健全，檔案管理的科技化水平太低，檔案管理人員素質(zhì)跟不上檔案管理建設(shè)的需求，檔案管理在思想意識(shí)上缺少創(chuàng)新等。高職院校檔案管理工作中存在的這些問題已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了檔案管理的科學(xué)化與正規(guī)化進(jìn)展，因此我們有必要對(duì)問題做出分析，并基于此提出合適的解決對(duì)策。

一、高職院校檔案管理工作存在的問題

首先，不完善的檔案管理制度。目前，國(guó)內(nèi)高職院校普遍存在著檔案管理制度不健全，缺乏系統(tǒng)性的問題，各個(gè)高校在檔案管理的細(xì)節(jié)處理上各有自己的處理方式，沒有形成有效的統(tǒng)一方案。具體表現(xiàn)為：不完善的歸檔信息，甚至于有些信息與實(shí)際不同，材料檔案缺少一致性，有些學(xué)生學(xué)籍信息發(fā)生變化時(shí)不能夠及時(shí)修改，造成了學(xué)生畢業(yè)困擾；收集材料缺乏約束性，由于檔案管理工作本身的繁瑣與復(fù)雜，很多工作人員便不夠認(rèn)真，對(duì)待工作馬馬虎虎，造成學(xué)校檔案管理的混亂無序、資料不全等；檔案規(guī)整工作不及時(shí)同意，頻繁的人事變動(dòng)，客觀上讓學(xué)校檔案管理工作漏洞百出。

其次，檔案管理工作的科技化水平低。雖然很多高職院校配備了多媒體等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，但這些資源沒有有效利用，更沒有實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與現(xiàn)代化。同時(shí)，檔案管理工作人員多是學(xué)校的后勤人員，他們沒有高水平的電腦操作，客觀上不適應(yīng)信息化發(fā)展，這讓檔案管理工作更加落后。

再次，檔案管理人員素質(zhì)跟不上檔案管理建設(shè)的需求。目前高職院校重的檔案管理人員多是專職與兼職，他們都有著專業(yè)知識(shí)不足、工作技能水平低等問題?，F(xiàn)在的高校檔案管理早已不是簡(jiǎn)單的分類整理，而是需要較高職業(yè)技能與綜合素質(zhì)的管理人才，他們既需要有著豐富的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還應(yīng)該有著豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。而現(xiàn)實(shí)實(shí)際中，這些檔案管理人員由于沒有專業(yè)化培訓(xùn)，缺少對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)知，在分類歸檔存檔等方面也不夠?qū)I(yè)，這些嚴(yán)重阻礙了高職院校檔案管理的發(fā)展。

最后，檔案管理在思想意識(shí)上缺少創(chuàng)新。目前高職院校的檔案管理工作沒有受到上級(jí)管理單位的充分重視，在人才支持與資金援助上嚴(yán)重不足，許多的管理人員和管理思想都很落后，與檔案管理建設(shè)的發(fā)展需求相脫節(jié)。思想落后的管理人員主觀上簡(jiǎn)單認(rèn)為自己的工作內(nèi)容就是將學(xué)校的發(fā)展進(jìn)展與師生檔案的簡(jiǎn)單整理，缺少服務(wù)意識(shí)，在需要查找資料時(shí)，嚴(yán)重降低了工作效率。同時(shí)，校領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視，沒有看到檔案管理工作的客觀問題，讓檔案管理工作的開展雪上加霜。

二、高職院校檔案管理工作的應(yīng)對(duì)策略

我們已經(jīng)對(duì)高職院校的檔案管理工作問題做出了分析，基于此，各高職院校應(yīng)該從思想上、管理制度上、創(chuàng)新能力上、人員素質(zhì)上與檔案管理設(shè)備上做出變革，切實(shí)提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的高水平與教育的高質(zhì)量。

第一，完善檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理方式。各高職院校應(yīng)該根據(jù)自我實(shí)際，對(duì)檔案管理工作中的各種不足做出修正，革新檔案管理制度，完善相關(guān)規(guī)定。改變后的檔案管理制度應(yīng)該符合信息化、數(shù)字化與現(xiàn)代化特點(diǎn)，落實(shí)高校務(wù)實(shí)與科學(xué)合理理念，讓檔案管理人員準(zhǔn)確快速地應(yīng)對(duì)檔案管理中的各種問題。同時(shí)，創(chuàng)新檔案管理方式，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制與考核體系，切實(shí)提高檔案管理人員的工作積極性與主動(dòng)性，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的規(guī)范化、科學(xué)合理化與法制化。

第二，提高檔案管理工作人員的多媒體操作能力，讓檔案管理更為現(xiàn)代化與科學(xué)化。高職院校建立對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)體系，對(duì)檔案管理人員中不熟悉使用多媒體設(shè)備的工作人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，提高他們的應(yīng)用水平，提高設(shè)備的使用率?，F(xiàn)代化的多媒體科技能夠?yàn)闄n案管理提供更大方便，這要求高職院校應(yīng)該主觀上積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息，緊跟時(shí)代發(fā)展。在學(xué)校各相關(guān)部門的配合下，形成檔案管理信息化體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化與一體化，減少檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高學(xué)校的現(xiàn)代化管理水平，增加學(xué)校的綜合管理能力與校園的現(xiàn)代化進(jìn)展。同時(shí)，高職院校要引進(jìn)相關(guān)的檔案管理人才來豐富檔案管理隊(duì)伍，讓整個(gè)管理團(tuán)體的電子設(shè)備應(yīng)用能力獲得巨大提升。

第三，完善檔案管理人員的任用體系，加大審查監(jiān)督力度，提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。檔案管理工作的復(fù)雜性與繁瑣性，要求檔案管理人員有著專業(yè)的知識(shí)技能與操作水平，可以熟練操作檔案的收集管理、分類歸檔、開發(fā)利用等，可見，檔案管理隊(duì)伍中有著合格的綜合素質(zhì)的管理人員是確保檔案管理工作順利開展的有效保證。同時(shí)，對(duì)于檔案管理人員，要樹立他們的服務(wù)意識(shí)，以此促進(jìn)檔案管理工作的更好展開。

第四，檔案管理思想和工作理念要進(jìn)行創(chuàng)新。高職院校的檔案管理制度需要?jiǎng)?chuàng)新，只有創(chuàng)新，才能讓高校檔案管理走向現(xiàn)代化與正規(guī)化。這就要求學(xué)校加大創(chuàng)新教育力度，提高檔案管理的工作理念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)，最終提高管理工作人員的工作效率，員工在各自負(fù)責(zé)的項(xiàng)目上也就能更加認(rèn)真地對(duì)待，整體的管理工作將更進(jìn)一步。

各高職院校要切實(shí)提高檔案管理工作，需要針對(duì)自我學(xué)校的實(shí)際問題，做出合適的改進(jìn)策略，切實(shí)發(fā)揮檔案管理工作在學(xué)校管理中的關(guān)鍵性作用。因此，高職院校要從思想上重視檔案管理，改革檔案管理制度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與實(shí)際操作水平等，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提高與高職院校的現(xiàn)代化建設(shè)。

（作者單位：濰坊學(xué)院特教幼教師范學(xué)院）