管理類檔案歸檔常見問題探析

企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)起著一定的作用，而企業(yè)的科研檔案更是一個(gè)企業(yè)數(shù)據(jù)的重中之重。在對(duì)檔案進(jìn)行一些規(guī)范化的管理的時(shí)候，能夠?qū)ζ髽I(yè)的現(xiàn)狀做出一些了解，對(duì)當(dāng)前的一些醫(yī)療工作可以做出一些改進(jìn)，提高企業(yè)的科研水平。但目前，我國對(duì)于科研檔案歸檔的管理還存在一些問題，該文就是通過對(duì)企業(yè)科研檔案歸檔管理問題，做出一些對(duì)策的分析，希望能夠?yàn)槲覈尼t(yī)療事業(yè)做出一定的貢獻(xiàn)。

本文介紹了企業(yè)管理類檔案的概念和來源，論述了企業(yè)管理類檔案的整理職責(zé)、原則、方法和步驟，同時(shí)簡述了電子文件的歸檔整理。

一、管理類檔案歸檔現(xiàn)狀

檔案按照產(chǎn)生源可分為外部生成的檔案和內(nèi)部生成的檔案兩大類。外部生成的管理類檔案：包括地物所之外形成的通過OA系統(tǒng)接收到的各類公文。內(nèi)部生成的管理類檔案：所內(nèi)形成的帶有公文編號(hào)的文件。

目前所內(nèi)管理類檔案的接收和管理存在三個(gè)比較突出的問題：一是所內(nèi)公文要素不規(guī)范。在2012年度公文主題詞使用上存在用詞不規(guī)范現(xiàn)象，2013年5月之后，公文全部取消了主題詞要素，但所內(nèi)公文依然使用主題詞，而且還存在使用不規(guī)范現(xiàn)象。檔案歸檔要求保持原貌，所內(nèi)公文存在的問題將如實(shí)伴隨管理類檔案終生。二是移交公文未進(jìn)行鑒定。目前，所內(nèi)當(dāng)年從OA系統(tǒng)收到和所內(nèi)生成的管理類檔案在次年第一季度末由所綜合管理辦全部打印一份后，造冊移交給數(shù)據(jù)服務(wù)中心檔案管理組。由檔案管理組安排專人對(duì)移交的檔案進(jìn)行整理、錄入條目信息、粘貼條碼標(biāo)簽、裝盒歸檔。但歸檔的管理類檔案未進(jìn)行鑒定，所文書崗?fù)ㄟ^OA收到的公文全部移交給檔案部門，不但造成打印的浪費(fèi)，也給后續(xù)整理增加了工作量，占用存放空間。

以2013年和2014年接收的管理類檔案為例進(jìn)行分析，可以看出這個(gè)問題的具體表現(xiàn)：按生成單位進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可以看出地物所自己生成的數(shù)量非常少，只占當(dāng)年接收量的5%左右（見表1）。

再對(duì)這兩年接到的研究院和油田公司（克市）的公文做進(jìn)一步分析發(fā)現(xiàn)，接收油田公司（克市）的公文中，簡報(bào)、通報(bào)類公文占了近50%（見表2）而這些公文并不直接指導(dǎo)地物所工作：

再對(duì)這兩年接收到的公文按人事類和非人事類進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)人事類文件占的比重較大，且呈上升趨勢（見表3），但這些涉及人事任免、變動(dòng)的文件和地物所有直接關(guān)系的文件數(shù)量卻非常有限：

所以對(duì)通過OA系統(tǒng)接收到的公文在歸檔前進(jìn)行鑒定很有必要。此外，所綜合辦文書崗移交的公文前面均附有《新疆油田勘探開發(fā)研究院地球物理研究所收文稿紙》（以下簡稱：收文稿紙）及公文處理結(jié)果，一般每份公文前至少有2頁，按2014年接收的384份公文計(jì)，僅打印《收文稿紙》就需近800張紙，而在公文歸檔時(shí)，只統(tǒng)計(jì)正文頁數(shù)，《收文稿紙》雖然跟文件正文一并裝盒，但其本身并無檔案價(jià)值。

三是歸檔的管理類檔案未開展鑒定銷毀工作。地物所于2013年下發(fā)《關(guān)于成立地物所物探檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》，但尚未對(duì)館藏的檔案進(jìn)行鑒定，鑒于管理類檔案接收中的實(shí)際情況，應(yīng)該可以對(duì)之前歸檔的管理類檔案開展鑒定工作，對(duì)不適合歸檔的檔案進(jìn)行鑒定并銷毀。

二、歸檔范圍的界定和建議

歸檔范圍，就是歸檔文件整理的范圍。在整理時(shí)，不是所有的文件材料都需要?dú)w檔，而是要正確分析，區(qū)別對(duì)待。在確定文件材料歸檔范圍時(shí)，既要保證歸檔文件的材料收集齊全，完整歸檔，防止“有檔不歸”，又要注意不該歸檔的文件材料就不能歸檔，防止“有文必檔”。但是在具體執(zhí)行過程中，文件產(chǎn)生單位不可能，或者做不到完全按照《文件材料歸檔和不歸檔的范圍》來確定歸檔范圍。所以，檔案管理人員有義務(wù)去幫助文件產(chǎn)生單位確定歸檔范圍。包括歸檔時(shí)間，既不能歸檔過早，文件尚處于運(yùn)行和辦理中，更不能歸檔過晚，造成文件丟失和損毀，極大地影響到檔案的完整和質(zhì)量。確定歸檔和不歸檔建議遵循以下原則：

1.應(yīng)歸檔文件材料

凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。（1）上級(jí)文件。上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)針對(duì)本機(jī)關(guān)工作的指示、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、通報(bào)、通知和普發(fā)的需要本機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的指導(dǎo)性文件；干部任免、啟用印章和本機(jī)關(guān)上報(bào)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的以及普發(fā)的需要本機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的指導(dǎo)性文件。上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要講話、指示、題詞照片和錄音、錄像材料。上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的文件材料。上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門發(fā)來的文件。也就是你們直接上級(jí)發(fā)來的文件。（2）本級(jí)文件。本機(jī)關(guān)“紅頭”文件。以機(jī)關(guān)黨組織和行政名義發(fā)出的指示、決定、規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)等。本機(jī)關(guān)內(nèi)部文件。本機(jī)關(guān)內(nèi)部單位形成的主要文件（如工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、總支、職代會(huì)等）會(huì)議記錄，重要的電話記錄，工作條例、規(guī)章制度、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，干部、工人的行政工資和黨、團(tuán)、工會(huì)會(huì)員、關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信及存根、職工離退休、退職證明、存根，本機(jī)關(guān)黨、團(tuán)員、職工花名冊等。本機(jī)關(guān)召開各種代表會(huì)和專業(yè)會(huì)議形成的重要文件。包括召開會(huì)議的請示與批復(fù)、通知、日程安排、代表名冊、工作報(bào)告、講話發(fā)言、總結(jié)、決定、紀(jì)要、簡報(bào)、典型和單位材料、先進(jìn)集體和個(gè)人的名單等；本單位領(lǐng)導(dǎo)在有關(guān)會(huì)議的講話稿。本機(jī)關(guān)編制的歷史資料和編輯出版的各種書書刊的定稿和印本及本機(jī)關(guān)的宣傳、報(bào)道稿；反映本機(jī)關(guān)各種活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶、剪報(bào)、光盤等。本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊。重要的人民來信來訪材料、領(lǐng)導(dǎo)的指示和本機(jī)關(guān)處理人民來信、來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析材料等。技術(shù)文件。本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中形成的項(xiàng)目任務(wù)書、原始記錄、工作總結(jié)、科研成果、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、鑒定證書等材料；本機(jī)關(guān)在修建綜合樓、辦公樓、住宅樓等各項(xiàng)工程基建項(xiàng)目的審批文件、設(shè)計(jì)任務(wù)書，地質(zhì)勘查材料、隱蔽工程記錄、質(zhì)量評(píng)定書、技術(shù)復(fù)核資料、工程預(yù)、決算、驗(yàn)收紀(jì)要、竣工圖等材料；本機(jī)關(guān)購置設(shè)備的隨機(jī)材料（包括裝箱單、合格證、說明書）、運(yùn)行維修記錄等材料；本單位設(shè)計(jì)、生產(chǎn)的產(chǎn)品的成套文件材料。本機(jī)關(guān)形成的財(cái)務(wù)預(yù)、決算、財(cái)務(wù)分析、會(huì)計(jì)月、季、年報(bào)表，總賬、各類明細(xì)賬、現(xiàn)金（出納）日記賬、銀行存款賬，憑證等文件材料。（3）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件。同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來的需要辦理執(zhí)行并起依據(jù)作用的文件。有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件。

2.不歸檔的文件材料

上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件。上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)供參閱、不辦理的文件材料。上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件。本機(jī)關(guān)的重復(fù)文件。本機(jī)關(guān)無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審鑒的未生效的文件材料、草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件定稿除外）、打印文件的各次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）。從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。無保存價(jià)值的信封、一般的群眾來信。本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件。為參考目的從各方面收集的文件材料。參加非主管機(jī)關(guān)召開的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料。同級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的不需要貫徹執(zhí)行和起依據(jù)性的文件。非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。

三、認(rèn)識(shí)及結(jié)論

1.文書崗應(yīng)熟悉歸檔要求和范圍，在打印移交公文前，應(yīng)先提交一份當(dāng)年接收公文清單，并進(jìn)行必要分析，提交所檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組審定。按照所鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組審定清單，將準(zhǔn)備移交公文的電子文檔打包交給檔案管理人員。由檔案管理人員歸檔時(shí)打印。

2.檔案管理人員必須做到職能前移，在跟歸檔單位確定歸檔范圍時(shí)，應(yīng)對(duì)歸檔文件質(zhì)量要求進(jìn)行規(guī)定，以確保歸檔文件質(zhì)量。

3.檔案管理部門保管著歸檔的各類管理類檔案，具備分析編研的基本條件，可以通過對(duì)已歸檔的管理類文件借閱使用情況和其他科研單位管理類檔案的歸檔情況進(jìn)行調(diào)研分析，提出地物所管理類檔案編研和鑒定銷毀意見。

（作者單位：山東省聊城市阿縣民政局）