推進事業(yè)單位檔案管理改革創(chuàng)新的有效策略

我國經(jīng)濟發(fā)展日新月異，各大事業(yè)單位都產(chǎn)生了巨大的變化。為了趕上時代的步伐，事業(yè)單位管理也需要推陳出新。目前所使用的檔案管理存在著一些缺陷，不便于某些工作的進行，影響工作效率。所以本文對目前的檔案管理所存在的缺陷和缺陷產(chǎn)生的原因，以及如何進行改革與創(chuàng)新進行詳細的分析與探討。

檔案管理工作，對于一個事業(yè)單位來說，至關重要。而在社會日益變化，經(jīng)濟日益發(fā)展的今天，一貫地沿用過去的檔案管理是不可取的，它的缺陷也在時代的進步中漸漸凸現(xiàn)出來，顯然已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位的需求。所以，對新時代的檔案管理的創(chuàng)新已經(jīng)迫在眉睫。要在結(jié)合目前工作現(xiàn)狀的同時，對檔案管理進行研究與探討，提出可行的改進措施，提高檔案管理效率，讓事業(yè)單位得到進一步發(fā)展。

1原有檔案管理問題分析

1.1檔案管理設施老舊

目前有許多事業(yè)單位對檔案管理不重視，對其投入的資金較少，導致檔案管理設施老舊，主要體現(xiàn)在以下幾點：一是某些事業(yè)單位檔案室破舊，空氣不流暢，濕氣較重以及灰塵厚等等，這些都不利于檔案的保存與管理：二是檔案管理室的電腦設施不達標，在進行各項檔案管理工作時，電腦卡機、卡慢等等，也會對檔案管理工作的效率產(chǎn)生消極的影響：三是有的檔案管理室與其他部門合在一起，未把檔案室單獨分開來，導致管理工作進行的時候比較混亂，不便于工作的有序進行，一定程度上也影響了工作效率。

1.2員工檔案管理經(jīng)驗不足基礎不扎實

就目前的工作現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位的工作崗位是存在著波動的，畢竟有競爭才會涌現(xiàn)更多優(yōu)秀的人才。而檔案管理工作，是需要一定的經(jīng)驗和專業(yè)性的。當老員工離開，新入職的人員并不能又快又好地接手老員工的管理工作。就算經(jīng)過一段時間的專業(yè)培訓，新入職的員工還沒有進入狀態(tài)，可能存在工作態(tài)度懶散或者工作意識淡薄等問題。所以，某些檔案管理工作部門的員工就會帶著消極的工作情緒進行檔案管理工作，導致檔案信息分類混亂或者信息滯后等問題的發(fā)生。

1.3事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視

有的事業(yè)單位對檔案管理工作的相關法律以及國家的相關規(guī)定與政策了解不多，所以并不明白檔案管理工作對于自身發(fā)展的重要性。在很多時候，事業(yè)單位的檔案管理部門所制定的計劃并沒有得到有效的實施，而是敷衍了事，進行計劃的時候拖拉，工作效率低下，工作態(tài)度懶散，甚至不予理睬，使得計劃書淪為一紙空談。

1.4對檔案管理工作認識不深

很多事業(yè)單位都認為檔案管理工作，就只是單純的整理、保存檔案，保證其有序性和完整性也就是很好地完成了檔案管理工作，殊不知這只是對檔案管理工作最淺薄的認識。這種認識存在著很大的問題，使得檔案管理資源不能得到最好地利用。而檔案在我國的歷史文化領域有著舉足輕重的地位，不能讓檔案資源白白流失。因此，各事業(yè)單位的檔案部門要引起重視，盡快拿出最有力的措施，最大化地開發(fā)檔案資源的價值。

1.5事業(yè)單位檔案管理制度不完善

有的事業(yè)單位雖然已經(jīng)意識到檔案管理工作的重要性，并已經(jīng)制定出一系列的檔案管理制度，但由于缺乏監(jiān)督機構，使得這些工作管理規(guī)定只是趨于形式，并沒得到有效的落實。而有的事業(yè)單位，連工作管理規(guī)定還未規(guī)范，檔案管理工作出現(xiàn)諸多失誤，常見的有檔案分類混亂，檔案資料保存不恰當，檔案銷毀未經(jīng)有效鑒定等等。這些問題都或多或少地對檔案管理工作造成了不必要的麻煩和損失，所以事業(yè)單位要盡可能地完善檔案管理制度，避免這些問題產(chǎn)生。

2新檔案管理工作的改進辦法

目前中國事業(yè)單位的檔案管理是存在著諸多問題的，有管理制度方面的問題，有工作認識方面的問題，也有客觀環(huán)境方面的問題等等。這些問題不僅影響到檔案管理工作效率，還影響到整個事業(yè)單位的有序運行，所以事業(yè)單位要對這些問題引起重視。存在問題，就一定有解決問題的辦法，工作人員要加大對新時代檔案管理工作的研究力度，盡力找出解決問題的關鍵所在。新時代檔案管理工作有以下幾個改進辦法：

2.1對檔案管理工作進行資金援助

要想最有效地解決檔案管理設施落后問題，首先就得對檔案管理工作投入更多的資金。投入的資金足夠，檔案管理工作才會有最基本的保障，設備設施可以得到及時地更新，環(huán)境也可以得到進一步美化。如果事業(yè)單位在資金方面存在困難，可以向相關政府部門提交申請，以解決當前的檔案管理工作設施落后問題，讓檔案管理工作越做越好。同時可以用投入的資金加大對檔案管理人才的培養(yǎng)，讓新入職的員工能更快地融入工作當中，為事業(yè)單位創(chuàng)造更多的價值。

2.2完善人才培養(yǎng)制度

新入職的員工融入工作比較困難這是許多事業(yè)單位都面臨的一個問題。事業(yè)單位工作崗位的流動性一般是沒法避免的，想要適應當前的時代發(fā)展，就必須克服這一困難。第一，事業(yè)單位可以多招聘檔案管理相關專業(yè)性的人才。首先，檔案管理相關專業(yè)的人才具有其他專業(yè)人才所沒有的扎實的檔案管理專業(yè)基礎知識，在基礎上就領先了一截：其次，檔案管理相關專業(yè)人才在檔案管理方面的學習能力也較強，學習速度更快，更容易接受檔案管理相關的知識，學習效率較高。第二，為新入職的員工創(chuàng)造更好的專業(yè)人才培養(yǎng)條件。事業(yè)單位應該根據(jù)自身的需求以及員工之間不同的專業(yè)水平制定出一系列系統(tǒng)的培訓，并且可以定期邀請一些專家講師前來授課演講，提高工作人員的整體水平。

2.3加大對檔案管理重要性的宣傳力度

通過電視、網(wǎng)絡、媒體等諸多渠道，加大對檔案管理重要性的宣傳力度，或者可以任命專員去收集相關的信息，經(jīng)過篩選整理以后帶入事業(yè)單位進行宣傳。讓事業(yè)單位多了解一些當前國家的法律法規(guī)以及政策，認清自己先前所犯的錯誤，并盡快地投入到檔案管理建設當中去，讓檔案管理工作得到有效的落實。

2.4檔案管理工作在計算機領域的更新

在科學技術日益發(fā)展的21世紀，信息化程度越來越高。為了跟緊時代的步伐，事業(yè)單位一定要把檔案管理工作的信息化發(fā)展放在重要位置，提高檔案管理的信息化程度，引入先進的信息化技術，比如計算機技術、軟件開發(fā)等等；或者借鑒一下其他國家的管理經(jīng)驗，結(jié)合我國國情進行改進，把其他國家優(yōu)秀的管理經(jīng)驗變成適合自己的，提高我國的檔案管理水平，加強現(xiàn)代化建設并讓檔案管理資源得到充分的利用。

2.5對檔案管理制度的完善

對于檔案管理規(guī)定還未完善的事業(yè)單位，可以制定一條分類管理規(guī)定：將檔案材料分為檔案材料的建立、檔案材料的遷移變更、檔案材料的注銷、事業(yè)單位年檢材料、媒體公告材料和相關參考材料六個部分，然后用相同的目錄打印這些材料，根據(jù)各個不同的部門，分成不同的副本。這樣可以有效避免檔案分類混亂、發(fā)放時單位錯誤等問題的出現(xiàn)，一定程度上提高了檔案管理的工作效率。而對于檔案管理規(guī)定已經(jīng)完善但是缺乏監(jiān)督的事業(yè)單位可以從以下兩方面入手：一是設立監(jiān)督部門定期檢查各項檔案管理計劃的落實情況，看有哪些沒到位的地方，要求其盡快落實到位；二是在提高員工專業(yè)水平的同時，要加強對其責任心的培養(yǎng)，把任務交給有責任心的員工，他會踏踏實實地把任務做好，不會有偷懶、投機取巧等小心思。

3結(jié)束語

總的來說，21世紀，生活日益豐富，經(jīng)濟也在日益發(fā)展，新時代的潮流已經(jīng)來臨，事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨著一次新的挑戰(zhàn)：原有的檔案管理方式已經(jīng)不適應當前的形式，未來的檔案管理工作又該如何改進？現(xiàn)在許多事業(yè)單位的檔案管理方式存在各種不足，這些不足對事業(yè)單位的發(fā)展有著很大的影響。如何克服這些困難，如何改進原有的檔案管理方式已經(jīng)成為當前事業(yè)單位檔案管理研究的主要工作。所以，相關部門要引起高度重視，努力思考，努力研究出檔案管理的改進措施，提出更多高水平、高質(zhì)量的改進性意見，提高檔案管理工作效率，促進事業(yè)單位的發(fā)展。

（作者單位：東莞市塘廈鎮(zhèn)文化廣播電視服務中心）