適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的醫(yī)院檔案管理

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的信息化建設(shè)得以迅速發(fā)展，醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院管理應(yīng)用已經(jīng)越來越廣泛，其作用也越來越大，但醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)還相對的滯后，嚴(yán)重地影響和制約了醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用工作。如何使醫(yī)院的檔案管理工作適應(yīng)信息時代的發(fā)展，這是我們當(dāng)前亟待解決的問題。

一、醫(yī)院檔案的范疇和規(guī)范化管理的必要性

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項職能活動中形成，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。由于這些記錄，是伴隨著工作活動的客觀需要而形成的，因此，無論在形式上還是內(nèi)容特征上，都表現(xiàn)這些資料的原始性和事實的確鑿性。此外，由于它們真實地反映著醫(yī)院工作的歷史和現(xiàn)狀，成為記載醫(yī)院發(fā)展的寶貴歷史資料，故有著無可替代的歷史和法律憑證作用。

二、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案信息化的現(xiàn)狀

（一）對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重視不夠。目前在國內(nèi)的醫(yī)院中，計算機(jī)應(yīng)用已經(jīng)成為不可缺少的一部分，從最簡單的管理信息系統(tǒng)（mis）和財務(wù)系統(tǒng)到完善的醫(yī)院信息系統(tǒng)（his）、影像存檔和通訊系統(tǒng)（pacs）、放射科信息系統(tǒng)（ris）、實驗室信息系統(tǒng)（lis）以及局域網(wǎng)管理、辦公自動化等，都已開始在醫(yī)院實施和運行。但一些領(lǐng)導(dǎo)還是不能充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的作用和迫切性，致使在醫(yī)院的信息化建設(shè)中未將檔案信息化建設(shè)納入同步考慮和同步實施。

（二）檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)相對落后。目前，檔案管理軟件的開發(fā)速度和水平還明顯落后于計算機(jī)硬件技術(shù)的發(fā)展，尤其是醫(yī)院檔案管理軟件方面更為欠缺。隨著檔案的快速增長和對檔案信息利用需求的增加，單版機(jī)計算機(jī)檔案管理，已不適應(yīng)形勢的發(fā)展，與醫(yī)院的信息系統(tǒng)無法連接，缺乏可兼容性和可擴(kuò)張性，急需升級更新。

（三）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是保證歸檔信息有效利用的關(guān)鍵。標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，造成了低水平的重復(fù)建設(shè)；沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院內(nèi)部的數(shù)據(jù)分析不能夠統(tǒng)一，不能實現(xiàn)檔案信息共享的要求，就談不上是檔案信息化管理。

（四）檔案專業(yè)人員整體素質(zhì)有待提高。目前醫(yī)院現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員，一方面是知識結(jié)構(gòu)單一，尤其是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力較低，知識面窄；另一方面是缺乏專職的檔案信息管理人員，現(xiàn)有人員工作不安心，主動性和創(chuàng)新性不夠，不適合現(xiàn)代化的檔案管理要求。

三、加強(qiáng)檔案信息化管理的要點

（一）強(qiáng)化電子文件歸檔管理。充分利用醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)資源共享的功能，將上級來文及醫(yī)院各處、室形成的文件直接轉(zhuǎn)換，進(jìn)入檔案室數(shù)據(jù)庫。紙質(zhì)文件歸檔同時，應(yīng)將同版本的電子文件一并歸檔，同時并入本單位檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，與醫(yī)院辦公自動化同步進(jìn)行運行。

（二）加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施的投入，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理體系。依據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)定、規(guī)范，檔案管理軟件應(yīng)具備適應(yīng)多種文件存儲格式、支持實時瀏覽，具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能。能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計報表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足醫(yī)院文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。一個通用性強(qiáng)、大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲，交換格式標(biāo)準(zhǔn)，才能保證醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)、衛(wèi)生系統(tǒng)網(wǎng)、檔案系統(tǒng)網(wǎng)之間檔案信息存儲、交換的順利進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)檔案信息資源傳輸網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)信息資源共享。檔案的真正價值在于利用，檔案信息化建設(shè)的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。利用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，實行新信息上網(wǎng)發(fā)布、電子郵件服務(wù)、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢和光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)。同時開展檔案信息咨詢服務(wù)，為用戶進(jìn)行定向、定題的交互式信息咨詢，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行加工、提煉和深層次開發(fā)，提供更多二次、三次加工的信息產(chǎn)品，拓展醫(yī)院檔案的服務(wù)功能，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。高質(zhì)量、豐富充足的信息資源是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的核心。信息資源不足，網(wǎng)絡(luò)就如“無本之木，無源之水”。

（四）加強(qiáng)檔案信息技術(shù)人員隊伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一個促使由檔案管理向檔案信息管理的過程。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案工作人員應(yīng)該是具有廣博的知識并掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。面對需求上的這一變化，首先要做好現(xiàn)職人員的培訓(xùn)工作，檔案工作人員不但是檔案學(xué)、文書學(xué)、信息傳播學(xué)等方面的專業(yè)人才，而且是計算機(jī)應(yīng)用軟件開發(fā)、通信工程技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)、信息管理、數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)和服務(wù)、辦公室自動化及計算機(jī)輔助設(shè)計技術(shù)等方面的專業(yè)人員。只有通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案干部隊伍的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計算機(jī)管理的優(yōu)勢，這也是當(dāng)今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問題。

（作者單位為臨沂市蘭山區(qū)社會保險事業(yè)管理辦公室）