關(guān)于檔案管理工作的重要性

一、 檔案管理工作的意義、作用

近年來，對企事業(yè)單位來說，檔案管理工作是目前亟待完善的問題。企事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，改進(jìn)檔案的管理方法和方式。在科學(xué)的管理方法下，開展檔案管理工作，充分反映出目前企事業(yè)單位的現(xiàn)狀，明確發(fā)展?jié)摿?。企事業(yè)單位的人事調(diào)動和重大決策等，都離不開檔案的支撐，因此，積極有效的檔案管理工作能夠為企事業(yè)單位贏得更多的市場份額。對實現(xiàn)企事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展有著舉足輕重的作用。

檔案管理工作的作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，借鑒作用。檔案在一定程度上具有法律效力，這主要是因為檔案見證了企事業(yè)單位的發(fā)展歷程，檔案中的信息真實、真確，是最好的證明物件。檔案法律效力的特性也決定了其內(nèi)容更加客觀和公正，因此，檔案較其它文字性材料來說，地位更加權(quán)威，內(nèi)容更具有說服性，其次，參考作用。

二、目前檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

（一）忽視了檔案管理工作的重要性

長期以來，企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員忽視了檔案管理工作的重要性，沒有看到檔案管理的積極作用，覺得不會對單位的正常運行和今后發(fā)展帶來什么影響，只要按照規(guī)定，將需要記錄下來的信息真實記錄下來，存檔，在進(jìn)行外調(diào)的時候，能夠應(yīng)付，保證信息有檔案可查就可以，這種不重視檔案管理工作的主管觀念是錯誤的。此外，大部分檔案管理人員都是混日子，拿工資，沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，缺乏責(zé)任心和職業(yè)道德意識，因此，管理人員更容易出現(xiàn)積極性不高、沒有熱情等情緒，在此情況下，容易出現(xiàn)馬虎現(xiàn)象。

（二）檔案管理人員不足

企事業(yè)單位在聘用檔案管理人員方面，門檻較低，被聘用的工作人員，沒有堅實的理論基礎(chǔ)，幾乎沒經(jīng)過任何專業(yè)的訓(xùn)練就直接上崗，更不用說管理能力，工作人員對檔案的理解停留在“非常重要”，但是并不能對檔案產(chǎn)生深刻的認(rèn)識，管理人員的工作基本就是將材料放入相應(yīng)的檔案盒中，對資料進(jìn)行及時整理和歸檔。對檔案的真實性辨別能力不足，準(zhǔn)確性也難以保障。

（三）管理手段和設(shè)施較為落后

許多企事業(yè)單位忽視了對檔案室設(shè)施的完善工作，存放檔案的設(shè)施大部分較為老舊、落后，有的企事業(yè)單位甚至沒有建立檔案室，隨意一間辦公室就作為“檔案室”，有的單位涉及到的檔案較多，而檔案室數(shù)量卻非常少，檔案室內(nèi)檔案堆積如山，此外，較為普遍的情況就是，單位忽視了檔案的保護(hù)工作，企事業(yè)單位的檔案大部分為紙質(zhì)檔案，如果沒有做好保護(hù)工作，檔案就會出現(xiàn)潮濕蛀蟲，隨著存放時間的不斷增加，還會出現(xiàn)變黃、掉角、缺頁等情況，一旦需要調(diào)檔，將失去重要的信息。

三、有效進(jìn)行檔案管理工作的路徑

（一）建立健全檔案管理制度

目前，我國大部分企事業(yè)單位并沒有指定完善的檔案管理制度。想要提升檔案管理工作的質(zhì)量，必須建立起一套科學(xué)、完善的檔案管理制度，管理制度中要對檔案管理工作人員的工作流程、日常行為等進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，從而推動檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。首先，企事業(yè)單位要根據(jù)單位自身的實際情況，制定科學(xué)的制度，制度要涉及收集、整理、運轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索、安全保管等各個方面，在不斷的實踐中，進(jìn)行摸索，逐漸將其完善，并且要采取有效手段，保證制定的各項措施得到有效落實。其次，對立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，保證檔案的及時性，做好案卷的裝訂工作，提高案卷質(zhì)量。

（三）實現(xiàn)信息化檔案管理

隨著計算機(jī)的普遍應(yīng)用，在各個領(lǐng)域均發(fā)揮著重要作用，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，引進(jìn)信息化技術(shù)。紙質(zhì)檔案經(jīng)過核查，沒有任何錯誤后，用掃描儀將其掃描到電腦上，形成電子檔案，并對檔案進(jìn)行檢索關(guān)鍵詞設(shè)置，目的是便于查詢檔案信息，除此之外，要對每個檔案進(jìn)行編號，通過輸入編號就可以進(jìn)行調(diào)檔。為了防止檔案丟失，可以對其進(jìn)行備份。將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，只需要一臺電腦即可實現(xiàn)，降低了企業(yè)的管理成本和人力成本，而且查詢起來也更加方便，只需要在搜索欄中輸入關(guān)鍵詞即可，易于管理。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作看似簡單，實際上專業(yè)性很強(qiáng)，對于檔案管理工作人員的要求極高，既要有專業(yè)的管理知識，又要有責(zé)任心和使命感，此外，還要具備一定的管理能力，尤其是在信息化時代的背景下，能夠熟練運用計算機(jī)軟件，掌握先進(jìn)的管理方法。檔案管理人員自身要不斷學(xué)習(xí)，用知識武裝自己、提升自己，企事業(yè)單位要做好對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，只有掌握了相關(guān)的法律規(guī)定。具備較高的職業(yè)道德和綜合素質(zhì)，掌握先進(jìn)的管理方法，才能切實做好檔案管理工作。

四、結(jié)語

綜上所述，作為記錄企事業(yè)單位發(fā)展歷程等重要信息的檔案，發(fā)揮著重要作用。我們要樹立正確的意識，肯定檔案管理在企事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用，不斷提升自己的知識水平和綜合素質(zhì)，全身心投入到檔案管理工作中，希望在不久的將來，人們對于檔案管理工作的認(rèn)識能夠逐步提高，實現(xiàn)檔案管理的跨越式發(fā)展。

（作者單位為廣東省機(jī)場管理集團(tuán)有限公司）