辦公中WORD使用小技巧探究

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展，辦公自動(dòng)化成為了人們生活及工作中不可缺少的工具。而word軟件是辦公軟件的重要的組成部分，對(duì)辦公中的文字處理有著不可替代的作用。但是從其應(yīng)用現(xiàn)狀來(lái)看，word軟件的強(qiáng)大功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)，很多使用者僅掌握了基本操作，因此探究word軟件的應(yīng)用有一定的實(shí)用價(jià)值。本文是筆者依據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)辦公中應(yīng)用word軟件進(jìn)行探究，分享個(gè)人的心得。

關(guān)鍵詞：辦公；word；應(yīng)用

一、前言

微軟office辦公軟件因?yàn)橐子诓僮鳌⒔缑婧?jiǎn)單明了以及便于操作等各種優(yōu)點(diǎn)，得到了使用者的喜愛(ài)。這其中，WORD是相當(dāng)重要的組成部分，這個(gè)軟件增強(qiáng)后展示的功能能夠創(chuàng)建出專(zhuān)業(yè)化的高水平文檔，讓我們能夠高效、輕松的制作、排版，以獲得規(guī)范、整齊和美觀的文檔。而且這個(gè)軟件在操作上簡(jiǎn)單、易上手，排版也更美觀。但是從使用的現(xiàn)狀來(lái)看，很多人僅可以運(yùn)用比較簡(jiǎn)單的操作，因此探究WORD軟件的應(yīng)用有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

二、辦公中WORD的應(yīng)用小技巧

在工作中，我們應(yīng)用微軟辦公軟件比較普遍，它是比較常用的工具。其強(qiáng)大應(yīng)用涉及到了多個(gè)方面，本文僅從WORD自帶的、常用的、淺顯的方面入手，探討WORD軟件應(yīng)用的一些小技巧。

（一）怎樣對(duì)文檔簡(jiǎn)易加密。在辦公環(huán)境中，多人共用辦公室，但按照保密工作的要求，好多文檔是不能夠讓人隨意研閱的，所以需要做好相應(yīng)保密工作。如果僅僅依靠電腦本身的密碼鎖定或者隱藏保密文檔并沒(méi)有什么意義，有時(shí)也不能阻止別人隨意打開(kāi)。因此就需要對(duì)該WORD文檔進(jìn)行加密，特意安裝加密插件也不太必要，這時(shí)就可以使用WORD自帶的非常好用的加密功能：第一步，打開(kāi)需要加密的文檔，點(diǎn)擊“工具”菜單，在“選項(xiàng)”中找到“安全性”的對(duì)話(huà)框，第二步，設(shè)置加密選項(xiàng)，分別是“打開(kāi)文件時(shí)密碼”與“修改文件時(shí)密碼”兩個(gè)欄目，輸入自己想設(shè)定的密碼。第三步，點(diǎn)擊確定，按照提示，重新輸入一遍這兩個(gè)密碼，做好這些工作后，關(guān)閉該文檔時(shí)，會(huì)提示“是否保存對(duì)……的更改？”，點(diǎn)擊“是”按鈕，就能夠?qū)⑽募用鼙４媪耍俅蜷_(kāi)該文件時(shí)，則需要輸入密碼才行。

（二）快速輸入小數(shù)點(diǎn)。在工作過(guò)程中，有時(shí)在做各類(lèi)年報(bào)或者統(tǒng)計(jì)、報(bào)帳相關(guān)工作時(shí)會(huì)涉及到大量的數(shù)據(jù)，但是我們?cè)谳斎霐?shù)字過(guò)程中，會(huì)因不同數(shù)據(jù)不同位置的小數(shù)點(diǎn)而感到困擾，要不斷的切換中英文輸入，令人苦惱。WORD中“工具”自帶的自動(dòng)更正功能，能解決這個(gè)苦惱。第一步，點(diǎn)擊“工具”，在下拉菜單中選擇“自動(dòng)更正選項(xiàng)”，打開(kāi)這個(gè)菜單后，在對(duì)話(huà)框點(diǎn)選“自動(dòng)更正”；第二步，在對(duì)話(huà)框中，將“?！焙汀?”分別輸入到“替換”和“替換為”中；第三步，點(diǎn)擊“確定”，這之后返回到word文檔。在后面的文檔處理過(guò)程中，若再遇到了“?！?，就會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)變成小數(shù)點(diǎn)“.”。但是需要注意的是，若是數(shù)據(jù)多的WORD文檔處理完成后，要再進(jìn)入到“自動(dòng)更正”對(duì)話(huà)框中，點(diǎn)選 “替換”和“替換為”下面的“?！薄?”然后選擇“刪除”，不然的話(huà)，以后處理WORD文檔時(shí)，都會(huì)將“。”和“.”自動(dòng)替換了。

（三）快速查找上次修改位置。在辦公過(guò)程中，我們經(jīng)常會(huì)遇到事情做了一半被打斷的情況，常常是文檔正在修改，卻因?yàn)橐幚砥渌o急事務(wù)而暫停，當(dāng)再次打開(kāi)文檔進(jìn)行修改時(shí)，卻查找不到上次修改的地方，要費(fèi)事在稿件和電子稿中進(jìn)行比對(duì)。事實(shí)上在word軟件中可以應(yīng)用 “Shift + F5”組合鍵，一旦按下了這組組合鍵，光標(biāo)就能夠非?？焖俚姆祷氐缴洗涡薷奈恢?！

（四）實(shí)現(xiàn)文字和表格間的自由轉(zhuǎn)換。有時(shí)在一篇WORD文本文檔中，需要將文字到快速轉(zhuǎn)換到表格形式，這時(shí)可以就非常巧妙的應(yīng)用word軟件中表格和文字間的轉(zhuǎn)換功能：

第一步，用分隔符將要繪制表格的位置隔出來(lái)，分隔符可以選用逗號(hào)、空格以及制表符等；第二步，選中要繪制入表格的文本，第三步，點(diǎn)擊“表格”下拉菜單欄，點(diǎn)選“轉(zhuǎn)換”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“文本轉(zhuǎn)換成表格”，即可生成文本的表格形式。反之，選中文中表格，在菜單中選擇“表格”→“轉(zhuǎn)換”→“表格轉(zhuǎn)換成文本”→點(diǎn)選文字分隔符位置選項(xiàng)，操作步驟和前面一致的分隔符，就又實(shí)現(xiàn)完成表格和文字之間的轉(zhuǎn)換。

（五）快速轉(zhuǎn)換中文繁體數(shù)字。作為兼職報(bào)賬員，在記賬過(guò)程中常常需要用到繁體中文數(shù)字，如果依靠一般轉(zhuǎn)換非常麻煩，也極易出錯(cuò)。因此就又要用到WORD軟件的強(qiáng)大功能，快捷實(shí)現(xiàn)中文繁體數(shù)字的輸入。第一步，選中要轉(zhuǎn)換的阿拉伯?dāng)?shù)字，比如“888”，第二步，選擇插入欄目，點(diǎn)選“數(shù)字”選項(xiàng)，從下拉的菜單中“數(shù)字類(lèi)型”里選擇所需要的數(shù)字類(lèi)型，比如 “壹、貳、叁..”，設(shè)置好后點(diǎn)擊確定，“888”就會(huì)立即轉(zhuǎn)變成“捌佰捌拾捌”！

三、結(jié)語(yǔ)

從實(shí)際應(yīng)用來(lái)看，word軟件的功能非常龐大，在辦公中一旦掌握了這些功能，就能夠?qū)崿F(xiàn)事半功倍之效，對(duì)應(yīng)工作效率具有極大的提升。本文僅僅探討了一些功能，這些功能對(duì)于辦公而言，同樣具有明顯效果。

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