新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究

韓佳麗

[摘 要]企業(yè)檔案管理是目前路橋企業(yè)所提倡的精細(xì)化管理的重要組成部分，在新形勢(shì)下，企業(yè)管理信息化是企業(yè)逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的一個(gè)重要里程碑，而目前企業(yè)檔案信息化的管理方式已成為我國(guó)橋路施工的必然戰(zhàn)略，應(yīng)通過持久的產(chǎn)品科技，商業(yè)管理的創(chuàng)新和細(xì)致化的營(yíng)業(yè)手段來獲取持久性生長(zhǎng)。怎樣在當(dāng)前的歷史階段，通過檔案管理化的制度和信息化的管理方式，來營(yíng)造企業(yè)的核心凝聚力已成為社會(huì)各種行業(yè)的重點(diǎn)。

[關(guān)鍵詞]新形勢(shì)下；企業(yè)；檔案管理信息化

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，我國(guó)各方面的建設(shè)都取得了不小的成就，并且逐漸走向了正規(guī)化行列。路橋施工企業(yè)的工程檔案，是企業(yè)在工程項(xiàng)目施工階段形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)具有保存價(jià)值的，以文字、圖紙、圖表、聲像等為載體的文件資料。它是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目檔案的一個(gè)重要組成部分，也是科技檔案的一個(gè)有機(jī)組成部分。近年來，廣東華盟路橋工程有限公司有效開展檔案信息化建設(shè)工作，不斷確保工程檔案的原始、真實(shí)和完整，有效發(fā)揮了檔案管理在保證工程施工質(zhì)量和延長(zhǎng)工程使用壽命中的重要作用，筆者對(duì)此做了研究和分析。

一、開展檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)突破同一份檔案同一時(shí)間內(nèi)無法提供多人利用的瓶頸，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)上傳遞和共享。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上瀏覽、查閱檔案，能夠很好地保護(hù)檔案原件，最大程度減少檔案原件因調(diào)卷、翻閱等直接接觸過程中產(chǎn)生的損耗。檔案數(shù)字化過程中會(huì)對(duì)檔案原件整理，對(duì)于破損的檔案原件修復(fù)，對(duì)掃描完的圖像進(jìn)行去污、校正等處理，使檔案信息清晰、可辨，方便查閱利用。避免傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，可解決檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾。

二、實(shí)施檔案信息化建設(shè)的做法

（一）實(shí)施檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，提升檔案服務(wù)能力將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)總體規(guī)劃和目標(biāo)，將數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案管理。建立室藏檔案案卷級(jí)或文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)重要的和利用頻繁的檔案建立圖像數(shù)據(jù)庫(kù)。紙質(zhì)檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字圖像與相關(guān)聯(lián)的目錄數(shù)據(jù)的掛接，能進(jìn)行全文檢索、瀏覽。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相銜接，檔案部門在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各類電子文件的收集、整合、控制和傳遞。文件形成部門負(fù)責(zé)鑒定歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性及確定密級(jí)和劃定保管期限。重要電子檔案進(jìn)行紙質(zhì)等載體的異質(zhì)備份。電子檔案一式三套存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上。收集和傳遞網(wǎng)絡(luò)化，拓寬管理思路，實(shí)現(xiàn)文檔一體化和重要檔案的全部數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上遠(yuǎn)程查詢和借閱功能。

（二）保障檔案信息化過程中檔案實(shí)體的安全在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，對(duì)每一項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行數(shù)字化加工的過程可以分為提卷出庫(kù)、檔案查卷、編寫頁(yè)號(hào)、拆除裝訂物、數(shù)據(jù)錄入、目錄核校、紙面處理、檔案掃描、掃描抽檢、圖像處理、圖像質(zhì)檢、格式轉(zhuǎn)換、轉(zhuǎn)換核查、數(shù)據(jù)掛接、檔案裝訂、總質(zhì)檢、還卷入庫(kù)等環(huán)節(jié)，每一項(xiàng)任務(wù)以“提卷單”為開始，以“流程單”為過程跟蹤，以“還卷單”為結(jié)束。

1.提卷出庫(kù)。在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，每次提卷，檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)出庫(kù)的檔案實(shí)體進(jìn)行出庫(kù)登記，并由檔案管理人員和提卷出庫(kù)人員共同簽字確認(rèn)；提卷出庫(kù)人員負(fù)責(zé)填寫《提卷單》相關(guān)信息，包括調(diào)卷時(shí)間、全宗號(hào)、年度、起止卷號(hào)、所調(diào)卷數(shù)等信息，對(duì)于調(diào)卷時(shí)所缺的卷，在《提卷單》上要明確進(jìn)行說明，對(duì)短缺以及其他特殊情況的處理要進(jìn)行詳細(xì)記載，最后需要由提卷出庫(kù)人員和檔案管理人員一起進(jìn)行簽字確認(rèn)；檔案管理人員陪同、跟蹤、監(jiān)督提卷出庫(kù)人員將檔案實(shí)體從用戶庫(kù)房運(yùn)送到加工現(xiàn)場(chǎng)的全過程；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)進(jìn)入加工現(xiàn)場(chǎng)的檔案實(shí)體進(jìn)行入場(chǎng)登記，并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和提卷出庫(kù)人員共同簽字確認(rèn)；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在調(diào)卷記錄中簽字確認(rèn)。

2.檔案查卷。在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，檔案查卷人員對(duì)所提案卷進(jìn)行逐卷檢查核對(duì)，核對(duì)案卷中是否有卷內(nèi)目錄、備考表，并將檢查結(jié)果記載到《流程單》，對(duì)擬掃描檔案逐份進(jìn)行鑒定，區(qū)分掃描件與非掃描件。檔案嚴(yán)重破損、污染和字跡褪變等情況在《流程單》相應(yīng)欄中標(biāo)注清楚“此件不掃”“此頁(yè)不掃”“原件破損”“原件模糊”“原件殘缺”等情況說明。最后，查卷人員將形成《流程單》加入到案卷首頁(yè)，保證案卷與《流程單》的一一對(duì)應(yīng)，查卷人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫查卷相關(guān)信息，同時(shí)利用“文檔數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案查卷”功能，將查卷相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

3.編寫頁(yè)號(hào)。在檔案數(shù)字化項(xiàng)目加工中，編寫頁(yè)號(hào)人員負(fù)責(zé)對(duì)每卷進(jìn)行頁(yè)號(hào)的編寫，在編寫頁(yè)號(hào)過程中，編寫頁(yè)號(hào)人員要將文件中遇到原件有破損、水跡、墨跡、字跡擴(kuò)散、復(fù)印件、傳真件、破損、蟲、霉的情況詳細(xì)記載在《流程單》中，編寫頁(yè)號(hào)人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫編寫頁(yè)號(hào)相關(guān)信息，同時(shí)利用“文檔數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“編寫頁(yè)號(hào)”功能，將編寫頁(yè)號(hào)相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

4.拆除裝訂物。在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，裝訂物拆除人員負(fù)責(zé)對(duì)每卷進(jìn)行檢查，如果發(fā)現(xiàn)裝訂物，如原金屬裝訂物及一般線裝物，需要采用夾子、剪刀等相應(yīng)拆除工具，將裝訂物進(jìn)行拆除，但必須小心細(xì)致，不得損壞檔案，當(dāng)完成一卷的裝訂物拆除工作后，裝訂物拆除人員需要在《流程單》上填寫裝訂物拆除相關(guān)信息，同時(shí)利用“文檔數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“裝訂物拆除”功能，將裝訂物拆除相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

5.圖像處理。在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，圖像處理人員需要對(duì)掃描后生成的圖像文件進(jìn)行進(jìn)一步處理，可以利用“文檔數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“圖像處理”功能，根據(jù)《流程記錄單》，圖像處理人員將記錄的文件個(gè)數(shù)與實(shí)際圖像個(gè)數(shù)進(jìn)行核對(duì)，采用專業(yè)的圖像處理軟件將圖像中不符合需求標(biāo)準(zhǔn)的地方進(jìn)行處理，在處理過程中將不合格的頁(yè)記錄在《流程單》中并返回給掃描環(huán)節(jié)，并監(jiān)督掃描人員將其修改，從而確保數(shù)字化加工的圖像質(zhì)量，圖像處理軟件功能主要包括：去黑邊、去污點(diǎn)、去污漬。掃描后形成的文件可能會(huì)存在黑邊、零散的小黑點(diǎn)、大塊的污漬等情況，用戶可以根據(jù)不同情況自動(dòng)去除黑邊、污點(diǎn)、污漬，并且可以對(duì)處理的閥值進(jìn)行設(shè)置；拼接、拆分文檔。系統(tǒng)支持對(duì)一批圖像文件進(jìn)行掃描、糾編、去污等操作的批量處理，從而提高處理效率。圖像處理人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像處理相關(guān)信息，同時(shí)利用“文檔數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“圖像處理”功能，將圖像處理相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

三、開展檔案信息化建設(shè)實(shí)施效果

電子文件歸檔功能植入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔與電子檔案的全程管理，檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)會(huì)更科學(xué)、規(guī)范和有序，升級(jí)以后的檔案系統(tǒng)功能更靈活方便。電子文件歸檔、新系統(tǒng)服務(wù)功能更完善更強(qiáng)大，助推檔案信息化管理工作更趨規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。