石油企業(yè)文書處理中的常見問題及處理

張海玲++馬巖++張玉婷

摘 要：隨著信息化建設(shè)在眾多企業(yè)的推廣，石油企業(yè)的文書處理效率也得到了有效提升。但就目前而言，石油企業(yè)的文書處理工作仍然存在著一些常見問題，需要企業(yè)采取相關(guān)措施進(jìn)行及時(shí)處理，從而確保企業(yè)文書處理工作的高效開展。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；文書處理；常見問題

近年來，各大石油企業(yè)陸續(xù)啟用了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)辦公室工作的處理。而文書處理是企業(yè)辦公室工作的重要組成內(nèi)容，其能夠反映出一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部管理水平和辦公人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，所以值得企業(yè)給予足夠的重視。因此，基于這種認(rèn)識，本文對石油企業(yè)文書處理中的常見問題展開了探討，并且提出了相應(yīng)的處理措施，從而推動(dòng)石油企業(yè)的快速發(fā)展。

一、石油企業(yè)文書處理中的常見問題

（一）文件傳達(dá)不順

就目前來看，盡管石油企業(yè)已經(jīng)開始采取QA辦公系統(tǒng)進(jìn)行文書處理，但是企業(yè)內(nèi)部仍然有一定數(shù)量的人員對辦公自動(dòng)化的認(rèn)識不夠。在日常辦公的過程中，仍然有人員依賴于文件的手工流轉(zhuǎn)模式，只能夠看見辦公桌上的紙質(zhì)公文，卻無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)電腦OA軟件中需要處理的電子公文。此外，一些基層單位目前的自動(dòng)化運(yùn)用程度仍然不高，對OA系統(tǒng)的接受能力較差，基本難以利用OA系統(tǒng)進(jìn)行文書的高效處理[1]。在使用OA系統(tǒng)時(shí)，也僅僅是利用系統(tǒng)對公文進(jìn)行接收。而一些基層人員甚至對辦公自動(dòng)化引入存在抵觸情緒，從而導(dǎo)致了涉及到發(fā)問格式、發(fā)送要求和安全要求的文書處理要求無法得到落實(shí)，以至于導(dǎo)致了企業(yè)的文書在運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中被滯留。

（二）文種界定不清

在石油企業(yè)中，基層一線單位的文書人員大多身兼數(shù)職。同時(shí)，這些人員也大多是非專職從事文書工作的人員，所以很難清晰界定各類文種和文書的適用范圍。在這種情況下，石油企業(yè)的文書處理中有時(shí)就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤使用文種的現(xiàn)象。比如，一些文書人員就較難區(qū)分通報(bào)與通知的區(qū)別，并且容易將報(bào)告與匯報(bào)弄混，從而導(dǎo)致很多報(bào)告中夾帶請示事項(xiàng)。而一旦遇到這種情況，文書審核人員往往需要重新進(jìn)行文書的歸納、組織和整理，所以將影響文書的及時(shí)傳遞。

（三）文書處理時(shí)效性差

在石油企業(yè)內(nèi)部，由于文書處理不規(guī)范的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，所以導(dǎo)致了企業(yè)的文書處理時(shí)效性較差。首先，在文書審核方面，企業(yè)的公文審核制度執(zhí)行力度不足，從而導(dǎo)致聯(lián)合進(jìn)行文書發(fā)布的部門之間缺乏溝通。在這種情況下，公文發(fā)送時(shí)常會(huì)出現(xiàn)發(fā)送對象不準(zhǔn)或發(fā)送渠道違反保密規(guī)定的問題，以至于在一定程度上影響了文件傳遞的及時(shí)性[2]。其次，在文書接收方面，各業(yè)務(wù)部門容易出現(xiàn)相互推諉的問題，以至于文件的分發(fā)不及時(shí)。同時(shí)，由于沒有專門的部門或人員進(jìn)行OA系統(tǒng)里的催辦節(jié)點(diǎn)的管理，所以文化催辦不到位的現(xiàn)象也時(shí)常出現(xiàn)，從而導(dǎo)致文書處理的及時(shí)性遭到了降低。此外，也有一些單位不嚴(yán)格按照系統(tǒng)規(guī)定程序進(jìn)行文書處理，將文書在領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)部門之間橫穿直送，從而導(dǎo)致正常的文書處理程序遭到了擾亂。

二、石油企業(yè)文書處理常見問題的處理

（一）規(guī)范文件傳遞流程

為解決石油企業(yè)文書處理的常見問題，還需要使企業(yè)文件的傳遞流程得到規(guī)范。按照OA電子文件運(yùn)行系統(tǒng)的使用要求，企業(yè)需要制定相應(yīng)的文書處理制度，從而使公文發(fā)文、收文和呈批閱辦的程序得到統(tǒng)一規(guī)范，并且使文書的體例格式得到進(jìn)一步規(guī)范。針對文書處理的常見問題，需要制定有針對性的管理措施，并且進(jìn)行統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)的公文模板的制作。同時(shí)，企業(yè)還需要建立確保文書能夠及時(shí)在油田公司內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā)的文書處理制度，同時(shí)也需要建立完善的方法和流程機(jī)制，并且進(jìn)行相應(yīng)的紅頭文件的發(fā)布。此外，為了確保文書的規(guī)范運(yùn)行，石油企業(yè)需要加大技術(shù)和資金投入，從而使基層一線單位的信息化辦公條件得到改進(jìn)，繼而確保文件傳達(dá)的渠道保持暢通。

（二）加強(qiáng)文書處理人員培訓(xùn)

從根本上來講，文書處理效果的好壞與文書人員有直接的關(guān)系。所以，石油企業(yè)還要加強(qiáng)文書處理人員的培訓(xùn)，從而使企業(yè)文書人員的素質(zhì)得到整體提高。就目前來看，石油企業(yè)的文書處理工作集信息處理、知識管理和業(yè)務(wù)流程為一體，所以文書人員不僅需要掌握文書處理的知識，同時(shí)也需要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理知識，從而更好的運(yùn)用OA系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)文書的處理。為此，石油企業(yè)不僅需要引進(jìn)先進(jìn)人才，同時(shí)也需要建立相應(yīng)的競爭和激勵(lì)機(jī)制，從而督促企業(yè)文書人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，并且盡快向通才轉(zhuǎn)型[3]。此外，石油企業(yè)也需要為文書人員提供參加各種文書處理的業(yè)務(wù)交流、講座和培訓(xùn)活動(dòng)的機(jī)會(huì)，繼而使文書處理人員的知識和技能能夠滿足現(xiàn)代文書處理工作的需要。

（三）強(qiáng)化文書處理檢查評比

想要確保文書處理的質(zhì)量，還需要加強(qiáng)對文書的層層審核管理。而除了在各環(huán)節(jié)設(shè)置文書審核人員，還需要確保各個(gè)環(huán)節(jié)都具有較強(qiáng)的嚴(yán)肅性和時(shí)效性，從而在杜絕公文文書差錯(cuò)的同時(shí)，確保文書處理的時(shí)效性。具體來講，就是每年不定期的進(jìn)行基層單位文書處理工作的檢查，并且在現(xiàn)場給予指導(dǎo)或要求單位進(jìn)行整改。而通過對企業(yè)各部門、基層單位的文書處理工作進(jìn)行總結(jié)和評比，并根據(jù)評比結(jié)果執(zhí)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，則能夠督促各級單位和部門做好文書處理工作。

三、結(jié)論

總而言之，無紙化公辦系統(tǒng)的建立，使石油企業(yè)的文書處理工作水平得到了有效改進(jìn)。但是，想要使OA辦公環(huán)境下的企業(yè)文書處理工作能夠保持較高的效率，還要善于發(fā)現(xiàn)目前企業(yè)文書處理中的常見問題，并且需求相應(yīng)的處理方法進(jìn)行這些問題的解決，從而使企業(yè)的辦公室工作得到順利開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]林梅，季曉云.高效處理文書工作的有效方法[J].中國石油企業(yè)，2012，06：86-87.

[2]梁宵，高用翠，潘麗娜.淺談無紙辦公環(huán)境下文書工作的實(shí)效性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，15：81-82+90.

[3]錢惠彩.石油企業(yè)文檔一體化管理與應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011， 08：66-67.