論高校圖書館期刊管理工作

李燕佳

(中國政法大學(xué)圖書館)

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論高校圖書館期刊管理工作

李燕佳

(中國政法大學(xué)圖書館)

【摘要】從期刊的科學(xué)選購、期刊閱覽室的管理、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的期刊文獻(xiàn)的開發(fā)與利用以及加強(qiáng)期刊工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)四方面論述了高校期刊工作的在圖書館工作中的重要性。

【關(guān)鍵詞】期刊管理文獻(xiàn)信息電子期刊開發(fā)利用

圖書館是社會(huì)信息存儲(chǔ)、處理、傳播和交流的中心，隨著INTERUNET的普及和WWW網(wǎng)的迅速發(fā)展，期刊的信息化如雨后春筍般的蓬勃發(fā)展起來。它改變著人們傳遞及獲得知識(shí)的方式，也推動(dòng)著高校圖書館工作的變革。

期刊是高校圖書館文獻(xiàn)資料的重要組成部分。它是一種極為重要的融學(xué)術(shù)性和知識(shí)性為一體的文獻(xiàn)資源。一方面期刊以其品種多、出版周期短、涉及面廣、信息量大、內(nèi)容新穎、實(shí)效性強(qiáng)等諸多優(yōu)點(diǎn)承載了世界情報(bào)資源的三分之二的份額。所以說，誰抓住了期刊，誰就抓住了文獻(xiàn)的主體。另一方面，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蔓延發(fā)展，期刊家族人丁興旺起來，出現(xiàn)了各種電子期刊。龐大的家族中出現(xiàn)了印刷型期刊和電子型期刊并存的可喜局面。形式充分顯示，期刊的情報(bào)職能越來越重要，它預(yù)示著期刊的管理和利用工作的改進(jìn)將成為高校圖書館工作的重要工作。

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校期刊的管理工作出現(xiàn)了兩個(gè)比較明顯的巨變：首先是期刊文獻(xiàn)數(shù)量日益劇增，載體多樣化(印刷型、電子型、網(wǎng)絡(luò)型)；其次是讀者需求的立體化，就是既有廣度、又有深度。廣度涵蓋了自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)等諸多領(lǐng)域，深度深到讀者的觸及點(diǎn)不單是以“刊”為單元，而深入到“篇”和“主題”。這種巨變表明，“一條龍”式高校期刊管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)期期刊管理工作的需要。為此1997年清華大學(xué)圖書館撤銷了期刊部。把原有的期刊部只提供閱覽的中外文期刊并入了新組建的信息參考部。佛山大學(xué)早在1994年也撤銷了期刊部。這樣做是對(duì)期刊工作的促進(jìn)，而不是期刊工作的消亡。它打破了閉關(guān)自守的陳舊的期刊管理模式，使期刊的情報(bào)信息功能越來越顯像出來。因此可以說21世紀(jì)我國高校期刊工作不但不會(huì)消亡，而且會(huì)具有更強(qiáng)大的生命力。

一、期刊的科學(xué)選訂

期刊的選訂是高校圖書館期刊采訪人員面臨的重要問題。期刊的選擇是期刊采訪工作的核心。選擇期刊的基本點(diǎn)，一般是根據(jù)各高校的專業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)和科研項(xiàng)目來選訂。同時(shí)也要考慮本館館藏建設(shè)的情況。此外還要參考讀者的意見，選訂適合讀者閱讀的期刊，形成具有一定特色的館藏。

1.期刊工作人員對(duì)期刊進(jìn)行分類

期刊采訪工作除了日常的訂購事務(wù)以外，對(duì)所訂期刊應(yīng)當(dāng)按照重點(diǎn)期刊、基本期刊和一般期刊進(jìn)行分類。重點(diǎn)期刊是指為適應(yīng)教學(xué)科研所需的專業(yè)性較強(qiáng)的期刊；一般期刊主要是為滿足讀者的一般需要和消遣性的期刊。對(duì)期刊進(jìn)行分類，就可以使期刊采訪者有一個(gè)相對(duì)的訂購保證，無論期刊價(jià)格浮動(dòng)還是經(jīng)費(fèi)變動(dòng)，都會(huì)心中有數(shù)，做出適當(dāng)調(diào)整。

2.對(duì)現(xiàn)有期刊重新審核

如今的期刊工作要打破傳統(tǒng)的期刊收藏觀念，對(duì)利用效率低的期刊不應(yīng)盲目續(xù)訂。許多期刊多年來雖少有人問津卻一直處于盲目續(xù)訂狀態(tài)，但是究竟其利用率和使用價(jià)值有多高，采訪人員未必十分了解。因此閱覽室的工作人員要積極配合對(duì)期刊進(jìn)行常規(guī)性審核，及時(shí)剔除或停訂利用率低的期刊。這樣能合理利用資金，也能使期刊的訂購更有針對(duì)性。

3.選訂新刊要嚴(yán)格把關(guān)

與本校教學(xué)科研及專業(yè)設(shè)置關(guān)系不大的專業(yè)性期刊可以不予訂購。我們可以與周邊院校圖書館實(shí)現(xiàn)資源共享和互補(bǔ)，建設(shè)具有自己特色的館藏體系。對(duì)于交叉學(xué)科、邊緣學(xué)科的期刊，可以根據(jù)經(jīng)費(fèi)情況試訂閱，考察其利用情況，在下一年度加以調(diào)整。

4.電子期刊的訂購

電子期刊產(chǎn)生與上個(gè)世紀(jì)七十年代。它的特點(diǎn)有：信息儲(chǔ)存密度高、體積小、信息傳遞速度快、檢索范圍全、方便快捷、節(jié)約文獻(xiàn)裝訂程序、改變了收藏方式、有極強(qiáng)的資源共享性等。電子期刊也有它的局限性。因此合理訂購電子期刊是開發(fā)利用的前提。電子期刊和紙質(zhì)印刷型期刊各有千秋，因此在相當(dāng)長的一段時(shí)間里紙質(zhì)期刊不可能被電子期刊所取代，今后的圖書館期刊工作將是二者平分天下的局面。圖書館在訂購期刊時(shí)，做好紙質(zhì)期刊和電子期刊的協(xié)調(diào)工作，使期刊的訂購科學(xué)化、合理化，應(yīng)該以擴(kuò)大館藏為前提，以資源共享為目的。爭取利用較少的資金換取最大的效益。

5.重視贈(zèng)閱期刊對(duì)館藏的補(bǔ)充

贈(zèng)閱刊在期刊采訪中也占有一席之地，但是許多高校圖書館經(jīng)常忽視對(duì)這些期刊的收藏和管理。有數(shù)據(jù)顯示：北京大學(xué)圖書館2002年1月至6月共收到贈(zèng)閱刊806種，其中在訂的有273種，占全部贈(zèng)閱刊的33.87%。對(duì)于本館在訂的贈(zèng)閱刊品種，經(jīng)與編輯部聯(lián)系確認(rèn)能長期贈(zèng)閱的，可以作為復(fù)本補(bǔ)充館藏。對(duì)于本館未訂的贈(zèng)閱刊，可以從中選擇贈(zèng)閱較全且具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值的上架，視讀者的閱覽情況決定下一年是否增訂新品種。

6.充分利用網(wǎng)絡(luò)訂購期刊

信息高速公路的迅猛發(fā)展為期刊實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上采訪提供了廣闊的空間。與傳統(tǒng)的采訪方式相比，網(wǎng)絡(luò)采訪具有的特點(diǎn)是：采用電子訂單、通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送訂單、簡化工作程序。

目前期刊采訪基本采用三種操作方式，第一種是下載出版商或代理商的數(shù)目數(shù)據(jù)庫。第二種是在網(wǎng)頁上選擇所需要的期刊放入電子購物車，而后發(fā)送訂單。第三種是利用圖書館的采訪管理軟件輸出與出版商或代理商的數(shù)目數(shù)據(jù)庫或相同的文件，進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，可以大批量制作，方便快捷。

二、充分發(fā)揮高校期刊閱覽室的作用

期刊的科學(xué)選訂是為了能有效地利用期刊，期刊閱覽室能直觀的反映出期刊的訂購的質(zhì)量。二者和諧統(tǒng)一能使讀者成為最大的受益者，也能使圖書館館藏合理化、特色化。

1.加強(qiáng)期刊的整架與清理

目前高校圖書館的期刊閱覽室多為全開架閱覽。為了掌握期刊的利用情況，閱覽室的工作人員應(yīng)該經(jīng)常清理整架。通過整架了解期刊被讀者使用的情況、讀者的閱讀層次與閱讀傾向，掌握讀者的閱讀特點(diǎn)，反饋給采訪人員。為期刊采訪提供參考，為讀者提供主動(dòng)服務(wù)。

2.加強(qiáng)期刊咨詢工作，開展深化服務(wù)

期刊咨詢工作直接面向讀者，是掌握讀者閱讀傾向和提高利用率的有效途徑。依據(jù)學(xué)校科研設(shè)置情況，廣泛搜索期刊文獻(xiàn)，從而了解讀者閱讀需求。也可以根據(jù)讀者提出的科研課題的需要，提供課題跟蹤服務(wù)，使讀者能方便有效地找到所需文獻(xiàn)。這種動(dòng)態(tài)的把握對(duì)期刊的選購有很大幫助。

3.健全與完善期刊的館藏目錄

期刊館藏目錄是揭示期刊信息、指導(dǎo)用戶檢索的重要工具，是連接用戶與期刊的紐帶。

4.征求和考察新的期刊品種

閱覽室設(shè)置新刊建議登記本，請(qǐng)讀者對(duì)本館沒有而自己認(rèn)為需要訂購的期刊提出訂購建議，并且提供盡可能詳盡的期刊信息，供期刊采訪人員補(bǔ)訂或來年選訂。對(duì)于新增訂的期刊品種，要及時(shí)了解反饋信息，以便采訪人員做出適當(dāng)調(diào)整。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校期刊文獻(xiàn)的開發(fā)利用

圖書館是期刊文獻(xiàn)信息的集散地，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校圖書館如何運(yùn)做發(fā)展、如何開發(fā)期刊文獻(xiàn)、有效地為讀者服務(wù)，這是目前圖書館界十分關(guān)注的問題之一。

1.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下期刊的橫向發(fā)展

近年來，隨著信息量的急劇增長，館藏期刊難以滿足讀者需求的廣泛性，因此需要進(jìn)行區(qū)域性開發(fā)。通信、計(jì)算機(jī)產(chǎn)業(yè)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的發(fā)展為資源共享創(chuàng)造了良好的契機(jī)和環(huán)境。通過強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能，打破條塊分割，積極發(fā)展橫向聯(lián)合與協(xié)作。將本地區(qū)、全國乃至國際的期刊資源連網(wǎng)，共享信息資源，最大限度發(fā)揮期刊文獻(xiàn)的效益，這就是期刊文獻(xiàn)的橫向發(fā)展。

(1)建立專題數(shù)據(jù)庫

高校各圖書館應(yīng)該依據(jù)本館實(shí)際情況，以館藏文獻(xiàn)為基礎(chǔ)建立具有特色的專題數(shù)據(jù)庫。這樣不僅可以揭示本館的文獻(xiàn)，還可以揭示其他館的館藏。不僅是書目，還要有內(nèi)容簡介，重點(diǎn)文獻(xiàn)應(yīng)全文收錄。用發(fā)展的眼光把專題數(shù)據(jù)庫建成集文字、圖形、圖像、音頻和動(dòng)畫溶為一體的多媒體數(shù)據(jù)庫。

(2)聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目

聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目是充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，積極調(diào)動(dòng)并合理使用各成員館的編目力量。各成員館既是編目成果的創(chuàng)造者，又是其他成員成果的分享者。成員之間彼此承擔(dān)同樣的責(zé)任、義務(wù)和互惠。這樣可以降低網(wǎng)絡(luò)成本，使共享數(shù)據(jù)的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化水平統(tǒng)一起來，這樣可以防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)參差不齊，便于實(shí)現(xiàn)編目工作的有序化及協(xié)調(diào)一致。

2.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下期刊文獻(xiàn)的縱向開發(fā)

期刊文獻(xiàn)的縱向開發(fā)顯示了一種逐漸高級(jí)的開發(fā)層次。第一層次的開發(fā)會(huì)產(chǎn)生一定的成果，而且從低層次到高層次的開發(fā)不是無源之水、無本之木，它需要充分利用已開發(fā)的成果，而后進(jìn)行深加工、深開發(fā)。

(1)第一開發(fā)層次

是指對(duì)陸續(xù)到館的雜亂無序原始期刊文獻(xiàn)進(jìn)行有序的整理。使之科學(xué)化、系統(tǒng)化。其中包括：登記、標(biāo)引、著錄和編制檢索工具，標(biāo)引在這里是關(guān)鍵。目錄組織是整個(gè)工作的核心。在標(biāo)引時(shí)，應(yīng)該注重分類標(biāo)引與主題標(biāo)引相結(jié)合；出版單元與知識(shí)單元相結(jié)合，從而多途徑、多層次地揭示期刊文獻(xiàn)的內(nèi)容，并為各種目錄組織的建立以及以后各層次的開發(fā)奠定基礎(chǔ)。

(2)第二開發(fā)層次

根據(jù)期刊文獻(xiàn)分散的特點(diǎn)，在了解用戶需求的基礎(chǔ)上，對(duì)文獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行辯識(shí)和篩選，然后按學(xué)科或主題加以集中，形成兩大類專題文獻(xiàn)：一是匯輯同一學(xué)科或主題的原始文獻(xiàn)，不需要進(jìn)行文字加工，可以直接提供給讀者；二是專題目錄，將期刊論文目錄中某一學(xué)科或主題的資料款目匯編成冊(cè)，供用戶檢索。這個(gè)層次的開發(fā)雖然沒有經(jīng)過文字加工，但是因?yàn)樘峁┑氖前磳W(xué)科或主題匯編的目錄或原始文獻(xiàn)，為用戶利用期刊提供了方便。

(3)第三開發(fā)層次

第二開發(fā)層次中為用戶提供的按學(xué)科或主題編制的目錄和匯輯的原始文獻(xiàn)集，雖然能為讀者提供利用期刊的便利條件，但是對(duì)于一部分只關(guān)心某種新觀點(diǎn)、新數(shù)據(jù)的讀者來說，由于原始文獻(xiàn)信息太多，內(nèi)容龐雜，即使一篇文章也可能涉及多方面的知識(shí)信息，在利用時(shí)顯得費(fèi)時(shí)費(fèi)力，因而為了方便讀者就必須加深開發(fā)層次。對(duì)上一次的開發(fā)成果進(jìn)一步濃縮、提煉、并按專題匯集有關(guān)知識(shí)信息，所形成的文摘式資料就是期刊的第三層次的開發(fā)。這次開發(fā)從大量原始文獻(xiàn)中摘取了具有針對(duì)性、實(shí)效性和確切性的知識(shí)信息，為讀者提供了所需解決問題的答案或線索，省時(shí)省力，起到了向讀者定向傳輸知識(shí)信息的作用。

(4)第四開發(fā)層次

通過大量原始文獻(xiàn)的辯識(shí)和篩選，并對(duì)其進(jìn)行分析與研究，揭示某一特定知識(shí)信息群的內(nèi)在聯(lián)系及其社會(huì)價(jià)值和學(xué)術(shù)價(jià)值，所形成的一種全新的文獻(xiàn)即綜述、評(píng)論等，這是期刊文獻(xiàn)的第四開發(fā)層次。這是個(gè)升華。它不僅提供了分散在大量期刊文獻(xiàn)中所隱含的知識(shí)信息，并且經(jīng)過去粗取精、去偽存真的加工與綜合，將期刊文獻(xiàn)的開發(fā)推進(jìn)到了決策研究與咨詢的領(lǐng)域，在一定程度上恢復(fù)了高校圖書館已經(jīng)淡化了的情報(bào)職能。

四、加強(qiáng)高校期刊工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)

二十一世紀(jì)的競爭，歸根結(jié)底是人才的競爭，為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，高校期刊工作人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)。期刊涉及的專業(yè)很廣，加上電子期刊和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，以及讀者需求的拓寬和加深，迫使期刊工作人員要重新整合自己的文化素養(yǎng)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。高校期刊工作人員應(yīng)該是熱愛圖書館事業(yè)，既要具有圖書館專業(yè)知識(shí)和一定的外語水平，又能掌握和利用網(wǎng)上信息資源指南和檢索工具的高素質(zhì)復(fù)合型的館員。

傳統(tǒng)圖書館的期刊服務(wù)方式是以面對(duì)面的形式和讀者進(jìn)行溝通交流。隨著網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)圖書館與接受服務(wù)的讀者群體的溝通將越來越依賴“非面對(duì)面”的形式。這就要求高校從事期刊管理的工作人員要有很強(qiáng)的傳播信息意識(shí)能力，針對(duì)不同層次讀者全方位、多角度地靈活選擇各種資源信息，幫助讀者找到可以利用的各種信息。為讀者提供更具實(shí)際效益的幫助。變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。要把工作重點(diǎn)放在期刊的深加工上。為了順應(yīng)時(shí)代，高校期刊工作人員要了解期刊工作自動(dòng)化管理軟件，掌握期刊管理系統(tǒng)以便對(duì)期刊進(jìn)行深層次的加工。同時(shí)要及時(shí)了解國內(nèi)外各種類型期刊發(fā)行的動(dòng)態(tài)，主動(dòng)從事參考咨詢工作，指導(dǎo)不同層次的讀者利用期刊。此外期刊工作人員還要加強(qiáng)讀者心理學(xué)、社會(huì)學(xué)、預(yù)測學(xué)等知識(shí)的學(xué)習(xí)。

綜上所述，21世紀(jì)高等教育改革與發(fā)展對(duì)高校圖書館的信息服務(wù)工作提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，期刊文獻(xiàn)是圖書館的重要文獻(xiàn)資源，期刊管理工作在圖書館工作中占有舉足輕重的作用。隨著期刊類型和功能的拓展和多樣化，若不重新審視現(xiàn)代期刊管理的目標(biāo)定位與期刊管理模式的確定，勢必會(huì)妨礙期刊文獻(xiàn)資源開發(fā)利用的科學(xué)化和現(xiàn)代化進(jìn)程。事實(shí)上我們目前所固守的期刊管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)讀者的需求，為了以讀者為本的服務(wù)理念，為了使讀者在圖書館真正享受到方便快捷的服務(wù)，高校圖書館的期刊管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，要把期刊管理工作的重心轉(zhuǎn)移到期刊的情報(bào)咨詢上來。期刊工作人員要腳踏實(shí)地地為讀者著想，在工作中集思廣益、不斷進(jìn)取。不要使我們的期刊工作只停留在表面層次，那樣會(huì)埋沒期刊的信息傳播的功能的。高校的期刊工作者應(yīng)該把工作做深做細(xì)，以高度的責(zé)任心和敏銳的洞察力去開發(fā)和利用寶貴的期刊資源。變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，這樣我們高校的期刊管理工作就會(huì)以嶄新的面貌迎接充滿機(jī)遇和挑戰(zhàn)的新時(shí)代了。

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