基層國稅部門檔案管理工作探析

魏　正　楊海貴　李永春（寶應(yīng)縣國稅局，江蘇寶應(yīng)，225800）

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基層國稅部門檔案管理工作探析

魏正楊海貴李永春
（寶應(yīng)縣國稅局，江蘇寶應(yīng)，225800）

國稅工作涉及的檔案資料種類繁多，各類檔案專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、數(shù)量較大，檔案管理大多實(shí)行條線式專業(yè)化管理。專業(yè)化管理的優(yōu)點(diǎn)是便于上下級之間工作的部署、執(zhí)行、監(jiān)督和管理，有利于工作的上傳下達(dá)和良性互動(dòng)；缺點(diǎn)在于不利于橫向互動(dòng)與交流，是一個(gè)封閉的體系，部門間協(xié)作性差，造成信息資源浪費(fèi)，增加了檔案保管成本。當(dāng)前，縣級國稅檔案管理尤其是征管業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范、分類不統(tǒng)一，缺乏專業(yè)檔案管理員。面對這些困難，立足“互聯(lián)網(wǎng)+”，實(shí)施檔案管理信息化、綜合化、集中化，是新形勢下基層國稅部門檔案管理工作的努力方向。

一、當(dāng)前縣級國稅部門檔案管理存在的問題

1.沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)

目前，國稅征管電子系統(tǒng)上有專門的音像系統(tǒng)，但針對的是稅收業(yè)務(wù)檔案的管理，不能將所有類別的檔案資料融合到一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)，而且，江蘇省檔案部門統(tǒng)一使用的永樂檔案管理軟件也只是針對檔案目錄的管理，無法將檔案目錄和檔案信息連接起來。兩者都不能實(shí)現(xiàn)檔案材料的信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，不能實(shí)現(xiàn)可公開檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，這顯然與現(xiàn)在倡導(dǎo)的稅收“互聯(lián)網(wǎng)+”和“稅收檔案+互聯(lián)網(wǎng)”的形勢相違背。

2.沒有統(tǒng)一使用檔案分類大綱

基層國稅分局的檔案管理存在著各種管理方法交叉使用的現(xiàn)象，且管理混亂。縣局雖然制定了綜合性的稅收業(yè)務(wù)檔案分類大綱，但基層分局還是沿用老辦法將稅收材料裝訂歸檔。比如：稅收征管檔案的整理一般都以科室為單位，將戶管、納稅提醒和若干單位的函調(diào)材料分類裝訂，不利于檔案的利用。另外，由于縣級國稅部門沒有專門的分類大綱，檔案分類大綱沒有根據(jù)征管材料實(shí)際制定，導(dǎo)致基層分局的稅收征管檔案整理工作混亂。

3.沒有實(shí)施檔案集中統(tǒng)一管理

縣級機(jī)關(guān)設(shè)立檔案室，管理文書、基建、稅收“計(jì)會(huì)統(tǒng)”、聲像、業(yè)務(wù)文件等檔案資料；而人事、車輛購置稅、稽查、出口退稅等檔案都由各科室設(shè)立專門檔案室管理。雖然各基層分局設(shè)有單獨(dú)檔案室保管本單位的各類檔案，但檔案員多為兼職，檔案的保管和利用意識淡??；各單位的檔案整理各行其是，有的甚至只在年底找人代為整理，標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量難以統(tǒng)一，上級局也缺乏集中指導(dǎo)和考核要求。

4.對檔案管理工作重要性認(rèn)識不足

首先，國稅基層分局大多沒有專職的檔案員，上級國稅部門不重視對基層的培訓(xùn)，基層檔案兼職人員普遍缺乏檔案管理專業(yè)知識。其次，經(jīng)費(fèi)投入不夠，缺乏專門的檔案保管設(shè)備，檔案保管條件難以得到保證，不利于檔案資料的長期保存。另外，有的檔案材料只是簡單的存放，沒有任何的歸類和整理；對于保管期限到期的檔案也不鑒定和銷毀處理，檔案數(shù)字化、檔案借閱手續(xù)不規(guī)范等問題突出。

二、面對“互聯(lián)網(wǎng)+”，實(shí)施檔案信息化、規(guī)范化管理

1.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

檔案信息化是大勢所趨，檔案目錄網(wǎng)絡(luò)化、檔案數(shù)字化勢在必行。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)、以網(wǎng)絡(luò)為平臺的各種檔案應(yīng)用系統(tǒng)不斷出現(xiàn)，國稅機(jī)關(guān)的管理人員需要與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，大膽接受并實(shí)踐應(yīng)用新技術(shù)、新工具、新平臺，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高國稅檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。要加強(qiáng)信息化管理的基礎(chǔ)平臺建設(shè)，開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件，提供必備的硬件條件。

一是要建立健全電子文件歸檔制度，做到紙質(zhì)材料和電子文件同時(shí)歸檔。二是對已歸檔的紙質(zhì)材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，按不同保管期限分級管理歸檔；將可公開的檔案信息材料數(shù)字化并上網(wǎng)公布，便于利用者通過網(wǎng)絡(luò)利用國稅檔案信息資源；對于不能公開的如人事檔案和未達(dá)到公開期限的文書檔案進(jìn)行分級分類管理，但可將其檔案目錄向社會(huì)公開，保證在不泄密的前提下向社會(huì)開放，充分發(fā)揮檔案服務(wù)社會(huì)的作用。三是要保證電子檔案的安全性，落實(shí)電子檔案安全管理制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，防范網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，做好身份驗(yàn)證、數(shù)據(jù)備份、防御黑客和病毒攻擊等工作。四是要強(qiáng)化“大數(shù)據(jù)”管理，將案卷目錄信息（檔號、納稅識別碼、名稱、所屬年度、目錄號、檔案室編號）錄入檔案信息管理系統(tǒng)。五是實(shí)施多重檢索方式，增強(qiáng)檔案管理軟件的文件搜索功能，支持納稅識別號、納稅人名稱、案卷號、目錄號、所屬年度等檢索方式，便于檔案利用者直接在網(wǎng)絡(luò)上利用國稅檔案信息，使檔案管理適應(yīng)新形勢下的“互聯(lián)網(wǎng)+”要求。

2.實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

一是要實(shí)現(xiàn)人員配置專業(yè)化?？h級國稅部門領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理信息化工作，認(rèn)識到檔案管理人員專業(yè)化對于檔案信息化的重要性。隨著信息化程度的不斷提高，稅收征管的形式也在不斷調(diào)整，傳統(tǒng)的稅收檔案材料形成方式也隨之變化，這就要求檔案管理人員的專業(yè)性必須不斷加強(qiáng)。比如征管檔案要在征管過程結(jié)束后按照統(tǒng)一的分類大綱，對征管材料進(jìn)行數(shù)字化掃描歸集，及時(shí)上傳檔案信息系統(tǒng)歸檔，這就要求各基層分局配備專職檔案員，保證征管檔案的及時(shí)歸檔，方便利用者利用國稅檔案信息。要加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。要把檔案人員納入績效考核，對檔案歸檔質(zhì)量、傳輸時(shí)限和崗位職責(zé)等提出考核要求，以規(guī)范檔案管理工作。二是要實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。制度是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、綜合化、集中化的保障，統(tǒng)一的制度可以規(guī)范檔案人員的工作職責(zé)，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。統(tǒng)一的制度可以明確責(zé)任，規(guī)范檔案的收集、整理、立卷、歸檔利用等環(huán)節(jié)的操作。在檔案制度中，要明確規(guī)定檔案的種類和形式，保證檔案管理人員在工作中明確區(qū)分不同檔案，以降低檔案管理的難度；按照統(tǒng)一的分類大綱將稅務(wù)檔案進(jìn)行分類，根據(jù)特點(diǎn)進(jìn)行規(guī)范化管理。

三、立足簡約高效，實(shí)施檔案綜合化、集中化管理

1.實(shí)施檔案管理綜合化。綜合化管理就是將各專業(yè)檔案資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)整體管理、橫向互動(dòng)、資源共享、降低成本的目標(biāo)。綜合化管理打破了過去國稅檔案屬地化管理模式，以縣國稅局為單位，按統(tǒng)一的分類大綱將各類檔案進(jìn)行數(shù)字化采集、統(tǒng)一編碼、統(tǒng)一模式、統(tǒng)一流程、集中管理，打造一個(gè)集中控管、立體互動(dòng)、信息共享的檔案管理綜合平臺。這樣做的好處在于統(tǒng)一管理、一套編碼、簡便易行，從檔案材料的形成、歸檔、保管、利用、銷毀等制度體系上，規(guī)范檔案的綜合化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的增值和利用。

2.實(shí)施檔案管理集中化。集中化管理就是以縣級局為單位設(shè)立統(tǒng)一的綜合檔案室，集中管理各基層國稅分局移交過來的檔案，實(shí)現(xiàn)一室存放、分區(qū)管理、分類管理。目前，稅收管理改革正逐步深入，基層管理分局職能逐漸上收，為以縣級國稅部門設(shè)立綜合大檔案室集中管理檔案提供了條件。綜合檔案室檔案管理員不僅負(fù)責(zé)縣級國稅機(jī)關(guān)的綜合檔案管理工作，還對各科室、直屬單位、各分局的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；各科室、直屬單位和分局負(fù)責(zé)本單位檔案材料收集、整理和移交工作，在業(yè)務(wù)上受縣局綜合檔案室的監(jiān)督和指導(dǎo)。

3.實(shí)施檔案管理簡約化。以征管檔案為例，戶管檔案資料本年度資料為一卷，即“年度—戶式”征管檔案，在案卷封面上涵蓋以下內(nèi)容：檔案種類（XX縣國家稅務(wù)局：稅收征管檔案）、資料類別（本卷含有以下類別資料：基礎(chǔ)信息類、服務(wù)管理類、申報(bào)征收類、稅源管理類、發(fā)票管理類、納稅評估類、稅收法制類）、納稅識別碼、納稅人名稱、所屬時(shí)間（資料起止時(shí)間）、歸檔號（案卷號）、卷內(nèi)件數(shù)、保管期限、責(zé)任人。在卷內(nèi)目錄中收錄內(nèi)容：納稅識別碼、納稅人名稱、歸檔號（案卷號）、各類別資料的件號、頁次、資料名稱、形成時(shí)間。這樣一個(gè)案卷的內(nèi)容基本在案卷封面和卷內(nèi)目錄中展現(xiàn)出來，方便了檢索和查閱。

總之，基層國稅檔案是一種重要的社會(huì)資源，要想發(fā)揮國稅檔案為企業(yè)服務(wù)、為社會(huì)大眾服務(wù)的作用，積極發(fā)揮新形勢下的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”作用，提高基層國稅檔案的利用效率，就要從理念認(rèn)識和管理模式上進(jìn)行改進(jìn)，從制度保障、崗位設(shè)置、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和經(jīng)費(fèi)投入等方面進(jìn)行完善，只有這樣才能提高基層國稅系統(tǒng)檔案管理工作的水平，更好地服務(wù)稅收工作，服務(wù)各類納稅企業(yè)和社會(huì)大眾。

參考文獻(xiàn)

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