高校貴重儀器設(shè)備購置工作探討

花永盛, 徐春生

(上海大學(xué) 實驗設(shè)備處, 上?！?00444)

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高校貴重儀器設(shè)備購置工作探討

花永盛, 徐春生

(上海大學(xué) 實驗設(shè)備處, 上海200444)

隨著國家持續(xù)加大教育投資力度,高校儀器設(shè)備,特別是貴重儀器設(shè)備的采購數(shù)量不斷增加。因此,很有必要加強(qiáng)購置過程的管理。以貴重儀器設(shè)備采購、招標(biāo)和驗收環(huán)節(jié)為例,分析了貴重儀器設(shè)備購置中的主要過程和普遍存在的問題,并提出了應(yīng)對措施,旨在總結(jié)經(jīng)驗、發(fā)現(xiàn)規(guī)律、謀求新思路,探索如何提高儀器設(shè)備的采購效益,更好地為教學(xué)和科研服務(wù)。

貴重儀器設(shè)備； 設(shè)備購置； 招標(biāo)與驗收

近年來,隨著國家持續(xù)加大教育投資力度,辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大,高校每年用于購置儀器設(shè)備的經(jīng)費也逐年增長。以我校為例,截止至2015年底,我校10萬元以上的貴重儀器設(shè)備有1 300多臺(套),總值7億余元,占全校設(shè)備總值的45.7%。面對著巨大存量和快速增量,探索如何科學(xué)管理成為各高校必須面對的問題[1-3]。而高校貴重儀器設(shè)備管理工作又是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,具有較強(qiáng)的政策性和技術(shù)性,涉及申購、論證、采購、合同簽訂、驗收入庫、使用、維護(hù)、報廢等全生命周期的諸多環(huán)節(jié)[4],因此為了買好、用好、管理好這些貴重儀器,有些關(guān)鍵流程和環(huán)節(jié)仍需進(jìn)一步梳理和探討。本文僅以貴重儀器設(shè)備購置管理中的論證、招標(biāo)和驗收3個環(huán)節(jié)為例,對儀器設(shè)備購置中發(fā)生的主要過程和存在的問題做一分析,以期與兄弟院校交流,共同提高。

1　可行性論證

貴重儀器設(shè)備購置可行性論證是貴重儀器設(shè)備申購管理的源頭,是避免重復(fù)購置、提高投資效率的前提,是提高設(shè)備利用率和共享力度的關(guān)鍵[5-6],同時也為后續(xù)的招標(biāo)采購打下堅實的基礎(chǔ)。

1.1可行性論證的內(nèi)容

關(guān)于貴重儀器設(shè)備可行性論證的形式和流程,一些高校做了很多有益的探索,如分級論證、在線論證等[7-9],盡管形式不一,但都涵蓋了以下4項內(nèi)容,這些內(nèi)容緊密相連,任何一項都不可忽視。

(1) 申購理由。教學(xué)和科研需要,預(yù)計工作量和使用效益分析,避免重負(fù)購置以及設(shè)備共享方案；學(xué)科建設(shè)和專業(yè)建設(shè)的意義以及應(yīng)用領(lǐng)域和應(yīng)用前景等。

(2) 選型分析。儀器設(shè)備的主要技術(shù)指標(biāo),在教學(xué)和科研中的具體應(yīng)用；國內(nèi)外同類產(chǎn)品及生產(chǎn)廠家的對比和性價比的合理分析,校內(nèi)外同類設(shè)備調(diào)研情況,各用戶對該設(shè)備使用評價等。

(3) 環(huán)境條件。設(shè)備安裝環(huán)境和設(shè)施條件的準(zhǔn)備,包括場地、水、氣、電等配套設(shè)備和輔助條件,以及相對應(yīng)的環(huán)境和安全因素。

(4) 內(nèi)部條件。經(jīng)費落實情況和預(yù)算依據(jù),該儀器的經(jīng)費是否劃歸和落實到位,包括配套、輔助、耗材等費用；現(xiàn)有技術(shù)力量和購置設(shè)備后使用和維護(hù)人員培訓(xùn)計劃,后期管理維護(hù)成本和人力成本等。

1.2論證中存在的問題及相應(yīng)措施

論證不是簡單的討論是否有必要購買某設(shè)備,而是需要用戶部門和專家廣泛討論,專家組更要以“檢察官”和“裁判員”的角度審視,對擬申購的設(shè)備從功能性、實用性、先進(jìn)性、可擴(kuò)展性等方面給出針對性意見。論證中明顯存在的問題如下:

論證專家是該環(huán)節(jié)的主要技術(shù)力量,論證是否充分、合理,有賴于專家的專業(yè)水平和工作態(tài)度,因此論證專家的選取及管理工作至關(guān)重要。然而，目前存在專家?guī)烊藬?shù)不多、專業(yè)范圍不廣、專業(yè)水平參差不齊等問題；論證專家也往往由用戶部門指定,這樣使得論證流于形式,達(dá)不到論證的目的。其次,用戶部門提交的論證書不慎重、不真實,夸大欲購儀器的用途、使用效益以及共享力度等[10],而主管部門也存在把關(guān)不嚴(yán)、對論證報告的真實可靠性失察等現(xiàn)象,這樣就造成了貴重儀器設(shè)備重復(fù)購置、利用效率低,在各學(xué)院、各專業(yè)間共享力度不夠,降低了資金的投資效益。

針對以上問題,我校從制度約束和信息化技術(shù)兩個角度入手，要求申購部門對論證報告的可靠性負(fù)責(zé),專家組對論證意見負(fù)責(zé),對在論證中弄虛作假、盲目申購的部門取消維修基金補(bǔ)貼等相關(guān)措施。要求申購部門要切實以教學(xué)科研需求為出發(fā)點,緊密結(jié)合實驗室建設(shè)發(fā)展規(guī)劃,要深入市場調(diào)研,充分了解儀器設(shè)備的性能規(guī)格、技術(shù)指標(biāo)以及市場行情,綜合考量提出分析報告,從源頭做好對貴重儀器購置的科學(xué)評估,杜絕購置的盲目性[11]。另外,建立并完善專家?guī)熘贫?對進(jìn)入專家?guī)斓膶＜易龊冒殃P(guān)工作,篩選具備相當(dāng)技術(shù)水平和能力的專家；充分利用專家的知識和資源優(yōu)勢,借鑒其儀器采購和使用中的經(jīng)驗,為后續(xù)制定招標(biāo)文件、購置到質(zhì)優(yōu)價廉的儀器設(shè)備以及儀器設(shè)備的使用和功能開發(fā)夯實基礎(chǔ)。

我校為了實現(xiàn)貴重儀器設(shè)備的信息化管理,于2011年建立了貴重儀器設(shè)備共享平臺,在申購論證時,便將同類設(shè)備使用率和預(yù)約開放作為必備條件。所有同類儀器設(shè)備的測試服務(wù)機(jī)時、測試收費、服務(wù)次數(shù)、培訓(xùn)人員數(shù)等可以直接從平臺前期的刷卡記錄及測試數(shù)據(jù)中提取,相對于傳統(tǒng)手工填報,數(shù)據(jù)真實可靠,任何用戶都可以直觀看到全校同類儀器設(shè)備的開放度和使用率,防止申購部門片面夸大。另外擬建立的專家?guī)煜到y(tǒng),可實現(xiàn)根據(jù)儀器設(shè)備特點和專家特長在線隨機(jī)抽取專家。

2　招標(biāo)采購實施

在招標(biāo)采購過程中,通過供設(shè)備應(yīng)商之間的公平競爭,能使高校獲得質(zhì)優(yōu)價廉的儀器和良好的售后服務(wù)。我校在近3年中,通過招標(biāo)采購方式采購了200余臺貴重儀器,資金節(jié)約率約7%。

2.1招標(biāo)中存在的問題

高校儀器設(shè)備招標(biāo)中存在的問題主要源于申購部門對招標(biāo)知識、招標(biāo)技巧的欠缺和招標(biāo)職能部門無力對龐雜儀器的技術(shù)要求把關(guān),具體表現(xiàn)在以下2個方面：

(1) 一些教師用戶出于使用習(xí)慣或偏好,簡單拷貝一家或幾家儀器的技術(shù)指標(biāo),或者直接讓供應(yīng)商提供技術(shù)指標(biāo),預(yù)算價格也以某供應(yīng)商的報價進(jìn)行,結(jié)果其寫出的指標(biāo)往往帶有明顯的傾向性,這對其他供應(yīng)商看來是變相指定品牌；其后果是一些潛在供應(yīng)商直接放棄投標(biāo)從而引不起有效競爭,一些供應(yīng)商甚至?xí)蛘袠?biāo)部門或紀(jì)檢部門提出質(zhì)疑[12-13]。

(2) 標(biāo)書中星號條款設(shè)置不合理。星號條款是實質(zhì)性要求,任何違反或達(dá)不到要求均可能導(dǎo)致投標(biāo)被否決。星號條款設(shè)置過多,會導(dǎo)致投標(biāo)人少,引不起有效競爭；設(shè)置過少,又形同虛設(shè),投標(biāo)人良莠不齊,增加后續(xù)評標(biāo)的成本。 評標(biāo)量化因素和權(quán)重分配不合理,使得單個因素(如價格)成為控標(biāo)唯一因素。

招標(biāo)工作的核心是知己知彼、有的放矢,充分了解各品牌間儀器設(shè)備性能特點和差異,結(jié)合自身教學(xué)、科研工作的需求來制定招標(biāo)文件。因此用戶部門在招標(biāo)前期應(yīng)要做好充分的市場及供應(yīng)商的調(diào)研，并要求各方積極參與。上述招標(biāo)中存在的問題實質(zhì)上也反映出采購論證工作不扎實,這2個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣,論證做不好,就給招標(biāo)工作帶來麻煩。實踐證明,經(jīng)專家充分論證的儀器設(shè)備,招標(biāo)的效率都很高,在教學(xué)和科研中都能充分利用[14]；而一些流標(biāo)、招標(biāo)失敗或招標(biāo)效率低下的項目也反映出前期論證的匱乏無力。

2.2做好招標(biāo)工作的對策

面對招投采購這樣一項政策性強(qiáng)、涉及面廣、多因素交織的復(fù)雜工作,用戶部門和招標(biāo)部門應(yīng)通力合作,優(yōu)勢互補(bǔ),形成合力。招標(biāo)部門作為教學(xué)、科研服務(wù)的窗口,應(yīng)與教師反復(fù)溝通協(xié)調(diào),耐心、詳細(xì)地介紹整個招標(biāo)的流程和程序、時間節(jié)點的安排、重點及關(guān)鍵之處的把握。掌握用戶的要求意圖,協(xié)助用戶制定合理的技術(shù)和商務(wù)條款；科學(xué)選擇評標(biāo)方法,強(qiáng)調(diào)招標(biāo)不是最低價就能中標(biāo),而是符合技術(shù)指標(biāo)要求的、通過評標(biāo)的最低評標(biāo)價或通過打分取得最高分的才能中標(biāo),消除部分教師對招標(biāo)采購存在惡意競爭的疑慮,確保能夠有多家公司參與競標(biāo),在滿足技術(shù)指標(biāo)要求的同時,盡可能用最少的經(jīng)費購置優(yōu)質(zhì)的儀器設(shè)備。

除此之外,還要加強(qiáng)完善并管理好專家?guī)?要求進(jìn)入專家?guī)斓膶＜揖哂胸S富的業(yè)務(wù)知識和實踐經(jīng)驗,同時要求熟悉招投標(biāo)的相關(guān)知識和法律法規(guī)。職能部門也應(yīng)對進(jìn)入評審專家?guī)斓膶＜易龊冒殃P(guān)工作,并對評標(biāo)專家在評標(biāo)活動中的工作進(jìn)行規(guī)范。同時,加強(qiáng)廉政建設(shè),梳理招標(biāo)過程中的風(fēng)險點,制定相應(yīng)防控措施,使招標(biāo)在陽光下進(jìn)行,充分體現(xiàn)招標(biāo)工作的優(yōu)越性。

3　驗收工作

驗收環(huán)節(jié)是整條采購鏈上不可缺少的環(huán)節(jié),尤其是進(jìn)口設(shè)備,事關(guān)保修、退換和索賠事宜,更涉及學(xué)校利益和名譽(yù)等問題,因此該環(huán)節(jié)非常重要。驗收一般分2步:一是實物驗收,即儀器設(shè)備到貨后,由買賣雙方根據(jù)合同共同開箱驗貨,清點檢驗貨物的包裝、型號、規(guī)格、數(shù)量是否與合同相符；二是技術(shù)驗收,賣方負(fù)責(zé)派工程師到用戶現(xiàn)場進(jìn)行安裝調(diào)試和培訓(xùn),學(xué)校組織專家進(jìn)行質(zhì)量和技術(shù)層面的驗收。

3.1驗收工作中的主要問題

驗收中的主要問題有：

(1) 驗收人員思想上不重視、責(zé)任心不強(qiáng),認(rèn)為驗收不過是走過場,致使一些儀器設(shè)備未正常運轉(zhuǎn)就付清全款,給管理工作造成很大的被動。

(2) 儀器設(shè)備驗收依據(jù)缺失。合同和技術(shù)協(xié)議是儀器設(shè)備驗收的主要依據(jù),因此合同和技術(shù)協(xié)議中關(guān)乎驗收的項目必須詳細(xì)、明確,否則驗收就失去了依據(jù)。

(3) 與論證專家存在的問題類似,驗收專家?guī)旌万炇罩贫榷疾槐M如人意,沒有嚴(yán)格的驗收程序和監(jiān)管機(jī)制。

3.2采取的對策

根據(jù)以上問題,可采取以下2項對策：

(1) 健全驗收組織機(jī)構(gòu)和驗收制度。學(xué)校應(yīng)建立驗收工作小組,由相關(guān)職能部門組成,實行分級責(zé)任制,通力負(fù)責(zé)組織儀器設(shè)備的驗收和監(jiān)督工作。同時擴(kuò)大專家數(shù)量,并隨機(jī)抽取驗收專家,降低驗收出場頻率。

(2) 選擇科學(xué)有效的驗收方式和方法。針對不同類型、不同性能的儀器設(shè)備有針對性地采取相應(yīng)的驗收方式和方法,切忌一刀切，譬如有些儀器設(shè)備要有階段性驗收,有些儀器設(shè)備要第三方驗收,有些儀器設(shè)備要采取保證金制度,有些還需要技術(shù)安全驗收等。

4　結(jié)語

高校儀器設(shè)備管理不僅需要科學(xué)合理的政策制度,更要有現(xiàn)代化技術(shù)手段保障政策制度的落地執(zhí)行。從以上分析也可以看出,整個采購流程是環(huán)環(huán)相扣的,從論證、招標(biāo)到驗收都需要相關(guān)專家的參與。在貴重儀器設(shè)備的采購方面,我校進(jìn)行了有益的實踐,今后將需要繼續(xù)加強(qiáng)對儀器設(shè)備生命周期中各節(jié)點的研究和探索,總結(jié)經(jīng)驗,找出規(guī)律,提升采購效益,不斷提高管理水平,更好地為教學(xué)和科研服務(wù)。

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Exploration on purchasing of valuable instruments and equipment in colleges and universities

Hua Yongsheng, Xu Chunsheng

(Office of Laboratory and Equipment Administration,Shanghai University,Shanghai 200444,China)

As China continues to increase the investment in education,the purchase of valuable instruments and equipment in colleges and universities is increasing as well. Therefore,it is necessary to improve the purchasing management. Taking the valuable instruments and equipment purchasing,bidding,checking and acceptance as an example,the problems in the purchasing process of valuable instruments are analyzed,and the countermeasures are proposed. The purpose is to sum up the experience,discover the laws,and seek new ideas to explore how to improve the efficiency of equipment purchasing in order to better serve the teaching and scientific research.

valuable instruments and equipment; equipment purchasing; bidding， checking and acceptance

10.16791/j.cnki.sjg.2016.10.067

資產(chǎn)管理

2016-05-19

花永盛(1982―),男,山東臨沂,碩士,助理研究員,主要從事高校招標(biāo)工作.E-mail：hys@shu.edu.cn

G482.0

A

1002-4956(2016)10-0267-03