淺談Access在學(xué)校數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用

?曹彥雄

淺談Access在學(xué)校數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用

?曹彥雄

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，作為學(xué)校來(lái)說(shuō)，很多數(shù)據(jù)都需要電子版，在校學(xué)生數(shù)成千人，絕大多數(shù)學(xué)校仍采用Excel來(lái)存取數(shù)據(jù)，經(jīng)常通過(guò)U盤拷貝或者QQ在線傳送文件，不但效率低下而且安全性低。在網(wǎng)絡(luò)大力發(fā)展的今天，能夠運(yùn)用局域網(wǎng)連通辦公，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)效果更為顯著，而對(duì)于人們不熟知的Office辦公軟件之一的Access，在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能中發(fā)揮著重要作用，可以利用局域網(wǎng)直接將數(shù)據(jù)存至數(shù)據(jù)表，在學(xué)校的各項(xiàng)數(shù)據(jù)處理中體現(xiàn)出速度快、效率高等優(yōu)勢(shì)，值得我們開(kāi)發(fā)和利用。

Access；數(shù)據(jù)處理；應(yīng)用；學(xué)校

引言：近年來(lái)，任何方面的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)采集越來(lái)越精確，作為學(xué)校更不可怠慢，目前大多數(shù)學(xué)校仍采用Excel作為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的主要軟件。Excel的優(yōu)勢(shì)是擁有強(qiáng)大的函數(shù)功能，能夠滿足我們的日常工作需要?？梢哉f(shuō)，在目前的情況下，Excel基本能解決工作需要，但又有它自身的功能缺陷，如，作為非計(jì)算機(jī)教師來(lái)說(shuō)，函數(shù)運(yùn)用僅僅是簡(jiǎn)單的求和、求平均、排序等操作，對(duì)于較為復(fù)雜的引用等很難掌握。而作為一個(gè)較大的普通中學(xué)來(lái)說(shuō)，學(xué)生的信息等輸入都需要電子表格完成，后用U盤拷貝或QQ在線傳送等，每次考試結(jié)束后又須拷貝成績(jī)，存在諸多不便。作為數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)軟件的Access可以利用局域網(wǎng)直接將數(shù)據(jù)存至數(shù)據(jù)表，方便快捷。不僅如此，在數(shù)據(jù)處理方面的優(yōu)勢(shì)與應(yīng)用更值得關(guān)注。

一、Access在學(xué)校數(shù)據(jù)處理中的優(yōu)勢(shì)

1.充分體現(xiàn)了面向?qū)ο蟮乃枷牒涂梢暬幊痰奶攸c(diǎn)，不需復(fù)雜專業(yè)的編程，利用Access的表、查詢、窗體、報(bào)表、宏等基本功能，就能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的建立和數(shù)據(jù)的管理與維護(hù)。存儲(chǔ)方式簡(jiǎn)單，易于維護(hù)管理;Access的對(duì)象有表、查詢、窗體、報(bào)表、頁(yè)、宏和模塊，以上對(duì)象都存放在后綴為(.mdb或.accdb)的數(shù)據(jù)庫(kù)文件中，便于用戶的操作和管理。

2.操作簡(jiǎn)單，具有各種向?qū)Ш蜕善鳎梢詭椭脩艨焖俳?shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象。

3.是完全的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，安全性較高，既可以為數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置密碼，也可以建立組和用戶，確保只有特定權(quán)限的用戶才能訪問(wèn)相應(yīng)對(duì)象。Access支持ODBC(開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)互連，Open Data Base Connectivity)，利用Access強(qiáng)大的DDE(動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)交換)和OLE(對(duì)象的聯(lián)接和嵌入)特性，可以在一個(gè)數(shù)據(jù)表中嵌入位圖、聲音、Excel表格、Word文檔，還可以建立動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表和窗體等。Access還可以將程序應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)，并與網(wǎng)絡(luò)上的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)相聯(lián)接。利用數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)頁(yè)對(duì)象生成HTML文件，輕松構(gòu)建Internet/Intranet的應(yīng)用

4.易于管理和維護(hù)，能隨著管理模式的優(yōu)化調(diào)整及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行修改與完善。

5.可以訪問(wèn)多種文件格式，如dbf、xls、txt、htm。

6.作為小型數(shù)據(jù)庫(kù)不可避免的存在不足

Access是小型數(shù)據(jù)庫(kù)，既然是“小型”就有它的局限性(下面關(guān)于性能方面的缺點(diǎn)僅指用Access作為數(shù)據(jù)庫(kù)的情況下，不包括用Access作為客戶端前臺(tái)，用SQL Server作為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的情況)：

(1)數(shù)據(jù)庫(kù)過(guò)大，一般百M(fèi)以上(純數(shù)據(jù)，不包括窗體、報(bào)表等客戶端對(duì)象)性能會(huì)變差

(2)雖然理論上支持255個(gè)并發(fā)用戶，但實(shí)際上根本支持不了那么多，如果以只讀方式訪問(wèn)大概在100個(gè)用戶左右，而如果是并發(fā)編輯，則大概在10-20個(gè)用戶。

(3)記錄數(shù)過(guò)多，單表記錄數(shù)過(guò)百萬(wàn)性能就會(huì)變得較差，如果加上設(shè)計(jì)不良，這個(gè)限度還要降低。

(4)不能編譯成可執(zhí)行文件(.exe)，必須要安裝Access運(yùn)行環(huán)境才能使用。

二、Access在學(xué)校數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用

1. Access在學(xué)生信息管理中的應(yīng)用 學(xué)生信息管理主要是學(xué)籍管理，而這又是學(xué)校管理的核心工作之一。我們經(jīng)常需要以各種形式的報(bào)表上報(bào)學(xué)生信息，而且在學(xué)生簽字、畢業(yè)證、學(xué)生證等打印工作中，access更突顯優(yōu)勢(shì)，其主要應(yīng)用體現(xiàn)為以下幾方面。

(1)利用Access的表和窗體錄入數(shù)據(jù)。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入可以避免U盤拷貝等問(wèn)題，節(jié)約時(shí)間。但對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)，直接操作數(shù)據(jù)表造成信息不安全或者誤操作數(shù)據(jù)。因此制作簡(jiǎn)單的登錄、錄入、窗體界面進(jìn)行數(shù)據(jù)的交換較為可行，而且可以在表中設(shè)置數(shù)據(jù)不重復(fù)、輸入掩碼等，極大地方便了數(shù)據(jù)的錄入和錄入的準(zhǔn)確性；在窗體中可以設(shè)置組合框、列表框等方便了數(shù)據(jù)輸入條件的選擇，可以說(shuō)達(dá)到了事半功倍的效果。

(2)利用Access的查詢管理數(shù)據(jù)。查詢是Access強(qiáng)大功能的體現(xiàn)之一，學(xué)生姓名、班級(jí)、籍貫等都可以利用Access建立唯一關(guān)系，然后通過(guò)建立簡(jiǎn)單的查詢查找出來(lái)，準(zhǔn)確性高、速度快。更高層次的應(yīng)用可以使用Sql語(yǔ)句實(shí)現(xiàn)較為復(fù)雜的查詢，其數(shù)據(jù)源可以是表、查詢、報(bào)表。在日常的學(xué)生管理中起著重要作用，是利用Access的主要途徑之一。

(3)利用Access的報(bào)表輸出數(shù)據(jù)。Access的報(bào)表提供了完善的打印功能，可以對(duì)報(bào)表進(jìn)行修改、完善和美化。通過(guò)報(bào)表的預(yù)覽功能和設(shè)計(jì)功能按照我們的需要進(jìn)行編輯，同時(shí)帶有函數(shù)功能可以進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總、查找(如Dcount)，方便了數(shù)據(jù)分析。

2.Access在學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用 各種類型的考試又是學(xué)校的核心工作之一，而且又是高考下的重要參考數(shù)據(jù)。所以考試成績(jī)的統(tǒng)計(jì)應(yīng)追求快速、準(zhǔn)確、細(xì)致。對(duì)于整個(gè)學(xué)校來(lái)說(shuō)，開(kāi)發(fā)一套簡(jiǎn)單的Access管理系統(tǒng)具有非常積極的意義。在前面學(xué)生信息建立完整的基礎(chǔ)上，根據(jù)考試次數(shù)按照數(shù)據(jù)表225個(gè)字段建立各個(gè)科目的考試次數(shù)(如語(yǔ)文1、語(yǔ)文2、語(yǔ)文3……)，將每次考試的數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫(kù)，方便調(diào)用。利用Avg、Sum、Max等內(nèi)置函數(shù)進(jìn)行平均值、求和、最高分提取，更大的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在可以點(diǎn)擊字段名直接進(jìn)行降序或升序排列，避免了Excel的選擇選區(qū)的過(guò)程；同時(shí)具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，既安全又可靠。

3.Access各類報(bào)名中的應(yīng)用 每年度的高考、學(xué)業(yè)水平考試等報(bào)名工作是學(xué)校的重重之重，容不得半點(diǎn)馬虎和錯(cuò)誤。對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)又極可能出錯(cuò)，尤其對(duì)于處理大量數(shù)據(jù)的教務(wù)人員來(lái)說(shuō)更是難以避免。Access數(shù)據(jù)表能將此類錯(cuò)誤降至最低。近幾年由于高考?jí)毫υ龃?，各地的移民考生愈加增多。?duì)于國(guó)家的政策計(jì)劃等的審核力度和難度也在加大。異地審核、加分審核、精準(zhǔn)扶貧等都需要班主任或教務(wù)人員準(zhǔn)確審核。在這個(gè)過(guò)程中可以將報(bào)名數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Access中，利用Mid函數(shù)配合Where條件提取身份證號(hào)的籍貫信息進(jìn)行對(duì)比，將不符合條件的學(xué)生提出。當(dāng)然Excel也能夠用此函數(shù)將籍貫提取，但不足之處在于對(duì)數(shù)據(jù)還要進(jìn)行一次篩選操作，耽誤時(shí)間的同時(shí)準(zhǔn)確性也下降了。當(dāng)然這只是其中的一例，諸如此類可以操作的問(wèn)題很多，而且很有效。

總之，Access數(shù)據(jù)庫(kù)具有簡(jiǎn)單易用、實(shí)用性強(qiáng)和方便維護(hù)等優(yōu)勢(shì)，對(duì)一名非專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理人員來(lái)說(shuō)，通過(guò)導(dǎo)入數(shù)據(jù)、建立查詢、生成報(bào)表等功能即可滿足日常工作的需要，因此用戶不需要掌握太多的編程知識(shí)，極大地降低了入門門檻同時(shí)提高了工作效率。通過(guò)查詢建立各種常用的報(bào)表，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和統(tǒng)計(jì)口徑的靈活；使用窗體控件，可以將現(xiàn)成的數(shù)據(jù)批量輸出。學(xué)校工作的核心問(wèn)題需要“連續(xù)、完整、準(zhǔn)確、及時(shí)、高效”的完成，同時(shí)為規(guī)范學(xué)校管理、優(yōu)化教師隊(duì)伍提供契機(jī)，有助于完善大數(shù)據(jù)時(shí)代下數(shù)據(jù)“采集—修改—上報(bào)—調(diào)用”的整體思路。熟練掌握Access基本操作對(duì)于學(xué)生學(xué)籍管理、成績(jī)管理、信息審核等具有事半功倍的效果，讓 Access數(shù)據(jù)庫(kù)軟件在新形勢(shì)下的學(xué)校得到充分開(kāi)發(fā)和利用。

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甘肅定西福臺(tái)高級(jí)中學(xué) 743000)