新升本科高?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

林 華，李 華

（山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院，山東濟(jì)南250100）

新升本科高?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

林 華，李 華

（山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院，山東濟(jì)南250100）

目前，新升本科高?？蒲泄ぷ餮杆侔l(fā)展，作為高?？蒲泄芾碇匾M成部分的科研檔案管理，越來(lái)越跟不上科研工作發(fā)展的需要，科研檔案的規(guī)范化管理水平亟待提高。本文分析了新升本科高?？蒲袡n案管理存在的問(wèn)題，提出了加強(qiáng)新升本科高?？蒲袡n案管理的具體對(duì)策，以期能夠更好地促進(jìn)高?？蒲袡n案管理水平的提升。

高校；科研檔案管理；對(duì)策

科研檔案體現(xiàn)著高校的科研能力與成果管理能力，也是衡量高?？蒲谢钴S度的重要指標(biāo)之一，同時(shí)，也體現(xiàn)一所高校的學(xué)術(shù)水平和綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。近年來(lái)，隨著新升本科高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教學(xué)水平與科研能力逐步增強(qiáng)，科研項(xiàng)目申請(qǐng)的渠道不斷拓寬，科研項(xiàng)目逐年遞增，科研成果日漸豐富，科研檔案數(shù)量與日俱增。高校自身科研水平在獲得顯著提高的同時(shí)，傳統(tǒng)的科研檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前科研管理工作的需求，從而對(duì)科研檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。為了進(jìn)一步規(guī)范和加強(qiáng)高?？蒲袡n案工作，促進(jìn)高?？蒲许?xiàng)目檔案工作可持續(xù)發(fā)展，2008年8月20日，中華人民共和國(guó)教育部、國(guó)家檔案局以第27號(hào)令，聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱27號(hào)令），明確規(guī)定了高校科研檔案管理按原國(guó)家科委、國(guó)家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)[1987]6號(hào))執(zhí)行。

一、高?？蒲袡n案管理的內(nèi)涵

科研檔案管理包括科研項(xiàng)目材料檔案、科研文書檔案和科研成果檔案．

（一）科研項(xiàng)目材料檔案?？蒲许?xiàng)目檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄，它記載和反映了科學(xué)研究活動(dòng)的全過(guò)程和具體成果．這部分檔案是科研檔案的主體部分，主要包括：一是科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等文件；二是研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；三是總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著或教材、授權(quán)專利、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況；四是成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)資料及審批材料；五是推廣應(yīng)用階段中的推廣應(yīng)用方案、總結(jié)、轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書、生產(chǎn)鑒定材料，擴(kuò)大試生產(chǎn)的設(shè)計(jì)方案，推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。

（二）科研文書檔案?？蒲形臅鴻n案是科研管理活動(dòng)的直接記錄，它記載和反映科研管理活動(dòng)的歷史過(guò)程和經(jīng)驗(yàn)．包括上級(jí)管理部門下發(fā)的科研行政管理文件、計(jì)劃管理、成果管理、經(jīng)費(fèi)管理等文件材料。其中，上級(jí)管理部門下發(fā)的科研文件在科研文書檔案中又占主要地位，一般由高?？蒲胁块T負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔。另外，科研發(fā)展、總結(jié)和高校自己制定的有關(guān)科研工作的一些規(guī)章制度文件和每年一度的項(xiàng)目計(jì)劃配套經(jīng)費(fèi)等文件，這些都是平時(shí)使用和查閱頻率較高的文件，這部分檔案是進(jìn)行科學(xué)決策、計(jì)劃、組織、控制等基本管理職能和有計(jì)劃、有目的、有條不紊進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、成果評(píng)獎(jiǎng)及科研管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對(duì)科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。

（三）科研成果檔案。內(nèi)容包括：論文、論著及教材、科研成果獲獎(jiǎng)材料（獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、證書）、授權(quán)專利，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等等。一所高校科研實(shí)力的高低直接取決于科研成果的數(shù)量，而且近年來(lái)高校科研實(shí)力的增強(qiáng)，使其科研成果得到不斷增加，所以需要對(duì)這部分科研成果進(jìn)行規(guī)范化的管理，避免由于管理不善而導(dǎo)致科研成果的缺失，為以后工作中查找和利用帶來(lái)諸多的不便。

二、新升本科高?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀

1．缺乏規(guī)范化的科研檔案管理制度。沒(méi)有制定適合本校實(shí)際的完善的科研檔案管理制度，不能實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，權(quán)責(zé)劃分不清，尤其是作為科研檔案的重要內(nèi)容之一的科研項(xiàng)目檔案，歸檔的范圍和內(nèi)容不明確，沒(méi)有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這直接影響了高?？茖W(xué)技術(shù)研究的效果。多數(shù)科研人員在科研過(guò)程中，重結(jié)果輕過(guò)程，重得獎(jiǎng)輕積累，使得科研檔案管理的“四同步”不能有效地落到實(shí)處，造成檔案收集不齊全，以致影響到科研檔案的利用。

2．科研人員科研檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)。一是多數(shù)科研人員認(rèn)為科研檔案是檔案部門的事，與己無(wú)關(guān)。二是借科研檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)和保密性為由，將檔案封鎖起來(lái)，從而使歸檔文件存在數(shù)量不完整，導(dǎo)致不能為科研人員避免重復(fù)研究提供參考資料。三是科研管理人員怕丟失科研成果原件，讓科研人員自己保存。而且科研檔案管理存在重保管輕利用等因素的影響，也在很大程度上影響了科研檔案的高效利用。

3．科研檔案網(wǎng)絡(luò)信息化自動(dòng)化程度不高。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下以電子化為表現(xiàn)形式的科研檔案不斷增多，檔案信息的收集、傳輸、歸檔和檢索利用要求實(shí)現(xiàn)在線處理和遠(yuǎn)程登錄。而傳統(tǒng)的科研檔案以紙質(zhì)案卷為主，形成周期長(zhǎng)，加工難度大，查閱不方便?？蒲袡n案的收集、整理、歸類立卷、編目等大量工作依靠人工已經(jīng)無(wú)法快速錄入，科研檔案管理與利用工作仍然停留在文件手工目錄查詢服務(wù)狀態(tài)，滯后于科研工作飛速發(fā)展的需要，科研檔案利用效率降低。

4．科研檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。目前檔案管理人員多數(shù)是兼職的，受到專業(yè)知識(shí)的限制，造成開(kāi)展編研工作較為困難。檔案編研工作是檔案利用服務(wù)的一種高級(jí)形式，要求專業(yè)性極強(qiáng)，是在收集豐富的檔案材料的基礎(chǔ)上，進(jìn)行的再研究而形成的編研成果。由于科研檔案管理人員綜合素質(zhì)的短板，嚴(yán)重影響了科研檔案的利用。同時(shí)，高?？蒲泄ぷ鞔嬖趯W(xué)科門類多、范圍廣的特點(diǎn)，專業(yè)技術(shù)性極強(qiáng)。多數(shù)科研檔案管理人員雖具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)，但對(duì)自然科學(xué)領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)知之甚少，難以適應(yīng)高?？蒲袡n案事業(yè)快速發(fā)展的需要。

三、新升本科高校科研檔案管理的對(duì)策

（一）建全完善的科研檔案管理制度。應(yīng)依據(jù)國(guó)家頒發(fā)的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》要求，制定合理、完善、適合本校特點(diǎn)的科研檔案管理規(guī)章制度?？蒲袡n案實(shí)行權(quán)責(zé)分明、集中統(tǒng)一管理。做好“四同步”管理工作，即在下達(dá)計(jì)劃任務(wù)時(shí)與提出科研文件材料的歸檔要求同步;檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料同步;驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步;上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果以及科研人員考核提職與檔案室出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。從而保證科研檔案的準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整。根據(jù)高校科研活動(dòng)的實(shí)際，高校科研檔案的管理主要按照科研文件、科研項(xiàng)目、科研成果、科研平臺(tái)、科研團(tuán)隊(duì)進(jìn)行分類管理，其中科研項(xiàng)目、科研成果檔案的管理是重點(diǎn)。具體的歸檔流程主要有以下幾點(diǎn)：

1.確?？蒲许?xiàng)目每個(gè)研究階段管理過(guò)程，無(wú)一不在科研管理部門的監(jiān)督管理之下。對(duì)于科研檔案的收集歸檔，科研管理部門在科研項(xiàng)目的每個(gè)研究階段，都必須要求項(xiàng)目組提交相關(guān)研究材料歸檔，對(duì)項(xiàng)目（課題)檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，然后規(guī)定一定期限，由科研管理部門統(tǒng)一向?qū)W校檔案管理部門移交歸檔，即構(gòu)建科研項(xiàng)目組-科研管理部門-學(xué)院檔案室三級(jí)協(xié)同管理模式，共同對(duì)科研檔案進(jìn)行協(xié)同管理，學(xué)?？蒲泄芾聿块T在訂立課題合同時(shí)就可加入關(guān)于檔案歸檔的條款，并在經(jīng)費(fèi)下?lián)?、?xiàng)目進(jìn)度檢查等關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)，控制該檔案的歸檔。對(duì)于科研項(xiàng)目的“紙質(zhì)”檔案管理，應(yīng)分類分層次進(jìn)行管理，即縱向、橫向科研項(xiàng)目，應(yīng)分開(kāi)管理；縱向科研項(xiàng)目中可以按照國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、廳局級(jí)、院級(jí)進(jìn)行分開(kāi)管理；人文社科類、自然科學(xué)類的項(xiàng)目應(yīng)分開(kāi)管理。根據(jù)課題檔案成套性、階段性的特點(diǎn)，每個(gè)在研項(xiàng)目（課題)應(yīng)設(shè)立臨時(shí)的獨(dú)立檔案盒，存放于學(xué)校科研管理部門?？蒲泄芾聿块T隨時(shí)將階段性收集的文件材料歸入臨時(shí)檔案盒，進(jìn)行預(yù)立卷，并按級(jí)別、任務(wù)來(lái)源、立項(xiàng)年份存放于檔案柜，使檔案資料便于查找。另外論文、立項(xiàng)批文、結(jié)題批文等資料分散的特點(diǎn)，可將其分類存放于文件柜內(nèi)。一個(gè)科研項(xiàng)目以結(jié)題、鑒定時(shí)間為檔案歸入年度。從而確?？蒲袡n案歸檔的及時(shí)、完整和齊全。

2.在科研文書檔案管理過(guò)程中，經(jīng)收集、分類、整理、編目、鑒定、立卷后，應(yīng)規(guī)定固定時(shí)間節(jié)點(diǎn)，比如可確定每年6月底前或12月月底前將上一年度的上級(jí)主管部門的文件分類整理立卷移交學(xué)院檔案室。

3.關(guān)于科研成果檔案管理，可以按照科研成果獲獎(jiǎng)、學(xué)術(shù)論文、授權(quán)專利、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、出版著作或教材、學(xué)術(shù)交流等分門別類進(jìn)行建檔。在科研成果檔案管理過(guò)程中，每年年終將本年度學(xué)院教師取得的科研成果進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，將科研成果檔案定期向?qū)W院檔案室移交。

（二)積極開(kāi)展科研檔案編研工作?？蒲袡n案編研工作專業(yè)技術(shù)性極強(qiáng)，要求科研檔案人員同時(shí)具備編研方面的知識(shí)。編寫的編研成果不僅要滿足教師教學(xué)和科研的需要,而且要滿足科研管理人員日常管理的需要，要變過(guò)去的封閉管理為現(xiàn)在的開(kāi)放管理，從而變被動(dòng)利用為主動(dòng)服務(wù)。在熟知庫(kù)藏科研檔案的基礎(chǔ)上，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息管理優(yōu)勢(shì)，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案信息的二、三次加工。在確?？蒲袡n案安全性和保密性的前提下，科研檔案人員通過(guò)制作各種科研目錄、索引和摘要等編研成果，以及通過(guò)開(kāi)設(shè)閱覽室、舉辦展覽、提供咨詢服務(wù)，把靜態(tài)的檔案匯編成動(dòng)態(tài)的活信息，供給全?？蒲泄ぷ髡呋蛏鐣?huì)參考，使科研檔案信息的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，以更好地為學(xué)校的教學(xué)和科研服務(wù)。

（三)增強(qiáng)各級(jí)各類人員的檔案意識(shí)?？蒲袡n案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)、艱巨的工程，在高校科學(xué)研究活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用，具有重要的地位?！稒n案法》第十條規(guī)定:“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。”科研檔案管理人員、科研人員、科研管理人員都應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)要求，作出共同不懈的努力。每一名科研相關(guān)人員都應(yīng)當(dāng)懂得，只有做好科研檔案的管理工作，才能更好地利用科研檔案，才能做好科研成果的轉(zhuǎn)化利用，才能服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)、科研和經(jīng)濟(jì)社會(huì)。同時(shí)，應(yīng)明確各級(jí)各類人員在高校科研檔案工作中的職責(zé)，并與科研檔案責(zé)任人的年度考核、評(píng)優(yōu)、職稱評(píng)定、獎(jiǎng)金掛鉤，使之與個(gè)人的切身利益掛鉤。使得管理有依據(jù)，控制有力度，從而有效地推動(dòng)科研檔案工作。

（四)積極運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”等數(shù)字化的服務(wù)方式加強(qiáng)高校科研檔案管理工作。一要建立科研檔案管理電子通道。在做好保密工作和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的前提下，有步驟、分批次、循序漸進(jìn)地推進(jìn)科研檔案目錄數(shù)字化、全文數(shù)字化。二要完善現(xiàn)代化科研檔案保管措施?？蒲袡n案保管的材料不僅應(yīng)包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和與之相對(duì)應(yīng)的電子檔案，還應(yīng)包括硬盤、軟盤、磁帶、光盤等磁性介質(zhì)為載體的科研檔案。三要加強(qiáng)科研檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)建設(shè)，拓展科研檔案信息服務(wù)渠道。除增加檔案設(shè)備硬件的投入外，也要建立和完善查詢系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)和庫(kù)存管理系統(tǒng)等軟件系統(tǒng)，努力實(shí)現(xiàn)科研檔案管理系統(tǒng)最大程度上的共享。購(gòu)置軟件時(shí)應(yīng)著重考慮兼容性、擴(kuò)展性及便于升級(jí)問(wèn)題，最終實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的科研檔案管理。

（五)提高科研檔案管理人員的綜合素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)。升本后的高校產(chǎn)生了大量的科研成果，如何使這些科研檔案為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展服務(wù)，迫切需要有一支綜合素質(zhì)很高的檔案管理隊(duì)伍，以適應(yīng)目前科研發(fā)展的需要。檔案管理是政治性、專業(yè)性都很強(qiáng)，科研檔案管理工作作為高?？蒲袡n案管理人員的本職工作。一是應(yīng)樹(shù)立正確的思想道德觀，愛(ài)崗敬業(yè)，每一名檔案管理人員不僅應(yīng)掌握檔案專業(yè)知識(shí)，還需要掌握自然科學(xué)知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)。這就要求知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)不斷更新，并采取走出去與引進(jìn)來(lái)相結(jié)合的辦法，多向其他兄弟院校學(xué)習(xí)先進(jìn)的科研檔案管理知識(shí)，把好的經(jīng)驗(yàn)和方法運(yùn)用到檔案管理中。二是要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，檔案工作的基本屬性是服務(wù)性，科研檔案人員應(yīng)倡導(dǎo)主動(dòng)服務(wù)，為高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供最優(yōu)質(zhì)的科研檔案信息服務(wù)。

（六）科研檔案管理與利用過(guò)程中應(yīng)注意把握的問(wèn)題。一是涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題。首先要遵守《中華人民共和國(guó)專利法》、《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》、《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法規(guī)，其次是科研檔案在編研和數(shù)字化過(guò)程中都可能涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，在管理和利用受知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的科研檔案時(shí)，應(yīng)尊重著作權(quán)人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，取得著作權(quán)人的授權(quán)許可，避免侵犯其權(quán)利。二是關(guān)系到保密工作。由于高?？蒲袡n案產(chǎn)生了大量的涉密研究成果，科研檔案管理人員和檔案管理人員要學(xué)習(xí)相關(guān)保密法規(guī)，履行保密義務(wù)。該保密的不能內(nèi)外不分，不該保密的不能借故保密影響利用，只有這樣,科研人員才愿意將科研材料歸檔。

總之，高校的科研檔案工作是高校科研工作和檔案管理工作中的重要組成部分，新升本科高?？茖W(xué)規(guī)范地加強(qiáng)科研檔案管理尤其重要，對(duì)提高高?？蒲兴胶痛龠M(jìn)科研檔案信息資源的利用具有十分重要的意義。隨著27號(hào)令的貫徹落實(shí)，高校科研檔案管理水平的提高，必將進(jìn)一步有效地促進(jìn)高?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展和高校綜合實(shí)力的提升。

[1]李怡林.提高高?？萍紮n案利用水平推動(dòng)檔案工作邁上新臺(tái)階，「J」中國(guó)管理信息化.2011（17）.

[2]王曉玲.高?？蒲袡n案管理的現(xiàn)實(shí)思考，「J」檔案管理. 2012（2）.

[3]孔又專．高?？蒲袡n案管理工作研究[J]．華商。2008，（20)．

[4]辛年香．高校科技檔案如何為科研服務(wù)[J]．科技信息, 2008，（12)．

Rise the undergraduate course colleges and universities new scientific research archives management present situation and the countermeasures

LIN Hua，LI Hua
（Shandong institute of agricultural engineering,Jinan Shandong 250100）

at present, rise the undergraduate course colleges and universities and scientific research of a new rapid development, as an important part of college scientific research management of scientific research files management, more and more to keep pace with the needs of the development of scientific research work, the standardized management of scientific research archives need to be improved. Rise the undergraduate course colleges and universities this paper analyzes the new problems of scientific research files management, rise the undergraduate course colleges and universities is put forward to strengthen the new scientific research archives management of the specific countermeasures, in order to better promote university scientific research archives management level of ascension.

colleges and universities; Scientific research files management; countermeasures

G642.0

A

2095-7327（2016）-03-0180-04

林華（1965-），女，福建霞浦人，山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院科研處副研究館員，研究方向：檔案管理。

林軍