工會(huì)困難職工檔案管理工作探究

沈一楓，錢婷婷

(浙江省余姚市總工會(huì)，浙江 余姚 315400）

【工會(huì)工作研究】

工會(huì)困難職工檔案管理工作探究

沈一楓，錢婷婷

(浙江省余姚市總工會(huì)，浙江 余姚 315400）

困難職工檔案是工會(huì)工作檔案的重要組成部分，也是社會(huì)民生檔案的重要組成部分。做好縣市困難職工檔案工作，對(duì)于工會(huì)服務(wù)社會(huì)民生，依法維護(hù)職工合法權(quán)益，促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定，都具有十分重要的意義。當(dāng)前，由于困難職工具有廣泛性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)，導(dǎo)致建檔不完整、不規(guī)范，影響了困難職工幫扶工作的開展。加強(qiáng)困難職工檔案管理工作，就要進(jìn)一步提升工會(huì)系統(tǒng)檔案意識(shí)，營造加強(qiáng)困難職工檔案管理工作的良好氛圍；建立健全困難職工檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)，提高困難職工原始信息準(zhǔn)確性；規(guī)范檔案材料的整理歸檔工作，提升檔案工作質(zhì)量；加強(qiáng)困難職工檔案信息化建設(shè)，建立三個(gè)檔案載體。

困難職工檔案；困難職工幫扶工作；社會(huì)和諧穩(wěn)定；工會(huì)精準(zhǔn)幫扶

困難職工幫扶工作是縣市工會(huì)工作的重要組成部分。困難職工檔案是指各級(jí)工會(huì)組織在對(duì)困難職工家庭建檔審核、審批、日常幫扶工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄，既是工會(huì)工作檔案的重要內(nèi)容，也是社會(huì)民生檔案的重要組成部分。做好縣市困難職工檔案工作，對(duì)于服務(wù)社會(huì)民生，對(duì)于工會(huì)依法維護(hù)職工合法權(quán)益，促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定，都具有十分重要的意義。然而，由于困難職工檔案工作具有廣泛性、動(dòng)態(tài)性、替代性等特點(diǎn)，導(dǎo)致一些單位幫扶工作不精準(zhǔn)，影響了困難職工幫扶工作的開展。本文擬對(duì)縣市工會(huì)困難職工檔案工作管理談幾點(diǎn)看法。

一、深刻認(rèn)識(shí)困難職工檔案工作的重要意義

困難職工檔案是工會(huì)組織掌握困難職工群體狀況的原始憑證，是工會(huì)開展送溫暖和幫扶救助工作、向黨委政府反映困難職工的情況和推動(dòng)解決困難職工相關(guān)問題的重要依據(jù)。建立和完善困難職工檔案工作，對(duì)于推進(jìn)工會(huì)維權(quán)職責(zé)落實(shí)，對(duì)于落實(shí)中央關(guān)于“十三五”期間有關(guān)改善民生問題，具有十分重要的意義。

(一）工會(huì)困難職工檔案工作是我國民生檔案工作的重要組成部分

民生檔案是機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人形成的與人民群眾利益直接相關(guān)的檔案，包括勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保障、社會(huì)管理等涉民檔案。它是社會(huì)管理活動(dòng)的歷史記錄，是維護(hù)群眾權(quán)益的原始憑證，是人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問題在檔案工作中的集中體現(xiàn)。當(dāng)前，我國正處于社會(huì)轉(zhuǎn)型期，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，社會(huì)貧富差距進(jìn)一步加大，尤其是職工因病致貧、子女就學(xué)致貧等現(xiàn)象比較突出，這些問題已成為工會(huì)維護(hù)職工合法權(quán)益工作的重要內(nèi)容，也是當(dāng)前我國社會(huì)民生最突出的問題之一。當(dāng)前，我國工會(huì)在困難職工幫扶工作中形成了大量的檔案材料，這些檔案材料同樣是我國民生檔案的重要組成部分，是從根本上解決我國民生問題的基礎(chǔ)。

(二）困難職工檔案是工會(huì)精準(zhǔn)幫扶的重要保證

習(xí)近平總書記指出：“‘十三五’時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展要努力在保障和改善民生、推進(jìn)扶貧開發(fā)等方面取得明顯突破。”[1]這就提出了保障和改善民生效益問題。如何提高效益，對(duì)于困難職工幫扶工作來說，關(guān)鍵是要做到精準(zhǔn)。精準(zhǔn)幫扶，是指通過對(duì)困難職工精準(zhǔn)識(shí)別、精準(zhǔn)幫扶、精準(zhǔn)管理，并建立長效機(jī)制，實(shí)現(xiàn)幫扶成效的最大化。而要做到精準(zhǔn)幫扶，關(guān)鍵之一在于困難職工檔案的建立是否精準(zhǔn)、完整。

(三）困難職工檔案是工會(huì)制訂困難職工幫扶政策的重要依據(jù)

多年來，通過各級(jí)工會(huì)組織的不斷努力，困難職工數(shù)量不斷下降，但目前仍有不少職工處于貧困線上。以余姚市為例，今年符合低保及其邊緣戶的困難職工達(dá)470戶，尤其是新形勢(shì)下困難職工呈現(xiàn)上升勢(shì)態(tài)，臨時(shí)救助戶在不斷增多。建立困難職工檔案，能準(zhǔn)確掌握困難職工底數(shù)，推動(dòng)職工最低保障制度，普惠困難職工，推動(dòng)職工幫扶工作制度化、規(guī)范化。如何制訂困難職工幫扶政策、幫扶計(jì)劃、幫扶措施，如何使政策更具科學(xué)性、實(shí)效性、針對(duì)性，最好的方法，就是根據(jù)困難職工檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，尋求最佳的政策和方案。因此，困難職工檔案是工會(huì)組織制訂幫扶政策的重要依據(jù)。

(四）困難職工檔案能充分反映黨和政府對(duì)困難職工的重視和關(guān)懷

工會(huì)是黨領(lǐng)導(dǎo)下職工自愿結(jié)合的工人階級(jí)群眾組織，是黨聯(lián)系職工群眾的橋梁和紐帶。在困難職工幫扶工作上，黨和政府已把更多的資源和手段賦予工會(huì)，實(shí)質(zhì)上工會(huì)是代表黨和政府關(guān)愛職工，幫扶職工。歷年來的困難職工幫扶工作表明，工會(huì)在這方面做了大量工作，已取得了巨大成就，充分反映出黨和政府對(duì)困難職工的關(guān)愛。其中，困難職工檔案的建立，正是困難職工幫扶的基礎(chǔ)性工作。

二、當(dāng)前困難職工檔案管理存在問題

困難職工檔案是近年來工會(huì)組織履行基本職責(zé)、開展幫困扶貧、提高幫扶效益而新形成的檔案材料，由于時(shí)間短，還未納入工會(huì)和檔案部門統(tǒng)一規(guī)范。工會(huì)組織雖然出臺(tái)了一些管理文件，但僅限于對(duì)作為幫扶依據(jù)的原始材料加以管理，與檔案部門歸檔立卷的相關(guān)要求還有一定的距離。

(一）檔案缺乏系統(tǒng)性

困難職工檔案一般由困難職工原始檔案、綜合統(tǒng)計(jì)資料檔案和工作資料檔案三部分組成。困難職工原始檔案，是指困難職工的家庭基本信息和致貧原因檔材料案；綜合統(tǒng)計(jì)資料檔案，是指幫扶工作綜合統(tǒng)計(jì)檔案，包括困難職工戶數(shù)、家庭平均收入、致貧分析數(shù)據(jù)、幫扶資金支出等；工作資料檔案，是指開展各種幫扶工作中形成的其它具有保存價(jià)值的材料，如黨政工出臺(tái)的困難職工幫扶政策文件、幫扶制度，召開的各類幫扶會(huì)議，工會(huì)開展的“春送崗位、夏送清涼、秋送助學(xué)、冬送溫暖”活動(dòng)等。三類檔案材料構(gòu)成了一個(gè)完整的綜合體系，缺少任何一項(xiàng)，就會(huì)導(dǎo)致檔案缺乏系統(tǒng)性。而實(shí)際在建立困難職工檔案中，后兩類材料或是缺乏，或是保存在工會(huì)其它文書檔案中，導(dǎo)致檔案缺乏系統(tǒng)性，難以充分體現(xiàn)工會(huì)的幫扶工作狀況。

(二）原始檔案缺乏完整性

困難職工原始檔案是指以困難職工家庭為對(duì)象建立的檔案，包含職工及家庭成員信息、收入狀況、困難程度，造成貧困原因，如下崗失業(yè)、重大疾病、子女教育、意外災(zāi)難等因素，還包含各類原始證件、單據(jù)等證明材料，如職工住院證明、醫(yī)藥支出發(fā)票、子女就學(xué)證明等。這是困難職工檔案的主體和基礎(chǔ)，也是制訂幫扶政策、開展幫扶工作的主要依據(jù)。但由于基層工會(huì)對(duì)困難職工幫扶工作重要性認(rèn)識(shí)不足，在信息采集時(shí)不認(rèn)真、不仔細(xì)，導(dǎo)致部分項(xiàng)目信息不實(shí)，如家庭成員及其收入狀況、致貧原因、困難描述等不實(shí)或不符合邏輯等，致使原始檔案缺乏真實(shí)性和完整性。

(三）歸檔缺乏規(guī)范性

困難職工立卷歸檔缺乏統(tǒng)一操作規(guī)范，在許多縣市工會(huì)，困難職工原始檔案沒有按檔案的要求統(tǒng)一編碼裝訂、立卷歸檔，基本流散于文件和資料中，沒有按年度整理，沒有注明保管年限，沒有納入工會(huì)綜合檔案室統(tǒng)一管理，沒有納入總工會(huì)全宗目錄。檔案往往是由職工服務(wù)中心保管，造成查詢難、利用難。雖然全國總工會(huì)建立了“全國工會(huì)幫扶工作管理系統(tǒng)”，各縣市也有了統(tǒng)一的困難職工服務(wù)電子信息平臺(tái)，但平臺(tái)只能反映本年度的困難職工和幫扶情況，要了解往年困難職工狀況和工會(huì)困難職工幫扶狀況，比較困難。

(四）歸檔立卷重復(fù)性

當(dāng)前縣市域不同困難群體的幫扶工作由不同部門管理：困難職工由工會(huì)管理，困難黨員由縣市委組織部門管理，困難殘疾人由殘聯(lián)管理，普通困難群眾由民政部門管理?；鶎訂挝话ㄉ鐓^(qū)在年度上報(bào)困難群體信息時(shí)，缺乏統(tǒng)一溝通協(xié)調(diào)，造成多頭上報(bào)，導(dǎo)致多頭存檔、重復(fù)存檔、重復(fù)幫扶，影響了幫扶工作的嚴(yán)肅性。

三、加強(qiáng)困難職工檔案管理工作的對(duì)策

針對(duì)當(dāng)前困難職工檔案管理工作存在的問題，結(jié)合工作實(shí)際，特提出加強(qiáng)困難職工檔案管理工作的對(duì)策如下：

(一）進(jìn)一步提升工會(huì)系統(tǒng)檔案意識(shí)，營造加強(qiáng)困難職工檔案管理工作的良好氛圍

一是要在工會(huì)系統(tǒng)內(nèi)部廣泛宣傳困難職工檔案工作的重要性，學(xué)習(xí)黨委政府關(guān)于加強(qiáng)困難群體幫扶工作的意見，增強(qiáng)做好困難職工檔案工作的自覺性；二是要加大檔案教育培訓(xùn)力度，提高困難職工建檔工作的業(yè)務(wù)水平；三是把困難職工檔案工作納入工會(huì)重要工作內(nèi)容，并列入年度考核。

(二）建立健全困難職工檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)，提高困難職工原始信息準(zhǔn)確性

一是明確縣市職工服務(wù)中心、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道職工服務(wù)站和基層職工服務(wù)點(diǎn)為工會(huì)困難職工檔案管理的責(zé)任單位，形成縣市困難職工檔案管理工作三級(jí)網(wǎng)絡(luò)。二是明確各中心、站、點(diǎn)的工作職責(zé)，基層職工服務(wù)點(diǎn)的職責(zé)以采集困難職工原始信息檔案為主，按實(shí)填寫困難職工家庭申請(qǐng)表，并收集相關(guān)證明材料，并上報(bào)；鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道職工服務(wù)站的職責(zé)以審核為主，對(duì)服務(wù)點(diǎn)上報(bào)的材料進(jìn)行審核，主要審核內(nèi)容為材料是否真實(shí)有效、材料是否符合邏輯、困難條件是否符合等，并上報(bào)縣市職工服務(wù)中心；縣市職工服務(wù)中心以復(fù)核、數(shù)據(jù)錄入、歸檔立卷為主。三是各中心、站、點(diǎn)明確一名工作人員，具體負(fù)責(zé)抓好檔案工作。

(三）規(guī)范檔案材料的整理歸檔工作，提升檔案工作質(zhì)量

一是制訂各類規(guī)章制度，如《困難職工檔案歸檔范圍》、《困難職工檔案信息采集、審核、歸檔程序和立卷規(guī)定》、《困難職工檔案年度更新與保存制度》等；二是把困難職工檔案納入工會(huì)檔案管理范疇，確定與工會(huì)檔案相應(yīng)的保管期限，處理好困難職工檔案相對(duì)獨(dú)立性與工會(huì)檔案綜合性的融合問題；三是加強(qiáng)與有關(guān)困難群體幫扶部門的溝通和協(xié)調(diào)，在檔案數(shù)據(jù)錄入前，與其他困難群體檔案管理部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，實(shí)行資源共享，同時(shí)對(duì)重復(fù)建檔的困難職工及時(shí)調(diào)整處理，避免檔案重復(fù)性；四是加強(qiáng)對(duì)困難職工動(dòng)態(tài)管理，以年度為界限，對(duì)在檔困難職工情況進(jìn)行一次了解，對(duì)已脫貧、不符合困難職工條件的，及時(shí)退出困難職工檔案管理系統(tǒng)，其紙質(zhì)檔案按規(guī)定歸檔。

(四）加強(qiáng)困難職工檔案信息化建設(shè)，建立三個(gè)檔案載體

一是傳統(tǒng)檔案載體。即按常規(guī)檔案管理規(guī)定，按困難職工原始檔案、綜合統(tǒng)計(jì)資料檔案和工作資料檔案三類進(jìn)行歸檔，按年度納入工會(huì)檔案范圍。二是虛擬檔案室載體。按檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)困難職工檔案進(jìn)行掃描作數(shù)字化處理，建立虛擬檔案室，并與縣市檔案館接洽，納入縣市虛擬檔案館，儲(chǔ)存在縣市虛擬檔案館數(shù)據(jù)庫；也可以通過鏈接，與其他民生檔案組合，納入民生檔案數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)體系，成為民生檔案一部分，便于查詢利用。三是“全國工會(huì)幫扶工作管理系統(tǒng)”檔案載體。把困難職工原始信息輸入全國總工會(huì)的“全國工會(huì)幫扶工作管理系統(tǒng)”，以戶為單位，輸入家庭成員各類信息，如家庭成員基本情況、工作單位或入學(xué)學(xué)校、工資收入、家庭成員平均收入、健康狀況、致貧原因等，能快速查閱當(dāng)年度困難職工個(gè)人基本情況；還可通過數(shù)據(jù)處理，分析了解當(dāng)年度困難職工分布情況、家庭結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、收入結(jié)構(gòu)、就業(yè)結(jié)構(gòu)、致貧主要因素等，為工會(huì)制訂幫扶政策、開展幫扶活動(dòng)提供依據(jù)。

總之，困難職工檔案既是工會(huì)工作檔案的重要組成部分，也是社會(huì)民生檔案的重要組成部分。做好困難職工檔案工作，對(duì)于工會(huì)精準(zhǔn)幫扶、依法幫扶，維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定，促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，具有十分重要的意義。因此，應(yīng)高度重視困難職工檔案管理工作，切實(shí)把困難職工檔案管理工作抓緊、抓準(zhǔn)、抓出實(shí)效。

[1]從習(xí)近平講話悟出“十三五”的五大民生法則[EB/OL].央視網(wǎng)，http://news.cntv.cn/2015/10/29/ARTI1446129781313679.shtml，2015-10-29.

(責(zé)任編輯：王友才）

An Analysis on File Management of Workers in Difficulties in Trade Unions

Shen Yifeng, Qian Tingting

Files of workers in difficulties are important for working files of trade unions and social livelihood files.They are of great significance to serve social democracy, to protect worker’s legal rights, and to promote social harmony.At present, workers in difficulties are wide and dynamic, so that the establishment of files are not complete and standard enough, which affect the work of helping this group.In order to improve the file management, we need to take the following methods: firstly, strengthen the awareness of system files of trade unions and create relevant atmosphere; secondly; establish and perfect three-stage network to improve accuracy of their original information; thirdly; normalize the organization work of file materials and improve the work quality; fourthly, enhance the file information construction of workers in difficulties and establish three file carriers.

files of workers in difficulties; the work of helping workers in difficulties; social harmony and stability; accurate help of trade unions

D412.6

A

2095—7416(2016)06—0033—03

2016-11-26

沈一楓(1982-），男，浙江余姚人，大學(xué)學(xué)歷，浙江省余姚市總工會(huì)辦公室主任。錢婷婷(1987-），女，浙江余姚人，大學(xué)學(xué)歷，浙江省余姚市總工會(huì)職工服務(wù)中心副主任。