油田檔案工作的創(chuàng)新與實踐

閆養(yǎng)榮　柯虹　李克松　張麗

【摘要】本文結合對檔案工作的實踐經(jīng)驗，總結形成了高起點建設、高標準管理、高水平運行的“三高”管理法，對做好新形勢下油田檔案工作具有一定的參考和借鑒作用。

【關鍵詞】油田；檔案；信息；資源

一、新形勢下加強油田檔案工作的重要性

油田企業(yè)檔案是油田開發(fā)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄和重要憑證，是油田企業(yè)強化基礎管理、提高企業(yè)競爭力、推動可持續(xù)發(fā)展以及維護自身權益的原始依據(jù)，也是維持正常生產(chǎn)經(jīng)營活動必不可缺的部分。近兩年來，由于國際油價持續(xù)低迷，油田生產(chǎn)經(jīng)營形勢十分嚴峻，迫切要求油田企業(yè)把檔案工作作為一項基礎性工作常抓不懈，切實管好、用好檔案資源，進一步挖掘成本控降潛力，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，確保持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展。

二、油田檔案工作的“三高”管理法

近年來，長慶油田分公司第十采油廠（以下簡稱采油十廠）檔案工作始終緊跟華慶油田開發(fā)建設步伐，以“收集齊全、整理科學、保管安全、利用滿意、信息整合”為目標，以完善檔案工作組織體系、資源體系、利用體系和安全體系建設為主線，高起點建設，高標準管理，高水平運行，為華慶超低滲油田持續(xù)穩(wěn)產(chǎn)效益發(fā)展提供了優(yōu)質(zhì)便捷的檔案資源服務。采油十廠榮獲長慶油田分公司2011-2015年度檔案工作先進單位和建設項目檔案管理先進單位，成為長慶油田囊括“雙先進”僅有的兩家單位之一。

（一）領導高度重視，做到高起點建設。主要有：

1.特殊的發(fā)展經(jīng)歷，加深了全廠對檔案工作的重視程度。 自1999年成立以來，采油十廠先后經(jīng)歷了重組改制、重組整合和業(yè)務轉(zhuǎn)型的洗禮，在此期間，檔案工作既留下了難忘發(fā)展印記，更保存了大量原始資料，成為企業(yè)發(fā)展的一筆寶貴財富。在1999年重組改制和2008年重組整合期間，累計合并、移交科級（大隊級）單位30個，涉及人員2300余人次，完整、翔實的檔案資料有力支撐了交接工作的順利進行。2009年全面轉(zhuǎn)型華慶油田開發(fā)以來，檔案工作在開發(fā)超低滲、建設大油田的過程中，發(fā)揮了重要的服務支撐作用。

2.堅強的組織領導，確保了檔案工作的扎實有效開展。本著“對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想”的工作原則，堅持“把檔案工作交給最能體會其重要性的領導分管”，由負責全面生產(chǎn)、油田開發(fā)工作的副廠長兼總地質(zhì)師主管。主管領導對檔案工作要求業(yè)務清、標準高、工作細、措施實，做到了“三個到位”。一是領導職責明確到位。成立由主要領導任組長的檔案工作領導小組，構建由主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責的三級檔案工作領導體系，檔案管理職責層級界定清晰，工作壓力傳遞到位。二是工作目標量化到位。建立健全檔案工作崗位目標責任制，年初召開專題會議，下發(fā)檔案工作要點、各部門歸檔范圍及要求，進一步細化各部門檔案資料匯交職責，量化檔案工作目標任務。三是工作檢查考核到位。認真開展檔案自評工作，將檔案工作納入全廠三基工作考評范圍，重點檢查各部門檔案歸檔和資料匯交情況，對檢查中發(fā)現(xiàn)的共性、個性問題和管理薄弱環(huán)節(jié)，深刻剖析成因，落實整改責任，持續(xù)規(guī)范檔案管理。

3.完善的設施配套，筑牢了檔案工作發(fā)展的硬件基礎。緊跟油田開發(fā)規(guī)模和信息服務工作量不斷增大的形勢需要，持續(xù)加大基礎設施配套，劃撥1000余平方米獨立辦公樓，嚴格按照標準配備設施設備，硬件配套水平始終保持較高的運行標準。

（二）業(yè)務基礎扎實，做到高標準管理。主要有：

1.抓體系，著力加強檔案組織制度建設。以“體系完善、權責對等、閉環(huán)管理、執(zhí)行到位”為業(yè)務規(guī)范，修訂完善《檔案管理工作實施細則》《檔案工作統(tǒng)計及量化考核細則》等檔案工作制度、流程，建立專兼職檔案管理人員網(wǎng)絡管理體系，使檔案工作有章可循、規(guī)范運行。一是明確管理類檔案規(guī)范。修訂完善各部門《歸檔范圍確認單》及相關制度、標準、歸檔要求，年初下發(fā)，歸檔員及負責人簽字確認；年中催交，對遲交部門采取電話、公務通知函等形式及時督辦；年底核對，對未完成部門通報批評，確保齊全完整、不缺不漏，做到了閉環(huán)管理。二是明確產(chǎn)建竣工資料規(guī)范。根據(jù)集團公司《檔案管理手冊》，詳細制定各類資料制作整理標準，下發(fā)產(chǎn)能建設項目組及相關施工單位，從源頭上規(guī)范資料歸檔標準，并嚴格按《產(chǎn)能建設部署及驗收表》《單位工程劃分明細》收交資料。

2.抓管控，著力提高檔案工作精細化水平。以“人員24小時值班、出入庫借閱全程可查、360度監(jiān)控不留死角、保密協(xié)議管行束心”為業(yè)務規(guī)范，認真貫徹落實檔案管理有關規(guī)定，狠抓檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等各個業(yè)務環(huán)節(jié)，嚴把檔案資料接收關、整理關、保密關等關口。一是嚴把接收關。檔案室工作人員根據(jù)檔案資料收集范圍，執(zhí)行標準一絲不茍、堅持原則，嚴格按規(guī)范對各類資料進行分類、編號、裝訂、排列，做到了“三對應、兩完整、三清晰”。三對應，即交接清單和歸檔資料對應，資料簽字和簽名備案表對應，資料內(nèi)容和工程量清單、結算清單對應，杜絕假資料。兩完整，即歸檔資料分項齊全完整，資料簽字蓋章齊全完整。三清晰，即資料字跡蓋章清晰，圖表日期清晰，交接過程、簽字清晰。二是嚴把整理關。嚴格按照標準整理檔案，要求內(nèi)容排列有序，頁面編寫整齊規(guī)范，原始材料不裁剪；裝訂遵循“兩齊一直不歪斜”原則（下邊齊、左邊齊，裝訂邊90度直角，不能歪斜），確保左右厚度一致、疊放整齊；圖紙卷既要按手風琴式折疊美觀，又要方便打開使用。三是嚴把保密關。制定完善《檔案資料保密管理實施細則》，組織簽訂《保密承諾書》，加強保密宣傳教育，增強保密意識和防范技能；嚴格落實檔案借閱三級審批制度，對借閱有保密要求的檔案資料簽署保密協(xié)議，不得出檔案室、不得拍照，現(xiàn)場查閱過程中檔案人員全程陪同管控，確保信息安全存用。

3.抓對標，著力創(chuàng)建良好檔案管理環(huán)境。以“庫房獨立、對標操作、因材施存、溫濕平衡”為業(yè)務規(guī)范，對每類檔案分庫房獨立管理，不混放，不亂放，責任人劃分清晰，對標管理，責任人銘牌上墻管理，按時填寫庫房檢查記錄。庫房間橫向管理，每月進行一次，由其他庫房責任人進行交叉檢查，填寫巡檢記錄。同時，堅持因材存放原則，對實物榮譽類檔案配備實物架存放，對光盤等電子檔案專門配備防磁化柜存放。嚴格落實庫房管理“八防”措施，定期開展檔案管理安全檢查，全面消除安全隱患，實現(xiàn)檔案安全管理常態(tài)化運行。

（三）服務保障有力，做到高水平運行?；咀龇ㄈ缦拢?/p>

1.統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施，有序推進檔案數(shù)字化進程。以建設數(shù)字化檔案室為目標，落實檔案“資源集約化、館藏數(shù)字化、應用網(wǎng)絡化、人員專業(yè)化、管理現(xiàn)代化”要求，加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進程。目前，對應轉(zhuǎn)紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化率100%，并將其加載至檔案管理系統(tǒng)管理，實現(xiàn)了檔案目錄計算機檢索，檔案全文數(shù)據(jù)庫建設已初具規(guī)模。

2.立足當前，著眼長遠，持續(xù)深化檔案編研開發(fā)工作。檔案編研開發(fā)是對檔案資源進行完善、重組、拓展的一種資源管理工作，有利于實現(xiàn)檔案資源的規(guī)范系統(tǒng)開發(fā)，提升檔案工作的服務水平和影響力。近年來，通過深化檔案編研開發(fā)，先后編撰完成采油十廠《年鑒》《規(guī)章制度匯編》《文件資料匯編》《跨越百萬噸》《十年風雨鑄輝煌》《印象華慶》等系列書籍，達到了紀錄史實、總結經(jīng)驗、以史資政的目的。

3.圍繞中心，助推發(fā)展，提供良好檔案借閱利用服務。檔案工作的目的就是為發(fā)展提供服務，發(fā)揮好檔案信息資源的重要作用。面對油田穩(wěn)產(chǎn)增效的新常態(tài)，檔案室牢固樹立服務意識，緊跟發(fā)展新任務新要求，緊緊圍繞生產(chǎn)經(jīng)營中心工作，堅持24小時值班，全天候提供優(yōu)質(zhì)高效的借閱服務，積極主動為開展技術創(chuàng)新、工藝改造、地面系統(tǒng)優(yōu)化、穩(wěn)產(chǎn)上產(chǎn)方案編制、企業(yè)及員工合法權益維護等工作提供多角度、深層次的檔案服務。轉(zhuǎn)型從事華慶油田開發(fā)以來，全廠年均編制油水井措施、集輸工藝改造、投產(chǎn)投運等各類方案、設計3600余份，累計使用檔案資料2.6萬多件次，極大促進了各項穩(wěn)產(chǎn)增效措施的有效落實，原油日產(chǎn)量從轉(zhuǎn)型初期的68噸快速攀升至3500噸以上，在短短五年內(nèi)建成中石油首個整裝開發(fā)的百萬噸級超低滲油田，全廠開發(fā)成本持續(xù)有效受控，噸油運行成本呈逐年下降趨勢。

【參考文獻】

[1]王霽英.關于提高油田企業(yè)檔案管理水平的幾點思考[J].蘭臺世界，2015（S1）.

[2]蘇梅.新形勢下油田企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].東方企業(yè)文化，2015（5）.

[3]宋奇芳.油田的檔案管理及創(chuàng)新措施研究[J].辦公室業(yè)務，2014（4S）.