淺談公文管理系統在低油價時期發(fā)揮的重要作用

嚴婷

【摘要】隨著社會信息化的快速發(fā)展，公文管理系統是順應現今信息化發(fā)展潮流的必然選擇，是企業(yè)不斷強化內部管理持續(xù)發(fā)展的內在需求。尤其是在低油價時期，辦公室如何利用公文管理系統更好地探索降本增效、開源節(jié)流的方法和措施，在提升公文管理信息化水平、提高無紙化辦公的程度等方面發(fā)揮出重要作用。

【關鍵詞】公文管理系統；低油價；重要作用

公文是政府機關、企事業(yè)單位在行使管理職權、處理日常工作時使用的基本手段和重要工具，它在日常管理中起到舉足輕重的作用。隨著社會信息化的快速發(fā)展，辦公自動化、無紙化辦公等方式越來越為受到重視。如何將公文管理順應現今信息化發(fā)展潮流，提高管理規(guī)范及處理效率，推行應用公文管理系統是一個必然選擇。2013年2月，江蘇油田積極推行實施中石化公文管理系統，至今已在全局范圍內運行3年多，目前已基本實現了公文處理環(huán)節(jié)的信息化管理，實現了從紙質公文到電子公文的轉變，實現了公文版式及處理流程的統一，提高了公文辦理和信息傳遞的速度，大大節(jié)約了不必要的成本和人力開支。

一、公文管理系統概述

大家熟知傳統公文一般采用紙質印刷直接送達的方式進行傳遞，這種方式雖然在不斷地改進中，但仍然存在弊端，比如傳遞速度慢，容易丟失，成本較高等，給公文的傳遞、審批、歸檔、查詢等帶來諸多不便。中石化公文管理系統應用可以說是進一步有效地解決公文傳輸過程中存在的上述的問題。那它究竟是一個什么產物呢？它是中石化系統內一種公文管理軟件，能夠根據公文流程，在系統環(huán)境下自動實現收文、發(fā)文、辦理、統計、查詢、存檔等公文處理活動；能夠完成油田職能部門發(fā)送公文的登記、批閱、辦理、歸檔等收文處理工作；也能夠完成二級單位對油田職能部門發(fā)送的請示、報告等發(fā)文處理工作。它對整個工作流程實時跟蹤和對修改審核信息進行記錄，并能夠按照有關規(guī)定，自動地報告公文在處理過程中的狀態(tài)。

實施公文管理系統不僅是從技術上實現辦公手段的一種改革，更是對工作方式乃至工作理念的轉變，為企業(yè)提供了內部信息共享、決策和執(zhí)行透明化的平臺；透明化的運行也提高了業(yè)務監(jiān)督效率，促進了工作作風的改進。

二、在低油價時期公文管理系統顯著優(yōu)勢

（一）規(guī)范管理業(yè)務。日常辦公中，紙質公文的擬稿和公文管理系統中公文的擬稿大致一樣，都是由主辦單位進行文件起草，不同的是一個提交紙質文稿，另一個提交電子文稿，直接在系統上規(guī)范完成發(fā)文的所有流程。同時系統辦文要求更加規(guī)范，它盡可能地優(yōu)化操作環(huán)節(jié)，規(guī)范管理流程。在系統中可自動生成各個文種的格式，自動按規(guī)范化的程序排列主送、發(fā)送單位等，自動進行顯示、排序、查詢和流程跟蹤監(jiān)控，與傳統的辦文手段相比，進一步規(guī)范、標準、科學地處理公文。

（二）提高辦公效率。公文管理系統應用轉變了傳統紙質公文辦公模式，油田內外部的收發(fā)文、文件管理等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉方式，而且系統處理界面的一道程序、一次點擊就能夠完成紙質公文多道程序、多個人次才能完成的工作量。在系統中可以實時、全面掌控公文處理狀態(tài)，及時發(fā)現問題解決問題，從而減少差錯、防止低效辦公。同時傳統紙質公文的辦理過程中，如果遇到領導外出等情況可能無法及時送審簽發(fā)，可以通過系統就可以直接審閱簽發(fā)，減少工作中復雜環(huán)節(jié)。以前需要幾天甚至更長時間才能解決的現實情況和問題短時間內便能獲得反饋，使工作效率得到極大提高。

（三）降低運營成本。首先是紙張的節(jié)約。在目前油田上下“全員挖潛，大眾創(chuàng)新”的大背景下，通過公文管理系統嚴格控制公文行文數量和范圍，簡化行文手續(xù)，做到能不行文的絕不行文，可發(fā)可不發(fā)的堅決不發(fā)，能在系統內形成電子公文的絕不印刷紙質公文，有效控制公文印刷數量，與往年同期相比文件數量減少近40%，大大節(jié)省辦公用紙及其耗材的費用。其次是時間的節(jié)約。應用了公文管理系統后，辦文流程直接在公文管理系統上進行，簡化了辦事程序，優(yōu)化了審批流程，大大提高了辦文效率。

三、如何做好公文管理系統在應用過程中的關鍵環(huán)節(jié)

（一）及時接收公文。辦公室每日上午和下午都要安排專人查收系統內的新文件，做到及時準確接收，并按照黨委文件和行政文件的分類轉至黨委辦公室或行政辦公室負責人擬辦。還要嚴格實行運轉環(huán)節(jié)的登記制度，文書使用統一的“收文或發(fā)文登記表”，按照公文的收發(fā)登記原則，對系統中的各類來文進行登記，并按照公文的不同要求分類，以便公文的迅速處理和日后查閱。

（二）及時處理公文。按照來文渠道、重要程度和緩急時限交由相關處領導閱文，并掌握傳閱時間，及時查看、詢問、提醒領導閱文。如遇領導短時間內不能閱文等情況，要及時做好調整，以免影響工作。公文的辦理涉及幾個部門，要按照先辦理后閱知、先主辦后協辦的順序依次進行。文件傳出后，了解和掌握文件的運行情況。

（三）及時督辦批示。催辦是公文管理系統中處理公文的一個重要環(huán)節(jié)，是避免積壓、加速公文運轉的手段。每日上午和下午由黨群工作部和行政辦公室安排專人對領導已批示的公文進行統計，并將領導批示的辦件及領導的批示意見轉達承辦部門閱辦，并及時對承辦單位進行適時的督查、催詢，確保公文處理及時準確。

（四）及時歸檔反饋。嚴格遵照公文辦理的反饋流程，定期將文件落實及辦理情況綜合匯總。對在線歸檔后的檔案數據做統一管理，確保文件信息有存有取。同時積極開展公文資料信息的整編工作，實現信息的增值。

四、結束語

公文管理系統的應用使日常溝通更加直接、透明、高效，為企業(yè)日常管理帶來的優(yōu)勢與便利，在提升了傳統公文管理過程中發(fā)揮的重要性。在油價斷崖式下跌的關鍵時期，我們應該更充分利用好該系統，使其在企業(yè)日常管理中發(fā)揮更重要的作用。