淺談學(xué)生信息管理系統(tǒng)

王嘉

摘 要：隨著學(xué)院的發(fā)展，學(xué)生工作存在著對學(xué)生信息管理系統(tǒng)的需求，本文站在學(xué)院學(xué)生和教師的角度淺談信息系統(tǒng)中可以簡化日常工作的幾個方面。

關(guān)鍵詞：學(xué)生工作；信息管理系統(tǒng)；學(xué)生信息

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.07.126

1 滿洲里俄語職業(yè)學(xué)院概況

滿洲里俄語職業(yè)學(xué)院是2010年經(jīng)內(nèi)蒙古自治區(qū)人民政府批準(zhǔn)、教育部備案的一所公辦全日制普通高等職業(yè)院校，坐落于中國最大的陸路口岸——滿洲里市，2010年正式招收國家計劃內(nèi)高職專科學(xué)生?，F(xiàn)開設(shè)應(yīng)用俄語、國際經(jīng)濟與貿(mào)易、旅游管理、酒店管理、涉外旅游、報關(guān)與國際貨運、金融管理與實務(wù)、藝術(shù)設(shè)計、家具設(shè)計、汽車技術(shù)服務(wù)與營銷等專業(yè)。

2 學(xué)生工作中對信息管理系統(tǒng)存在的需求

在學(xué)院的發(fā)展進程中，學(xué)生的服務(wù)與管理工作成為高校的工作的重心，這項工作關(guān)乎學(xué)生的切身利益和學(xué)校的未來發(fā)展。在以下三個方面都存在對信息管理系統(tǒng)的需求：

（1）從服務(wù)學(xué)生角度。學(xué)生工作的宗旨是為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。學(xué)生工作中的重點、難點需要簡化流程和提高效率，如每年招生階段：從招生錄取到新生報到；畢業(yè)階段：從擇業(yè)、實習(xí)到報到證的簽發(fā)、檔案發(fā)放；在校階段：學(xué)生的獎助學(xué)金的評定、違紀(jì)情況處理、學(xué)籍成績信息、學(xué)生歷年繳費統(tǒng)計、學(xué)生對教師的打分、學(xué)生對餐食質(zhì)量的評價體系。上述提及的工作項目，每年都會占用大量人力、物力、財力，隨著辦公自動化的應(yīng)用于普及，一套較為完整的、實用的信息管理系統(tǒng)，可以在很大程度上提高學(xué)院為學(xué)生服務(wù)的質(zhì)量；

（2）從學(xué)校的管理角度。高校的各個職能部門均涉及學(xué)生的基礎(chǔ)信息，而信息的相互交叉也越來越普遍。以往各部門因應(yīng)管理的需要，每個部門都各自有一套單獨的信息存儲，進而產(chǎn)生了諸多問題，如采集的工作量大、耗時、費力；相同數(shù)據(jù)字段重復(fù)采集；對于個別數(shù)據(jù)字段變更產(chǎn)生滯后；沒有一套統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)；

（3）從提高教師工作效率角度。學(xué)校的政策信息及各項統(tǒng)計工作，通常是由班主任或輔導(dǎo)員完成上傳、下達(dá)及整理的，為減輕班主任老師的工作強度，有些工作可以通過網(wǎng)絡(luò)的交互來完成。例如，學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)交互的功能在線為每位教師打分，無需大部分學(xué)生對每個教師進行紙質(zhì)的涂卡打分，信息系統(tǒng)可以更加便捷、準(zhǔn)確的得到結(jié)果。

3 信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程及數(shù)據(jù)庫構(gòu)成描述

如圖1數(shù)據(jù)流程及數(shù)據(jù)構(gòu)成所示，從學(xué)院各職能部門的具體工作對信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程進行描述。參照該圖對數(shù)據(jù)庫中的構(gòu)成作簡要的分析。

（1）招生階段的數(shù)據(jù)分析：1）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，通過招生系統(tǒng)中預(yù)留的電話號碼，通過短信息告知學(xué)生訪問網(wǎng)站，可在網(wǎng)站用本人的準(zhǔn)考證號查看自己的錄取信息及通知書發(fā)放單號，同時完善個人基礎(chǔ)信息，如是否申請生源地貸款、家庭貧困狀況等，入學(xué)后將由班主任審核；2）網(wǎng)絡(luò)自助繳納學(xué)費，報名時財務(wù)部門提前掌握已繳費學(xué)生，簡化報到手續(xù)，目前我院已經(jīng)和中國銀行合作實行網(wǎng)上自助繳費，學(xué)生可通過多種付費手段在網(wǎng)上繳費，效果良好，簡單快捷；3）錄取專業(yè)三年的培養(yǎng)方向和主干課程的分布、課時，以便提前做好準(zhǔn)備。我院目前和多所俄羅斯高校建立交流訪學(xué)關(guān)系，學(xué)生可在大三全年在合作院校訪學(xué)，并實行學(xué)科學(xué)分的互相認(rèn)定，因而學(xué)生也可提取做好出國訪學(xué)的相關(guān)準(zhǔn)備；4）學(xué)校報到的相關(guān)事項辦理，例如宿舍的提前申請，所需服裝的尺寸。

（2）入學(xué)階段數(shù)據(jù)分析：學(xué)校各個部門充分共享相應(yīng)的數(shù)據(jù)字段，并嚴(yán)格控制訪問相應(yīng)字段的權(quán)限。1）學(xué)工部門：學(xué)生電子檔案的建立、助學(xué)金的發(fā)放記錄，違紀(jì)記錄，學(xué)生證發(fā)放次數(shù)記錄，學(xué)生的誠信檔案，勤工儉學(xué)審批（學(xué)生可以自主申請勤工儉學(xué)，學(xué)工老師根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的申請情況個別招聘）；2）務(wù)部門：學(xué)籍信息；課程成績（教師、學(xué)生都可查詢），學(xué)生成績在老師確認(rèn)錄入后不得更改；學(xué)生的選修課的自主選擇；3）財務(wù)：統(tǒng)計學(xué)生的繳費記錄，通過數(shù)據(jù)庫生成的獎學(xué)金名單，統(tǒng)一發(fā)放到學(xué)生銀行卡，可以實時掌握學(xué)生的欠費情況；4）各系部：任課老師錄入學(xué)生的成績，班主任錄入學(xué)生的基礎(chǔ)信息。并在系部設(shè)立相應(yīng)用戶具有查詢學(xué)生成績并打印的權(quán)限；5）舍務(wù)：學(xué)生日常信息錄入，如晚歸，夜不歸寢，違規(guī)使用電器，備品的使用情況，為學(xué)工部門對學(xué)生違紀(jì)處理提供參考依據(jù)；6）學(xué)生：對個人信息可以變更申請；對教師打分；學(xué)校食堂餐食的評分；學(xué)生可了解通知公告的功能；對學(xué)校發(fā)展的意見建議。

（3）畢業(yè)階段數(shù)據(jù)分析：1）各系部學(xué)工或班主任：畢業(yè)生簽約情況批量導(dǎo)入，如擬簽約，已簽約等，生成統(tǒng)計，實時掌握學(xué)生就業(yè)狀態(tài)。為就業(yè)部門有針對性的開展就業(yè)市場開發(fā)工作提供依據(jù)；2）就業(yè)部門：生源審核；派遣狀態(tài)更新；檔案派往流向。實現(xiàn)學(xué)生可通過數(shù)據(jù)庫自助查詢派遣狀態(tài)及檔案派發(fā)情況；3）畢業(yè)生：每年學(xué)生畢業(yè)都會到各個部門蓋章，完成畢業(yè)流轉(zhuǎn)單，給老師學(xué)生帶來諸多不便，如是否欠學(xué)費，在系統(tǒng)中有清晰的記載，不必每個學(xué)生在財務(wù)蓋章確認(rèn)。因而可以通過信息庫簡化畢業(yè)流程。

4 小結(jié)

隨著學(xué)院的日漸發(fā)展，學(xué)生信息系統(tǒng)的需求也日益顯著。在軟件的編碼于實現(xiàn)方面尚待時日。隨著信息技術(shù)的不斷普及與應(yīng)用，實現(xiàn)的成功也會更好的惠及教師和學(xué)生，方便學(xué)院的學(xué)生工作。

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