淺談檔案管理中的電子檔案管理

楊彩燕

（鄆城縣民政局，山東 菏澤 274700）

檔案管理作為行業(yè)發(fā)展中重要的工作組成部分，在新時(shí)代信息技術(shù)體系高度發(fā)展的背景下，檔案管理工作的模式也發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸向著電子檔案管理模式發(fā)展。相比較于傳統(tǒng)檔案管理工作中的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案管理是檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的重要體現(xiàn)，電子檔案管理效率更高。電子檔案管理是計(jì)算機(jī)和數(shù)字信息技術(shù)為核心的，通過電子化檔案儲存，在需要時(shí)，通過檔案信息檢索，能夠快速將所需檔案調(diào)取出來，大大提升檔案管理工作的效率。

1 電子檔案管理中存在的問題

1）內(nèi)容的拷貝快捷性回收完整性。在電子檔案管理的過程中，檔案拷貝是一項(xiàng)重要的工作形式，時(shí)間與地點(diǎn)的分散會影響檔案資源的開發(fā)與利用，在這些瑣碎的細(xì)節(jié)之中，如果處理不當(dāng)或管理不好就會加大檔案管理的疏漏，在這種情況下，有關(guān)管理部門需要因地制宜采取有效的方案對其進(jìn)行合理的管理，而且還要依據(jù)使用者的權(quán)限進(jìn)行制作與統(tǒng)一管理，通過信息技術(shù)手段對檔案資料進(jìn)行復(fù)制與拷貝，而對于那些未曾公開發(fā)行的出版物，還要利用拷貝的方式進(jìn)行回收與再利用，而一套完善的拷貝手段可以對利用者與發(fā)起者進(jìn)行確認(rèn)，以確保回收資料的完整性與快捷性。

2）電子檔案管理人員的綜合能力有待強(qiáng)化。電子檔案管理工作開展中，決定其工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)因素就是電子檔案管理人員的綜合能力，包括了計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、信息化辦公能力等等。而在現(xiàn)階段的電子檔案管理工作中，部分管理人員受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，其信息化檔案管理能力以及計(jì)算機(jī)設(shè)備的操作能力都有所不足，這就造成了現(xiàn)階段電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量難以發(fā)揮，給檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展帶來了不利影響。

3）電子檔案管理設(shè)備有待更新。電子檔案管理中，檔案調(diào)取速度、儲存速度以及檔案分析速度的主要影響因素就是電子檔案管理的設(shè)備，而現(xiàn)階段部分行業(yè)的電子檔案管理中，存在設(shè)備老化情況嚴(yán)重、硬件設(shè)備質(zhì)量不足和軟件系統(tǒng)搭載速度不足的現(xiàn)實(shí)問題，因此造成電子檔案管理的優(yōu)勢難以體現(xiàn)。陳舊的電子設(shè)備容易在檔案管理過程中出現(xiàn)死機(jī)的情況，造成檔案數(shù)據(jù)丟失，給檔案管理工作的開展帶來嚴(yán)重的不利影響。

4）檔案管理制度需要重新調(diào)整。近幾年來，隨著電子檔案的全面融入，檔案管理信息化已經(jīng)全面融入人社局的管理工作中，之前的傳統(tǒng)管理模式中，管理部門缺乏電子檔案管理制度，對檔案管理信息化建設(shè)沒有充分認(rèn)識與全面的投入，更沒有統(tǒng)一的科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)。因此，電子檔案管理仍然存在許多的問題沒有得到解決，電子檔案在管理過程中，管理制度非常重要，如果電子檔案在管理過程中不夠嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，就會出現(xiàn)許多疏漏與不規(guī)范的情況，有關(guān)部門需要盡快建立完整的管理機(jī)制來規(guī)范電子檔案管理，電子檔案的融入，不但可以減輕檔案管理的壓力，同時(shí)也可以提高服務(wù)質(zhì)量，拓展服務(wù)范圍，這對于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化有著非常重要的作用。

2 電子檔案管理工作的優(yōu)化建議

1）加強(qiáng)檔案管理工作宏觀管理水平，深化電子檔案管理成效。事業(yè)單位電子檔案水平若想得到全方位提高，事業(yè)單位方面就應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的宏觀管理水平。首先，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該針對檔案管理工作及相關(guān)要點(diǎn)問題予以高度重視，明確掌握檔案管理工作意義及必要性，以確保各項(xiàng)檔案管理工作得以順利開展。其次，社會政府單位方面應(yīng)該發(fā)揮好自身的主體重責(zé)，最好可以針對全國范圍內(nèi)的事業(yè)單位信息化檔案管理工作，出臺專門的政策指導(dǎo)策略，以確保各個(gè)事業(yè)單位可以高度重視電子檔案管理工作，深化電子檔案管理成效。

2）建立檔案大數(shù)據(jù)平臺，保證電子檔案管理的功能得以完全發(fā)揮。大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)是現(xiàn)代電子檔案管理的重要特征體現(xiàn)，是電子檔案管理功能完全發(fā)揮的保障。在電子檔案管理中，要建立完善的大數(shù)據(jù)平臺，對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行平臺數(shù)據(jù)的云端儲存，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的長久保存。同時(shí)，也能夠通過大數(shù)據(jù)平臺對數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行篩選對比，為行業(yè)決策的落實(shí)提供數(shù)據(jù)分析保障，推動檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

3）更新電子設(shè)備，保證硬件系統(tǒng)的質(zhì)量。在電子檔案管理中，重要的管理工具就是現(xiàn)代電子設(shè)備以及其硬件設(shè)施，電子設(shè)備和硬件系統(tǒng)的質(zhì)量也決定了電子檔案管理的整體質(zhì)量。因此，在電子檔案管理工作開展時(shí)，要對電子設(shè)備進(jìn)行革新，保證電子設(shè)備及其硬件系統(tǒng)能夠滿足電子檔案管理的需求，保證軟件系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運(yùn)行，避免因?yàn)檐浖到y(tǒng)搭載問題造成檔案數(shù)據(jù)的損失，影響電子檔案管理工作的質(zhì)量。

4）全方位提高檔案管理效率，減少人工管理失誤問題。事業(yè)單位檔案管理工作本身就兼具復(fù)雜性與繁瑣性等特點(diǎn)，要求從事于檔案管理工作的相關(guān)人員必須具備良好的職業(yè)素質(zhì)與管理技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地對日常檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署，以確保事業(yè)單位檔案管理效率得以全方位提高。然而根據(jù)實(shí)際情況來看，傳統(tǒng)檔案管理方式主要以紙質(zhì)文件管理為主。在將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)時(shí)，不僅會加劇工作人員的工作量，同時(shí)也容易出現(xiàn)人工管理失誤問題。隨著電子檔案管理方式的推廣與應(yīng)用，檔案管理工作不需要過多的人力支持，就可以實(shí)現(xiàn)檔案歸類與整合等工作流程。同時(shí)，檔案資料也不需要再放置到專門的檔案管理室當(dāng)中進(jìn)行保管，僅僅以電子化形式就可以長期保存。僅從這一點(diǎn)上來看就不難得知，事業(yè)單位通過實(shí)行電子檔案管理方式不僅全方位提高了檔案管理效率，同時(shí)也減少了人工管理失誤問題。針對此，事業(yè)單位方面應(yīng)該加強(qiáng)對電子檔案管理方式的應(yīng)用力度。

3 結(jié)束語

在數(shù)字信息技術(shù)高度發(fā)展的時(shí)代背景下，電子檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然途徑，在電子檔案管理過程中，必須落實(shí)培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化管理人員的綜合能力，為電子檔案管理工作的高效開展提供保障，推動檔案管理工作的開展。電子檔案管理取代傳統(tǒng)的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會因此變得更加簡單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關(guān)鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術(shù)，做好電子檔案管理工作，發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢的最大化，來提升信息時(shí)代的電子檔案管理工作效率。