優(yōu)化公路部門檔案編研工作的若干思考

馬慧敏

(臺州市公路管理局)

優(yōu)化公路部門檔案編研工作的若干思考

馬慧敏

(臺州市公路管理局)

檔案編研是檔案工作的龍頭,也是檔案工作軟實力的體現(xiàn),有助于推動檔案各項業(yè)務(wù)的發(fā)展。本文對臺州公路系統(tǒng)檔案編研工作圍繞中心,突出亮點熱點,不斷創(chuàng)新取得的成績進行了總結(jié)和分析。

檔案編研 選題 創(chuàng)新

臺州市公路系統(tǒng)檔案工作起步較早,市本級單位臺州市公路管理局綜合檔案室分別于2003年、2006年和2008年通過檔案目標市一級、省二級、省一級標準認定,2010年被評為浙江省首批示范數(shù)字檔案室,同年作為全省公路系統(tǒng)試點單位,配合省公路局做好OA系統(tǒng)與量子偉業(yè)檔案管理系統(tǒng)有效鏈接P7(網(wǎng)絡(luò)版),并在全省公路系統(tǒng)推廣應(yīng)用。下屬各縣市區(qū)公路管理部門全部通過省二級以上檔案目標管理認定,其中3家達到省一級認定,7家達到省二級認定,全市公路系統(tǒng)11家單位截至2011年底省二級及以上檔案達標率為100%,2012年底全部建成數(shù)字化檔案室。可以說,臺州公路部門檔案工作已經(jīng)踏入規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的道路,走在全省公路系統(tǒng)、全市各部門的前列。省局對各市公路部門的工作目標考核中,檔案管理就作為一項考核內(nèi)容明確列入其中。

隨著檔案管理水平的不斷提高,各項工作對檔案信息資源的需求日益增大,檔案編研工作也有了長足的進步。但通觀公路系統(tǒng)目前的編研工作,普遍存在兩個較為突出的問題,一是存在重管理輕編研的“舊觀念”,一直以來,大家都認為檔案工作重點在于收集、整理、保管資料,強調(diào)歸檔及時、分類合理,較少注重編研工作,使得檔案利用工作受到限制。二是存在重“編”少“研”情況,檔案編研工作停留在基礎(chǔ)階段,即文件匯編階段,大部分屬于對檔案資料的羅列和匯總,如大事記、組織沿革、年鑒、數(shù)據(jù)匯編、專題概要、全宗介紹等,編研創(chuàng)新力不足,編研深度不夠,和省、市級檔案主管部門的編研成果比較起來水平和質(zhì)量差距很大,檔案的價值難以得到充分體現(xiàn)。本文就以筆者所在的公路部門為例,談?wù)勅绾蝺?yōu)化檔案編研工作,不斷深化檔案利用。

一、更新觀念,充分認識編研工作在檔案事業(yè)中的中心位置

(一)檔案編研是檔案工作的龍頭

要改變對編研工作的模糊認識,破除“重藏輕用”的舊觀念,樹立正確的檔案編研觀。檔案工作有三環(huán)節(jié)：接收、保管、利用。傳統(tǒng)觀念都是以保管為龍頭,檔案的基礎(chǔ)工作至關(guān)重要,這是檔案工作初期的必然要求,但隨著檔案事業(yè)的迅速發(fā)展,國家檔案局提出的“兩個基地、一個中心”建設(shè),誠如江澤民同志曾經(jīng)說“開發(fā)檔案信息資源”,在新時期,檔案編研已然成為檔案工作的龍頭。

(二)檔案編研是檔案軟實力的體現(xiàn)

檔案工作好比一座金字塔,收集、整理、歸檔工作處于金字塔的底部,是檔案管理工作的基石,基石必須牢固,嚴絲無縫,這是做好檔案工作的基本要求。而檔案編研處于金字塔的中上部,其中“編”位于金字塔的中部,是對室藏檔案的篩選、匯編,屬于一次加工,“研”則位于金字塔的頂部,是對室藏檔案的深層次加工,是檔案信息資源開發(fā)利用的主要手段,是一項技術(shù)含量較高的工作,也是檔案管理工作軟實力的體現(xiàn)。

(三)檔案編研推動檔案各項業(yè)務(wù)發(fā)展

開展檔案編研,可以更好地挖掘“死”檔案中的資料,整合信息資源,從而對檔案收集、保管工作提出更高的要求,它是引領(lǐng)、促進檔案各項業(yè)務(wù)進步的重要環(huán)節(jié),可以有效帶動檔案工作發(fā)展,實現(xiàn)檔案的價值。重視檔案編研,有效地開發(fā)利用檔案資源,檔案工作才有持久力和生命力。

二、圍繞中心工作,堅持檔案編研服務(wù)大局的工作方向

編研工作的目的是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為中心工作服務(wù),這也是檔案編研選題的基本方向。脫離業(yè)務(wù)工作的選題,就談不上編研材料的專業(yè)性。首先,要了解和掌握公路部門的中心工作,圍繞工作任務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。比如每年度省公路局對市公路局的工作目標考核,這是全年對工作完成情況的總結(jié)、考核,也是領(lǐng)導(dǎo)制訂下一年工作計劃的基礎(chǔ),圍繞這個主題,聯(lián)合各業(yè)務(wù)科室對資料進行收集、篩選、提煉、深加工。

其次,在具體編制全年的編研計劃時,應(yīng)針對全局各項業(yè)務(wù)工作的特點和內(nèi)容來確定編研材料的主題和類型。一方面通過和各科室業(yè)務(wù)人員的交流,了解業(yè)務(wù)工作的需求,另一方面從日常的檔案借閱利用中分析各項工作的利用需求和趨向,以此來確定編研選題。確定主題后,立足本單位室藏檔案,同時不拘泥于室藏檔案,積極搜集外部資料,使編研成果更全面、豐富和權(quán)威。

要注重檔案編研的連續(xù)性、全面性。在各縣市區(qū)檔案工作檢查中,筆者發(fā)現(xiàn)不少單位在通過檔案達標檢查后,編研工作就放緩,甚至停滯了,對一些基礎(chǔ)性的匯編沒有及時續(xù)編、新編。固然,提高編研水平、推出編研精品是檔案工作與時俱進的迫切要求,但前提是夯實基礎(chǔ)性匯編工作,在扎實、準確、完整的信息資源基礎(chǔ)上,方能出新品、研精品。

三、突出熱點,挖掘亮點,不斷在選題上實現(xiàn)創(chuàng)新

創(chuàng)新思路,首先要以室藏檔案資源為立足點,突出特色,加強資料的搜集,深入挖掘公路管理中的特色內(nèi)涵,并加以提煉。選題上既要堅持有創(chuàng)意,又要注重實用性,將靜態(tài)的檔案資料轉(zhuǎn)化為動態(tài)的、可利用的信息資源。編研的選題不在于大,而在于精,從一個點面切入,能完整地、連貫地、準確地反映某一項工作。比如以臺州農(nóng)村公路的發(fā)展歷史為主題開展編研,臺州農(nóng)村公路的發(fā)展是從成立康莊辦開始的,主要針對一些農(nóng)村公路的路面硬化及改造、連成網(wǎng)絡(luò)、等級提升,2003年開始進入農(nóng)村公路提標、提質(zhì)的上升期。我們可以用圖文并茂的方式,詳細地展示臺州農(nóng)村公路變遷之路,體現(xiàn)臺州公路工作的跨越式進步。再如,隧道滲水、隧道內(nèi)貨車自燃、山體滑坡、橋梁坍塌、臺風(fēng)雨雪惡劣天氣公路路況,老百姓的出行保障擺在公路部門的首要位置,在公路部門,突發(fā)事件應(yīng)急處置是工作重點,也是工作亮點,圍繞突發(fā)事件應(yīng)急處置的主題,進行每年度的連續(xù)編研。

創(chuàng)新思路,可以在編研形式上多樣化。信息時代飛速發(fā)展,越來越多的資料可以通過圖片來解讀,我們在匯編資料的同時,可以對檔案信息資源做一些分析研究,提出適合以圖片形式編研又緊扣工作特色的主題。比如臺州的橋梁管養(yǎng)工作一直走在全省前列,安全監(jiān)管經(jīng)驗在全省推廣的基礎(chǔ)上,更是得到交通運輸部專家的高度肯定。我們以臺州公路橋梁發(fā)展為主題,以時間為線,梳理橋梁的發(fā)展史,或以橋梁等級為主脈絡(luò),時間為輔,每類進行細致的分析。確定主題和大綱后進行高質(zhì)量圖片的搜集、整理、編輯,標出詳細、精確的圖注,再延伸出橋梁的工作亮點和飛躍式進步,臺州公路橋梁發(fā)展史就是一個很有意義的編研選題。

創(chuàng)新思路,突出特色,更要圍繞工作熱點。2015年“迎國檢”工作(迎接交通運輸部“十二五”全國干線公路養(yǎng)護管理檢查,簡稱“迎國檢”)是省市公路部門工作的重中之重。2016年度美麗公路建設(shè)被列為市政府年度工作重點,以這些公路部門熱點工作為主題,成立臨時編研工作小組,小組成員由各個科室的骨干人員組成,協(xié)同進行一個主題的編研。這樣既可以集中有業(yè)務(wù)專長的人員,多培養(yǎng)和發(fā)展編研人才,又可以對工作資料精提煉、深加工,出品高質(zhì)量、深層次的編研成果,使檔案資料不斷發(fā)揮利用價值。

總之,檔案編研工作是一項服務(wù)性的工作,隨著信息化的迅速發(fā)展,及時把握資訊發(fā)達給檔案編研工作帶來的機遇,認清檔案編研工作的發(fā)展方向,更新觀念,與時俱進,編研成果才能有更高層次的提升,編研工作才能有更深層次的發(fā)展,這是新時期檔案工作的必然選擇,也是檔案工作獲得更多的認可,發(fā)揮應(yīng)有價值的必由之路。